秘書股日常管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范秘書股日常工作秩序，提高工作效率和質量，確保各項工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司秘書股全體成員。（三）基本原則1.嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司各項規(guī)章制度。2.秉持高效、準確、嚴謹的工作態(tài)度。3.注重團隊協(xié)作，相互支持配合。4.保守公司機密，維護公司利益。二、崗位職責（一）秘書股股長1.全面負責秘書股的日常管理工作，制定工作計劃并組織實施。2.協(xié)調與其他部門的工作關系，確保信息暢通。3.審核重要文件和文稿，提出修改意見。4.組織安排重要會議和活動，做好會議記錄和紀要整理。5.對秘書股成員的工作進行指導、監(jiān)督和考核。（二）秘書1.負責文件的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔等工作。2.起草、打印、校對一般性文件和文稿。3.協(xié)助股長組織會議和活動，做好相關服務工作。4.收集、整理各類信息，及時反饋給相關部門和領導。5.完成領導交辦的其他臨時性任務。三、工作流程（一）文件管理1.收文公司外部來文由專人負責簽收，填寫《文件簽收登記表》，注明文件名稱、文號、來文單位、日期等信息。對收文進行初步審核，檢查文件是否完整、有無破損等。將收文及時呈送股長，股長根據文件內容和緊急程度進行批示，確定傳閱范圍和處理意見。2.發(fā)文各部門起草文件，經部門負責人審核簽字后交秘書股。秘書對文件進行格式檢查、內容校對，確保文件準確無誤。將文件送股長審核，股長審核通過后進行編號、打印。文件打印后，由秘書加蓋公司印章，并按照發(fā)文范圍進行分發(fā)，同時做好發(fā)文登記。3.文件傳閱根據股長批示，秘書將文件按照傳閱順序呈遞給相關人員，并做好傳閱記錄。傳閱人員在文件傳閱單上簽字，注明傳閱日期，閱后及時將文件退回秘書股。秘書定期對傳閱文件進行清理，確保文件不丟失、不延誤。4.文件歸檔文件辦理完畢后，秘書按照檔案管理要求進行分類整理。將文件裝訂成冊，填寫檔案目錄，注明文件名稱、文號、日期、保管期限等信息。將檔案移交公司檔案室統(tǒng)一保管，同時建立電子檔案索引，便于查詢。（二）會議管理1.會議籌備根據會議要求，秘書股確定會議時間、地點、參會人員等信息，并提前通知相關人員。準備會議資料，如會議議程、發(fā)言稿、匯報材料等，確保資料齊全、準確。布置會議場地，調試音響、投影儀等設備，確保會議正常進行。2.會議記錄安排專人負責會議記錄，記錄會議時間、地點、主持人、參會人員、會議內容等信息。會議記錄要準確、完整，能夠真實反映會議討論情況和決議結果。會議記錄采用電子文檔和紙質文檔相結合的方式，會后及時整理，形成會議紀要。3.會議紀要整理秘書根據會議記錄，對會議討論的主要內容、決議事項進行歸納總結，形成會議紀要初稿。將會議紀要初稿送參會人員和相關領導審核，根據審核意見進行修改完善。會議紀要經股長簽發(fā)后，及時分發(fā)給參會人員和相關部門，并做好存檔工作。（三）信息管理1.信息收集秘書股成員要關注公司內部動態(tài)和外部行業(yè)信息，及時收集與公司相關的各類信息。通過多種渠道收集信息，如公司內部文件、會議紀要、工作匯報、行業(yè)報告、新聞媒體等。對收集到的信息進行分類整理，建立信息臺賬，注明信息來源、內容摘要、日期等信息。2.信息分析對收集到的信息進行分析研究，提取有價值的信息，為公司決策提供參考依據。定期撰寫信息分析報告，對公司業(yè)務發(fā)展、市場動態(tài)、行業(yè)趨勢等進行分析預測。將信息分析報告及時呈送公司領導，為領導決策提供支持。3.信息傳遞根據信息的性質和用途，將信息及時傳遞給相關部門和領導。重要信息要采用書面報告、郵件等形式進行傳遞，并做好簽收記錄。定期組織信息交流會議，促進公司內部信息共享。四、工作紀律（一）考勤制度1.秘書股成員應嚴格遵守公司考勤制度，按時上下班，不得遲到、早退、曠工。2.請假需提前填寫《請假申請表》，按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。請假期間要保持通訊暢通，以便及時處理工作。3.遲到、早退一次，扣除當月績效獎金[X]元；曠工一次，扣除當月績效獎金[X]元，并按照公司規(guī)定進行相應處罰。（二）保密制度1.秘書股成員要嚴格遵守公司保密制度，保守公司機密，不得泄露公司的商業(yè)秘密、技術秘密、財務信息等。2.對涉及公司機密的文件、資料、會議內容等要妥善保管，不得隨意丟棄、外傳。3.在使用辦公設備時，要注意保護公司信息安全，不得在未經授權的情況下將公司文件拷貝到外部存儲設備或網絡上。4.違反保密制度的，將按照公司規(guī)定進行嚴肅處理，情節(jié)嚴重的將依法追究法律責任。（三）廉潔制度1.秘書股成員要廉潔奉公，不得利用職務之便謀取私利。2.不得接受供應商、客戶等的賄賂、回扣、禮品等不正當利益。3.在工作中要堅持公正、公平、公開的原則，不得偏袒任何一方。4.違反廉潔制度的，將按照公司規(guī)定進行嚴肅處理，情節(jié)嚴重的將依法追究法律責任。五、培訓與發(fā)展（一）培訓計劃1.根據秘書股成員的工作需求和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，制定年度培訓計劃。2.培訓計劃包括培訓內容、培訓方式、培訓時間、培訓師資等信息。3.培訓內容涵蓋業(yè)務知識、辦公技能、溝通技巧、團隊協(xié)作等方面。（二）培訓實施1.按照培訓計劃組織實施培訓，確保培訓質量和效果。2.培訓方式包括內部培訓、外部培訓、在線學習、實踐操作等多種形式。3.培訓結束后，組織學員進行考核，考核結果作為員工績效評估和職業(yè)發(fā)展的參考依據。（三）職業(yè)發(fā)展1.為秘書股成員提供職業(yè)發(fā)展通道，鼓勵員工不斷提升自己的能力和素質。2.根據員工的工作表現(xiàn)和能力水平，適時進行崗位調整和晉升。3.為員工提供學習交流機會，組織參加行業(yè)研討會、學術講座等活動，拓寬員工視野。六、績效考核（一）考核原則1.公平、公正、公開原則。2.定量與定性相結合原則。3.激勵與約束相結合原則。（二）考核內容1.工作業(yè)績：主要考核秘書股成員完成工作任務的數量、質量、效率等情況。2.工作能力：考核員工的專業(yè)知識、業(yè)務技能、溝通協(xié)調能力、問題解決能力等。3.工作態(tài)度：考核員工的工作責任心、敬業(yè)精神、團隊合作意識等。（三）考核周期績效考核周期為季度考核和年度考核相結合。季度考核在每季度末進行，年度考核在每年年末進行。（四）考核流程1.員工自評：員工根據本季度工作表現(xiàn)，填寫《績效考核自評表》，對自己的工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度等方面進行自我評價。2.上級評價：股長根據員工的工作表現(xiàn)，對員工進行評價，填寫《績效考核評價表》。3.綜合評價：人力資源部門匯總員工自評和上級評價結果，進行綜合評價，確定員工績效考核成績。4.反