公司內(nèi)部入庫管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司內(nèi)部入庫管理，規(guī)范物資入庫流程，確保物資數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量合格、入庫及時，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有物資的入庫管理，包括原材料、輔助材料、半成品、成品、設(shè)備及備品備件等。（三）職責(zé)分工1.采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)物資采購事宜，確保采購物資符合公司要求。在物資到貨前，及時通知倉庫做好入庫準(zhǔn)備工作，并提供物資采購訂單、送貨單等相關(guān)資料。2.倉庫管理部門負(fù)責(zé)物資入庫的具體操作，包括物資的驗(yàn)收、入庫、存儲等工作。對入庫物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，確保物資準(zhǔn)確無誤入庫，并妥善保管。定期對庫存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，保證賬實(shí)相符。3.質(zhì)量檢驗(yàn)部門負(fù)責(zé)對入庫物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對物資的外觀、性能、尺寸等進(jìn)行檢查，判定物資是否合格。對不合格物資出具檢驗(yàn)報告，并及時通知相關(guān)部門處理。4.使用部門協(xié)助倉庫管理部門做好物資入庫工作，對入庫物資的數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行確認(rèn)。負(fù)責(zé)提出物資需求計(jì)劃，并對入庫物資的適用性進(jìn)行跟蹤反饋。二、入庫流程（一）物資到貨通知采購部門在物資預(yù)計(jì)到貨前[X]個工作日，填寫《物資到貨通知單》，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、到貨時間、供應(yīng)商等信息，發(fā)送給倉庫管理部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門。通知倉庫管理部門安排人員做好物資入庫準(zhǔn)備工作，如清理貨位、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具等；通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門安排檢驗(yàn)人員準(zhǔn)備檢驗(yàn)。（二）入庫準(zhǔn)備倉庫管理部門接到《物資到貨通知單》后，根據(jù)物資的性質(zhì)、數(shù)量等因素，安排合適的貨位，并準(zhǔn)備好驗(yàn)收所需的工具，如磅秤、卡尺、檢驗(yàn)報告表格等。同時，倉庫管理人員應(yīng)熟悉物資的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和要求，以便準(zhǔn)確、快速地進(jìn)行驗(yàn)收工作。（三）物資驗(yàn)收1.數(shù)量驗(yàn)收倉庫管理人員在物資到貨時，首先核對送貨單與采購訂單上的物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量是否一致。然后使用磅秤、卡尺等工具對物資的實(shí)際數(shù)量進(jìn)行稱重、測量，確保數(shù)量準(zhǔn)確無誤。對于貴重物資、易燃易爆物資等，應(yīng)進(jìn)行逐件清點(diǎn)。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，并做好記錄。2.質(zhì)量驗(yàn)收質(zhì)量檢驗(yàn)部門接到通知后，及時安排檢驗(yàn)人員對到貨物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。檢驗(yàn)人員依據(jù)相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、公司內(nèi)部質(zhì)量要求以及采購合同中的質(zhì)量條款，對物資的外觀、性能、尺寸等進(jìn)行檢查。對于需要進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)的物資，按照規(guī)定的抽樣方法進(jìn)行抽樣，送實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行檢測。質(zhì)量檢驗(yàn)合格的物資，檢驗(yàn)人員在送貨單上簽字確認(rèn)；不合格物資，填寫《物資檢驗(yàn)不合格報告》，詳細(xì)注明不合格項(xiàng)目及原因，并及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。3.規(guī)格型號驗(yàn)收倉庫管理人員對照采購訂單和送貨單，檢查物資的規(guī)格型號是否與要求一致。如有疑問，及時與采購部門或使用部門溝通確認(rèn)。（四）入庫登記1.物資驗(yàn)收合格后，倉庫管理人員按照物資的類別、規(guī)格型號、批次等信息，在庫存管理系統(tǒng)中錄入物資入庫信息，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商、入庫日期、入庫單號等。同時，填寫紙質(zhì)《入庫單》，一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，作為庫存記賬憑證；一聯(lián)交采購部門，作為采購結(jié)算憑證；一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門，作為入賬依據(jù)。2.《入庫單》應(yīng)填寫清晰、準(zhǔn)確、完整，不得涂改。