公司會務(wù)室管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會務(wù)室的使用，提高會議室的使用效率，確保會議及相關(guān)活動的順利進(jìn)行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各層級員工在公司會務(wù)室召開會議、舉辦培訓(xùn)、開展各類商務(wù)活動等情況。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：會務(wù)室由公司行政部門統(tǒng)一管理，負(fù)責(zé)會議室的預(yù)訂、安排、調(diào)配以及設(shè)備維護(hù)等工作。2.高效使用原則：鼓勵員工合理安排會議，充分利用會務(wù)室資源，提高會議室的使用效率，避免資源浪費(fèi)。3.服務(wù)優(yōu)先原則：以服務(wù)公司各項工作為宗旨，為會議組織者和參會人員提供良好的會議環(huán)境和服務(wù)保障。二、會務(wù)室分類及設(shè)施配備（一）會務(wù)室分類1.大型會議室：可容納[X]人以上，配備投影儀、音響系統(tǒng)、麥克風(fēng)、電子白板等大型會議設(shè)備，適合召開公司全體會議、大型培訓(xùn)、重要商務(wù)洽談等活動。2.中型會議室：可容納[X][X]人，配備投影儀、音響設(shè)備、麥克風(fēng)等基本會議設(shè)備，適用于部門會議、中型培訓(xùn)、業(yè)務(wù)討論等。3.小型會議室：可容納[X][X]人，配備投影儀、音響、麥克風(fēng)等設(shè)備，主要用于小組討論、一對一溝通、小型頭腦風(fēng)暴等。4.臨時會議室：根據(jù)實(shí)際需要臨時設(shè)置的簡易會議室，主要用于一些緊急、小型的溝通會議。（二）設(shè)施配備1.基本設(shè)施會議桌椅：根據(jù)會議室規(guī)模配備舒適、整齊的桌椅，確保參會人員有良好的就座體驗(yàn)。照明設(shè)備：提供充足、柔和的照明，滿足不同會議場景的需求?？照{(diào)設(shè)備：保證會議室溫度適宜，夏季溫度控制在[X]℃[X]℃，冬季溫度控制在[X]℃[X]℃。2.會議設(shè)備投影儀：配備高清晰度投影儀，確保圖像清晰、色彩逼真，能滿足各類演示文稿、視頻播放等需求。音響系統(tǒng)：具有良好的音質(zhì)效果，能夠清晰播放聲音，保證會議聲音傳達(dá)清晰。麥克風(fēng)：配備無線麥克風(fēng)和有線麥克風(fēng)，滿足不同參會人數(shù)和發(fā)言需求，確保聲音能夠清晰傳遞。電子白板：方便參會人員進(jìn)行書寫、標(biāo)注、展示等操作，提高會議互動性。其他設(shè)備：根據(jù)實(shí)際需要配備電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、飲水機(jī)等設(shè)備，為會議提供便利。三、會務(wù)室預(yù)訂（一）預(yù)訂方式1.線上預(yù)訂：員工可通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)中的會議室預(yù)訂模塊進(jìn)行預(yù)訂。在預(yù)訂時，需填寫會議主題、時間、參會人數(shù)、預(yù)計時長等信息，并上傳相關(guān)會議資料（如有）。2.線下預(yù)訂：特殊情況下，員工可撥打行政部門電話進(jìn)行線下預(yù)訂，行政人員將協(xié)助填寫預(yù)訂信息。（二）預(yù)訂時間1.提前預(yù)訂原則：為確保會議室資源的合理分配，員工應(yīng)盡量提前預(yù)訂會議室。一般情況下，提前[X]個工作日預(yù)訂為最佳。2.緊急會議預(yù)訂：如遇緊急會議需要使用會議室，應(yīng)在第一時間通知行政部門，行政部門將根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行協(xié)調(diào)安排。（三）預(yù)訂審批1.部門內(nèi)部會議：由部門負(fù)責(zé)人審批，審批通過后即可完成預(yù)訂。2.跨部門會議：需經(jīng)發(fā)起部門負(fù)責(zé)人和參會部門負(fù)責(zé)人共同審批，審批通過后進(jìn)行預(yù)訂。3.涉及公司高層領(lǐng)導(dǎo)或重要商務(wù)活動的會議：需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，行政部門根據(jù)審批結(jié)果安排會議室。（四）預(yù)訂沖突處理1.當(dāng)出現(xiàn)會議室預(yù)訂沖突時，行政部門將及時通知相關(guān)預(yù)訂人員，并協(xié)商調(diào)整會議時間或更換會議室。2.預(yù)訂人員應(yīng)積極配合行政部門的協(xié)調(diào)工作，以確保會議能夠順利進(jìn)行。如因個人原因無法調(diào)整，導(dǎo)致會議無法正常舉行，責(zé)任由預(yù)訂人員承擔(dān)。四、會務(wù)室使用規(guī)范（一）會議組織1.會議組織者應(yīng)提前到達(dá)會議室，做好會議準(zhǔn)備工作，如調(diào)試設(shè)備、擺放資料、安排座位等。2.如會議需要使用電子設(shè)備進(jìn)行演示，會議組織者應(yīng)提前熟悉設(shè)備操作，確保演示過程順利。3.會議組織者應(yīng)合理安排會議時間，避免會議超時，影響后續(xù)會議安排。（二）參會人員行為規(guī)范1.參會人員應(yīng)按時到達(dá)會議室，不得遲到、早退。如有特殊情況需要請假，應(yīng)提前通知會議組織者。2.