外部文件收發(fā)管理制度一、總則（一）目的為加強公司外部文件收發(fā)管理，確保文件傳遞的及時、準確、安全，提高公司工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在處理外部文件收發(fā)工作時的行為規(guī)范。（三）定義1.外部文件：指公司收到的來自上級主管部門、政府部門、合作單位、客戶等外部機構(gòu)的各類文件、函件、通知、報表等書面材料，以及通過電子郵件、傳真等電子方式傳遞的信息。2.收文：公司接收外部文件的過程。3.發(fā)文：公司向外部機構(gòu)發(fā)送文件的過程。二、收文管理（一）收文渠道1.專人接收：公司設(shè)立專門的文件接收崗位，負責(zé)接收通過郵寄、專人送達等方式傳遞的外部文件。接收人員應(yīng)具備認真負責(zé)的工作態(tài)度，熟悉文件接收流程。2.傳真接收：指定傳真號碼用于接收外部傳真文件。傳真機應(yīng)配備自動接收功能，并定期檢查傳真紙的余量，確保傳真文件能夠完整接收。3.電子郵件接收：設(shè)置專門的公司郵箱用于接收外部電子郵件。各部門應(yīng)指定專人負責(zé)查看郵箱，及時下載和處理郵件。（二）收文登記1.接收文件時：接收人員應(yīng)及時對收到的文件進行檢查，確保文件的完整性和準確性。對于破損、模糊或內(nèi)容不完整的文件，應(yīng)及時與發(fā)文方聯(lián)系核實。2.填寫收文登記表：詳細記錄文件的基本信息，包括文件名稱、文號、發(fā)文單位、發(fā)文日期、密級、份數(shù)、接收日期、接收人等。登記表應(yīng)妥善保存，以備查詢。3.編號管理：對收文進行統(tǒng)一編號，編號規(guī)則為：年份+流水號。例如，2023年第1份收文編號為“2023001”。編號應(yīng)清晰標注在文件首頁右上角。（三）文件分發(fā)1.初審：收文登記后，由文件接收人員對文件進行初步審核，判斷文件的性質(zhì)和涉及的部門，確定文件的分發(fā)范圍。2.分發(fā)：根據(jù)初審結(jié)果，將文件及時分發(fā)給相關(guān)部門或人員。對于重要文件或緊急文件，應(yīng)優(yōu)先處理，并及時通知相關(guān)負責(zé)人。3.簽收確認：文件接收人員應(yīng)要求收件部門或人員在收文登記表上簽字確認，注明簽收日期。如收件人因特殊原因無法當場簽收，應(yīng)在事后及時補簽。（四）文件傳閱1.傳閱范圍：根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定文件的傳閱范圍。傳閱范圍應(yīng)明確、具體，避免文件在不必要的人員中流轉(zhuǎn)。2.傳閱順序：按照文件的緊急程度和重要性，確定傳閱順序。一般先由主要領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)負責(zé)人閱示，再依次傳閱給其他相關(guān)人員。3.傳閱記錄：設(shè)置文件傳閱單，記錄文件的傳閱情況，包括傳閱人姓名、傳閱日期、批示意見等。傳閱單應(yīng)隨文件一起流轉(zhuǎn)，確保文件傳遞過程可追溯。4.催辦：對于傳閱時間較長的文件，文件管理人員應(yīng)及時進行催辦，確保文件能夠及時得到處理，避免延誤工作。（五）文件辦理1.承辦部門或人員：相關(guān)部門或人員收到文件后，應(yīng)按照文件要求和領(lǐng)導(dǎo)批示意見，及時辦理相關(guān)事項。辦理過程中應(yīng)嚴格遵守公司的各項規(guī)章制度和工作流程，確保辦理結(jié)果的準確性和有效性。2.辦理期限：明確文件辦理的期限要求，一般緊急文件應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)辦理完畢，重要文件應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)反饋辦理情況，普通文件應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)處理。如因特殊原因無法按時辦理，承辦部門或人員應(yīng)及時向文件管理人員說明情況，并申請延期。3.辦理結(jié)果反饋：承辦部門或人員辦理完畢后，應(yīng)將辦理結(jié)果以書面形式反饋給文件管理人員。反饋內(nèi)容應(yīng)包括文件要求的執(zhí)行情況、處理結(jié)果、遺留問題及下一步工作計劃等。（六）文件歸檔1.歸檔范圍：文件辦理完畢后，承辦部門或人員應(yīng)將文件原件及相關(guān)辦理資料整理齊全，移交公司檔案室歸檔。歸檔文件應(yīng)包括文件正文、附件、領(lǐng)導(dǎo)批示、辦理結(jié)果反饋等。2.歸檔時間：一般應(yīng)在文件辦理完畢后的[X]個工作日內(nèi)完成歸檔工作。對于重要文件或需長期保存的文件，應(yīng)及時歸檔，確保文件的完整性和安全性。