物業(yè)會(huì)議室使用制度

物業(yè)會(huì)議室使用制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司會(huì)議室的規(guī)范化管理，合理有效地利用會(huì)議室資源，確保各部門會(huì)議及相關(guān)活動(dòng)的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率和質(zhì)量，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各項(xiàng)目管理處以及因工作需要使用公司會(huì)議室的相關(guān)人員。二、會(huì)議室資源管理1.會(huì)議室信息-公司設(shè)有[X]間會(huì)議室，分別為[會(huì)議室名稱1]、[會(huì)議室名稱2]……[會(huì)議室名稱X]，各會(huì)議室位于公司辦公區(qū)域的[具體位置1]、[具體位置2]……[具體位置X]。-各會(huì)議室配備的設(shè)備設(shè)施包括但不限于投影儀、音響系統(tǒng)、麥克風(fēng)、會(huì)議桌椅、書寫板、空調(diào)等，部分會(huì)議室還配備了視頻會(huì)議設(shè)備。2.管理部門-公司會(huì)議室由行政部統(tǒng)一管理，負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常維護(hù)、設(shè)備設(shè)施的檢查與報(bào)修、會(huì)議預(yù)訂的審核與安排等工作。-行政部安排專人作為會(huì)議室管理員，負(fù)責(zé)會(huì)議室的清潔衛(wèi)生、設(shè)備操作指導(dǎo)等現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)工作。三、預(yù)訂與安排1.預(yù)訂方式-各部門如需使用會(huì)議室，應(yīng)提前通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)訂申請(qǐng)。預(yù)訂申請(qǐng)應(yīng)包括會(huì)議日期、開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)等信息。-緊急會(huì)議或臨時(shí)需要使用會(huì)議室的情況，可直接聯(lián)系行政部會(huì)議室管理員，說明情況并進(jìn)行口頭預(yù)訂，但事后需及時(shí)在辦公系統(tǒng)中補(bǔ)填預(yù)訂申請(qǐng)。2.預(yù)訂時(shí)間限制-為確保會(huì)議室資源的合理利用，預(yù)訂時(shí)間應(yīng)遵循以下規(guī)定：-常規(guī)會(huì)議預(yù)訂應(yīng)至少提前[X]小時(shí)提交申請(qǐng)；大型會(huì)議或重要活動(dòng)預(yù)訂應(yīng)至少提前[X]個(gè)工作日提交申請(qǐng)。-同一部門連續(xù)預(yù)訂會(huì)議室的時(shí)間原則上不得超過[X]天，特殊情況需經(jīng)行政部經(jīng)理批準(zhǔn)。3.預(yù)訂審批-行政部收到預(yù)訂申請(qǐng)后，將根據(jù)會(huì)議室的使用情況進(jìn)行審核。如申請(qǐng)時(shí)間與其他已預(yù)訂安排無沖突，將予以批準(zhǔn)；如存在沖突，行政部將與申請(qǐng)部門溝通協(xié)調(diào)，協(xié)助其調(diào)整會(huì)議時(shí)間或更換會(huì)議室。-涉及公司高層領(lǐng)導(dǎo)參加的會(huì)議或重要活動(dòng)，預(yù)訂申請(qǐng)需經(jīng)行政部經(jīng)理審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.預(yù)訂確認(rèn)與通知-預(yù)訂申請(qǐng)獲得批準(zhǔn)后，行政部將通過辦公系統(tǒng)向申請(qǐng)部門發(fā)送預(yù)訂確認(rèn)信息，包括會(huì)議室名稱、使用時(shí)間、注意事項(xiàng)等。-申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)及時(shí)通知參會(huì)人員會(huì)議的相關(guān)信息。四、使用規(guī)范1.會(huì)前準(zhǔn)備-申請(qǐng)部門在會(huì)議開始前[X]分鐘到達(dá)會(huì)議室進(jìn)行準(zhǔn)備工作。如需使用特殊設(shè)備或進(jìn)行復(fù)雜的會(huì)議布置，應(yīng)提前與行政部會(huì)議室管理員溝通協(xié)調(diào)。-會(huì)議室管理員應(yīng)提前開啟會(huì)議室的相關(guān)設(shè)備設(shè)施，確保設(shè)備正常運(yùn)行，并提供必要的會(huì)議用品，如飲用水、一次性紙杯、會(huì)議資料夾等。2.會(huì)議期間-參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，保持會(huì)議室的安靜，不得在會(huì)議室內(nèi)大聲喧嘩、隨意走動(dòng)。手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，如有緊急情況需要接聽電話，應(yīng)到會(huì)議室外進(jìn)行。-使用會(huì)議室的部門應(yīng)愛護(hù)室內(nèi)設(shè)備設(shè)施，不得隨意損壞或挪動(dòng)。如因使用不當(dāng)造成設(shè)備設(shè)施損壞，使用部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的維修或賠償責(zé)任。-會(huì)議過程中如需調(diào)整設(shè)備參數(shù)或遇到設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系會(huì)議室管理員協(xié)助處理，不得自行隨意操作。-嚴(yán)禁在會(huì)議室內(nèi)吸煙、吃東西，保持會(huì)議室的整潔衛(wèi)生。如因會(huì)議需要在室內(nèi)用餐，使用部門應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)清理垃圾，恢復(fù)會(huì)議室原狀。3.會(huì)議結(jié)束-會(huì)議結(jié)束后，使用部門應(yīng)及時(shí)清理會(huì)議桌面，將會(huì)議資料、用品等整理歸位。關(guān)閉投影儀、音響、空調(diào)、照明等設(shè)備電源，關(guān)閉門窗。-會(huì)議室管理員應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)檢查會(huì)議室的設(shè)備設(shè)施是否完好，衛(wèi)生狀況是否達(dá)標(biāo)。