材料入庫(kù)登記管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司材料入庫(kù)管理，規(guī)范材料入庫(kù)登記流程，確保公司資產(chǎn)的安全與完整，保證材料信息的準(zhǔn)確及時(shí)，提高公司運(yùn)營(yíng)效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有采購(gòu)材料、自制材料以及其他途徑進(jìn)入公司倉(cāng)庫(kù)的各類材料的入庫(kù)登記管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：確保入庫(kù)材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等信息準(zhǔn)確無(wú)誤地記錄。2.及時(shí)性原則：材料入庫(kù)后應(yīng)立即進(jìn)行登記，不得拖延，以便及時(shí)反映庫(kù)存動(dòng)態(tài)。3.完整性原則：涵蓋材料入庫(kù)的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括驗(yàn)收、計(jì)量、記錄等，保證資料完整。4.責(zé)任明確原則：明確各環(huán)節(jié)相關(guān)人員的職責(zé)，做到責(zé)任到人，便于追溯和管理。二、材料入庫(kù)流程（一）采購(gòu)材料入庫(kù)1.采購(gòu)部門(mén)在簽訂采購(gòu)合同后，應(yīng)及時(shí)將合同副本提交給倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)，以便倉(cāng)庫(kù)提前做好接收準(zhǔn)備。2.材料到貨前，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同和預(yù)計(jì)到貨時(shí)間，安排好倉(cāng)位，并準(zhǔn)備好驗(yàn)收所需的工具和場(chǎng)地。3.材料到貨時(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)和質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)。倉(cāng)庫(kù)管理人員會(huì)同質(zhì)量檢驗(yàn)人員按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)材料進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、外觀質(zhì)量等。對(duì)于重要材料或有特殊要求的材料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)或全檢。驗(yàn)收合格的材料，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)在送貨單上簽字確認(rèn)，并填寫(xiě)《材料入庫(kù)單》。驗(yàn)收不合格的材料，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)人員與供應(yīng)商協(xié)商處理，做好記錄，并單獨(dú)存放不合格材料，標(biāo)識(shí)清晰。4.《材料入庫(kù)單》應(yīng)一式多聯(lián)，分別由倉(cāng)庫(kù)、采購(gòu)、財(cái)務(wù)等部門(mén)留存。倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)《材料入庫(kù)單》對(duì)入庫(kù)材料進(jìn)行分類存放，并更新庫(kù)存臺(tái)賬。（二）自制材料入庫(kù)1.生產(chǎn)部門(mén)完成自制材料生產(chǎn)后，應(yīng)填寫(xiě)《自制材料入庫(kù)申請(qǐng)單》，注明材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)批次等信息，提交給倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)收到《自制材料入庫(kù)申請(qǐng)單》后，安排人員對(duì)自制材料進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括材料的質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量等是否符合生產(chǎn)要求。3.驗(yàn)收合格的自制材料，倉(cāng)庫(kù)管理人員在《自制材料入庫(kù)申請(qǐng)單》上簽字確認(rèn)，并填寫(xiě)《材料入庫(kù)單》，辦理入庫(kù)手續(xù)。4.對(duì)于驗(yàn)收不合格的自制材料，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)通知生產(chǎn)部門(mén)進(jìn)行返工或處理，重新提交驗(yàn)收。（三）其他材料入庫(kù)1.因捐贈(zèng)、調(diào)撥等原因進(jìn)入公司的材料，相關(guān)部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《材料入庫(kù)通知單》，詳細(xì)說(shuō)明材料的來(lái)源、名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，提交給倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)按照本制度的驗(yàn)收要求對(duì)材料進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后辦理入庫(kù)登記手續(xù)，填寫(xiě)《材料入庫(kù)單》。三、材料入庫(kù)登記要求（一）入庫(kù)單填寫(xiě)規(guī)范1.《材料入庫(kù)單》應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的單據(jù)，不得隨意更改格式。2.入庫(kù)單上應(yīng)準(zhǔn)確填寫(xiě)材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、計(jì)量單位、數(shù)量、單價(jià)、金額、供應(yīng)商名稱、入庫(kù)日期、倉(cāng)庫(kù)名稱、經(jīng)手人等信息。各項(xiàng)信息應(yīng)清晰、完整、準(zhǔn)確，不得涂改。如有填寫(xiě)錯(cuò)誤，應(yīng)重新開(kāi)具入庫(kù)單。3.入庫(kù)單上的金額應(yīng)根據(jù)實(shí)際采購(gòu)價(jià)格或成本核算價(jià)格填寫(xiě)，確保賬實(shí)相符。（二）入庫(kù)信息錄入1.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)在材料入庫(kù)后及時(shí)將入庫(kù)信息錄入公司的庫(kù)存管理系統(tǒng)。錄入內(nèi)容應(yīng)與《材料入庫(kù)單》一致，包括材料編號(hào)、名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、入庫(kù)日期、倉(cāng)庫(kù)位置、供應(yīng)商等信息。2.庫(kù)存管理系統(tǒng)應(yīng)具備自動(dòng)更新庫(kù)存數(shù)量、金額等功能，并能生成庫(kù)存報(bào)表，為公司的采購(gòu)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售等部門(mén)提供準(zhǔn)確的庫(kù)存信息。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期核對(duì)庫(kù)存管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)與實(shí)際庫(kù)存是否一致，如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。（三）入庫(kù)資料歸檔1.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)將《材料入庫(kù)單》、送貨單、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、采購(gòu)合同等相關(guān)資料進(jìn)行整理、裝訂，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存。2.入庫(kù)資料的保存期限應(yīng)符合公司檔案管理要求，以便日后查閱和追溯。一般情況下，入庫(kù)資料應(yīng)保存[X]年。四、材料入庫(kù)驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收人員職責(zé)1.倉(cāng)庫(kù)管理人員負(fù)責(zé)組織材料的初步驗(yàn)收，檢查材料的數(shù)量、外觀等是否符合要求。