公司行政小庫房管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政小庫房的管理，規(guī)范物資的采購、存儲、使用及盤點(diǎn)等流程，確保物資的安全與合理利用，降低公司運(yùn)營成本，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政小庫房內(nèi)所有物資的管理，包括辦公用品、辦公設(shè)備耗材、清潔用品、勞保用品等。（三）管理原則1.計(jì)劃性原則：根據(jù)公司各部門的需求預(yù)測，合理安排物資采購計(jì)劃，避免積壓或缺貨。2.節(jié)約性原則：倡導(dǎo)節(jié)約使用物資，杜絕浪費(fèi)，降低公司運(yùn)營成本。3.安全性原則：確保物資存儲安全，防止物資損壞、變質(zhì)、丟失等情況發(fā)生。4.責(zé)任明確原則：明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任人，做到責(zé)任到人，便于管理與監(jiān)督。二、物資采購管理（一）采購申請1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《行政小庫房物資采購申請表》，詳細(xì)注明所需物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時間等信息。2.部門負(fù)責(zé)人對申請表進(jìn)行審核簽字，確保申請內(nèi)容真實(shí)、合理，并提交至行政部門。（二）采購審批1.行政部門收到采購申請表后，對申請物資進(jìn)行分類匯總，并根據(jù)庫存情況進(jìn)行初步審核。2.對于庫存充足的物資，行政部門應(yīng)與申請部門溝通協(xié)調(diào)，優(yōu)先使用庫存物資；對于庫存不足且確需采購的物資，行政部門填寫《行政小庫房物資采購審批表》，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批流程如下：采購金額在[X]元以下的物資，由行政部門負(fù)責(zé)人審批。采購金額在[X]元至[X]元之間的物資，由分管行政的領(lǐng)導(dǎo)審批。采購金額在[X]元以上的物資，由總經(jīng)理審批。（三）采購實(shí)施1.經(jīng)審批通過的采購申請，行政部門根據(jù)物資的性質(zhì)、采購金額等因素，選擇合適的采購方式，如集中采購、分散采購、網(wǎng)上采購等。2.對于常用物資，行政部門可與固定供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系，簽訂采購合同，確保物資的質(zhì)量與供應(yīng)穩(wěn)定性。3.在采購過程中，采購人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批的采購規(guī)格、數(shù)量、價格等要求進(jìn)行采購，確保采購物資符合公司需求。同時，要注重收集供應(yīng)商的報價、產(chǎn)品質(zhì)量證明等資料，建立供應(yīng)商檔案。（四）采購驗(yàn)收1.物資到貨后，采購人員應(yīng)及時通知行政庫房管理人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.庫房管理人員按照采購申請單及合同要求，對物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對。3.對于驗(yàn)收合格的物資，庫房管理人員在《行政小庫房物資驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)；對于驗(yàn)收不合格的物資，如規(guī)格不符、質(zhì)量有問題等，庫房管理人員應(yīng)及時與采購人員聯(lián)系，要求供應(yīng)商更換或退貨，并做好記錄。三、物資存儲管理（一）庫房規(guī)劃1.行政部門應(yīng)根據(jù)庫房面積及物資類別，合理規(guī)劃庫房存儲空間，設(shè)置不同的存儲區(qū)域，如辦公用品區(qū)、辦公設(shè)備耗材區(qū)、清潔用品區(qū)、勞保用品區(qū)等，并設(shè)置明顯的標(biāo)識牌。2.對易燃易爆、有毒有害等危險物資，應(yīng)設(shè)立專門的危險物資存儲區(qū)，按照相關(guān)安全規(guī)定進(jìn)行存儲。（二）物資入庫1.物資驗(yàn)收合格后，庫房管理人員應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，將物資按照規(guī)劃的存儲區(qū)域進(jìn)行存放，并填寫《行政小庫房物資入庫登記表》，詳細(xì)記錄物資的入庫日期、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。2.對于貴重物資、易損物資等，應(yīng)單獨(dú)存放，并做好相應(yīng)的標(biāo)識與防護(hù)措施。（三）物資存儲1.