公司行政文員管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司行政文員的工作行為，提高行政工作效率和質(zhì)量，確保公司各項(xiàng)行政事務(wù)的順利開(kāi)展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體行政文員。（三）基本原則1.遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司各項(xiàng)規(guī)章制度。2.高效、準(zhǔn)確、及時(shí)地完成各項(xiàng)工作任務(wù)。3.注重服務(wù)意識(shí)，為公司各部門(mén)和員工提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。4.嚴(yán)格保守公司機(jī)密，維護(hù)公司利益。二、崗位職責(zé)（一）日常行政事務(wù)1.負(fù)責(zé)公司文件、資料的收發(fā)、登記、傳遞、歸檔和保管工作。2.協(xié)助安排公司會(huì)議、活動(dòng)，做好會(huì)議記錄、場(chǎng)地布置、會(huì)議資料準(zhǔn)備等工作。3.負(fù)責(zé)公司辦公用品、辦公設(shè)備的采購(gòu)、管理和發(fā)放工作，定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)。4.做好公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)工作，包括公共區(qū)域的清潔、綠植養(yǎng)護(hù)等。5.負(fù)責(zé)公司電話、傳真、郵件等通訊設(shè)備的日常管理和維護(hù)。（二）文件管理1.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)文件的起草、審核、印發(fā)工作，確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確。2.對(duì)公司文件進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、歸檔，建立完善的文件檔案管理系統(tǒng)，便于查詢(xún)和使用。3.定期清理過(guò)期文件，做好文件銷(xiāo)毀工作，確保公司文件資料的安全性和保密性。（三）檔案管理1.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，包括人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。2.建立檔案借閱制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱流程，確保檔案的安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（四）印章管理1.負(fù)責(zé)公司印章的保管和使用登記工作，嚴(yán)格按照印章使用審批流程進(jìn)行蓋章操作。2.確保印章使用的安全性和規(guī)范性，防止印章被盜用或?yàn)E用。3.定期對(duì)印章進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞或丟失及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。（五）證照管理1.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)證照的辦理、年檢、換證等工作，確保證照的有效性。2.妥善保管公司證照原件，建立證照使用登記制度，嚴(yán)格控制證照的借出和歸還。3.及時(shí)關(guān)注證照有效期，提前做好相關(guān)準(zhǔn)備工作，避免因證照過(guò)期給公司帶來(lái)?yè)p失。（六）車(chē)輛管理1.協(xié)助公司車(chē)輛的調(diào)度和安排，確保車(chē)輛使用合理、高效。2.做好車(chē)輛的日常維護(hù)和保養(yǎng)記錄，定期檢查車(chē)輛狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并安排維修。3.負(fù)責(zé)車(chē)輛油耗的統(tǒng)計(jì)和分析，控制車(chē)輛費(fèi)用支出。（七）其他工作1.完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性行政工作任務(wù)，積極配合公司其他部門(mén)的工作。2.關(guān)注行業(yè)動(dòng)態(tài)和公司發(fā)展需求，不斷學(xué)習(xí)和提升自身業(yè)務(wù)能力，為公司行政工作提供創(chuàng)新思路和方法。三、工作流程（一）文件收發(fā)流程1.外來(lái)文件由前臺(tái)或相關(guān)部門(mén)簽收后，及時(shí)轉(zhuǎn)交給行政文員。行政文員對(duì)文件進(jìn)行初步登記，記錄文件名稱(chēng)、文號(hào)、來(lái)文單位、日期等信息。2.行政文員根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，填寫(xiě)文件傳閱單，呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)閱辦。