供貨證明管理制度一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司供貨證明管理，規(guī)范供貨證明的開具、使用、保存等流程，確保公司業(yè)務(wù)活動的順利開展，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門涉及供貨證明相關(guān)業(yè)務(wù)的操作與管理。3.基本原則真實(shí)性原則：供貨證明所涉及的內(nèi)容必須真實(shí)反映公司與客戶之間的供貨業(yè)務(wù)情況。準(zhǔn)確性原則：開具的供貨證明信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、供貨時間等關(guān)鍵要素。規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的格式、流程和要求開具、使用及保存供貨證明。二、供貨證明的開具1.申請開具供貨證明的條件當(dāng)客戶因辦理相關(guān)業(yè)務(wù)（如項(xiàng)目投標(biāo)、資質(zhì)審核、財務(wù)審計等），明確要求公司提供供貨證明時，相關(guān)業(yè)務(wù)部門可提出開具申請。申請部門應(yīng)確保與客戶之間的供貨業(yè)務(wù)已經(jīng)完成，且不存在任何爭議或未結(jié)清款項(xiàng)等情況。2.申請流程申請部門填寫《供貨證明開具申請表》，詳細(xì)注明客戶名稱、申請開具供貨證明的用途、供貨業(yè)務(wù)的基本信息（包括合同編號、貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、供貨時間等）。將填寫完整的申請表提交至部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核申請內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，核實(shí)相關(guān)業(yè)務(wù)情況，簽署審核意見后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)申請情況進(jìn)行審批，對于符合開具條件的申請予以批準(zhǔn)，對于不符合條件的申請退回申請部門并說明理由。3.開具要求經(jīng)審批通過后，由公司指定的專人負(fù)責(zé)開具供貨證明。供貨證明應(yīng)使用公司統(tǒng)一規(guī)定的格式，內(nèi)容應(yīng)包括公司名稱、客戶名稱、供貨證明編號、貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額、供貨時間、證明用途、開具日期等，并加蓋公司公章。開具供貨證明的人員應(yīng)仔細(xì)核對申請表中的信息與實(shí)際供貨業(yè)務(wù)情況是否一致，確保證明內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)信息有誤，應(yīng)及時與申請部門溝通核實(shí)并進(jìn)行更正。供貨證明開具完成后，應(yīng)在證明上注明份數(shù)，并留存一份原件存檔。同時，將供貨證明的復(fù)印件或掃描件提供給申請部門，由申請部門負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)交給客戶。三、供貨證明的使用1.使用范圍供貨證明僅用于客戶辦理特定業(yè)務(wù)時所需，不得用于其他任何非法或違規(guī)用途。2.使用流程申請部門在收到供貨證明后，應(yīng)妥善保管，并按照客戶要求及時將證明提供給客戶。在提供供貨證明時，申請部門應(yīng)與客戶辦理交接手續(xù)，記錄交接時間、交接人等信息，確保供貨證明能夠安全、準(zhǔn)確地送達(dá)客戶手中。如因特殊原因需要對供貨證明的內(nèi)容進(jìn)行修改或補(bǔ)充，申請部門應(yīng)重新填寫《供貨證明開具申請表》，按照開具流程重新申請開具。未經(jīng)公司同意，任何部門或個人不得擅自修改供貨證明的內(nèi)容。3.禁止行為嚴(yán)禁任何部門或個人將供貨證明轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓給其他單位或個人使用。不得利用供貨證明進(jìn)行虛假交易、騙取利益等違法違規(guī)行為。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將依法追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任，并對公司造成的損失進(jìn)行追償。四、供貨證明的保存1.保存期限供貨證明的原件應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行保存，保存期限為[X]年。保存期限屆滿后，經(jīng)公司檔案管理部門審核批準(zhǔn)，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.保存方式供貨證明的原件應(yīng)存放在公司專門的檔案柜中，按照時間順序和編號進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。同時，應(yīng)建立供貨證明電子檔案，將供貨證明的掃描件或復(fù)印件存儲在電子存儲設(shè)備中，并進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全性和完整性。3.查閱與借閱因工作需要查閱供貨證明原件的，應(yīng)填寫《供貨證明查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門查閱。查閱時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制供貨證明原件。如需借閱供貨證明原件，借閱人員應(yīng)填寫《供貨證明借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱用途、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的供貨證明原件，按時歸還，如發(fā)生丟失、損壞等情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。五、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對供貨證明的開具、使用、保存等情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查是否存在違規(guī)操作行為。各部門應(yīng)積極配合內(nèi)部審計部門的工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。2.違規(guī)處理對于違反本管理制度的部門或個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，違規(guī)部門或個人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，將依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。3.改進(jìn)措施根據(jù)監(jiān)督檢查結(jié)果，對于發(fā)現(xiàn)的問題和不足之處，相關(guān)部門應(yīng)及時制定改進(jìn)措施，加以整改完善，不斷提高供貨證明管理水平。六、附則1