房產(chǎn)中介檔案管理制度總則一、目的為規(guī)范房產(chǎn)中介公司的檔案管理工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案的利用價(jià)值，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于本公司所有與房產(chǎn)中介業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案管理，包括客戶(hù)檔案、房源檔案、合同檔案、交易檔案等。三、管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司的檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用和銷(xiāo)毀等工作。2.安全保密原則：檔案管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法規(guī)和公司的保密制度，確保檔案的安全和保密。3.便于利用原則：檔案管理應(yīng)注重檔案的利用價(jià)值，便于檔案的查詢(xún)、檢索和利用，提高檔案的使用效率。4.定期整理原則：檔案應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，確保檔案的有序性和完整性。四、管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.檔案管理部門(mén)公司設(shè)立檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)公司檔案的統(tǒng)一管理工作。檔案管理部門(mén)應(yīng)配備專(zhuān)職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。2.檔案管理人員職責(zé)（1）負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用和銷(xiāo)毀等工作；（2）負(fù)責(zé)檔案的分類(lèi)、編目、歸檔和立卷等工作；（3）負(fù)責(zé)檔案的保管和維護(hù)，確保檔案的安全和完整；（4）負(fù)責(zé)檔案的利用和查詢(xún)，提供檔案的借閱和復(fù)印等服務(wù)；（5）負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)和分析，定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況。檔案的收集與整理一、檔案的收集1.客戶(hù)檔案的收集（1）客戶(hù)信息登記表：包括客戶(hù)的姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、購(gòu)房需求等基本信息；（2）客戶(hù)購(gòu)房意向書(shū)：包括客戶(hù)的購(gòu)房意向、購(gòu)房預(yù)算、購(gòu)房時(shí)間等信息；（3）客戶(hù)購(gòu)房合同：包括客戶(hù)與賣(mài)方簽訂的購(gòu)房合同、補(bǔ)充協(xié)議等；（4）客戶(hù)付款憑證：包括客戶(hù)的首付款、貸款等付款憑證；（5）客戶(hù)售后服務(wù)記錄：包括客戶(hù)的售后服務(wù)需求、處理情況等記錄。2.房源檔案的收集（1）房源信息登記表：包括房源的地址、戶(hù)型、面積、價(jià)格等基本信息；（2）房源照片：包括房源的室內(nèi)外照片、戶(hù)型圖等；（3）房源產(chǎn)權(quán)證明：包括房產(chǎn)證、土地證等產(chǎn)權(quán)證明文件；（4）房源委托協(xié)議：包括業(yè)主與公司簽訂的委托協(xié)議、委托書(shū)等；（5）房源交易記錄：包括房源的成交價(jià)格、成交時(shí)間、交易手續(xù)等記錄。3.合同檔案的收集（1）購(gòu)房合同：包括客戶(hù)與賣(mài)方簽訂的購(gòu)房合同、補(bǔ)充協(xié)議等；（2）租賃合同：包括客戶(hù)與出租方簽訂的租賃合同、補(bǔ)充協(xié)議等；（3）中介服務(wù)合同：包括公司與客戶(hù)簽訂的中介服務(wù)合同、補(bǔ)充協(xié)議等；（4）其他相關(guān)合同：包括與房產(chǎn)交易相關(guān)的其他合同，如擔(dān)保合同、抵押合同等。4.交易檔案的收集（1）交易過(guò)戶(hù)資料：包括交易過(guò)戶(hù)所需的各種資料，如身份證、戶(hù)口本、結(jié)婚證等；（2）交易資金監(jiān)管資料：包括交易資金監(jiān)管所需的各種資料，如銀行賬戶(hù)信息、監(jiān)管協(xié)議等；（3）交易稅費(fèi)資料：包括交易稅費(fèi)的計(jì)算依據(jù)、繳納憑證等；（4）交易手續(xù)資料：包括交易手續(xù)的辦理過(guò)程、相關(guān)文件等。二、檔案的整理1.檔案的分類(lèi)（1）客戶(hù)檔案：按照客戶(hù)的姓名、購(gòu)房需求等進(jìn)行分類(lèi)；（2）房源檔案：按照房源的地址、戶(hù)型等進(jìn)行分類(lèi)；（3）合同檔案：按照合同的類(lèi)型、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類(lèi)；（4）交易檔案：按照交易的類(lèi)型、辦理時(shí)間等進(jìn)行分類(lèi)。