傳閱單上需注明傳閱范圍、傳閱時(shí)間要求等。3.領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)閱辦后，在傳閱單上簽字確認(rèn)，并及時(shí)將文件返回行政文員。行政文員對(duì)文件的處理情況進(jìn)行跟蹤，確保文件得到及時(shí)處理。4.需要回復(fù)的文件，由相關(guān)部門(mén)或人員起草回復(fù)意見(jiàn)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后，由行政文員負(fù)責(zé)發(fā)文。發(fā)文時(shí)需填寫(xiě)發(fā)文登記表，記錄文件名稱(chēng)、文號(hào)、發(fā)文單位、日期、發(fā)送對(duì)象等信息。5.行政文員將文件的原件和相關(guān)附件進(jìn)行整理歸檔，按照檔案管理要求進(jìn)行分類(lèi)存放，便于日后查閱。（二）會(huì)議組織流程1.根據(jù)會(huì)議需求，確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議主題和議程等信息。2.提前通知參會(huì)人員會(huì)議相關(guān)信息，確保參會(huì)人員按時(shí)參加會(huì)議。通知方式可采用郵件、短信、電話等多種形式。3.準(zhǔn)備會(huì)議資料，如會(huì)議議程、匯報(bào)材料、文件等，并提前發(fā)放給參會(huì)人員。會(huì)議資料應(yīng)確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整，格式規(guī)范。4.布置會(huì)議場(chǎng)地，包括擺放桌椅、調(diào)試音響設(shè)備、準(zhǔn)備茶水等。確保會(huì)議場(chǎng)地整潔、舒適，設(shè)備正常運(yùn)行。5.會(huì)議期間，行政文員負(fù)責(zé)做好會(huì)議記錄，記錄會(huì)議討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)、責(zé)任人及完成時(shí)間等。會(huì)議記錄應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確，字跡清晰。6.會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)整理會(huì)議資料，將會(huì)議記錄整理成會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)部門(mén)。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)明確會(huì)議主要內(nèi)容和決議事項(xiàng)，便于執(zhí)行和跟蹤。7.對(duì)會(huì)議決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和反饋，確保決議事項(xiàng)得到有效落實(shí)。（三）辦公用品采購(gòu)流程1.各部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)辦公用品申購(gòu)單，注明申購(gòu)物品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。申購(gòu)單需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.行政文員定期收集各部門(mén)的辦公用品申購(gòu)單，進(jìn)行匯總整理。根據(jù)庫(kù)存情況和申購(gòu)需求，制定辦公用品采購(gòu)計(jì)劃。3.行政文員選擇合適的供應(yīng)商，進(jìn)行詢(xún)價(jià)、比價(jià)，確定采購(gòu)價(jià)格和采購(gòu)數(shù)量。采購(gòu)過(guò)程中應(yīng)遵循公司采購(gòu)相關(guān)規(guī)定，確保采購(gòu)的辦公用品質(zhì)量合格、價(jià)格合理。4.與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同或采購(gòu)協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同簽訂后，及時(shí)跟進(jìn)采購(gòu)進(jìn)度，確保辦公用品按時(shí)到貨。5.辦公用品到貨后，行政文員組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否與采購(gòu)合同一致。驗(yàn)收合格后，辦理入庫(kù)手續(xù)，并填寫(xiě)入庫(kù)單。6.行政文員根據(jù)辦公用品申購(gòu)單和入庫(kù)單，將辦公用品發(fā)放給各部門(mén)。發(fā)放時(shí)需填寫(xiě)辦公用品發(fā)放登記表，由領(lǐng)取人簽字確認(rèn)。7.定期對(duì)辦公用品庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。發(fā)現(xiàn)庫(kù)存短缺或積壓等情況，及時(shí)分析原因并采取相應(yīng)措施。