3.歸檔要求：歸檔文件應(yīng)按照分類標準進行整理，編制目錄索引，便于查找和利用。同時，應(yīng)建立電子檔案，實現(xiàn)文件的電子化管理，提高檔案查詢和利用效率。三、發(fā)文管理（一）發(fā)文流程1.擬稿：由相關(guān)部門或人員根據(jù)工作需要起草文件初稿。擬稿人應(yīng)確保文件內(nèi)容準確、清晰、邏輯嚴謹，符合公司的政策和法規(guī)要求。2.審核：文件初稿完成后，應(yīng)提交給部門負責(zé)人進行審核。審核內(nèi)容包括文件的內(nèi)容、格式、文字表述、政策依據(jù)等。審核人應(yīng)認真把關(guān)，提出修改意見，確保文件質(zhì)量。3.會簽：對于涉及多個部門的文件，應(yīng)組織相關(guān)部門進行會簽。會簽過程中，各部門應(yīng)認真研究文件內(nèi)容，提出意見和建議，確保文件能夠得到各部門的認可和支持。4.簽發(fā)：經(jīng)審核和會簽后的文件，由公司領(lǐng)導(dǎo)進行簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和工作實際，做出最終決策，并簽署意見。5.編號：文件簽發(fā)后，由文件管理人員按照發(fā)文編號規(guī)則進行編號。編號應(yīng)標注在文件首頁右上角。6.排版印刷：文件管理人員將簽發(fā)后的文件電子版交予排版人員進行排版印刷。排版應(yīng)符合公司的公文格式要求，確保文件的規(guī)范性和美觀性。7.校對：排版印刷完成后，應(yīng)安排專人進行校對。校對人員應(yīng)仔細核對文件內(nèi)容，確保文字、數(shù)據(jù)、格式等準確無誤。校對無誤后，方可進行蓋章和裝訂。8.蓋章：文件蓋章應(yīng)由專人負責(zé)，嚴格按照公司印章管理制度進行操作。蓋章應(yīng)清晰、端正，確保文件的嚴肅性和有效性。9.分發(fā)：文件蓋章裝訂后，由文件管理人員按照發(fā)文范圍進行分發(fā)。分發(fā)過程中應(yīng)做好記錄，確保文件能夠準確送達收件人手中。（二）發(fā)文格式1.頁面設(shè)置：一般采用A4紙，頁邊距上、下、左、右各為2.5厘米。2.字體字號：標題一般用二號宋體加粗，正文用三號仿宋體，一級標題用三號黑體，二級標題用三號楷體加粗，三級標題用三號仿宋體加粗。3.排版要求：段落間距一般為1.5倍行距，首行縮進2個字符。頁碼位于頁面底部居中。4.文號格式：文號一般由發(fā)文機關(guān)代字、年份、序號組成。年份應(yīng)標全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。例如：[公司代字]〔2023〕1號。（三）發(fā)文種類1.通知：適用于傳達上級指示、發(fā)布公司內(nèi)部規(guī)定、布置工作任務(wù)、告知事項等。2.報告：用于向上級主管部門匯報工作進展、反映情況、提出建議等。3.請示：當公司在工作中遇到問題，需要上級主管部門給予指示、批準或答復(fù)時，使用請示。4.函：用于與外部單位商洽工作、詢問問題、答復(fù)事項、請求批準等。5.紀要：記錄公司會議討論的主要內(nèi)容和決議事項，以便傳達和執(zhí)行。（四）發(fā)文審批1.審批流程：發(fā)文應(yīng)嚴格按照審批流程進行，確保文件的合法性、合規(guī)性和準確性。一般流程為：擬稿人起草文件初稿→部門負責(zé)人審核→相關(guān)部門會簽（如需）→公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.審批權(quán)限：明確不同級別文件的審批權(quán)限。一般情況下，涉及公司重大決策、重要事項的文件，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批；一般性文件可由部門負責(zé)人審批后報公司領(lǐng)導(dǎo)備案。四、文件保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密的文件：包括公司的技術(shù)秘密、經(jīng)營策略、客戶信息、財務(wù)數(shù)據(jù)等。2.標注密級的文件：根據(jù)文件內(nèi)容的敏感程度，分為絕密、機密、秘密三個級別。絕密文件是最重要的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)益和利益遭受特別嚴重的損害；機密文件是重要的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)益和利益遭受嚴重的損害；秘密文件是一般的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)益和利益遭受一定的損害。3.其他需要保密的文件：根據(jù)公司實際情況確定的其他需要保密的文件。（二）保密措施1.