鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位文件管理，確保文件的規(guī)范起草、準(zhǔn)確傳遞、妥善保管和有效利用，提高工作效率，推進(jìn)依法行政和各項(xiàng)工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位各部門及全體工作人員在履行職責(zé)過程中所形成、使用和管理的各類文件，包括但不限于上級(jí)來文、鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)文、內(nèi)部工作文件、會(huì)議文件、合同協(xié)議等。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位文件管理工作由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)，實(shí)行集中管理，確保文件管理的規(guī)范性和一致性。2.及時(shí)準(zhǔn)確原則：文件的起草、傳遞、辦理要及時(shí)、準(zhǔn)確，確保文件內(nèi)容真實(shí)、完整，符合法律法規(guī)和政策要求。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，加強(qiáng)文件保密管理，防止文件泄露、丟失和損壞。4.方便利用原則：建立健全文件檢索和查詢系統(tǒng)，方便工作人員查閱和利用文件，提高工作效率。二、文件的起草與審核（一）起草要求1.主題明確：文件應(yīng)圍繞特定的主題展開，內(nèi)容清晰，重點(diǎn)突出，避免冗長(zhǎng)和模糊不清。2.格式規(guī)范：按照鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位統(tǒng)一規(guī)定的公文格式進(jìn)行起草，包括標(biāo)題、文號(hào)、主送單位、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、印章等要素。3.語言準(zhǔn)確：使用規(guī)范、簡(jiǎn)潔、易懂的語言，避免使用生僻字、模糊詞和歧義性表述。4.內(nèi)容合法：符合國(guó)家法律法規(guī)、政策方針以及鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位的相關(guān)規(guī)定。（二）審核流程1.部門初審：文件起草部門完成初稿后，由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合部門職責(zé)和工作實(shí)際，格式是否規(guī)范，語言是否準(zhǔn)確等。2.辦公室審核：初審?fù)ㄟ^后的文件送辦公室審核。辦公室主要審核文件的政策依據(jù)、行文規(guī)則、格式規(guī)范等方面。對(duì)于涉及多個(gè)部門的文件，辦公室要組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)簽。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)辦公室審核后的文件，報(bào)鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批主要從文件的必要性、可行性、合法性等方面進(jìn)行把關(guān)，簽署審批意見。三、文件的收發(fā)與傳遞（一）收文管理1.簽收登記：辦公室指定專人負(fù)責(zé)文件簽收，對(duì)收到的文件進(jìn)行逐件清點(diǎn)，核對(duì)文件數(shù)量、名稱、文號(hào)等信息，并進(jìn)行詳細(xì)登記。2.分類處理：根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，將收文分為上級(jí)來文、平級(jí)來文、下級(jí)請(qǐng)示報(bào)告等類別，并分別進(jìn)行處理。3.呈批傳閱：對(duì)于需要呈批的文件，辦公室按照領(lǐng)導(dǎo)分工及時(shí)呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示；對(duì)于需要傳閱的文件，辦公室按照規(guī)定的傳閱范圍和順序進(jìn)行傳閱，并做好傳閱記錄。4.辦理反饋：承辦部門收到批辦的文件后，應(yīng)按照要求及時(shí)辦理，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將辦理結(jié)果反饋給辦公室。辦公室對(duì)辦理情況進(jìn)行跟蹤和督促。（二）發(fā)文管理1.擬稿：文件起草部門按照起草要求擬寫文件初稿。2.審核：按照審核流程進(jìn)行審核。3.編號(hào)：經(jīng)審核通過的文件，由辦公室統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，確保文件編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。4.印制：辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見和文件格式要求，安排文件印制。印制過程中要嚴(yán)格把關(guān)，確保文件質(zhì)量。5.蓋章：文件印制完成后，由辦公室負(fù)責(zé)加蓋印章。蓋章應(yīng)清晰、端正，符合規(guī)定位置。6.分發(fā)：辦公室按照文件主送單位、抄送單位等信息進(jìn)行文件分發(fā)，并做好分發(fā)記錄。（三）傳遞方式1.紙質(zhì)文件傳遞：對(duì)于重要文件和涉密文件，一般采用紙質(zhì)文件傳遞方式。傳遞過程中要注意安全，確保文件不丟失、不損壞。2.電子文件傳遞：對(duì)于一般性文件和需要快速傳遞的文件，可以采用電子文件傳遞方式，如電子郵件、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等。電子文件傳遞要確保文件的完整性和可讀性，并做好備份。四、文件的歸檔與保管（一）歸檔范圍1.上級(jí)來文：包括上級(jí)黨委、政府及各部門下發(fā)的各類文件、通知、通報(bào)等。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)文：鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府及各部門制發(fā)的文件、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。3.內(nèi)部工作文件：鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位在日常工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、會(huì)議紀(jì)要等。4.