2.質(zhì)量檢驗(yàn)人員負(fù)責(zé)對(duì)材料的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范判定材料是否合格。3.采購(gòu)人員應(yīng)協(xié)助倉(cāng)庫(kù)管理人員和質(zhì)量檢驗(yàn)人員進(jìn)行驗(yàn)收工作，提供采購(gòu)合同等相關(guān)資料，負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)驗(yàn)收過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。（二）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.材料的驗(yàn)收應(yīng)按照采購(gòu)合同、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部制定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。2.對(duì)于首次采購(gòu)的材料或特殊材料，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)在采購(gòu)前提供詳細(xì)的技術(shù)資料和質(zhì)量要求，作為驗(yàn)收的依據(jù)。3.驗(yàn)收人員應(yīng)嚴(yán)格按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)，確保入庫(kù)材料的質(zhì)量符合要求。對(duì)于驗(yàn)收不合格的材料，應(yīng)詳細(xì)記錄不合格情況，并及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)處理。（三）驗(yàn)收流程1.材料到貨后，倉(cāng)庫(kù)管理人員首先核對(duì)送貨單與采購(gòu)合同是否一致，包括材料名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。2.核對(duì)無(wú)誤后，倉(cāng)庫(kù)管理人員對(duì)材料的數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)，并檢查材料的外觀質(zhì)量，如有無(wú)破損、變形、受潮等情況。3.質(zhì)量檢驗(yàn)人員根據(jù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)材料進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)或全檢，檢驗(yàn)合格后出具質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告。4.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果填寫(xiě)《材料入庫(kù)單》，對(duì)于驗(yàn)收合格的材料，在入庫(kù)單上簽字確認(rèn)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的材料，注明不合格原因，并將入庫(kù)單交采購(gòu)人員處理。5.采購(gòu)人員負(fù)責(zé)與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商處理不合格材料的退換貨、補(bǔ)貨等事宜，并跟蹤處理結(jié)果。五、庫(kù)存管理與盤(pán)點(diǎn)（一）庫(kù)存管理1.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照材料的類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，便于查找和管理。2.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持整潔、干燥、通風(fēng)良好，確保材料的存儲(chǔ)環(huán)境符合要求。對(duì)于有特殊存儲(chǔ)要求的材料，如易燃易爆材料、易腐蝕材料等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存材料進(jìn)行巡查，檢查材料的存儲(chǔ)狀況、數(shù)量變化等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.嚴(yán)格執(zhí)行庫(kù)存管理制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自挪用、借用庫(kù)存材料。如因生產(chǎn)、維修等需要領(lǐng)用材料，應(yīng)按照規(guī)定辦理領(lǐng)用手續(xù)。（二）庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)1.公司應(yīng)定期組織庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)工作，確保賬實(shí)相符。盤(pán)點(diǎn)周期可根據(jù)公司實(shí)際情況確定，一般為[X]月/季/年。2.庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)工作由倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施，財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)參與配合。盤(pán)點(diǎn)前，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，包括整理庫(kù)存、核對(duì)賬目等。3.盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中，盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)庫(kù)存材料的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等，如實(shí)記錄盤(pán)點(diǎn)結(jié)果。對(duì)于盤(pán)盈、盤(pán)虧的材料，應(yīng)查明原因，填寫(xiě)《庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表》。4.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)《庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表》對(duì)庫(kù)存賬目進(jìn)行調(diào)整，確保賬實(shí)一致。對(duì)于盤(pán)盈、盤(pán)虧金額較大或存在重大差異的情況，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并進(jìn)行深入調(diào)查處理。5.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行賬務(wù)處理，確保財(cái)務(wù)報(bào)表的準(zhǔn)確性。同時(shí)，對(duì)庫(kù)存管理情況進(jìn)行分析，提出改進(jìn)建議，完善庫(kù)存管理制度。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)材料入庫(kù)登記管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期審計(jì)和監(jiān)督檢查。2.審計(jì)部門(mén)應(yīng)檢查材料入庫(kù)流程是否規(guī)范、入庫(kù)登記信息是否準(zhǔn)確完整、驗(yàn)收工作是否嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、庫(kù)存管理是否符合要求等。3.對(duì)于審計(jì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，審計(jì)部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。相關(guān)部門(mén)應(yīng)按照要求進(jìn)行整改，確保制度的有效執(zhí)行。（二）考核辦法1.建立材料入庫(kù)登記管理工作考核制度，對(duì)倉(cāng)庫(kù)管理人員、采購(gòu)人員、質(zhì)量檢驗(yàn)人員等相關(guān)人員的工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核指標(biāo)包括入庫(kù)登記準(zhǔn)確性、及時(shí)性、完整性，驗(yàn)收工作質(zhì)量，庫(kù)存管理水平，資料歸檔情況等。3.考核結(jié)果與員工的績(jī)效獎(jiǎng)金、晉升、評(píng)優(yōu)等掛鉤。對(duì)于工作表