蔡甸區(qū)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)蔡甸區(qū)檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，提高檔案管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于蔡甸區(qū)各部門、各單位以及與蔡甸區(qū)相關(guān)的各類檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所指檔案是指在蔡甸區(qū)各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄，包括但不限于文件、資料、圖表、聲像等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：蔡甸區(qū)檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.分類管理原則：根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和利用。3.方便利用原則：以服務(wù)蔡甸區(qū)各項(xiàng)工作為宗旨，建立健全檔案利用機(jī)制，提高檔案利用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門蔡甸區(qū)設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)全區(qū)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（二）部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定蔡甸區(qū)檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)蔡甸區(qū)各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)各部門、各單位的檔案業(yè)務(wù)工作，開展檔案工作培訓(xùn)和宣傳教育。4.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。5.參與蔡甸區(qū)重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整和規(guī)范。（三）各部門、各單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的真實(shí)、完整。2.明確一名檔案管理人員，具體負(fù)責(zé)本部門、本單位的檔案管理工作，并接受蔡甸區(qū)檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.按照蔡甸區(qū)檔案管理部門的要求，定期報(bào)送檔案工作情況和統(tǒng)計(jì)報(bào)表。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.蔡甸區(qū)黨工委、管委會(huì)及各部門形成的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.蔡甸區(qū)重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)方案、施工圖紙、竣工驗(yàn)收等文件資料。3.蔡甸區(qū)各類活動(dòng)、會(huì)議、培訓(xùn)等形成的照片、錄像、錄音等聲像資料。4.蔡甸區(qū)與外單位簽訂的合同、協(xié)議、合作意向書等文件。5.蔡甸區(qū)工作人員的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。6.其他具有保存價(jià)值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門、本單位形成的檔案資料，并定期移交蔡甸區(qū)檔案管理部門。2.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對收集的檔案資料，確保其齊全、完整、真實(shí)，對不符合要求的檔案資料應(yīng)及時(shí)退回補(bǔ)充或更正。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定和技術(shù)要求。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段進(jìn)行分類整理，建立項(xiàng)目檔案卷冊。3.聲像檔案：按照載體形式、時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，編制目錄和說明。4.人事檔案：按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理。四、檔案的保管（一）保管場所蔡甸區(qū)檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.對重要檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、專柜存放等。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。（三）檔案的數(shù)字化1.蔡甸區(qū)檔案管理部門應(yīng)積極推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步管理，確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全。3.加強(qiáng)對電子檔案的存儲(chǔ)、備份和維護(hù)，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和蔡甸區(qū)檔案管理規(guī)定為依據(jù)，對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，綜合考慮檔案的形成背景、內(nèi)容性質(zhì)、利用價(jià)值等因素。（二）鑒定組織蔡甸區(qū)成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.定期鑒定：檔案管理部門每年對到期檔案進(jìn)行一次鑒定，確定檔案的存毀。2.專項(xiàng)鑒定：對涉及重大事件、重要項(xiàng)目等檔案，根據(jù)工作需要進(jìn)行專項(xiàng)鑒定。3.鑒定工作應(yīng)形成鑒定報(bào)告，詳細(xì)記錄鑒定的依據(jù)、過程和結(jié)果。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制銷毀清冊，報(bào)蔡甸區(qū)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。3.銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案銷毀的憑證。六、檔案的利用（一）利用范圍1.蔡甸區(qū)各部門、各單位因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱蔡甸區(qū)相關(guān)檔案，須經(jīng)蔡甸區(qū)檔案管理部門同意，并辦理查閱手續(xù)。3.涉及蔡甸區(qū)重大歷史事件、重要人物等檔案，按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行查閱利用。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫借閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[具體期限]，到期應(yīng)及時(shí)歸還。3.復(fù)制：根據(jù)查閱者的需求，檔案管理人員可提供檔案資料的復(fù)制件，但應(yīng)注明復(fù)制出處，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用要求1.查閱者應(yīng)遵守檔案查閱利用的有關(guān)規(guī)定，愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、污損等。2.查閱機(jī)密檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。3.檔案管理人員應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，定期分析檔案利用效果，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.蔡甸區(qū)檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，報(bào)送上級檔案管理部門和蔡甸區(qū)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。（二）移交工作1.蔡甸區(qū)各部門、各單位應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將本部門、本單位保管期滿的檔案移交蔡甸區(qū)檔案管理部門。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清冊，雙方簽字確認(rèn)。檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對和檢查，確保檔案的質(zhì)量。八、檔案工作人員職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，遵守蔡甸區(qū)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等具體工作，確保檔案工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。3.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。4.保守檔案機(jī)密，維護(hù)檔案的安全和完整。（二）部門檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常收集、整理和保管工作，確保檔案的及時(shí)歸檔和妥善保存。2.協(xié)助檔案管理部門開展檔案業(yè)務(wù)工作，提供本部門檔案管理的相關(guān)信息和資料。3.督促本部門工作人員及時(shí)將辦理完畢的文件材料移交檔案員歸檔。九、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰（一）獎(jiǎng)勵(lì)1.對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出，做出顯著成績的部門和個(gè)人，蔡甸區(qū)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.獎(jiǎng)勵(lì)方式包括榮譽(yù)稱