oa發(fā)文工作管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司OA發(fā)文工作流程，提高公文處理效率，確保公文傳遞的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和規(guī)范性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門通過OA系統(tǒng)進(jìn)行的發(fā)文工作。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：發(fā)文應(yīng)符合國家法律法規(guī)、公司規(guī)章制度及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確。2.及時(shí)高效原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和時(shí)限處理發(fā)文，確保公文傳遞迅速，不延誤工作。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守公司保密制度，確保發(fā)文內(nèi)容不泄露，涉及機(jī)密的文件要采取相應(yīng)的保密措施。二、發(fā)文流程（一）擬稿1.責(zé)任部門：由相關(guān)工作的發(fā)起部門負(fù)責(zé)擬稿。2.擬稿要求內(nèi)容要求：擬稿人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際，確保發(fā)文內(nèi)容完整、邏輯清晰、表述準(zhǔn)確。明確發(fā)文的目的、依據(jù)、具體事項(xiàng)、執(zhí)行要求等要素。涉及多個(gè)部門的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，形成一致意見后再行擬稿。格式要求：按照公司統(tǒng)一規(guī)定的OA發(fā)文格式進(jìn)行擬稿。標(biāo)題應(yīng)簡潔明了，準(zhǔn)確概括公文主題；正文應(yīng)層次分明，段落間距適中；如有附件，應(yīng)在正文中注明附件名稱和序號(hào)，并確保附件內(nèi)容與正文相關(guān)且完整。語言要求：語言表達(dá)應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范、簡潔，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯和句子結(jié)構(gòu)。（二）審核1.初審責(zé)任人員：擬稿部門負(fù)責(zé)人對(duì)初稿進(jìn)行初審。審核內(nèi)容：重點(diǎn)審核發(fā)文內(nèi)容是否符合公司政策和實(shí)際情況，格式是否規(guī)范，語言表達(dá)是否準(zhǔn)確，涉及的數(shù)據(jù)、事實(shí)是否真實(shí)可靠，以及與其他相關(guān)文件是否協(xié)調(diào)一致等。對(duì)初審中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)反饋給擬稿人進(jìn)行修改完善。2.核稿責(zé)任人員：涉及多個(gè)部門的發(fā)文，由主辦部門核稿；單一部門發(fā)文，由部門負(fù)責(zé)人核稿后，可根據(jù)需要提交分管領(lǐng)導(dǎo)核稿。審核內(nèi)容：核稿人應(yīng)從公司整體利益出發(fā)，對(duì)發(fā)文的必要性、可行性、準(zhǔn)確性進(jìn)行全面審核。重點(diǎn)審查發(fā)文是否符合公司發(fā)展戰(zhàn)略和目標(biāo)，是否存在重復(fù)發(fā)文或與其他文件沖突的情況，是否需要聯(lián)合其他部門發(fā)文等。對(duì)于重要文件，核稿人應(yīng)進(jìn)行深入研究和分析，提出建設(shè)性意見，確保發(fā)文質(zhì)量。3.會(huì)簽適用范圍：涉及多個(gè)部門職責(zé)的發(fā)文，需進(jìn)行會(huì)簽。會(huì)簽流程：主辦部門將擬稿發(fā)送至相關(guān)部門會(huì)簽，會(huì)簽部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成會(huì)簽意見反饋。會(huì)簽意見應(yīng)明確、具體，對(duì)發(fā)文內(nèi)容表示同意、不同意或提出修改建議及理由。主辦部門負(fù)責(zé)匯總各會(huì)簽部門意見，并根據(jù)反饋情況對(duì)擬稿進(jìn)行相應(yīng)修改。如遇意見分歧較大的情況，主辦部門應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，達(dá)成一致意見后再行擬稿。（三）簽發(fā)1.