房產(chǎn)中介檔案管理制度總則一、目的為規(guī)范房產(chǎn)中介公司的檔案管理工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案的利用價值，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于本公司所有與房產(chǎn)中介業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案管理，包括客戶檔案、房源檔案、合同檔案、交易檔案等。三、管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司的檔案實行統(tǒng)一管理，由專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作。2.安全保密原則：檔案管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法規(guī)和公司的保密制度，確保檔案的安全和保密。3.便于利用原則：檔案管理應(yīng)注重檔案的利用價值，便于檔案的查詢、檢索和利用，提高檔案的使用效率。4.定期整理原則：檔案應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，確保檔案的有序性和完整性。四、管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.檔案管理部門公司設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案的統(tǒng)一管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。2.檔案管理人員職責(zé)（1）負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作；（2）負(fù)責(zé)檔案的分類、編目、歸檔和立卷等工作；（3）負(fù)責(zé)檔案的保管和維護(hù)，確保檔案的安全和完整；（4）負(fù)責(zé)檔案的利用和查詢，提供檔案的借閱和復(fù)印等服務(wù)；（5）負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計和分析，定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作情況。檔案的收集與整理一、檔案的收集1.客戶檔案的收集（1）客戶信息登記表：包括客戶的姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、購房需求等基本信息；（2）客戶購房意向書：包括客戶的購房意向、購房預(yù)算、購房時間等信息；（3）客戶購房合同：包括客戶與賣方簽訂的購房合同、補(bǔ)充協(xié)議等；（4）客戶付款憑證：包括客戶的首付款、貸款等付款憑證；（5）客戶售后服務(wù)記錄：包括客戶的售后服務(wù)需求、處理情況等記錄。2.房源檔案的收集（1）房源信息登記表：包括房源的地址、戶型、面積、價格等基本信息；（2）房源照片：包括房源的室內(nèi)外照片、戶型圖等；（3）房源產(chǎn)權(quán)證明：包括房產(chǎn)證、土地證等產(chǎn)權(quán)證明文件；（4）房源委托協(xié)議：包括業(yè)主與公司簽訂的委托協(xié)議、委托書等；（5）房源交易記錄：包括房源的成交價格、成交時間、交易手續(xù)等記錄。3.合同檔案的收集（1）購房合同：包括客戶與賣方簽訂的購房合同、補(bǔ)充協(xié)議等；（2）租賃合同：包括客戶與出租方簽訂的租賃合同、補(bǔ)充協(xié)議等；（3）中介服務(wù)合同：包括公司與客戶簽訂的中介服務(wù)合同、補(bǔ)充協(xié)議等；（4）其他相關(guān)合同：包括與房產(chǎn)交易相關(guān)的其他合同，如擔(dān)保合同、抵押合同等。4.交易檔案的收集（1）交易過戶資料：包括交易過戶所需的各種資料，如身份證、戶口本、結(jié)婚證等；（2）交易資金監(jiān)管資料：包括交易資金監(jiān)管所需的各種資料，如銀行賬戶信息、監(jiān)管協(xié)議等；（3）交易稅費資料：包括交易稅費的計算依據(jù)、繳納憑證等；（4）交易手續(xù)資料：包括交易手續(xù)的辦理過程、相關(guān)文件等。二、檔案的整理1.檔案的分類（1）客戶檔案：按照客戶的姓名、購房需求等進(jìn)行分類；（2）房源檔案：按照房源的地址、戶型等進(jìn)行分類；（3）合同檔案：按照合同的類型、簽訂時間等進(jìn)行分類；（4）交易檔案：按照交易的類型、辦理時間等進(jìn)行分類。2.檔案的編號（1）客戶檔案：以客戶的姓名拼音首字母+年份+流水號進(jìn)行編號，如“ZLS2023001”；（2）房源檔案：以房源的地址拼音首字母+年份+流水號進(jìn)行編號，如“JD2023001”；（3）合同檔案：以合同的類型拼音首字母+簽訂時間+流水號進(jìn)行編號，如“GF2023001”；（4）交易檔案：以交易的類型拼音首字母+辦理時間+流水號進(jìn)行編號，如“JY2023001”。3.檔案的立卷（1）將收集到的檔案按照分類和編號進(jìn)行立卷，每卷檔案應(yīng)包含檔案的目錄、正文和相關(guān)附件；（2）檔案的目錄應(yīng)包括檔案的編號、名稱、時間、頁數(shù)等信息，以便于檔案的查詢和檢索；（3）檔案的正文應(yīng)按照時間順序進(jìn)行排列，相關(guān)附件應(yīng)附在正文后面。檔案的保管與利用一、檔案的保管1.檔案的存放地點公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案存放地點，確保檔案的安全和保密。檔案存放地點應(yīng)具備防火、防潮、防盜、防蟲等條件，保證檔案的完好無損。2.檔案的保管期限（1）永久保管：客戶檔案、房源檔案、合同檔案等重要檔案應(yīng)永久保管；（2）長期保管：交易檔案等一般檔案應(yīng)長期保管，保管期限不少于10年；（3）短期保管：一些臨時性的文件和資料應(yīng)短期保管，保管期限一般為13年。3.檔案的借閱與復(fù)制（1）檔案的借閱應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借或復(fù)制檔案；（2）檔案的復(fù)制應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋公司的公章，并注明復(fù)制日期和用途；（3）檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格控制檔案的借閱和復(fù)制，防止檔案的丟失和損壞。二、檔案的利用1.檔案的查詢與檢索（1）檔案管理人員應(yīng)建立檔案查詢與檢索系統(tǒng)，方便用戶查詢和檢索檔案；（2）用戶可以通過檔案查詢與檢索系統(tǒng)輸入檔案的編號、名稱、時間等信息進(jìn)行查詢，也可以通過檔案管理人員進(jìn)行人工查詢；（3）檔案管理人員應(yīng)及時更新檔案查詢與檢索系統(tǒng)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.檔案的利用方式（1）檔案的查閱：用戶可以到檔案管理部門查閱檔案，但應(yīng)遵守檔案管理部門的規(guī)定，不得損壞檔案；（2）檔案的復(fù)?。河脩艨梢缘綑n案管理部門復(fù)印檔案，但應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理復(fù)印手續(xù)；（3）檔案的借閱：用戶可以借閱檔案，但應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借或復(fù)制檔案。檔案的銷毀一、檔案的銷毀條件1.保管期限已滿的檔案；2.失去保存價值的檔案；3.其他需要銷毀的檔案。二、檔案的銷毀程序1.檔案管理人員提出檔案銷毀申請，說明檔案的銷毀原因和數(shù)量等情況；2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人對檔案銷毀申請進(jìn)行審核，提出審核意見；3.公司總經(jīng)理對檔案銷毀申請進(jìn)行審批，批準(zhǔn)銷毀的檔案應(yīng)加蓋公司的公章；4.檔案管理人員將批準(zhǔn)銷毀的檔案進(jìn)行登記，并編制檔案銷毀清單；5.檔案銷毀清單應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司總經(jīng)理簽字確認(rèn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀；6.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進(jìn)行，