檔案部安全管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案部的安全管理，確保檔案資料的完整性、保密性和可用性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案部及所有涉及檔案管理與使用的部門(mén)和人員。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全置于首位，預(yù)防為主，確保檔案不發(fā)生丟失、損壞、泄露等安全事故。2.保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法規(guī)，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行保密，防止信息泄露。3.規(guī)范管理原則：建立健全檔案管理各項(xiàng)流程和標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化。4.服務(wù)利用原則：在確保安全保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)。二、檔案管理安全職責(zé)（一）檔案部職責(zé)1.制定和完善檔案安全管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作，確保檔案安全。3.定期對(duì)檔案庫(kù)房、設(shè)備等進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，消除安全隱患。4.開(kāi)展檔案安全宣傳教育工作，提高員工的安全意識(shí)。5.負(fù)責(zé)處理檔案安全事故，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.做好檔案的日常管理工作，確保檔案的準(zhǔn)確、完整和有序。3.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并報(bào)告安全問(wèn)題。4.協(xié)助做好檔案的利用服務(wù)工作，嚴(yán)格執(zhí)行借閱、查閱登記制度。5.參加檔案安全培訓(xùn)和教育活動(dòng)，不斷提高安全管理水平。（三）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集、整理，并按規(guī)定移交檔案部。2.配合檔案部做好檔案的查閱、借閱等工作，遵守檔案利用規(guī)定。3.加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)員工的檔案安全宣傳教育，確保不發(fā)生檔案安全問(wèn)題。三、檔案收集與整理安全（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保應(yīng)歸檔的文件材料完整齊全。2.收集過(guò)程中要注意保護(hù)文件材料的原始面貌，不得隨意涂改、損毀。3.對(duì)于重要文件和緊急文件，要及時(shí)收集并移交檔案部。（二）整理要求1.檔案部按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集的文件材料進(jìn)行整理，確保分類準(zhǔn)確、編目規(guī)范。2.整理過(guò)程中要認(rèn)真核對(duì)文件材料的內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與相關(guān)部門(mén)溝通解決。3.對(duì)電子文件要進(jìn)行規(guī)范的命名和存儲(chǔ)，確保電子檔案的可讀性和可利用性。四、檔案保管安全（一）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠的地點(diǎn)。2.庫(kù)房應(yīng)安裝必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報(bào)警裝置、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。3.庫(kù)房應(yīng)保持整潔，嚴(yán)禁堆放雜物，檔案架應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。4.嚴(yán)格控制庫(kù)房進(jìn)出人員，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫(kù)房。（二）檔案存儲(chǔ)1.檔案應(yīng)分類存放，不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)檔案盒或檔案袋進(jìn)行裝具，標(biāo)識(shí)清晰。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，并異地存放一份。4.對(duì)特殊載體檔案（如照片、錄像帶、光盤(pán)等）應(yīng)采取特殊的保管措施，確保檔案的安全。（三）溫濕度控制1.庫(kù)房應(yīng)安裝溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)控庫(kù)房溫濕度情況。2.根據(jù)檔案保管要求，將庫(kù)房溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.當(dāng)溫濕度超出規(guī)定范圍時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取調(diào)節(jié)措施，如通風(fēng)、除濕、加濕等。（四）防火防盜1.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備足夠數(shù)量的消防器材，并定期檢查和維護(hù)，確保其性能良好。2.檔案管理人員應(yīng)熟悉消防器材的使用方法，掌握火災(zāi)報(bào)警和應(yīng)急處理流程。3.庫(kù)房門(mén)窗應(yīng)堅(jiān)固，安裝防盜鎖和防護(hù)欄，設(shè)置防盜報(bào)警裝置，并與監(jiān)控系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)。4.加強(qiáng)對(duì)庫(kù)房周邊環(huán)境的巡查，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)報(bào)告并處理。（五）防蟲(chóng)防鼠1.定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行防蟲(chóng)防鼠檢查，發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)害或鼠害跡象及時(shí)采取措施。2.檔案架、檔案柜等應(yīng)放置防蟲(chóng)藥品，如樟腦丸等，但要注意避免對(duì)檔案造成污染。3.保持庫(kù)房環(huán)境衛(wèi)生，封堵鼠洞，清除鼠類棲息場(chǎng)所。五、檔案利用安全（一）借閱管理1.建立檔案借閱登記制度，詳細(xì)記錄借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、借閱人、歸還時(shí)間等信息。2.借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案部辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不得超過(guò)規(guī)定時(shí)間，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，嚴(yán)禁在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等。（二）查閱管理1.因工作需要查閱檔案的，應(yīng)提前向檔案部提出查閱申請(qǐng)，說(shuō)明查閱目的和范圍。2.檔案部根據(jù)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，經(jīng)批準(zhǔn)后，安排專人在指定地點(diǎn)提供查閱服務(wù)。3.查閱檔案應(yīng)在檔案部查閱室進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。確因工作需要帶出的，應(yīng)經(jīng)檔案部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)，限期歸還。4.查閱過(guò)程中，查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（三）利用登記與跟蹤1.對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人、利用目的、利用方式等。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案的利用頻率和需求規(guī)律，為檔案管理工作提供參考。3.對(duì)重要檔案的利用進(jìn)行跟蹤，確保檔案的使用符合規(guī)定，不發(fā)生安全問(wèn)題。六、檔案鑒定與銷毀安全（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司檔案保管期限表，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、客觀、準(zhǔn)確的原則，確保鑒定結(jié)果科學(xué)合理。