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與使用部門溝通并記錄在案。五、設(shè)備管理與維護(hù)1.設(shè)備檢查-行政部會(huì)議室管理員應(yīng)每日對(duì)會(huì)議室的設(shè)備設(shè)施進(jìn)行檢查，包括投影儀、音響、麥克風(fēng)、書寫板、空調(diào)等，確保設(shè)備設(shè)施處于正常運(yùn)行狀態(tài)。-定期對(duì)會(huì)議室的視頻會(huì)議設(shè)備進(jìn)行測(cè)試，確保與外部視頻會(huì)議的連接順暢，圖像和聲音清晰。2.設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)-按照設(shè)備的使用說明和維護(hù)要求，定期對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)。如投影儀燈泡的更換、音響設(shè)備的清潔調(diào)試等，確保設(shè)備性能穩(wěn)定。-建立設(shè)備維護(hù)檔案，記錄設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)情況，包括維護(hù)時(shí)間、維護(hù)內(nèi)容、維修記錄等。3.設(shè)備報(bào)修-如發(fā)現(xiàn)設(shè)備設(shè)施出現(xiàn)故障，會(huì)議室管理員應(yīng)及時(shí)填寫設(shè)備報(bào)修單，詳細(xì)說明故障現(xiàn)象和設(shè)備位置，并提交給公司的設(shè)備維修部門。-設(shè)備維修部門接到報(bào)修單后，應(yīng)盡快安排維修人員進(jìn)行維修。對(duì)于緊急故障，應(yīng)在[X]小時(shí)內(nèi)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行處理；對(duì)于一般故障，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成維修。六、衛(wèi)生管理1.日常清潔-會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常清潔工作，包括地面清掃、桌面擦拭、垃圾清理等，確保會(huì)議室在每次使用前干凈整潔。-每日會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)對(duì)會(huì)議室進(jìn)行全面清潔，更換垃圾袋，補(bǔ)充會(huì)議用品。2.定期消毒-每周對(duì)會(huì)議室進(jìn)行一次全面消毒，重點(diǎn)對(duì)會(huì)議桌椅、麥克風(fēng)、門把手等人員接觸較多的部位進(jìn)行消毒處理，確保會(huì)議室的衛(wèi)生安全。-在傳染病高發(fā)季節(jié)，應(yīng)增加消毒頻次，嚴(yán)格落實(shí)衛(wèi)生防控措施。3.衛(wèi)生檢查-行政部定期對(duì)會(huì)議室的衛(wèi)生狀況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括地面清潔、桌面整潔、設(shè)備無灰塵、垃圾清理及時(shí)等方面。-如發(fā)現(xiàn)衛(wèi)生不達(dá)標(biāo)情況，應(yīng)及時(shí)通知會(huì)議室管理員進(jìn)行整改，并將檢查結(jié)果納入績(jī)效考核。七、費(fèi)用管理1.內(nèi)部使用-公司內(nèi)部各部門正常使用會(huì)議室不收取費(fèi)用，但因特殊原因造成設(shè)備損壞或需要額外提供服務(wù)（如增加會(huì)議用品、延長(zhǎng)會(huì)議室使用時(shí)間等）所產(chǎn)生的費(fèi)用，由使用部門承擔(dān)。2.外部使用-原則上公司會(huì)議室不對(duì)外出租，如因特殊情況確需出租給外部單位或個(gè)人使用，須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。-外部使用會(huì)議室的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)會(huì)議室的規(guī)格、使用時(shí)長(zhǎng)等因素確定，具體收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)由行政部會(huì)同財(cái)務(wù)部制定，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。-外部使用會(huì)議室的費(fèi)用由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一收取，納入公司財(cái)務(wù)管理。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制-行政部負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議室的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期統(tǒng)計(jì)各部門會(huì)議室的預(yù)訂和使用情況，確保會(huì)議室資源的合理利用。-鼓勵(lì)員工對(duì)違反會(huì)議室使用制度的行為進(jìn)行監(jiān)督和舉報(bào)，對(duì)于有效舉報(bào)，公司將給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。2.考核指標(biāo)-將會(huì)議室使用規(guī)范情況納入部門績(jī)效考核體系，考核指標(biāo)包括預(yù)訂信息準(zhǔn)確性、設(shè)備設(shè)施愛護(hù)情況、會(huì)議結(jié)束后清理情況等。-對(duì)會(huì)議室管理員的工作進(jìn)行考核，考核指標(biāo)包括設(shè)備設(shè)施維護(hù)保養(yǎng)情況、衛(wèi)生清潔情況、服務(wù)滿意度等。3.獎(jiǎng)懲措施-對(duì)于嚴(yán)格遵守會(huì)議室使用制度，積極配合管理工作的部門和個(gè)人，公司將給予通報(bào)表揚(yáng)，并在績(jī)效考核中適當(dāng)加分。-對(duì)于違反會(huì)議室使用制度的部門和個(gè)人，行政部將視情節(jié)輕重給予警告、罰款等處罰，并在績(jī)效考核中扣分。如因違規(guī)行為給公司造成重大損失的，將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任