（四）印章使用流程1.用印部門(mén)填寫(xiě)印章使用申請(qǐng)表，注明用印文件名稱(chēng)、文號(hào)、用印內(nèi)容、用印份數(shù)等信息。申請(qǐng)表需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.行政文員對(duì)印章使用申請(qǐng)表進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核用印內(nèi)容是否符合公司規(guī)定和審批流程。審核通過(guò)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審批權(quán)限對(duì)印章使用申請(qǐng)表進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，在申請(qǐng)表上簽字同意用印。4.行政文員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)，在用印登記本上進(jìn)行登記，記錄用印時(shí)間、用印文件名稱(chēng)、文號(hào)、用印份數(shù)、用印人等信息。5.行政文員在用印文件上加蓋公司印章，確保印章清晰、端正，位置準(zhǔn)確。蓋章后，對(duì)用印文件進(jìn)行整理歸檔。6.印章使用完畢后，行政文員將印章歸還原位，并妥善保管印章使用申請(qǐng)表和用印登記本。（五）證照辦理流程1.相關(guān)部門(mén)或人員根據(jù)工作需要，向行政文員提出證照辦理申請(qǐng)，填寫(xiě)證照辦理申請(qǐng)表，注明辦理證照名稱(chēng)、辦理原因、所需材料等信息。申請(qǐng)表需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.行政文員對(duì)證照辦理申請(qǐng)表進(jìn)行審核，核對(duì)所需材料是否齊全、準(zhǔn)確。審核通過(guò)后，協(xié)助相關(guān)部門(mén)或人員準(zhǔn)備辦理證照所需材料。3.行政文員按照證照辦理部門(mén)的要求，將準(zhǔn)備好的材料提交給相應(yīng)部門(mén)進(jìn)行辦理。辦理過(guò)程中，及時(shí)跟蹤辦理進(jìn)度，與辦理部門(mén)保持溝通，確保證照按時(shí)辦理完成。4.證照辦理完成后，行政文員負(fù)責(zé)領(lǐng)取證照原件，并進(jìn)行核對(duì)。核對(duì)無(wú)誤后，將證照原件妥善保管，并在證照辦理申請(qǐng)表上記錄領(lǐng)取時(shí)間和證照編號(hào)等信息。5.根據(jù)公司規(guī)定和實(shí)際需要，辦理證照的年檢、換證等手續(xù)。辦理過(guò)程中，參照上述流程進(jìn)行操作。6.定期對(duì)公司證照進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，確保證照的安全性和完整性。發(fā)現(xiàn)證照丟失或損壞等情況，及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行補(bǔ)辦。（六）車(chē)輛調(diào)度流程1.用車(chē)部門(mén)提前填寫(xiě)用車(chē)申請(qǐng)單，注明用車(chē)時(shí)間、用車(chē)地點(diǎn)、用車(chē)事由、乘車(chē)人數(shù)等信息。用車(chē)申請(qǐng)單需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.行政文員根據(jù)用車(chē)申請(qǐng)單的內(nèi)容，結(jié)合車(chē)輛使用情況和駕駛員工作安排，進(jìn)行車(chē)輛調(diào)度。優(yōu)先安排緊急、重要的用車(chē)需求。3.確定車(chē)輛和駕駛員后，行政文員及時(shí)通知用車(chē)部門(mén)和駕駛員。通知方式可采用電話、短信等形式。同時(shí)，告知駕駛員用車(chē)時(shí)間、地點(diǎn)、事由等詳細(xì)信息。4.駕駛員接到通知后，提前做好車(chē)輛檢查和準(zhǔn)備工作，確保車(chē)輛性能良好、清潔衛(wèi)生。按時(shí)到達(dá)指定地點(diǎn)接送用車(chē)人員。5.用車(chē)過(guò)程中，駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，確保行車(chē)安全。如遇特殊情況需要變更行車(chē)路線或用車(chē)時(shí)間，應(yīng)及時(shí)向行政文員報(bào)告，并征得用車(chē)部門(mén)同意。6.用車(chē)結(jié)束后，駕駛員將車(chē)輛返回公司指定地點(diǎn)，并填寫(xiě)車(chē)輛使用登記表，記錄用車(chē)時(shí)間、里程數(shù)、油耗等信息。7.行政文員定期對(duì)車(chē)輛使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，根據(jù)車(chē)輛油耗、維修費(fèi)用等數(shù)據(jù)，提出車(chē)輛管理優(yōu)化建議，降低車(chē)輛使用成本。四、工作規(guī)范（一）考勤管理1.