簽發(fā)權(quán)限部門發(fā)文：由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。重要事項(xiàng)發(fā)文：涉及公司重大決策、重要工作部署、人事任免、財(cái)務(wù)預(yù)算等重要事項(xiàng)的發(fā)文，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，由總經(jīng)理簽發(fā)。聯(lián)合發(fā)文：聯(lián)合發(fā)文由各聯(lián)合部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽后，由主辦部門分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理簽發(fā)。2.簽發(fā)要求簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱發(fā)文內(nèi)容，對(duì)發(fā)文的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和可行性負(fù)責(zé)。簽發(fā)人應(yīng)明確簽署“同意”、“不同意”或“修改后再發(fā)”等意見，并簽署姓名和日期。如簽發(fā)人提出修改意見，擬稿部門應(yīng)及時(shí)修改完善，重新提交審核簽發(fā)，直至簽發(fā)人簽署“同意”為止。（四）編號(hào)與登記1.編號(hào)編號(hào)規(guī)則：發(fā)文編號(hào)由公司統(tǒng)一制定，格式為[年份][部門代碼][流水號(hào)]。例如：[2023][HR][001]，其中“2023”代表年份，“HR”代表人力資源部代碼，“001”代表該部門本年度第1份發(fā)文。編號(hào)管理：公司辦公室負(fù)責(zé)發(fā)文編號(hào)的統(tǒng)一管理，確保編號(hào)的唯一性和連續(xù)性。各部門不得自行編制發(fā)文編號(hào)，如有違反，將追究相關(guān)部門和人員的責(zé)任。2.登記登記內(nèi)容：對(duì)已簽發(fā)的發(fā)文進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括發(fā)文編號(hào)、發(fā)文日期、發(fā)文部門、發(fā)文標(biāo)題、主送部門、抄送部門、正文內(nèi)容摘要、附件名稱及數(shù)量、簽發(fā)人等信息。登記管理：公司辦公室指定專人負(fù)責(zé)發(fā)文登記工作，建立發(fā)文登記簿，確保登記信息準(zhǔn)確、完整。登記完成后，應(yīng)及時(shí)將發(fā)文信息錄入OA系統(tǒng)，以便于查詢和管理。（五）排版與校對(duì)1.排版排版要求：根據(jù)公司統(tǒng)一的排版格式要求，對(duì)發(fā)文進(jìn)行排版。字體、字號(hào)、行距、頁邊距等應(yīng)符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，確保公文格式規(guī)范、美觀。排版工具：原則上使用OA系統(tǒng)自帶的排版功能進(jìn)行排版，如遇特殊格式要求，可使用專業(yè)排版軟件進(jìn)行處理，但應(yīng)確保排版后的文件能夠正常在OA系統(tǒng)中顯示和打印。2.校對(duì)校對(duì)責(zé)任：擬稿部門負(fù)責(zé)對(duì)排版后的發(fā)文進(jìn)行校對(duì)，確保文字表述準(zhǔn)確無誤，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用正確，格式符合要求。校對(duì)人員應(yīng)認(rèn)真細(xì)致，逐字逐句進(jìn)行核對(duì)，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)修改。多輪校對(duì)：重要文件應(yīng)進(jìn)行至少兩輪校對(duì)，第一輪由擬稿人自校，第二輪由部門負(fù)責(zé)人或其他專人進(jìn)行交叉校對(duì)。對(duì)于校對(duì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)記錄并反饋給相關(guān)人員進(jìn)行修改，確保發(fā)文質(zhì)量。（六）發(fā)文與存檔1.發(fā)文發(fā)文操作：校對(duì)無誤后，由擬稿部門在OA系統(tǒng)中按照規(guī)定的流程進(jìn)行發(fā)文操作。選擇相應(yīng)的主送部門、抄送部門，填寫發(fā)文說明等信息，點(diǎn)擊“發(fā)送”按鈕，完成發(fā)文流程。發(fā)文跟蹤：發(fā)文后，擬稿部門應(yīng)及時(shí)跟蹤文件的閱讀和處理情況，確保主送部門和相關(guān)人員能夠及時(shí)收到并閱讀文件。