進(jìn)入會議室后，參會人員應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得在會議期間隨意接聽或撥打手機(jī)，以免影響會議秩序。3.參會人員應(yīng)認(rèn)真聽取會議內(nèi)容，積極參與討論，不得在會議期間交頭接耳、玩手機(jī)、做與會議無關(guān)的事情。4.保持會議室整潔衛(wèi)生，不得在會議室內(nèi)吸煙、亂扔垃圾。會議結(jié)束后，應(yīng)將個人物品帶走，將桌椅擺放整齊，關(guān)閉設(shè)備電源。（三）設(shè)備使用1.使用投影儀、音響等設(shè)備時，應(yīng)按照正確的操作流程進(jìn)行操作，避免因誤操作導(dǎo)致設(shè)備損壞。2.不得擅自拆卸、更改會議設(shè)備的配置，如需使用特殊功能或設(shè)備，應(yīng)提前向行政部門申請。3.如發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)及時通知行政部門進(jìn)行維修，不得自行維修或強(qiáng)行使用。五、會務(wù)室衛(wèi)生管理（一）日常清潔1.行政部門安排專人負(fù)責(zé)會務(wù)室的日常清潔工作，包括地面清掃、桌面擦拭、垃圾清理等。2.每次會議結(jié)束后，清潔人員應(yīng)及時對會議室進(jìn)行清潔，確保會議室整潔衛(wèi)生，為下一次會議做好準(zhǔn)備。（二）定期消毒1.行政部門定期對會務(wù)室進(jìn)行全面消毒，特別是對經(jīng)常接觸的設(shè)備、桌椅等進(jìn)行重點(diǎn)消毒，防止細(xì)菌和病毒傳播。2.消毒工作應(yīng)按照相關(guān)衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范進(jìn)行，確保消毒效果。（三）衛(wèi)生檢查1.行政部門定期對會務(wù)室的衛(wèi)生情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促清潔人員進(jìn)行整改。2.將會務(wù)室衛(wèi)生管理納入行政部門的績效考核體系，確保衛(wèi)生管理工作落實(shí)到位。六、會務(wù)室設(shè)備維護(hù)與管理（一）設(shè)備維護(hù)計劃1.行政部門制定會務(wù)室設(shè)備維護(hù)計劃，定期對會議設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.維護(hù)計劃應(yīng)包括設(shè)備的清潔、調(diào)試、軟件更新、硬件檢查等內(nèi)容，并明確維護(hù)周期和責(zé)任人。（二）設(shè)備故障處理1.當(dāng)設(shè)備出現(xiàn)故障時，使用人員應(yīng)及時通知行政部門，行政部門安排專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行維修。2.維修人員應(yīng)及時記錄設(shè)備故障現(xiàn)象、維修過程和維修結(jié)果，并建立設(shè)備維修檔案。3.對于一些無法當(dāng)場修復(fù)的設(shè)備故障，行政部門應(yīng)及時調(diào)配備用設(shè)備，確保會議不受影響。（三）設(shè)備更新與升級1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和會議需求，行政部門適時對會務(wù)室設(shè)備進(jìn)行更新與升級，提高設(shè)備的性能和功能。2.設(shè)備更新與升級應(yīng)經(jīng)過充分的調(diào)研和論證，確保所采購的設(shè)備符合公司實(shí)際需求，并具有良好的性價比。七、費(fèi)用管理（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.會務(wù)室使用過程中產(chǎn)生的水電費(fèi)、設(shè)備維護(hù)費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用，由公司統(tǒng)一承擔(dān)。2.如因會議需要使用外部設(shè)備租賃、餐飲服務(wù)等額外費(fèi)用，由會議組織者所在部門承擔(dān)。費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）費(fèi)用報銷1.會議組織者應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理相關(guān)費(fèi)用報銷憑證，按照公司財務(wù)制度進(jìn)行報銷。2.報銷憑證應(yīng)包括發(fā)票、費(fèi)用明細(xì)清單、會議通知等，確保報銷內(nèi)容真實(shí)、合理、合規(guī)。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按規(guī)定預(yù)訂會議室，擅自占用會議室的。2.未經(jīng)審批私自調(diào)整會議室使用時間或更換會議室的。3.在會議室內(nèi)吸煙、亂扔垃圾，破壞會議室環(huán)境衛(wèi)生的。4.擅自拆卸、更改會議設(shè)備配置，導(dǎo)致設(shè)備損壞的。5.未按規(guī)定使用會議設(shè)備，造成設(shè)備故障或影響會議正常進(jìn)行的。6.會議結(jié)束后，未按要求清理會議室，影響下一次會議使用的。（二）違規(guī)處理措施1.對于首次違規(guī)行為，行政部門將給予口頭警告，并要求其立即整改。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的行為，行政部門將視情況給予書面警告、扣除績效分、罰款等處罰，并在