如有錯誤，應(yīng)重新開具。倉庫管理人員應(yīng)在《入庫單》上簽字確認(rèn)，并加蓋倉庫專用章。（五）物資入庫倉庫管理人員根據(jù)庫存管理系統(tǒng)中的入庫信息，安排物資入庫存儲。將物資存放在指定的貨位上，并按照分類存放、先進(jìn)先出的原則進(jìn)行擺放。對于有保質(zhì)期要求的物資，應(yīng)按照保質(zhì)期的先后順序進(jìn)行存放，避免過期積壓。在物資存放處懸掛標(biāo)識牌，注明物資名稱、規(guī)格型號、批次、入庫日期等信息，便于查找和管理。（六）特殊情況處理1.如物資到貨時發(fā)現(xiàn)包裝破損、物資損壞等情況，倉庫管理人員應(yīng)立即拍照記錄，并通知采購部門與供應(yīng)商聯(lián)系。采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決賠償、換貨等問題。在問題解決前，該批物資不得入庫。2.對于緊急采購的物資，如生產(chǎn)急需的原材料等，采購部門應(yīng)在物資到貨前電話通知倉庫管理部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門。物資到貨后，可先進(jìn)行緊急入庫，但質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成質(zhì)量檢驗(yàn)工作。如檢驗(yàn)不合格，應(yīng)及時辦理退貨或換貨手續(xù)。3.如在驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)物資的規(guī)格型號與采購訂單不符，但經(jīng)使用部門確認(rèn)可以代用的，倉庫管理人員應(yīng)在《入庫單》上注明“代用”字樣，并由使用部門簽字確認(rèn)。同時，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，辦理相關(guān)變更手續(xù)。三、入庫物資的存儲管理（一）倉庫環(huán)境要求1.倉庫應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、清潔，溫度、濕度應(yīng)符合所存儲物資的要求。對于易受潮、易腐蝕的物資，應(yīng)采取防潮、防腐措施，如設(shè)置防潮貨架、放置干燥劑等。2.倉庫應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如存儲區(qū)、辦公區(qū)、通道等，并設(shè)置明顯的標(biāo)識。存儲區(qū)應(yīng)根據(jù)物資的類別、屬性等進(jìn)行分類劃分，便于物資的存放和管理。3.倉庫應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防爆設(shè)備、防盜報警裝置等，并定期進(jìn)行檢查維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（二）物資擺放原則1.物資應(yīng)按照分類存放、先進(jìn)先出的原則進(jìn)行擺放。同類物資應(yīng)集中存放，不同類物資之間應(yīng)保持一定的間距，便于搬運(yùn)和盤點(diǎn)。2.對于重量較大、體積較大的物資，應(yīng)存放在底層或靠近倉庫通道的位置，避免堆放在高處，防止發(fā)生安全事故。3.對于有特殊要求的物資，如易燃易爆物資、有毒有害物資等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放，并設(shè)置明顯的警示標(biāo)識。存放區(qū)域應(yīng)符合防火、防爆、防毒等安全要求。（三）庫存盤點(diǎn)1.倉庫管理部門應(yīng)定期對庫存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期分為月度盤點(diǎn)、季度盤點(diǎn)和年度盤點(diǎn)。月度盤點(diǎn)由倉庫管理人員自行組織，對部分重點(diǎn)物資進(jìn)行抽查盤點(diǎn)；季度盤點(diǎn)由倉庫管理部門負(fù)責(zé)人組織，對全部物資進(jìn)行全面盤點(diǎn)；年度盤點(diǎn)由公司財(cái)務(wù)部牽頭，聯(lián)合倉庫管理部門、采購部門、使用部門等相關(guān)人員共同進(jìn)行，對所有庫存物資進(jìn)行徹底盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)前，倉庫管理人員應(yīng)整理好庫存物資，核對庫存管理系統(tǒng)中的物資賬目，確保賬賬相符。盤點(diǎn)過程中，盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量等，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時查明原因，并填寫《庫存盤點(diǎn)差異報告》。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果編制《庫存盤點(diǎn)報告》，詳細(xì)說明盤點(diǎn)情況、差異原因及處理建議。對于盤盈、盤虧的物資，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。如屬于人為原因造成的損失，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。（四）庫存物資的保管期限1.公司根據(jù)物資的性質(zhì)、特點(diǎn)等，規(guī)定不同物資的保管期限。倉庫管理部門應(yīng)按照保管期限對庫存物資進(jìn)行管理，定期檢查物資的質(zhì)量狀況，對于臨近保管期限的物資，應(yīng)及時通知相關(guān)部門進(jìn)行處理。2.對于超過保管期限的物資，倉庫管理部門應(yīng)填寫《超期物資處理申請表》，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、超期原因等信息，報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，可采取報廢、降價銷售、退貨等方式進(jìn)行處理。