扶貧檔案日常管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)扶貧檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理，確保扶貧檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮扶貧檔案在扶貧工作中的憑證和參考作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司參與扶貧工作過程中形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于扶貧項(xiàng)目申報(bào)、實(shí)施、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件、報(bào)表、記錄、影像等資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則扶貧檔案由公司指定的部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映扶貧工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁弄虛作假。3.完整性原則全面收集扶貧工作各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的各類檔案資料，確保檔案的齊全完整。4.規(guī)范性原則檔案的整理、分類、編號(hào)、裝訂等應(yīng)符合國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及公司的統(tǒng)一要求。5.保密性原則嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，確保扶貧檔案中涉及的敏感信息不被泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善扶貧檔案日常管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理扶貧檔案，建立檔案臺(tái)賬，對檔案的收集、整理、保管、利用等進(jìn)行全程跟蹤。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好扶貧檔案的形成、積累和整理工作。4.定期對扶貧檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計(jì)，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.負(fù)責(zé)扶貧檔案的信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門扶貧工作中各類檔案資料的收集、整理和初步分類，并定期移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案工作，確保檔案資料的及時(shí)形成和規(guī)范整理。3.在檔案管理部門的指導(dǎo)下，做好本部門檔案的日常保管和利用工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高自身素質(zhì)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、上架、保管、借閱等具體工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案的安全和保密。4.積極主動(dòng)為扶貧工作提供檔案信息服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.扶貧工作規(guī)劃、計(jì)劃、方案等文件。2.扶貧項(xiàng)目申報(bào)材料，包括項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目預(yù)算、項(xiàng)目審批文件等。3.扶貧項(xiàng)目實(shí)施過程中的各類文件，如項(xiàng)目招投標(biāo)文件、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目變更記錄等。4.扶貧資金管理文件，包括資金申請報(bào)告、資金撥付憑證、資金使用情況報(bào)告等。5.扶貧對象識(shí)別、幫扶、退出等相關(guān)資料，如貧困戶信息采集表、幫扶手冊、脫貧驗(yàn)收報(bào)告等。6.扶貧工作中的會(huì)議記錄、調(diào)研資料、培訓(xùn)資料等。7.扶貧工作的影像資料，如項(xiàng)目實(shí)施現(xiàn)場照片、視頻等。8.其他與扶貧工作相關(guān)的文件和資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)將本部門形成的扶貧檔案資料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化處理和信息檢索。（四）整理方法1.分類按照扶貧工作的不同階段和內(nèi)容，將檔案分為綜合類、項(xiàng)目類、資金類、對象類等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行二級(jí)分類。2.編號(hào)為每份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序號(hào)等信息，便于查找和管理。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，排列有序，并定期進(jìn)行檢查和清點(diǎn)。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.對重要的檔案資料應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。（三）保管期限根據(jù)扶貧檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定不同的保管期限，一般分為永久、長期（10年以上）、短期（10年以下）。具體保管期限參照國家相關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況執(zhí)行。（四）檔案鑒定1.定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門組成鑒定小組，對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評估。2.對確無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。銷毀檔案時(shí)應(yīng)進(jìn)行登記，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。五、檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，確保檔案信息不被泄露。2.按照規(guī)定的程序和手續(xù)辦理檔案借閱手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自查閱、復(fù)制檔案。3.檔案利用應(yīng)本著服務(wù)扶貧工作的原則，提高檔案的利用效率。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因扶貧工作需要查閱檔案。2.上級(jí)主管部門、審計(jì)部門等因工作需要查閱檔案。3.其他經(jīng)公司批準(zhǔn)的單位或個(gè)人因工作需要查閱檔案。（三）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.上級(jí)主管部門、審計(jì)部門等查閱檔案，需出具單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，由檔案管理部門提供查閱服務(wù)。3.其他單位或個(gè)人查閱檔案，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照上述程序辦理查閱手續(xù)。4.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并登記復(fù)制內(nèi)容、數(shù)量等信息。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立扶貧檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的工作效率和服務(wù)水平，為扶貧工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子圖像，并進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)功能模塊檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全過程信息化。3.數(shù)據(jù)安全管理加強(qiáng)對檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.及時(shí)將新形成的檔案資料錄入系統(tǒng)，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和同步性。3.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，優(yōu)化系統(tǒng)功能，提高系統(tǒng)性能。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對扶貧檔案的數(shù)量、種類、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門。（二）檔案移交1.扶貧工作結(jié)束后，各部門應(yīng)將本部門形成的扶貧檔案資料按照要求整理完畢，并移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行審核，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。3.檔案管理部門將整理好的扶貧檔案進(jìn)行歸檔，并編制檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.建立檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對扶貧檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估。2.檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的收集整理質(zhì)量、檔案的保管利用情況等。（二）問題整改