行政文員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司考勤制度，按時(shí)上下班，不得遲到、早退、曠工。2.負(fù)責(zé)公司員工考勤記錄的統(tǒng)計(jì)和匯總工作，每月初將上月考勤情況進(jìn)行公示。3.對(duì)遲到、早退、曠工等違反考勤制度的行為，按照公司規(guī)定進(jìn)行處理，并及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)和員工。4.如員工因特殊情況需要請(qǐng)假，應(yīng)按照公司請(qǐng)假流程辦理請(qǐng)假手續(xù)。行政文員負(fù)責(zé)審核請(qǐng)假申請(qǐng)，并將請(qǐng)假信息記錄在考勤表中。（二）辦公環(huán)境管理1.保持辦公區(qū)域整潔、衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和整理。公共區(qū)域的垃圾應(yīng)及時(shí)清理，垃圾桶應(yīng)定期更換垃圾袋。2.愛(ài)護(hù)辦公設(shè)備和設(shè)施，不得隨意損壞或丟棄。發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備故障或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并聯(lián)系維修人員進(jìn)行維修。3.節(jié)約使用辦公用品，如紙張、筆墨、水電費(fèi)等。倡導(dǎo)無(wú)紙化辦公，減少紙張浪費(fèi)。4.維護(hù)辦公區(qū)域的秩序，不得在辦公區(qū)域大聲喧嘩、打鬧或進(jìn)行與工作無(wú)關(guān)的活動(dòng)。（三）工作態(tài)度1.行政文員應(yīng)具備積極主動(dòng)的工作態(tài)度，認(rèn)真負(fù)責(zé)地完成各項(xiàng)工作任務(wù)。2.對(duì)待同事和來(lái)訪人員應(yīng)熱情、禮貌，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。不得與同事發(fā)生爭(zhēng)吵或沖突，不得刁難來(lái)訪人員。3.保持良好的溝通能力和團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神，積極與其他部門(mén)配合，共同完成公司各項(xiàng)工作。4.不斷學(xué)習(xí)和提升自身業(yè)務(wù)能力，關(guān)注行業(yè)動(dòng)態(tài)和新知識(shí)、新技能，提高工作效率和質(zhì)量。（四）保密工作1.嚴(yán)格遵守公司保密制度，保守公司機(jī)密信息，不得泄露給任何無(wú)關(guān)人員。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的文件、資料、數(shù)據(jù)等應(yīng)妥善保管，不得隨意放置或丟棄。在使用過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)等。3.未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)制、傳播公司機(jī)密信息。如因工作需要必須復(fù)制或傳播，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.在離職或調(diào)崗時(shí)，應(yīng)將涉及公司機(jī)密的文件、資料、數(shù)據(jù)等全部交回公司，并辦理交接手續(xù)。五、績(jī)效考核（一）考核原則1.客觀公正原則：考核過(guò)程應(yīng)基于客觀事實(shí)，評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)明確，確保考核結(jié)果公平、公正。2.全面考核原則：從工作業(yè)績(jī)、工作態(tài)度、工作能力等多個(gè)方面對(duì)行政文員進(jìn)行全面考核。3.溝通反饋原則：考核過(guò)程中應(yīng)與行政文員進(jìn)行充分溝通，及時(shí)反饋考核結(jié)果和改進(jìn)建議，促進(jìn)其不斷提高工作績(jī)效。（二）考核內(nèi)容1.工作業(yè)績(jī)（60%）文件管理：文件收發(fā)、登記、傳遞、歸檔的準(zhǔn)確性和及時(shí)性；文件起草、審核、印發(fā)的質(zhì)量；文件檔案管理系統(tǒng)的完善程度。會(huì)議組織：會(huì)議安排的合理性和高效性；會(huì)議記錄的準(zhǔn)確性和完整性；會(huì)議決議事項(xiàng)的跟蹤落實(shí)情況。辦公用品管理：辦公用品采購(gòu)計(jì)劃的合理性；采購(gòu)成本的控制情況；庫(kù)存管理的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。其他工作：各項(xiàng)臨時(shí)性行政工作任務(wù)的完成質(zhì)量和效率。2.工作態(tài)度（20%）責(zé)任心：對(duì)待工作的認(rèn)真程度和負(fù)責(zé)態(tài)度，是否積極主動(dòng)完成工作任務(wù)。服務(wù)意識(shí)：為公司各部門(mén)和員工提供服務(wù)的熱情和質(zhì)量，是否及時(shí)響應(yīng)需求。