碧桂園資料管理制度一、總則（一）目的為加強碧桂園資料管理，確保公司各類資料的完整性、準確性、規(guī)范性和安全性，提高資料利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于碧桂園集團總部及各下屬公司、項目公司等所有部門和員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：公司資料實行集中統(tǒng)一管理，明確歸口管理部門，確保資料管理的一致性和規(guī)范性。2.分級負責原則：按照公司組織架構(gòu)和職責分工，各部門負責本部門資料的收集、整理、保管和歸檔，確保資料管理責任落實到人。3.規(guī)范標準原則：制定統(tǒng)一的資料管理標準和流程，確保資料的格式、內(nèi)容、分類等符合規(guī)范要求。4.安全保密原則：加強資料安全保密管理，采取必要的安全措施，防止資料泄露、丟失和損壞。二、資料分類與編號（一）資料分類1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報、報告、請示等。2.人事檔案類：員工個人檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核資料等。3.財務(wù)資料類：財務(wù)報表、會計憑證、審計報告、稅務(wù)資料等。4.工程資料類：項目規(guī)劃設(shè)計文件、施工圖紙、工程合同、工程進度報告、質(zhì)量驗收資料等。5.營銷資料類：市場調(diào)研報告、銷售方案、宣傳資料、客戶信息等。6.其他資料類：不屬于以上分類的其他各類資料。（二）資料編號1.資料編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、實用性原則，便于資料的識別、檢索和管理。2.編號規(guī)則：采用“公司代碼+部門代碼+年份+順序號”的形式，例如：BGYHR2023001，其中“BGY”為公司代碼，“HR”為人事部門代碼，“2023”為年份，“001”為順序號。3.公司代碼和部門代碼由公司統(tǒng)一制定和發(fā)布，各部門應(yīng)嚴格按照規(guī)定使用。三、資料收集與整理（一）資料收集1.各部門應(yīng)明確專人負責資料收集工作，確保資料及時、準確、完整地收集到位。2.資料收集應(yīng)遵循主動及時、全面準確的原則，根據(jù)資料產(chǎn)生的環(huán)節(jié)和時間節(jié)點，定期或不定期進行收集。3.對于外部單位發(fā)送的資料，應(yīng)及時簽收、登記，并按照要求進行處理。（二）資料整理1.收集到的資料應(yīng)按照分類標準進行初步整理，去除重復、無效的資料。2.對整理后的資料進行分類編號，確保資料編號的唯一性和系統(tǒng)性。3.資料整理應(yīng)注重資料的邏輯性和條理性，便于查閱和使用。四、資料歸檔與保管（一）資料歸檔1.各部門應(yīng)定期將整理好的資料移交至公司指定的檔案管理部門進行歸檔。2.歸檔資料應(yīng)編制詳細的歸檔清單，注明資料名稱、編號、日期、來源等信息。3.檔案管理部門應(yīng)對歸檔資料進行審核，確保資料符合歸檔要求后進行歸檔。（二）資料保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。3.定期對檔案進行清查盤點，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性。如發(fā)現(xiàn)檔案缺失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)的措施。4.嚴格控制檔案庫房的訪問權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入檔案庫房。五、資料查閱與借閱（一）資料查閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱資料的，應(yīng)填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、編號、查閱目的等信息。2.《資料查閱申請表》經(jīng)部門負責人審批后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應(yīng)的資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人、查閱資料名稱及編號等信息。4.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱資料，不得擅自將資料帶出檔案庫房。查閱過程中應(yīng)愛護資料，不得在資料上涂改、標記、污損等。（二）資料借閱1.因工作需要借閱資料的，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱期限、借閱目的等信息。2.《資料借閱申請表》經(jīng)部門負責人審批后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門負責人審核后，報公司分管領(lǐng)導審批。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。如因保管不善導致資料丟失、損壞的，應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。5.借閱人員歸還資料時，檔案管理部門應(yīng)進行認真核對，確保資料的完整性和準確性。如發(fā)現(xiàn)資料有缺失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因并要求借閱人員予以賠償。六、資料保密與安全（一）資料保密1.公司員工應(yīng)嚴格遵守公司的保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)秘密等重要資料予以保密。2.未經(jīng)公司批準，不得擅自將公司資料泄露給外部單位或個人。3.在使用公司資料過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如加密存儲、限制訪問權(quán)限等。4.對于因工作需要接觸公司機密資料的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務(wù)。（二）資料安全1.加強資料存儲設(shè)備的安全管理，定期對存儲設(shè)備進行維護和檢查，確保設(shè)備的正常運行。2.做好資料的備份工作，定期將重要資料備份至多種存儲介質(zhì)，并分別存儲在不同的地點。3.加強對資料傳輸過程的安全管理，采用加密傳輸?shù)燃夹g(shù)手段，確保資料傳輸?shù)陌踩浴?.制定資料安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生資料丟失、泄露等安全事件，應(yīng)及時采取措施進行處理，并向上級領(lǐng)導報告。七、資料銷毀（一）銷毀范圍1.已過保管期限且無留存價值的資料。2.因工作失誤、重復等原因形成的多余資料。3.經(jīng)公司批準同意銷毀的其他資料。（二）銷毀程序1.各部門應(yīng)定期對本部門保管的資料進行清理，提出銷毀申請，填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《資料銷毀申請表》經(jīng)部門負責人審核后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門會同相關(guān)部門對擬銷毀資料進行審核，確認無誤后報公司分管領(lǐng)導審批。4.經(jīng)批準后，由檔案管理部門組織實施資料銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀日期、銷毀資料名稱及編號、銷毀方式等信息。5.資料銷毀可采用焚燒、粉碎等方式進行，確保資料無法恢復和利用。八、資料管理監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對各部門資料管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、保密、安全等方面。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查等方式進行，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.將資料管理工作納入部門和員工績效考核體系，對資料管理工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對資料