對(duì)于重要文件，應(yīng)要求主送部門及時(shí)反饋文件的落實(shí)情況。2.存檔存檔要求：發(fā)文完成后，擬稿部門應(yīng)將發(fā)文的紙質(zhì)版和電子版按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔。紙質(zhì)版文件應(yīng)一式兩份，一份留存部門，一份交公司辦公室檔案室存檔；電子版文件應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行保存，確保文件的完整性和可查閱性。存檔期限：發(fā)文存檔期限按照公司檔案管理相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般文件保存[X]年，重要文件和涉及公司機(jī)密的文件應(yīng)長期保存。三、發(fā)文格式規(guī)范（一）頁面設(shè)置1.紙張大小：一般采用A4紙（210mm×297mm）。2.頁邊距：上、下頁邊距為2.54cm，左、右頁邊距為3.17cm。3.頁眉頁腳：頁眉內(nèi)容為公司名稱，字號(hào)為小五宋體，居中顯示；頁腳內(nèi)容為頁碼，字號(hào)為小五宋體，居右顯示。（二）字體字號(hào)1.標(biāo)題：一般用二號(hào)宋體加粗，居中排列。如有副標(biāo)題，用三號(hào)宋體，在主標(biāo)題下一行靠右排列，破折號(hào)前空兩格。2.正文：一般用三號(hào)仿宋體，行距為固定值28磅。3.一級(jí)標(biāo)題：用三號(hào)黑體，序號(hào)用“一、”，獨(dú)占一行，末尾不加標(biāo)點(diǎn)。4.二級(jí)標(biāo)題：用三號(hào)楷體，序號(hào)用“（一）”，空兩格起排，末尾不加標(biāo)點(diǎn)。5.三級(jí)標(biāo)題：用三號(hào)仿宋體加粗，序號(hào)用“1.”，空兩格起排，末尾不加標(biāo)點(diǎn)。6.四級(jí)標(biāo)題：用三號(hào)仿宋體，序號(hào)用“（1）”，空兩格起排，末尾不加標(biāo)點(diǎn)。（三）段落格式1.首行縮進(jìn)：正文段落首行縮進(jìn)2個(gè)字符。2.行距：除特殊情況外，一般采用固定值28磅行距，以保證文檔的整齊美觀。3.段落間距：段前、段后間距一般為0.5行，根據(jù)實(shí)際情況可適當(dāng)調(diào)整。（四）附件格式1.附件名稱：在正文后空一行，注明附件名稱，附件名稱應(yīng)與正文內(nèi)容相關(guān)，準(zhǔn)確概括附件主題。2.附件編號(hào)：如有多個(gè)附件，應(yīng)在附件名稱前依次標(biāo)注序號(hào)，如“附件1：[附件名稱1]”、“附件2：[附件名稱2]”等。3.附件排版：附件內(nèi)容應(yīng)按照正文格式要求進(jìn)行排版，確保格式規(guī)范、清晰易讀。附件較多時(shí)，可單獨(dú)成冊，并在封面上注明附件名稱、序號(hào)、所屬發(fā)文編號(hào)等信息。四、發(fā)文審批權(quán)限（一）部門發(fā)文審批部門內(nèi)部發(fā)文，由部門負(fù)責(zé)人審核簽發(fā)。涉及部門重要事項(xiàng)或需公司領(lǐng)導(dǎo)審批的發(fā)文，應(yīng)在擬稿后提交分管領(lǐng)導(dǎo)審核，再由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。（二）跨部門發(fā)文審批1.主辦部門：跨部門發(fā)文時(shí)，主辦部門負(fù)責(zé)擬稿，并按照本制度規(guī)定的審核、會(huì)簽、簽發(fā)流程進(jìn)行操作。2.會(huì)簽部門：會(huì)簽部門應(yīng)在收到擬稿后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成會(huì)簽意見反饋。如遇特殊情況無法按時(shí)完成會(huì)簽，應(yīng)及時(shí)與主辦部門溝通說明原因，并確定新的會(huì)簽時(shí)間。3.審核簽發(fā)：經(jīng)各部門會(huì)簽后，主辦部門將擬稿提交分管領(lǐng)導(dǎo)審核，重要文件需經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)。（三）重大事項(xiàng)發(fā)文審批涉及公司重大決策、重要工作部署、人事任免、財(cái)務(wù)預(yù)算等重大事項(xiàng)的發(fā)文，由相關(guān)部門擬稿后，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，報(bào)總經(jīng)理審批簽發(fā)。總經(jīng)理審批前，可根據(jù)需要組織相關(guān)部門進(jìn)行專題研究和論證，確保發(fā)文內(nèi)容符合公司整體利益和發(fā)展戰(zhàn)略。五、發(fā)文保密規(guī)定（一）密級(jí)劃分1.