業(yè)委會業(yè)務(wù)章管理制度一、總則（一）目的為加強本小區(qū)業(yè)主委員會（以下簡稱“業(yè)委會”）業(yè)務(wù)章的管理，規(guī)范業(yè)務(wù)章的使用流程，確保業(yè)委會各項工作的順利開展，維護業(yè)委會及全體業(yè)主的合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于業(yè)委會業(yè)務(wù)章的保管、使用、更換、廢止等相關(guān)管理活動。（三）基本原則1.嚴格管理原則業(yè)委會業(yè)務(wù)章的管理應(yīng)遵循嚴格、規(guī)范的原則，確保印章的安全與正確使用。2.審批使用原則業(yè)務(wù)章的使用必須經(jīng)過嚴格的審批流程，未經(jīng)批準不得擅自使用。3.登記備案原則每次業(yè)務(wù)章的使用都應(yīng)進行詳細登記備案，以便查詢和追溯。二、業(yè)務(wù)章的保管（一）保管人員業(yè)委會指定專人負責業(yè)務(wù)章的保管，保管人員應(yīng)具備高度的責任心和保密意識。（二）保管方式1.業(yè)務(wù)章應(yīng)存放在專門的保險柜或安全的保管箱內(nèi)，確保印章存放環(huán)境安全可靠。2.保管箱或保險柜的鑰匙及密碼應(yīng)由保管人員分別妥善保管，不得交予他人代管。（三）保管要求1.保管人員應(yīng)妥善保管業(yè)務(wù)章，不得隨意將印章帶出辦公場所。如因工作需要必須攜帶外出，需經(jīng)業(yè)委會主任批準，并采取必要的安全措施。2.保管人員應(yīng)定期檢查業(yè)務(wù)章的保管情況，確保印章完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應(yīng)立即向業(yè)委會報告，并采取相應(yīng)的補救措施。三、業(yè)務(wù)章的使用（一）使用范圍1.與小區(qū)物業(yè)管理相關(guān)的文件、通知、函件等的蓋章。2.代表業(yè)委會與物業(yè)公司、其他相關(guān)單位或個人簽訂的合同、協(xié)議等的蓋章。3.業(yè)委會組織的各類會議、活動等相關(guān)文件的蓋章。4.其他經(jīng)業(yè)委會批準的與小區(qū)管理、業(yè)主權(quán)益相關(guān)的事項的蓋章。（二）使用流程1.用章申請使用業(yè)務(wù)章時，需填寫《業(yè)委會業(yè)務(wù)章使用申請表》（以下簡稱“申請表”），詳細說明用章事由、用章文件名稱及份數(shù)等信息。申請表應(yīng)由申請部門或個人簽字，并經(jīng)相關(guān)負責人審核簽字。2.審批流程一般事項用章，經(jīng)業(yè)委會主任審批同意后即可使用。重要事項或涉及金額較大的合同、協(xié)議等用章，需經(jīng)業(yè)委會全體成員會議審議通過后，由業(yè)委會主任審批簽字方可使用。3.用章登記保管人員在蓋章前，應(yīng)仔細核對申請表上的審批簽字是否齊全，并對用章事項進行登記。登記內(nèi)容包括用章日期、用章文件名稱、用章份數(shù)、申請部門或個人、審批人等信息。4.蓋章操作保管人員應(yīng)按照審批后的申請表內(nèi)容進行蓋章操作，確保印章清晰、端正，蓋在文件規(guī)定的位置上。蓋章后，應(yīng)對蓋章文件進行復(fù)印留存，以備查閱。（三）禁止使用情況1.未經(jīng)業(yè)委會批準的任何文件、合同、協(xié)議等不得使用業(yè)務(wù)章蓋章。2.涉及違法違規(guī)、損害業(yè)委會及業(yè)主利益的事項不得使用業(yè)務(wù)章蓋章。3.空白紙張、空白合同、空白介紹信等不得加蓋業(yè)務(wù)章。四、業(yè)務(wù)章的更換與廢止（一）更換1.業(yè)務(wù)章因磨損、損壞等原因無法正常使用時，由保管人員提出更換申請，并填寫《業(yè)委會業(yè)務(wù)章更換申請表》。2.申請表應(yīng)詳細說明原印章的損壞情況及更換原因，經(jīng)業(yè)委會主任審核同意后，報業(yè)主大會備案。3.更換后的業(yè)務(wù)章應(yīng)重新進行編號，并按照本制度規(guī)定的保管、使用要求進行管理。（二）廢止1.業(yè)務(wù)章因遺失、被盜或其他原因需要廢止時，保管人員應(yīng)立即向業(yè)委會報告，并采取相應(yīng)的公告等措施，聲明原印章作廢。2.填寫《業(yè)委會業(yè)務(wù)章廢止申請表》，詳細說明廢止原因，經(jīng)業(yè)委會主任審核同意后，報業(yè)主大會備案。3.廢止后的業(yè)務(wù)章應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄或銷毀，以備后續(xù)查詢。五、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.業(yè)委會設(shè)立監(jiān)督小組，負責對業(yè)務(wù)章的管理和使用情況進行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)由業(yè)委會成員及部分熱心業(yè)主代表組成，定期對業(yè)務(wù)章的保管、使用登記記錄等進行檢查。（二）檢查內(nèi)容1.業(yè)務(wù)章的保管是否符合規(guī)定，存放環(huán)境是否安全。2.使用流程是否規(guī)范，審批手續(xù)是否齊全。3.用章登記記錄是否完整、準確。（三）問題處理1.監(jiān)督檢查過程中如發(fā)現(xiàn)問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時提出整改意見，并要求相關(guān)責任人限期整改。2.對于違反本制度規(guī)定的行為，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理，包括批評教育、責令改正、追究責任等。六、責任追究（一）責任界定1.因保管人員保管不善導(dǎo)致業(yè)務(wù)章遺失、被盜或損壞的，保管人員應(yīng)承擔相應(yīng)的責任。2.未經(jīng)批準擅自使用業(yè)務(wù)章或違反規(guī)定使用業(yè)務(wù)章給業(yè)委會及業(yè)主造成損失的，相關(guān)責任人應(yīng)承擔賠償責任。3.因?qū)徟藛T把關(guān)不嚴，導(dǎo)致不符合規(guī)定的用章申請獲得批準的，審批人員應(yīng)承擔相應(yīng)的責任。（二）責任追究方式1.批評教育對違反本制度情節(jié)較輕的人員，給予批評教育，責令其改正錯誤行為。2.經(jīng)濟賠償因違規(guī)使用業(yè)務(wù)章給業(yè)委會及業(yè)主造成經(jīng)濟損失的，相關(guān)責任人應(yīng)按照損失金額進行賠償。3.紀律處分對違反本制度情節(jié)嚴重的人員，給予相應(yīng)的紀律處分，如警告、記過、撤職等。4.法律責任如因違反本制度規(guī)定的行為構(gòu)成違法犯罪的，依法追究相關(guān)責任人的法律責任。七、附則（一）解釋