庫房管理人員應(yīng)定期對物資進(jìn)行整理與盤點(diǎn)，確保物資擺放整齊、有序，便于查找與取用。2.要保持庫房的清潔衛(wèi)生，通風(fēng)良好，溫度、濕度適宜，防止物資受潮、發(fā)霉、生銹等。3.對于有保質(zhì)期要求的物資，應(yīng)建立保質(zhì)期臺賬，定期檢查物資的保質(zhì)期情況，對臨近保質(zhì)期的物資及時進(jìn)行處理，如通知相關(guān)部門優(yōu)先使用或辦理退換貨手續(xù)。（四）物資保管1.庫房管理人員應(yīng)妥善保管物資，嚴(yán)格遵守庫房管理制度，未經(jīng)允許，任何人不得擅自進(jìn)入庫房。2.嚴(yán)禁無關(guān)人員在庫房內(nèi)吸煙、使用明火等，確保庫房安全。3.定期對庫房的消防器材、安全設(shè)施等進(jìn)行檢查，確保其處于良好的備用狀態(tài)。四、物資領(lǐng)用管理（一）領(lǐng)用申請1.各部門員工因工作需要領(lǐng)用物資時，應(yīng)填寫《行政小庫房物資領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息。2.部門負(fù)責(zé)人對申請表進(jìn)行審核簽字，確認(rèn)領(lǐng)用物資的合理性與必要性。（二）領(lǐng)用審批1.對于一般性物資的領(lǐng)用，由部門負(fù)責(zé)人審批后，即可到庫房辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.對于貴重物資、限量物資等的領(lǐng)用，需報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批流程如下：領(lǐng)用金額在[X]元以下的貴重物資，由部門負(fù)責(zé)人審批。領(lǐng)用金額在[X]元至[X]元之間的貴重物資，由分管行政的領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)用金額在[X]元以上的貴重物資，由總經(jīng)理審批。（三）物資領(lǐng)用1.庫房管理人員根據(jù)審批通過的領(lǐng)用申請表，按照“先進(jìn)先出”的原則，發(fā)放物資，并在《行政小庫房物資領(lǐng)用登記表》上記錄領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。2.領(lǐng)用人在領(lǐng)取物資時，應(yīng)仔細(xì)核對物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等，確認(rèn)無誤后簽字領(lǐng)取。3.對于一次性領(lǐng)用數(shù)量較大的物資，庫房管理人員可根據(jù)實(shí)際情況，分批次發(fā)放。（四）領(lǐng)用退回1.若領(lǐng)用人因工作原因不再需要已領(lǐng)用的物資，應(yīng)及時將物資退回行政小庫房，并填寫《行政小庫房物資領(lǐng)用退回登記表》。2.庫房管理人員對退回的物資進(jìn)行驗(yàn)收，確認(rèn)物資完好無損后，辦理入庫手續(xù)，并在原領(lǐng)用登記表上注明退回情況。五、物資盤點(diǎn)管理（一）盤點(diǎn)計(jì)劃1.行政部門應(yīng)制定年度物資盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)的時間、范圍、方式等內(nèi)容。2.年度盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施，原則上每年至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。（二）盤點(diǎn)實(shí)施1.根據(jù)盤點(diǎn)計(jì)劃，庫房管理人員組織相關(guān)人員對行政小庫房內(nèi)的物資進(jìn)行逐一盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)過程中，要認(rèn)真核對物資的實(shí)際數(shù)量與賬面數(shù)量是否一致，同時檢查物資的質(zhì)量狀況、存儲情況等。3.對于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧等情況，應(yīng)詳細(xì)記錄，并查明原因，填寫《行政小庫房物資盤點(diǎn)表》。（三）盤點(diǎn)報告1.盤點(diǎn)結(jié)束后，庫房管理人員應(yīng)根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果編制《行政小庫房物資盤點(diǎn)報告》，報告內(nèi)容包括盤點(diǎn)基本情況、盤點(diǎn)結(jié)果（盤盈、盤虧情況及金額）、原因分析、處理建議等。2.將盤點(diǎn)報告提交行政部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）盤點(diǎn)結(jié)果處理1.