團(tuán)隊(duì)協(xié)作：與同事之間的協(xié)作配合情況，是否積極參與團(tuán)隊(duì)工作。3.工作能力（20%）專(zhuān)業(yè)知識(shí)：對(duì)行政工作相關(guān)知識(shí)的掌握程度，如文件管理、檔案管理、辦公軟件操作等。溝通能力：與公司內(nèi)部各部門(mén)及外部相關(guān)單位的溝通協(xié)調(diào)能力。學(xué)習(xí)能力：是否具備不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技能，適應(yīng)公司發(fā)展需求的能力。（三）考核周期績(jī)效考核周期為季度考核和年度考核相結(jié)合。季度考核在每季度末進(jìn)行，年度考核在每年年末進(jìn)行。（四）考核流程1.行政文員根據(jù)本季度工作表現(xiàn)，填寫(xiě)績(jī)效考核自評(píng)表，對(duì)自己的工作業(yè)績(jī)、工作態(tài)度、工作能力等方面進(jìn)行自我評(píng)價(jià)。2.行政文員的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)其日常工作表現(xiàn)和工作成果，對(duì)行政文員進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，填寫(xiě)績(jī)效考核評(píng)價(jià)表。3.人力資源部門(mén)匯總行政文員的自評(píng)表和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的評(píng)價(jià)表，結(jié)合相關(guān)部門(mén)的反饋意見(jiàn)，進(jìn)行綜合評(píng)定，確定考核結(jié)果。4.人力資源部門(mén)將考核結(jié)果反饋給行政文員及其上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，并與行政文員進(jìn)行績(jī)效面談。面談中，肯定成績(jī)，指出不足，提出改進(jìn)建議和發(fā)展方向。5.根據(jù)考核結(jié)果，按照公司績(jī)效獎(jiǎng)金分配方案發(fā)放績(jī)效獎(jiǎng)金。對(duì)于考核優(yōu)秀的行政文員，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于考核不稱(chēng)職的行政文員，進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)、調(diào)崗或辭退處理。六、培訓(xùn)與發(fā)展（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.根據(jù)行政文員的崗位需求和個(gè)人發(fā)展規(guī)劃，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)包括培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間等。2.培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋行政工作相關(guān)的法律法規(guī)、規(guī)章制度、業(yè)務(wù)知識(shí)、技能技巧等方面，如文件管理、檔案管理、辦公軟件應(yīng)用、溝通技巧等。3.培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)、實(shí)踐操作等多種形式，以滿足不同培訓(xùn)需求，提高培訓(xùn)效果。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.按照培訓(xùn)計(jì)劃組織實(shí)施培訓(xùn)活動(dòng)。內(nèi)部培訓(xùn)由公司內(nèi)部經(jīng)驗(yàn)豐富的員工或邀請(qǐng)外部專(zhuān)家進(jìn)行授課；外部培訓(xùn)根據(jù)實(shí)際情況安排行政文員參加相關(guān)機(jī)構(gòu)舉辦的培訓(xùn)課程；在線學(xué)習(xí)鼓勵(lì)行政文員利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)自主學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)和技能；實(shí)踐操作通過(guò)實(shí)際工作任務(wù)的安排和指導(dǎo)，提高行政文員的業(yè)務(wù)能力。2.在培訓(xùn)過(guò)程中，做好培訓(xùn)記錄，包括培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)講師、參與人員等信息。同時(shí)，要求行政文員認(rèn)真做好培訓(xùn)筆記，積極參與培訓(xùn)互動(dòng)，確保培訓(xùn)效果。3.定期對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行評(píng)估，可通過(guò)考試、撰寫(xiě)培訓(xùn)心得、實(shí)際工作應(yīng)用等方式進(jìn)