2.檔案的編號(hào)（1）客戶(hù)檔案：以客戶(hù)的姓名拼音首字母+年份+流水號(hào)進(jìn)行編號(hào)，如“ZLS2023001”；（2）房源檔案：以房源的地址拼音首字母+年份+流水號(hào)進(jìn)行編號(hào)，如“JD2023001”；（3）合同檔案：以合同的類(lèi)型拼音首字母+簽訂時(shí)間+流水號(hào)進(jìn)行編號(hào)，如“GF2023001”；（4）交易檔案：以交易的類(lèi)型拼音首字母+辦理時(shí)間+流水號(hào)進(jìn)行編號(hào)，如“JY2023001”。3.檔案的立卷（1）將收集到的檔案按照分類(lèi)和編號(hào)進(jìn)行立卷，每卷檔案應(yīng)包含檔案的目錄、正文和相關(guān)附件；（2）檔案的目錄應(yīng)包括檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、時(shí)間、頁(yè)數(shù)等信息，以便于檔案的查詢(xún)和檢索；（3）檔案的正文應(yīng)按照時(shí)間順序進(jìn)行排列，相關(guān)附件應(yīng)附在正文后面。檔案的保管與利用一、檔案的保管1.檔案的存放地點(diǎn)公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案存放地點(diǎn)，確保檔案的安全和保密。檔案存放地點(diǎn)應(yīng)具備防火、防潮、防盜、防蟲(chóng)等條件，保證檔案的完好無(wú)損。2.檔案的保管期限（1）永久保管：客戶(hù)檔案、房源檔案、合同檔案等重要檔案應(yīng)永久保管；（2）長(zhǎng)期保管：交易檔案等一般檔案應(yīng)長(zhǎng)期保管，保管期限不少于10年；（3）短期保管：一些臨時(shí)性的文件和資料應(yīng)短期保管，保管期限一般為13年。3.檔案的借閱與復(fù)制（1）檔案的借閱應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借或復(fù)制檔案；（2）檔案的復(fù)制應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋公司的公章，并注明復(fù)制日期和用途；（3）檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格控制檔案的借閱和復(fù)制，防止檔案的丟失和損壞。二、檔案的利用1.檔案的查詢(xún)與檢索（1）檔案管理人員應(yīng)建立檔案查詢(xún)與檢索系統(tǒng)，方便用戶(hù)查詢(xún)和檢索檔案；（2）用戶(hù)可以通過(guò)檔案查詢(xún)與檢索系統(tǒng)輸入檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、時(shí)間等信息進(jìn)行查詢(xún)，也可以通過(guò)檔案管理人員進(jìn)行人工查詢(xún)；（3）檔案管理人員應(yīng)及時(shí)更新檔案查詢(xún)與檢索系統(tǒng)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.檔案的利用方式（1）檔案的查閱：用戶(hù)可以到檔案管理部門(mén)查閱檔案，但應(yīng)遵守檔案管理部門(mén)的規(guī)定，不得損壞檔案；（2）檔案的復(fù)?。河脩?hù)可以到檔案管理部門(mén)復(fù)印檔案，但應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理復(fù)印手續(xù)；（3）檔案的借閱：用戶(hù)可以借閱檔案，但應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借或復(fù)制檔案。檔案的銷(xiāo)毀一、檔案的銷(xiāo)毀條件1.保管期限已滿(mǎn)的檔案；2.失去保存價(jià)值的檔案；3.其他需要銷(xiāo)毀的檔案。二、檔案的銷(xiāo)毀程序1.檔案管理人員提出檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)，說(shuō)明檔案的銷(xiāo)毀原因和數(shù)量等情況；2.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)進(jìn)行審核，提出審核意見(jiàn)；3.公司總經(jīng)理對(duì)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)進(jìn)行審批，批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案應(yīng)加蓋公司的公章；4.檔案管理人員將批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行登記，并編制檔案銷(xiāo)毀清單；5.檔案銷(xiāo)毀清單應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司總經(jīng)理簽字確認(rèn)后，方可進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀；6.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，