根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，對盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)的處理。對于盤盈的物資，應(yīng)查明原因，如屬于采購誤差、入庫記錄錯誤等，經(jīng)審批后調(diào)整庫存賬目，并將盤盈物資妥善保管。對于盤虧的物資，如屬于正常損耗、丟失、損壞等，經(jīng)審批后按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理；如屬于人為原因造成的盤虧，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，并要求其賠償損失。2.對盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的物資管理問題，應(yīng)及時進(jìn)行整改，完善物資管理制度與流程，防止類似問題再次發(fā)生。六、庫存預(yù)警管理（一）預(yù)警指標(biāo)設(shè)定1.行政部門根據(jù)各類物資的消耗情況、采購周期等因素，設(shè)定庫存預(yù)警指標(biāo)，包括最低庫存量、最高庫存量等。2.最低庫存量是指物資庫存數(shù)量達(dá)到該指標(biāo)時，應(yīng)及時啟動采購程序，以確保物資供應(yīng)不中斷；最高庫存量是指物資庫存數(shù)量達(dá)到該指標(biāo)時，應(yīng)暫停采購，避免物資積壓。（二）預(yù)警監(jiān)控1.庫房管理人員定期對物資庫存進(jìn)行監(jiān)控，實(shí)時掌握物資的庫存數(shù)量，并與庫存預(yù)警指標(biāo)進(jìn)行對比。2.當(dāng)庫存數(shù)量接近最低庫存量或最高庫存量時，庫房管理人員應(yīng)及時發(fā)出預(yù)警信息，通知行政部門及相關(guān)部門。（三）預(yù)警處理1.行政部門收到預(yù)警信息后，應(yīng)及時分析庫存情況，根據(jù)實(shí)際需求，采取相應(yīng)的措施。若庫存接近最低庫存量，行政部門應(yīng)立即啟動采購程序，確保物資及時供應(yīng)。若庫存接近最高庫存量，行政部門應(yīng)暫停采購，并與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，合理安排物資使用，避免物資積壓。2.對于因市場變化、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因?qū)е聨齑骖A(yù)警指標(biāo)需要調(diào)整的情況，行政部門應(yīng)及時修訂庫存預(yù)警指標(biāo)，并通知相關(guān)部門。七、廢舊物資管理（一）廢舊物資界定1.廢舊物資是指公司行政小庫房內(nèi)已不再使用、損壞無法修復(fù)、已過保質(zhì)期等無使用價值的物資。2.包括廢舊辦公用品、辦公設(shè)備耗材、廢舊包裝材料等。（二）廢舊物資回收1.各部門在清理出廢舊物資后，應(yīng)及時通知行政庫房管理人員進(jìn)行回收。2.庫房管理人員對回收的廢舊物資進(jìn)行分類整理，并填寫《行政小庫房廢舊物資回收登記表》，記錄廢舊物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、回收日期、回收部門等信息。（三）廢舊物資處理1.行政部門定期對回收的廢舊物資進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與評估，根據(jù)廢舊物資的種類、數(shù)量、價值等情況，制定廢舊物資處理方案。2.對于有一定價值的廢舊物資，如廢舊金屬、廢舊紙張等，行政部門可通過招標(biāo)、拍賣等方式進(jìn)行處置，將處置收入上繳公司財務(wù)。3.對于無價值的廢舊物資，如廢舊塑料、廢舊木材等，行政部門可聯(lián)系專業(yè)的廢品回收公司進(jìn)行回收處理，并要求其提供回收證明。（四）廢舊物資處理記錄1.行政部門應(yīng)建立廢舊物資處理臺賬，詳細(xì)記錄廢舊物資的處理情況，包括處理日期、處理方式、處理數(shù)量、處理收入等信息。2.定期對廢舊物資處理臺賬進(jìn)行核對與檢查，確保廢舊物資處理過程的合規(guī)性與準(zhǔn)確性。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門負(fù)責(zé)對行政小庫房的管理情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括物資采購、存儲、領(lǐng)用、盤點(diǎn)等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門有權(quán)對行政小庫房的管理進(jìn)行不定期審計(jì)，檢查物資管理的合規(guī)性、準(zhǔn)確性及效益性等情況。（二）考核機(jī)制1.建立行政小庫房管理考核機(jī)制，對庫房管理人員及相關(guān)部門的物資管理工作進(jìn)行考核評價。2.考核指標(biāo)