會(huì)議文件：鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位召開的各類會(huì)議形成的會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議等文件。5.合同協(xié)議：鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。6.其他文件：與鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位工作相關(guān)的其他重要文件。（二）歸檔要求1.齊全完整：歸檔文件應(yīng)齊全完整，能夠反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位工作的全貌和歷史過程。2.分類準(zhǔn)確：按照文件的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，確保分類科學(xué)合理，便于查找和利用。3.編目規(guī)范：對(duì)歸檔文件進(jìn)行編目，包括文件編號(hào)、名稱、日期、來源等信息，編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰。4.裝訂整齊：歸檔文件應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固，便于保管和查閱。（三）保管期限根據(jù)文件的重要程度和保存價(jià)值，將歸檔文件的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管：反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件材料。2.長(zhǎng)期保管：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位工作有查考利用價(jià)值的文件材料，保管期限為16年至50年。3.短期保管：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位工作有查考利用價(jià)值的文件材料，保管期限為5年以下。（四）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專門的檔案室，配備檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類存放，定期進(jìn)行整理和清點(diǎn)。2.電子檔案保管：建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并做好備份。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。五、文件的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位工作人員因工作需要查閱文件的，應(yīng)填寫《文件查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到辦公室查閱。2.查閱文件時(shí)，應(yīng)在辦公室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將文件帶出辦公室。如需復(fù)印文件，應(yīng)經(jīng)辦公室同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.查閱文件應(yīng)愛護(hù)文件，不得在文件上涂改、圈劃、批注等。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將文件歸還辦公室，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因工作需要借閱鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位文件的，應(yīng)持單位介紹信，填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到辦公室辦理借閱手續(xù)。2.借閱文件一般不得超過規(guī)定期限，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄、傳播文件內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還文件，并辦理歸還手續(xù)。4.如發(fā)現(xiàn)借閱的文件有丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告辦公室，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、文件的保密與銷毀（一）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)文件管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密承諾書。2.嚴(yán)格控制文件的知悉范圍，按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行文件傳遞和使用。3.對(duì)涉密文件實(shí)行專人專柜保管，采取加密存儲(chǔ)、限制訪問等措施，確保文件安全。4.在文件起草、審核、印制、傳遞、保管等過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止文件泄露。（二）銷毀程序1.定期對(duì)已過保管期限或失去保存價(jià)值的文件進(jìn)行清理，確定需要銷毀的文件清單。2.對(duì)需要銷毀的文件進(jìn)行登記造冊(cè)，注明文件名稱、文號(hào)、日期、數(shù)量等信息。3.采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，如粉碎、焚燒等，確保文件內(nèi)容無法恢復(fù)。4.銷毀過程要有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、文件名稱、文號(hào)、數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息。七、文件管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.辦公室定期對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位各部門的文件管理情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查文件的起草、審核、收發(fā)、傳遞、歸檔、保管等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.將文件管理工作納入鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位績(jī)效考核體系，對(duì)各部門和工作人員的文件管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核內(nèi)