公司物品釆購及管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司物品采購行為，加強(qiáng)采購管理，提高采購效率，降低采購成本，確保公司所需物品的及時供應(yīng)和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有物品的采購活動，包括辦公用品、辦公設(shè)備、生產(chǎn)物資、固定資產(chǎn)等。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)公司實(shí)際需求進(jìn)行采購，避免盲目采購和浪費(fèi)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購物品符合質(zhì)量要求。3.價格合理原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購渠道和談判方式，爭取最優(yōu)惠的價格。4.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，杜絕不正當(dāng)交易。5.廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律的規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂和不正當(dāng)利益。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門1.負(fù)責(zé)公司物品采購的具體實(shí)施，包括采購計劃的制定、供應(yīng)商的選擇與管理、采購合同的簽訂與執(zhí)行等。2.收集市場信息，了解物品的價格、質(zhì)量、供應(yīng)情況等，為采購決策提供依據(jù)。3.與供應(yīng)商保持良好的溝通與合作，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。（二）需求部門1.提出物品采購需求，詳細(xì)說明所需物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商的選擇和評估，提供相關(guān)技術(shù)支持和意見。3.參與采購合同的評審，對合同條款提出建議和意見。4.負(fù)責(zé)所采購物品的驗(yàn)收工作，確保物品符合要求。（三）財務(wù)部門1.審核采購預(yù)算，確保采購費(fèi)用在預(yù)算范圍內(nèi)。2.參與采購合同的評審，對合同中的付款條款進(jìn)行審核。3.負(fù)責(zé)采購款項(xiàng)的支付和核算，監(jiān)督采購資金的使用情況。（四）審計部門1.對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合法性和合規(guī)性。2.審查采購合同的簽訂和執(zhí)行情況，確保合同的履行符合公司利益。3.對采購過程中出現(xiàn)的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)工作需要，填寫《物品采購申請表》，詳細(xì)注明物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求日期、用途等信息。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，對采購需求進(jìn)行初步審核，審核內(nèi)容包括需求的合理性、必要性、預(yù)算情況等。2.對于金額較小的采購申請（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由公司根據(jù)實(shí)際情況確定），由采購部門負(fù)責(zé)人審批；對于金額較大的采購申請，需提交至公司管理層進(jìn)行審批。3.經(jīng)審批通過的采購申請，采購部門方可開展采購工作。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門根據(jù)采購需求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、信譽(yù)狀況、業(yè)績情況等。3.選擇至少三家合格的供應(yīng)商進(jìn)行詢價，要求供應(yīng)商提供詳細(xì)的報價單，包括物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價、交貨期、付款方式等信息。4.采購部門對供應(yīng)商的報價進(jìn)行比較和分析，綜合考慮價格、質(zhì)量、服務(wù)等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。5.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。6.建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、報價情況、合作歷史、評價等內(nèi)容，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核。（四）采購執(zhí)行1.采購部門根據(jù)采購合同的要求，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確采購物品的詳細(xì)信息和交貨要求。2.跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通，了解生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量狀況、交貨時間等信息，確保采購任務(wù)按時、按質(zhì)、按量完成。3.對于采購過程中出現(xiàn)的變更情況，如交貨期變更、規(guī)格型號變更、數(shù)量變更等，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議。（五）驗(yàn)收1.物品到貨前，采購部門應(yīng)提前通知需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.需求部門按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對物品進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括物品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等。3.驗(yàn)收合格的物品，需求部門在《物品驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的物品，需求部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。4.采購部門負(fù)責(zé)督促供應(yīng)商對不合格物品進(jìn)行處理，并跟蹤處理結(jié)果。（六）付款1.采購部門根據(jù)驗(yàn)收合格的《物品驗(yàn)收單》和采購合同，填寫《付款申請單》，注明物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、金額、供應(yīng)商名稱、付款方式等信息。2.《付款申請單》經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門審核簽字后，提交至公司管理層審批。3.經(jīng)審批通過的付款申請，財務(wù)部門按照采購合同約定的付款方式和時間，及時支付采購款項(xiàng)。四、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.每年末，各部門根據(jù)下一年度的工作計劃和業(yè)務(wù)需求，編制本部門的物品采購預(yù)算，詳細(xì)列出采購項(xiàng)目、數(shù)量、金額等信息。2.采購部門對各部門的采購預(yù)算進(jìn)行匯總和審核，結(jié)合公司整體戰(zhàn)略和財務(wù)狀況，編制公司年度物品采購預(yù)算草案。3.公司年度物品采購預(yù)算草案經(jīng)財務(wù)部門審核、公司管理層審批后，作為年度采購工作的依據(jù)。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，不得擅自突破預(yù)算。2.對于因工作需要確需調(diào)整采購預(yù)算的，需求部門應(yīng)填寫《采購預(yù)算調(diào)整申請表》，詳細(xì)說明調(diào)整原因、調(diào)整項(xiàng)目、調(diào)整金額等信息。3.《采購預(yù)算調(diào)整申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、采購部門、財務(wù)部門審核簽字后，提交至公司管理層審批。經(jīng)審批通過的預(yù)算調(diào)整申請，采購部門方可實(shí)施調(diào)整。（三）預(yù)算分析與控制1.財務(wù)部門定期對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行分析，對比實(shí)際采購支出與預(yù)算的差異，找出差異原因，提出改進(jìn)措施。2.采購部門應(yīng)加強(qiáng)對采購預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，確保采購預(yù)算的有效執(zhí)行。