企業(yè)電子文檔管理制度總則目的為加強公司電子文檔的規(guī)范化管理，確保電子文檔的安全、完整、有效和可追溯，提高工作效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工在工作過程中產(chǎn)生、使用、存儲和流轉(zhuǎn)的各類電子文檔。基本原則1.集中管理原則：公司電子文檔實行集中統(tǒng)一管理，明確歸口管理部門，確保文檔管理的規(guī)范性和一致性。2.安全保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，確保電子文檔的安全保密，防止信息泄露。3.分類分級原則：對電子文檔進行科學(xué)分類和分級管理，便于查找、使用和控制。4.便捷高效原則：優(yōu)化電子文檔管理流程，提高文檔處理效率，為公司各項工作提供有力支持。電子文檔管理職責(zé)歸口管理部門公司[具體部門名稱]為電子文檔歸口管理部門，負責(zé)制定和完善電子文檔管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門電子文檔管理工作，負責(zé)公司重要電子文檔的集中存儲和保管。各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門電子文檔的日常管理工作，包括文檔的收集、整理、分類、存儲和使用等。2.按照公司電子文檔管理制度的要求，定期向歸口管理部門移交應(yīng)歸檔的電子文檔。3.配合歸口管理部門做好電子文檔的安全保密檢查和監(jiān)督工作。員工職責(zé)1.嚴格遵守公司電子文檔管理制度，妥善保管和使用本人在工作中產(chǎn)生的電子文檔。2.按照公司規(guī)定的流程和要求，及時將工作中形成的電子文檔提交給本部門進行管理。3.對涉及公司機密的電子文檔，嚴格履行保密義務(wù)。電子文檔分類與編號分類標(biāo)準(zhǔn)1.行政公文類：包括公司發(fā)布的各類通知、通報、報告、請示、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)文檔類：根據(jù)公司業(yè)務(wù)類型，分為市場營銷、財務(wù)管理、人力資源、生產(chǎn)管理、技術(shù)研發(fā)等類別，每個類別下再細分具體的文檔類型。3.合同協(xié)議類：涵蓋公司簽訂的各類合同、協(xié)議、合作意向書等。4.項目文檔類：針對公司各類項目，包括項目策劃書、項目進度報告、項目驗收文檔等。5.制度規(guī)范類：公司制定的各項規(guī)章制度、操作流程、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。6.其他文檔類：不屬于以上分類的其他電子文檔，如會議紀(jì)要、培訓(xùn)資料、宣傳資料等。編號規(guī)則電子文檔編號采用“年份+部門代碼+文檔類別代碼+順序號”的格式。例如：2023HRYW001，表示2023年人力資源部業(yè)務(wù)類文檔的第001號。1.年份：取文檔形成年份的后兩位數(shù)字。2.部門代碼：按照公司部門代碼表確定，如HR表示人力資源部。3.文檔類別代碼：根據(jù)上述分類標(biāo)準(zhǔn)確定，如YW表示業(yè)務(wù)文檔類。4.順序號：由各部門按照文檔生成順序依次編號，位數(shù)根據(jù)需要確定，確保編號的唯一性。電子文檔的收集與整理收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)電子文檔的收集工作，確保工作中產(chǎn)生的各類電子文檔及時、完整地收集。2.電子文檔應(yīng)保持原始內(nèi)容和格式，不得隨意修改或刪除。3.對于外來電子文檔，如合作方提供的文件、客戶反饋等，接收部門應(yīng)及時進行登記和收集。整理方法1.按照電子文檔分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的文檔進行分類。2.對每份電子文檔進行命名，命名應(yīng)簡潔明了，體現(xiàn)文檔主題和關(guān)鍵信息，原則上采用“文檔標(biāo)題+日期+版本號”的格式。3.建立電子文檔目錄，詳細記錄文檔的編號、名稱、日期、作者、來源等信息，便于查找和管理。電子文檔的存儲與保管存儲方式1.公司采用集中存儲和分布式存儲相結(jié)合的方式。重要電子文檔統(tǒng)一存儲在公司指定的服務(wù)器存儲區(qū)域，各部門可根據(jù)工作需要在本地進行適當(dāng)備份存儲。2.服務(wù)器存儲區(qū)域應(yīng)具備完善的安全防護措施，包括防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密等，確保數(shù)據(jù)安全。保管期限1.電子文檔的保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)、公司相關(guān)規(guī)定和文檔的重要性確定。一般分為短期（13年）、中期（35年）和長期（5年以上）。2.對于超過保管期限且無繼續(xù)保存價值的電子文檔，由歸口管理部門按照規(guī)定的程序進行銷毀處理。備份管理1.定期對電子文檔進行備份，備份頻率根據(jù)文檔的重要程度和變動情況確定，重要文檔應(yīng)每日備份，一般文檔可每周或每月備份一次。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理介質(zhì)上，并分別存儲在不同的地點，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.