絕密：涉及公司核心商業(yè)機(jī)密、戰(zhàn)略規(guī)劃、重大技術(shù)秘密等，一旦泄露將對(duì)公司造成極其嚴(yán)重?fù)p失的文件。2.機(jī)密：涉及公司重要業(yè)務(wù)信息、客戶資料、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等，泄露后可能對(duì)公司業(yè)務(wù)開展或利益產(chǎn)生較大影響的文件。3.秘密：涉及公司一般性業(yè)務(wù)信息、內(nèi)部管理規(guī)定等，泄露后可能對(duì)公司正常運(yùn)營造成一定影響的文件。（二）保密措施1.文件標(biāo)識(shí)：對(duì)于涉及保密的發(fā)文，應(yīng)在文件首頁左上角標(biāo)注相應(yīng)的密級(jí)標(biāo)識(shí)，如“絕密★”、“機(jī)密★”、“秘密★”等，并注明保密期限。2.權(quán)限設(shè)置：在OA系統(tǒng)中，根據(jù)文件密級(jí)設(shè)置不同的閱讀權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱相應(yīng)密級(jí)的文件。3.打印與傳遞：涉及保密的文件如需打印，應(yīng)嚴(yán)格控制打印份數(shù)，并在專門的涉密打印機(jī)上進(jìn)行打印。打印過程中應(yīng)防止文件內(nèi)容泄露。如需傳遞紙質(zhì)文件，應(yīng)通過機(jī)要渠道或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)，并確保傳遞過程的安全性。4.閱讀與使用：閱讀和使用涉密文件的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播文件內(nèi)容。如需借閱，應(yīng)履行相應(yīng)的借閱手續(xù)，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。（三）監(jiān)督與處罰1.監(jiān)督檢查：公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)發(fā)文保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.違規(guī)處罰：對(duì)于違反發(fā)文保密規(guī)定的部門和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、降職、解除勞動(dòng)合同等。如因違反保密規(guī)定給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。六、發(fā)文工作的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)各部門OA發(fā)文工作進(jìn)行日常監(jiān)督，檢查發(fā)文流程是否規(guī)范、文件格式是否符合要求、發(fā)文時(shí)間是否及時(shí)等。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況。2.定期檢查：公司定期組織對(duì)OA發(fā)文工作進(jìn)行全面檢查，對(duì)發(fā)文質(zhì)量、工作效率等方面進(jìn)行綜合評(píng)估。檢查結(jié)果將在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)，對(duì)存在問題較多的部門提出改進(jìn)要求。（二）考核指標(biāo)1.發(fā)文質(zhì)量：考核發(fā)文內(nèi)容的準(zhǔn)確性、規(guī)范性、完整性，包括文件格式是否符合要求、語言表達(dá)是否清晰準(zhǔn)確、邏輯是否嚴(yán)謹(jǐn)、附件是否齊全等。2.發(fā)文效率：考核發(fā)文流程的執(zhí)行情況，包括擬稿、審核、簽發(fā)、編號(hào)、登記、排版、校對(duì)、發(fā)文等環(huán)節(jié)的時(shí)間控制，是否能夠按照規(guī)定的時(shí)限完成發(fā)文工作。3.協(xié)作配合：考核各部門在聯(lián)合發(fā)文過程中的協(xié)作配合情況，包括會(huì)簽意見反饋的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，以及對(duì)發(fā)文內(nèi)容的溝通協(xié)調(diào)能力等。（三）考核方式與結(jié)果應(yīng)用1.考核方式：采用定期考核與不定期抽查相結(jié)合的方式，對(duì)各部門OA發(fā)文工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己私Y(jié)果以百分制形式呈現(xiàn)，其中發(fā)文質(zhì)量占[X]分