五、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購部門在確定供應(yīng)商后，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。合同文本應(yīng)符合法律法規(guī)的要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購合同應(yīng)包括以下主要條款：合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式等；采購物品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、總價等；交貨時間、地點(diǎn)、方式；付款方式、付款時間；質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法；違約責(zé)任、爭議解決方式等。3.采購合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門、法律部門等相關(guān)人員審核，確保合同條款合法、合規(guī)、合理。審核通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章。（二）合同執(zhí)行1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同的約定執(zhí)行，及時跟蹤合同的履行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交付貨物。2.供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時間、地點(diǎn)、方式交付貨物，并提供相關(guān)的質(zhì)量證明文件。如供應(yīng)商未能履行合同義務(wù)，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，協(xié)商解決辦法，并追究其違約責(zé)任。3.在合同執(zhí)行過程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要變更合同條款的，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議。補(bǔ)充協(xié)議應(yīng)作為原合同的組成部分，與原合同具有同等法律效力。（三）合同變更與解除1.采購合同簽訂后，如因市場變化、公司業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要變更合同條款的，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂書面的變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、雙方的權(quán)利和義務(wù)、違約責(zé)任等。2.在合同履行過程中，如出現(xiàn)合同無法履行或雙方協(xié)商一致需要解除合同的情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂解除合同協(xié)議。解除合同協(xié)議應(yīng)明確解除合同的原因、雙方的權(quán)利和義務(wù)、違約責(zé)任、善后處理等事項(xiàng)。3.采購合同的變更和解除應(yīng)經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門、法律部門等相關(guān)人員審核，并報公司管理層批準(zhǔn)。（四）合同歸檔與保管1.采購部門負(fù)責(zé)采購合同的歸檔和保管工作，合同簽訂后應(yīng)及時將合同原件及相關(guān)資料整理歸檔，建立合同檔案。2.合同檔案應(yīng)包括合同文本、采購申請、報價單、驗(yàn)收單、付款憑證等相關(guān)資料，確保合同檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.合同檔案應(yīng)妥善保管，便于查閱和使用。保存期限按照公司檔案管理制度的規(guī)定執(zhí)行。六、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門定期對采購過程中可能面臨的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.針對識別出的風(fēng)險，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，評估風(fēng)險等級。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.對于市場風(fēng)險，采購部門應(yīng)密切關(guān)注市場動態(tài)，加強(qiáng)市場調(diào)研，合理預(yù)測市場價格波動，采取適當(dāng)?shù)牟少彶呗?，如分批采購、套期保值等，降低市場風(fēng)險對公司采購成本的影響。2.針對供應(yīng)商風(fēng)險，采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評估和考核機(jī)制，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商，同時與多家供應(yīng)商保持合作關(guān)系，避免過度依賴單一供應(yīng)商。加強(qiáng)對供應(yīng)商的日常管理和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商可能出現(xiàn)的問題。3.對于質(zhì)量風(fēng)險，采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行采購，加強(qiáng)對采購物品的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，確保公司利益不受損失。4.在合同風(fēng)險方面，采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同管理流程簽訂和執(zhí)行采購合同，加強(qiáng)對合同條款的審核和管理，確保合同的合法性、合規(guī)性和有效性。在合同履行過程中，及時跟蹤合同執(zhí)行情況，防范合同糾紛的發(fā)生。5.針對法律風(fēng)險，采購部門應(yīng)加強(qiáng)對法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和了解，確保采購行為符合法律法規(guī)的要求。在簽訂采購合同前，咨詢法律專業(yè)人士的意見，避免合同條款存在法律漏洞。如發(fā)生法律糾紛，及時尋求法律支持，維護(hù)公司合法權(quán)益。（三）風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警1.建立采購風(fēng)險監(jiān)控機(jī)制，定期對采購風(fēng)險進(jìn)行監(jiān)控和評估，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況。2.設(shè)定風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)，當(dāng)風(fēng)險指標(biāo)達(dá)到預(yù)警值時，及時發(fā)出預(yù)警信號，采購部門應(yīng)采取相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，降低風(fēng)險影響。七、采購績效評估（一）評估指標(biāo)1.采購成本指標(biāo)：包括采購價格、采購費(fèi)用率等，衡量采購部門在降低采購成本方面的績效。2.采購質(zhì)量指標(biāo)：如驗(yàn)收合格率、退貨率等，反映采購物品的質(zhì)量狀況。3.采購效率指標(biāo)：如采購周期、訂單處理及時率等，評估采購部門的工作效率。4.供應(yīng)商管理指標(biāo)：如供應(yīng)商滿意度、供應(yīng)商開發(fā)數(shù)量等，考核采購部門對供應(yīng)商的管理水平。5.合規(guī)性指標(biāo)：如采購合同履行率、采購流程合規(guī)性等，確保采購行為符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。（二）評估方法1.定期評估：每月或每季度對采購績效進(jìn)行評估，統(tǒng)計分析各項(xiàng)評估指標(biāo)的完成情況。2.對比分析：將采購績效指標(biāo)與歷史數(shù)據(jù)、同行業(yè)數(shù)據(jù)進(jìn)行對比分析，找出差距和改進(jìn)方向。3.問卷調(diào)查：向需求部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)部門發(fā)放調(diào)查問卷，收集對采購部門工作的評價和意見。（三）評估結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)采購績效評估結(jié)果，對采購部門及采購人員進(jìn)行獎懲。對于績效優(yōu)秀