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案部負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員及檔案管理人員組成。2.鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.銷毀過(guò)程中應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并填寫(xiě)檔案銷毀登記表，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息。4.檔案銷毀登記表應(yīng)永久保存。七、檔案數(shù)字化安全（一）數(shù)字化流程1.制定檔案數(shù)字化工作計(jì)劃，明確數(shù)字化范圍、技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。2.對(duì)參與數(shù)字化工作的人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，使其熟悉數(shù)字化流程和安全要求。3.檔案數(shù)字化應(yīng)在符合安全保密要求的場(chǎng)所進(jìn)行，采取必要的安全防護(hù)措施。4.數(shù)字化過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，確保掃描圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確無(wú)誤。（二）數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與管理1.數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。2.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)訪問(wèn)控制機(jī)制，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的管理，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的可用性。（三）安全防護(hù)1.數(shù)字化場(chǎng)所應(yīng)安裝防火墻、防病毒軟件等安全防護(hù)設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。2.對(duì)數(shù)字化設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或泄露。3.嚴(yán)格控制數(shù)字化場(chǎng)所的人員進(jìn)出，非工作人員不得進(jìn)入。八、檔案?jìng)鬏斉c交換安全（一）傳輸方式選擇1.根據(jù)檔案?jìng)鬏數(shù)木o急程度、重要性和安全性要求，選擇合適的傳輸方式，如專人送達(dá)、機(jī)要通信、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)取?.對(duì)于重要和機(jī)密檔案，應(yīng)優(yōu)先采用專人送達(dá)或機(jī)要通信方式進(jìn)行傳輸。（二）網(wǎng)絡(luò)傳輸安全1.采用網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案時(shí)，應(yīng)使用加密技術(shù)，確保數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程中的保密性和完整性。2.對(duì)網(wǎng)絡(luò)傳輸設(shè)備和線路進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保網(wǎng)絡(luò)暢通和安全。3.建立網(wǎng)絡(luò)傳輸日志記錄制度，詳細(xì)記錄傳輸?shù)臋n案名稱、數(shù)量、傳輸時(shí)間、傳輸方式、接收方等信息，以便進(jìn)行跟蹤和查詢。（三）交換安全1.檔案交換應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，雙方應(yīng)嚴(yán)格履行交接手續(xù)，確保檔案數(shù)量和內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。2.對(duì)交換的檔案應(yīng)進(jìn)行登記，并要求接收方在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋接收情況。3.加強(qiáng)對(duì)檔案交換過(guò)程的監(jiān)督，防止檔案在交換過(guò)程中出現(xiàn)丟失、損壞或泄露等問(wèn)題。九、檔案安全監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.檔案部應(yīng)定期對(duì)檔案安全情況進(jìn)行檢查，包括庫(kù)房設(shè)施設(shè)備、檔案存儲(chǔ)狀況、溫濕度控制、安全制度執(zhí)行等方面。2.檢查周期為每月不少于一次，并形成檢查記錄。（二）專項(xiàng)檢查1.根據(jù)公司工作需要或特殊時(shí)期要求，開(kāi)展檔案安全專項(xiàng)檢查，如重大活動(dòng)前的檔案安全檢查、節(jié)假日期間的檔案安全檢查等。2.專項(xiàng)檢查應(yīng)制定詳細(xì)的檢查方案，明確檢查內(nèi)容、方法和標(biāo)準(zhǔn)，確保檢查工作全面、深入、細(xì)致。（三）問(wèn)題整改1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的安全問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，明確整改要求和期限。2.責(zé)任部門(mén)應(yīng)按照整改通知書(shū)要求，認(rèn)真落實(shí)整改措施，按時(shí)完成整改任務(wù)。3.檔案部應(yīng)對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決，形成整改閉環(huán)。十、檔案安全培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.制定檔案安全培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)時(shí)間和培訓(xùn)方式等。2.培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)根據(jù)檔案管理工作實(shí)際和員工安全需求進(jìn)行制定，確保培訓(xùn)的針對(duì)性和實(shí)效性。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.檔案安全法律法規(guī)和公司檔案安全管理制度。2.檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，如檔案收集、整理、保管、鑒定、銷毀等流程和要求。3.檔案安全操作技能，如消防器材使用、溫濕度調(diào)節(jié)、防盜報(bào)警裝置操作等。4.檔案保密知識(shí)和職業(yè)道德教育。（三）培訓(xùn)方式1.定期組織集中培訓(xùn)，邀請(qǐng)專家或內(nèi)部人員進(jìn)行授課。2.開(kāi)展線上培訓(xùn)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)發(fā)布培訓(xùn)資料和視頻，供員工自主學(xué)習(xí)。3.進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)實(shí)操培訓(xùn)，讓員工在實(shí)際操作中掌握檔案安全技能。（四）教育活動(dòng)1.開(kāi)展檔案安全宣傳教育活動(dòng)，如制作宣傳海報(bào)、發(fā)放宣傳手冊(cè)等，提高員工的安全意識(shí)。2.組織檔案安全知識(shí)競(jìng)賽、演講比賽等活動(dòng)，激發(fā)員工學(xué)習(xí)檔案安全知識(shí)的積極性。十一、檔案安全事故應(yīng)急處理（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.制定檔案安全事故應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急響應(yīng)程序、應(yīng)急處置措施等內(nèi)容。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行修訂和完善，確保其科學(xué)性、實(shí)用性和可操作性。（二）應(yīng)急處置措施1.發(fā)生檔案安全事故時(shí)，檔案管理人員應(yīng)立即采取措施，保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)，防止事故擴(kuò)大。2.及時(shí)向上級(jí)報(bào)告事故情況，報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括事故發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、原因、影響范圍、已采取的措施等。3.按照應(yīng)急預(yù)案要求，組織開(kāi)展應(yīng)急處置工作，如搶救