在處理超期物資時，應(yīng)做好記錄，并在庫存管理系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。四、入庫物資的賬務(wù)管理（一）賬務(wù)處理原則1.倉庫管理部門應(yīng)按照財(cái)務(wù)制度的要求，及時、準(zhǔn)確地記錄物資的出入庫情況，做到賬實(shí)相符、賬賬相符。2.物資入庫時，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)《入庫單》在庫存管理系統(tǒng)中錄入入庫信息，并生成相應(yīng)的記賬憑證。財(cái)務(wù)部門根據(jù)倉庫傳遞的《入庫單》及相關(guān)憑證進(jìn)行賬務(wù)處理，登記物資庫存明細(xì)賬。3.物資出庫時，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)《出庫單》在庫存管理系統(tǒng)中錄入出庫信息，并生成相應(yīng)的記賬憑證。財(cái)務(wù)部門根據(jù)倉庫傳遞的《出庫單》及相關(guān)憑證進(jìn)行賬務(wù)處理，沖減物資庫存明細(xì)賬。（二）庫存報表編制1.倉庫管理部門應(yīng)定期編制庫存報表，反映庫存物資的數(shù)量、金額、類別、存放位置等信息。庫存報表分為日報表、月報表和年報表。日報表于每日下班前報送倉庫管理部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門相關(guān)人員；月報表于每月末[X]個工作日內(nèi)報送倉庫管理部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；年報表于每年末[X]個工作日內(nèi)報送公司管理層。2.庫存報表應(yīng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，報表格式應(yīng)符合公司統(tǒng)一要求。倉庫管理人員應(yīng)認(rèn)真核對報表數(shù)據(jù)，確保報表的真實(shí)性和可靠性。如發(fā)現(xiàn)報表數(shù)據(jù)有誤，應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行更正。（三）財(cái)務(wù)核對與監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期與倉庫管理部門核對物資庫存賬目，至少每月進(jìn)行一次賬賬核對。如發(fā)現(xiàn)賬目不符，應(yīng)及時查明原因，并督促倉庫管理部門進(jìn)行調(diào)整。2.財(cái)務(wù)部門有權(quán)對倉庫物資的出入庫情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，倉庫管理部門應(yīng)積極配合。財(cái)務(wù)人員可定期或不定期對倉庫進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)，核實(shí)庫存物資的實(shí)際情況。對發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。五、入庫管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司設(shè)立專門的監(jiān)督檢查小組，由公司領(lǐng)導(dǎo)、采購部門負(fù)責(zé)人、倉庫管理部門負(fù)責(zé)人、質(zhì)量檢驗(yàn)部門負(fù)責(zé)人等組成。監(jiān)督檢查小組定期對公司內(nèi)部入庫管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促相關(guān)部門整改。2.監(jiān)督檢查小組應(yīng)重點(diǎn)檢查物資采購合同的執(zhí)行情況、物資驗(yàn)收流程的合規(guī)性、入庫物資的存儲管理、賬務(wù)處理的準(zhǔn)確性等方面。檢查方式包括查閱文件資料、實(shí)地查看、詢問相關(guān)人員等。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，如采購人員收受供應(yīng)商賄賂、倉庫管理人員擅自更改入庫記錄等，應(yīng)依法依規(guī)嚴(yán)肅處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）考核指標(biāo)與方法1.考核指標(biāo)物資入庫及時率：實(shí)際入庫時間與計(jì)劃入庫時間的符合程度，計(jì)算公式為：物資入庫及時率=及時入庫的物資批次/應(yīng)入庫的物資批次×100%。物資驗(yàn)收合格率：驗(yàn)收合格的物資數(shù)量與驗(yàn)收物資總數(shù)量的比例，計(jì)算公式為：物資驗(yàn)收合格率=驗(yàn)收合格的物資數(shù)量/驗(yàn)收物資總數(shù)量×100%。庫存賬實(shí)相符率：庫存賬目記錄與實(shí)際庫存物資數(shù)量的一致程度，計(jì)算公式為：庫存賬實(shí)相符率=賬實(shí)相符的物資金額/庫存物資總金額×100%。入庫手續(xù)完備率：入庫憑證（如《入庫單》）填寫完整、準(zhǔn)確、合規(guī)的比例，計(jì)算公式為：入庫手續(xù)完備率=手續(xù)完備的入庫憑證數(shù)量/入庫憑證總數(shù)量×100%。2.考核方法倉庫管理部門每月對本部門及相關(guān)人員的入庫管理工作進(jìn)行自評，填寫《入庫管理工作自評表》，上報公司考核部門。公司考核部門根據(jù)日常監(jiān)督檢查記錄、倉庫管理部門自評情況以及相關(guān)部門提供的反饋意見，對各部門及相關(guān)人員的入庫管理工作進(jìn)行綜合考核評分。考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個