小學(xué)項目檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)小學(xué)項目檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在小學(xué)項目建設(shè)、管理及教育教學(xué)等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于小學(xué)項目建設(shè)、運行過程中形成的各類檔案，包括但不限于項目規(guī)劃、工程建設(shè)、設(shè)備采購、教學(xué)活動、師資管理、學(xué)生管理等方面的文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：小學(xué)項目檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映小學(xué)項目的實際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集小學(xué)項目各方面形成的檔案，保證檔案的齊全。4.準(zhǔn)確性原則：檔案信息準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)可靠，表述清晰。5.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定小學(xué)項目檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)小學(xué)項目各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。3.對小學(xué)項目各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.參與小學(xué)項目重要文件材料的形成、積累和歸檔工作，確保檔案的質(zhì)量。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.做好檔案的統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地填報檔案統(tǒng)計報表。7.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案。（二）項目各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在小學(xué)項目建設(shè)、運行過程中形成的文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，并接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交歸檔，不得積壓或擅自銷毀檔案。4.積極配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等具體工作。3.熟悉檔案業(yè)務(wù)，不斷提高檔案管理水平，積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保檔案實體安全，做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。5.負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的操作和維護(hù)，保證檔案信息的安全和正常使用。6.對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時提出改進(jìn)建議，并向檔案管理部門負(fù)責(zé)人匯報。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目規(guī)劃階段：項目可行性研究報告、項目立項批復(fù)、規(guī)劃設(shè)計方案、環(huán)境影響評價報告等。2.工程建設(shè)階段：工程招投標(biāo)文件、施工合同、施工圖紙、工程變更通知、工程進(jìn)度報告、工程質(zhì)量驗收報告、竣工驗收備案表等。3.設(shè)備采購階段：設(shè)備采購合同、設(shè)備清單、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備驗收報告等。4.教學(xué)活動方面：教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教案、課件、教學(xué)成果、學(xué)生成績等。5.師資管理方面：教師招聘文件、教師任職資格證書、教師培訓(xùn)記錄、教師考核材料等。6.學(xué)生管理方面：學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)生學(xué)籍檔案、學(xué)生獎懲記錄、學(xué)生綜合素質(zhì)評價材料等。7.學(xué)校行政管理方面：學(xué)校工作計劃、工作總結(jié)、會議記錄、規(guī)章制度、各類通知等。8.其他與小學(xué)項目相關(guān)的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。4.對于重要的文件材料，應(yīng)及時進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于計算機(jī)管理和信息檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為項目建設(shè)類、教學(xué)管理類、師資管理類、學(xué)生管理類、行政管理類等大類，每大類下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干小類。2.編號：為每一份檔案或一組檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.項目各部門應(yīng)在文件材料形成后的次年上半年將整理好的檔案移交檔案管理部門歸檔。2.對于重大項目或緊急事項形成的文件材料，應(yīng)及時歸檔。（二）歸檔程序1.項目各部門兼職檔案員按照整理要求對本部門的檔案進(jìn)行初步整理，填寫檔案移交清單，注明檔案的編號、題名、日期、份數(shù)等信息。2.將整理好的檔案及檔案移交清單一并提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行審核，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。4.審核通過后，檔案管理部門在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，完成歸檔手續(xù)。五、檔案的保管（一）保管期限小學(xué)項目檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：反映小學(xué)項目主要職能活動和歷史面貌的，對小學(xué)項目建設(shè)、管理及教育教學(xué)等工作具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，如項目立項批復(fù)、工程竣工驗收備案表、學(xué)校重要規(guī)章制度等。2.長期保管的檔案：在較長時間內(nèi)對小學(xué)項目工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年，如工程建設(shè)中的一般性文件、教學(xué)計劃等。3.短期保管的檔案：在較短時間內(nèi)對小學(xué)項目工作有參考價值的檔案，保管期限為5年以下，如臨時性的通知、一般性的會議記錄等。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和管理。3.對紙質(zhì)檔案應(yīng)采用防火、防潮、防蟲、防鼠等措施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，要做好電子檔案的安全防護(hù)工作，防止病毒感染和數(shù)據(jù)泄露。5.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保檔案實體安全。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校的檔案管理制度。2.服務(wù)為本原則：以服務(wù)小學(xué)項目建設(shè)、管理及教育教學(xué)等工作為宗旨，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案信息服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，要確保檔案信息的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.上級主管部門、相關(guān)單位因工作需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱檔案。4.其他經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)的查閱檔案的情況。（三）利用手續(xù)1.校內(nèi)部門查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.上級主管部門、相關(guān)單位查閱檔案，需出具單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，提交檔案管理部門。3.司法機(jī)關(guān)查閱檔案，需出具相關(guān)法律文書，經(jīng)學(xué)校法律顧問審核后，報學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，提交檔案管理部門。4.檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，符合要求的予以批準(zhǔn)，并提供必要的協(xié)助。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。5.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱單位、查閱人員、查閱內(nèi)容、利用效果等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以便日后查詢和統(tǒng)計分析。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對小學(xué)項目檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，按照國家有關(guān)規(guī)定和本制度確定的保管期限標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對已滿保管期限的檔案進(jìn)行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對需鑒定的檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。4.將檔案銷毀清冊報學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派人監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立小學(xué)項目檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化加工1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，確保圖像清晰可讀。2.對掃描后的電子文件進(jìn)行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏等，提高圖像質(zhì)量。3.對電子文件進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，建立準(zhǔn)確的索引信息，便于檢索。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等。2.檢索功能：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、保管期限等檢索檔案信息。3.借閱管理功能：記錄檔案借閱情況，包括借閱日期、借閱人員、歸還日期等，實現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.統(tǒng)計分析功能：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表。5.安全管理功能：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全，防止非法訪問和數(shù)據(jù)泄露。（四）數(shù)據(jù)備份與維護(hù)1.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并異地存放。2.定期對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)的安全。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.檔案管理部門定期對小學(xué)項目各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.學(xué)校將檔案管理工作納入年度考核內(nèi)容，對檔案管理工作成績突出的部門和