印刷業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印刷業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理決策提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與印刷業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案管理，包括但不限于印刷訂單、生產(chǎn)記錄、客戶資料、技術(shù)文件、設(shè)備檔案、財(cái)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案管理部門對(duì)各類印刷業(yè)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映公司印刷業(yè)務(wù)的全過程。3.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查閱和利用。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案信息不泄露、不丟失、不損壞。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司印刷業(yè)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類印刷業(yè)檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、上架等工作。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理，提高檔案查閱效率。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整和安全。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ堰^保管期限或無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理。6.為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門印刷業(yè)務(wù)相關(guān)檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期移交公司檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案的及時(shí)收集和妥善保管。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，按照規(guī)定程序辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。4.配合檔案管理部門做好檔案的清查、核對(duì)、鑒定、銷毀等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架、保管等。3.做好檔案的查閱、借閱登記工作，及時(shí)催還借閱的檔案。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。5.積極參與檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.印刷訂單：包括客戶訂單、合同、協(xié)議等，記錄印刷業(yè)務(wù)的基本信息、要求、價(jià)格、交貨期等。2.生產(chǎn)記錄：如印刷工藝流程記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、物料消耗記錄等，反映印刷生產(chǎn)的全過程。3.客戶資料：包括客戶基本信息、聯(lián)系方式、信用狀況、業(yè)務(wù)往來記錄等。4.技術(shù)文件：如印刷工藝文件、設(shè)計(jì)圖紙、排版文件、色彩標(biāo)準(zhǔn)等。5.設(shè)備檔案：包括設(shè)備購(gòu)置合同、安裝調(diào)試記錄、操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄等。6.財(cái)務(wù)檔案：與印刷業(yè)務(wù)相關(guān)的發(fā)票、賬單、結(jié)算憑證、成本核算資料等。7.其他與印刷業(yè)務(wù)有關(guān)的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.檔案收集應(yīng)做到真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得遺漏、篡改檔案內(nèi)容。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)同時(shí)收集紙質(zhì)版和電子版，確保檔案信息的一致性和可追溯性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，可分為訂單檔案、生產(chǎn)檔案、客戶檔案、技術(shù)檔案、設(shè)備檔案、財(cái)務(wù)檔案等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，便于檔案的查閱和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在檔案形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交公司檔案管理部門。2.對(duì)于一些時(shí)效性較強(qiáng)的檔案，如訂單檔案、生產(chǎn)記錄等，應(yīng)及時(shí)歸檔，確保檔案信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員填寫檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、編號(hào)等信息。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，確認(rèn)無誤后在檔案移交清單上簽字。3.檔案管理部門按照檔案分類體系對(duì)歸檔檔案進(jìn)行整理、上架，建立檔案保管賬目。（三）保管期限1.印刷業(yè)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案包括公司重要的印刷訂單、合同、協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。3.長(zhǎng)期保管的檔案期限為[X]年，包括一般性的印刷訂單、生產(chǎn)記錄、客戶資料等。4.短期保管的檔案期限為[X]年，包括臨時(shí)性的文件、資料等。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聶n案數(shù)據(jù)丟失。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的完整和安全。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱申請(qǐng)人還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱申請(qǐng)人填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。3.檔案管理部門根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供檔案，并在檔案查閱登記簿上記錄查閱人姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)、檢查，確認(rèn)無誤后在檔案查閱登記簿上簽字。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.涉及公司機(jī)密的檔案，借閱申請(qǐng)人還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位或個(gè)人一般不得借閱公司檔案，如因特殊情況需要借閱的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同借閱，并嚴(yán)格按照規(guī)定期限歸還。（四）借閱程序1.借閱申請(qǐng)人填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。3.檔案管理部門根據(jù)借閱申請(qǐng)表提供檔案，并與借閱人簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.借閱人應(yīng)按照協(xié)議規(guī)定的期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.檔案管理部門定期對(duì)借閱的檔案進(jìn)行催還，確保檔案按時(shí)歸還。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案的保管期限和重要程度，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀。3.對(duì)雖未過保管期限但確已失去利用價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核批準(zhǔn)后，也可予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，提出擬銷毀檔案的清單。2.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行審核，確定是否符合銷毀條件。3.經(jīng)審核批準(zhǔn)的擬銷毀檔案清單報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.檔案管理部門按照審批意見對(duì)檔案進(jìn)行銷毀處理。（四）銷毀方法1.對(duì)紙質(zhì)檔案，采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀。2.對(duì)電子檔案，采用刪除或格式化等方式進(jìn)行銷毀，并確保存儲(chǔ)介質(zhì)無法恢復(fù)數(shù)據(jù)。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性和安全性。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，注明銷毀日期、方式等信息。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的印刷業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息的安全保護(hù)，確保檔案信息不泄露、不丟失、不損壞。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、錄入，形成電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案信息管理系統(tǒng)，包括檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、自動(dòng)化。3.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在異地存儲(chǔ)介質(zhì)上，確保在系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)丟失時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。4.安全防護(hù)：采取防火墻、加密技術(shù)、訪問控制等安全措施，保障檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行，防止檔案信息泄露。（三）信