文件存儲：對于保密文件，應(yīng)存放在專門的保密柜或檔案室中，并設(shè)置專人管理。保密柜應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲等功能，檔案室應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，確保文件存儲安全。2.文件傳遞：保密文件的傳遞應(yīng)采用專人送達、機要郵寄等安全可靠的方式，避免通過普通郵件、電子郵件等易泄密的方式傳遞。傳遞過程中應(yīng)做好登記和簽收手續(xù)，確保文件傳遞過程可追溯。3.文件閱讀：保密文件的閱讀應(yīng)在規(guī)定的場所進行，閱讀人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自將文件帶出閱讀場所或轉(zhuǎn)借他人。閱讀完畢后，應(yīng)及時歸還文件管理人員。4.文件銷毀：對于不再需要保存的保密文件，應(yīng)按照公司文件銷毀制度進行銷毀。銷毀過程應(yīng)進行登記，確保文件徹底銷毀，防止文件內(nèi)容泄露。（三）保密責(zé)任1.文件管理人員責(zé)任：文件管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，妥善保管保密文件，確保文件不泄露。如因工作失誤導(dǎo)致文件泄露，應(yīng)承擔相應(yīng)的責(zé)任。2.閱讀人員責(zé)任：閱讀保密文件的人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露文件內(nèi)容。如違反保密規(guī)定，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。五、文件信息化管理（一）電子文件管理1.電子文件的生成：在文件起草、審核、簽發(fā)等過程中，應(yīng)同時生成電子文件。電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，格式規(guī)范，便于存儲和查詢。2.電子文件的存儲：建立電子文件存儲服務(wù)器，對電子文件進行分類存儲。存儲服務(wù)器應(yīng)具備備份功能，定期對電子文件進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.電子文件的檢索：建立電子文件索引數(shù)據(jù)庫，方便用戶快速檢索電子文件。索引數(shù)據(jù)庫應(yīng)包含文件名稱、文號、發(fā)文日期、關(guān)鍵詞等信息，提高文件查詢效率。4.電子文件的安全管理：采取加密、訪問控制等安全措施，確保電子文件的安全性。同時，定期對電子文件進行病毒查殺，防止病毒感染。（二）文件管理系統(tǒng)應(yīng)用1.選擇合適的文件管理系統(tǒng)：根據(jù)公司實際需求，選擇功能強大、操作簡便的文件管理系統(tǒng)。文件管理系統(tǒng)應(yīng)具備文件上傳、下載、存儲、檢索、審批、傳閱等功能，實現(xiàn)文件的全過程電子化管理。2.系統(tǒng)培訓(xùn)：組織相關(guān)人員進行文件管理系統(tǒng)培訓(xùn)，使其熟悉系統(tǒng)的操作流程和功能應(yīng)用。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括系統(tǒng)登錄、文件上傳下載、審批流程設(shè)置、傳閱管理等。3.系統(tǒng)維護：安排專人負責(zé)文件管理系統(tǒng)的維護和管理，及時處理系統(tǒng)故障和問題。定期對系統(tǒng)進行升級和優(yōu)化，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.定期檢查：公司定期對文件收發(fā)管理工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括文件收文登記、分發(fā)、傳閱、辦理、歸檔等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，以及文件保密管理和信息化管理情況。2.不定期抽查：公司不定期對各部門文件收發(fā)管理工作進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。抽查結(jié)果將作為部門績效考核的重要依據(jù)。（二）考核評價1.考核指標：建立文件收發(fā)管理工作考核指標體系，包括文件處理及時率、文件歸檔準確率、文件保密管理情況、文件信息化管理水平等指標。2.考核方式：采用定量與定性相結(jié)合的考核方式，對各部門及相關(guān)人員的文件收發(fā)管理工作進行考核評價?？己私Y(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四