定期對備份數(shù)據(jù)進行檢查和恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。電子文檔的使用與共享使用權(quán)限1.根據(jù)電子文檔的密級和重要性，設(shè)定不同的使用權(quán)限。一般分為公開、內(nèi)部使用、機密、絕密四個級別。2.公開級文檔可供公司全體員工查閱和使用；內(nèi)部使用級文檔僅限公司內(nèi)部相關(guān)人員查閱和使用；機密級文檔需經(jīng)部門負責(zé)人審批后方可查閱和使用；絕密級文檔嚴格限制查閱和使用范圍，必須經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽署保密協(xié)議。3.各部門應(yīng)嚴格按照規(guī)定的權(quán)限控制電子文檔的訪問，確保文檔的安全。共享流程1.如需共享電子文檔，共享部門應(yīng)填寫《電子文檔共享申請表》，注明共享文檔的名稱、編號、共享范圍、共享期限等信息。2.申請表經(jīng)部門負責(zé)人審核后，提交歸口管理部門審批。歸口管理部門根據(jù)文檔的密級和共享要求進行審批，審批通過后，共享部門按照規(guī)定的方式進行共享。3.共享文檔應(yīng)設(shè)置合理的訪問權(quán)限，確保共享范圍內(nèi)的人員能夠正常訪問，同時防止文檔被非法獲取或篡改。電子文檔的審批與流轉(zhuǎn)審批流程1.涉及公司重要決策、重大事項的電子文檔，需按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。審批流程一般包括部門負責(zé)人審核、歸口管理部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批等環(huán)節(jié)。2.審批人應(yīng)認真審查文檔內(nèi)容，簽署明確的審批意見，并對審批結(jié)果負責(zé)。流轉(zhuǎn)管理1.電子文檔在公司內(nèi)部流轉(zhuǎn)時，應(yīng)通過公司指定的電子文檔管理系統(tǒng)或其他正規(guī)的辦公軟件進行，確保流轉(zhuǎn)過程的可追溯性。2.流轉(zhuǎn)過程中，文檔接收人應(yīng)及時確認接收，并按照要求進行處理。如有疑問或需要反饋的問題，應(yīng)及時與文檔發(fā)送人溝通。電子文檔的安全保密管理安全措施1.加強服務(wù)器安全管理，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護設(shè)備，定期進行安全漏洞掃描和修復(fù)。2.對電子文檔存儲區(qū)域進行加密處理，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中被竊取或篡改。3.限制對電子文檔管理系統(tǒng)的訪問權(quán)限，采用用戶名和密碼認證、數(shù)字證書等方式進行身份驗證。4.定期對電子文檔管理系統(tǒng)進行維護和更新，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。保密規(guī)定1.嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司保密制度，對涉及公司機密的電子文檔，嚴格履行保密義務(wù)。2.未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得將公司機密電子文檔泄露給外部單位或個人。3.在使用電子文檔過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如設(shè)置密碼、加密存儲等，防止文檔信息泄露。4.員工離職時，應(yīng)將本人保管的公司電子文檔全部移交，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。電子文檔的審計與監(jiān)督審計機制1.建立電子文檔審計制度，定期對電子文檔的管理情況進行審計。審計內(nèi)容包括文檔的收集、整理、存儲、使用、共享、審批、流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)。2.審計人員應(yīng)具備專業(yè)的審計知識和技能，按照規(guī)定的審計程序和方法進行審計工作。3.審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保電子文檔管理工作規(guī)范、有序。監(jiān)督檢查1.歸口管理部門定期對各部門電子文檔管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、文檔管理質(zhì)量、安全保密措施落實情況等。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。對整改不力的部門和個人，按照公司規(guī)定進行嚴肅處理。電子文檔的銷毀銷毀條件1.電子文檔超過保管期限且無繼續(xù)保存價值的。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機構(gòu)變更等原因，不再需要的電子文檔。3.涉及公司機密的電子文檔，在保密期限屆滿后，經(jīng)公司批準(zhǔn)可進行銷毀。銷毀程序1.由文檔保管部門填寫《電子文檔銷毀申請表》，注明銷毀文檔的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請表經(jīng)部門負責(zé)人審核后，提交歸口管理部門審批。歸口管理部門根據(jù)文檔的密級和銷毀要求進行審批，審批通過后，指定專人負責(zé)銷毀工作。3.銷毀電子文檔時，應(yīng)采用安全可靠的