單位燃油卡管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)單位燃油卡的管理，規(guī)范燃油卡的使用行為，提高燃油使用效率，降低運(yùn)營(yíng)成本，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于單位所有配備燃油卡的車輛及相關(guān)使用人員。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：燃油卡的使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)財(cái)務(wù)制度的要求。2.安全性原則：確保燃油卡信息安全，防止被盜用、冒用等情況發(fā)生。3.節(jié)約性原則：鼓勵(lì)合理使用燃油，降低油耗，節(jié)約能源。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在燃油卡使用過(guò)程中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、管理職責(zé)（一）綜合管理部門1.負(fù)責(zé)單位燃油卡管理制度的制定、修訂和解釋。2.統(tǒng)一辦理燃油卡的申請(qǐng)、領(lǐng)取、發(fā)放、回收及注銷等工作。3.定期對(duì)燃油卡的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為單位決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)燃油卡充值費(fèi)用的審核、報(bào)銷及賬務(wù)處理。2.監(jiān)督燃油卡資金的使用情況，確保資金安全。（三）車輛使用部門1.負(fù)責(zé)本部門車輛燃油卡的日常使用管理，指定專人負(fù)責(zé)燃油卡的保管和使用。2.嚴(yán)格按照規(guī)定用途使用燃油卡，做好車輛加油記錄，定期與綜合管理部門核對(duì)燃油消耗情況。3.發(fā)現(xiàn)燃油卡丟失、被盜或異常使用情況時(shí)，及時(shí)向綜合管理部門報(bào)告，并協(xié)助采取相應(yīng)措施。（四）駕駛員1.嚴(yán)格遵守燃油卡管理制度，妥善保管個(gè)人使用的燃油卡，不得轉(zhuǎn)借他人。2.在加油時(shí)，應(yīng)主動(dòng)配合加油站工作人員進(jìn)行操作，確保加油信息準(zhǔn)確無(wú)誤。3.按照車輛實(shí)際行駛里程和油耗標(biāo)準(zhǔn)合理使用燃油，不得浪費(fèi)。三、燃油卡的申請(qǐng)與發(fā)放（一）申請(qǐng)1.車輛使用部門根據(jù)工作需要，填寫(xiě)《燃油卡申請(qǐng)表》，注明申請(qǐng)燃油卡的車輛信息、預(yù)計(jì)月用油量等內(nèi)容。2.將申請(qǐng)表提交至綜合管理部門審核，綜合管理部門根據(jù)車輛實(shí)際情況及工作需求進(jìn)行審批。（二）發(fā)放1.經(jīng)審批通過(guò)后，綜合管理部門統(tǒng)一到指定的加油站辦理燃油卡，并將燃油卡發(fā)放至車輛使用部門指定的專人手中。2.發(fā)放時(shí)，應(yīng)做好燃油卡的登記工作，記錄燃油卡卡號(hào)、發(fā)放時(shí)間、領(lǐng)取人等信息。四、燃油卡的充值與報(bào)銷（一）充值1.綜合管理部門定期統(tǒng)計(jì)各車輛的燃油消耗情況，根據(jù)實(shí)際需求確定燃油卡的充值金額。2.填寫(xiě)《燃油卡充值申請(qǐng)表》，附上車輛加油記錄等相關(guān)資料，提交至財(cái)務(wù)部門審核。3.財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后，安排專人進(jìn)行燃油卡充值操作，并做好充值記錄。（二）報(bào)銷1.駕駛員每月應(yīng)及時(shí)收集車輛加油發(fā)票，并按照單位財(cái)務(wù)報(bào)銷制度的要求進(jìn)行整理粘貼。2.將加油發(fā)票及相關(guān)報(bào)銷憑證提交至車輛使用部門負(fù)責(zé)人審核簽字。3.車輛使用部門負(fù)責(zé)人審核無(wú)誤后，交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷。財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷憑證進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保報(bào)銷內(nèi)容真實(shí)、合規(guī)。五、燃油卡的使用與管理（一）使用范圍燃油卡僅限用于單位車輛在指定加油站的加油費(fèi)用支出，不得用于其他非加油用途。（二）加油規(guī)定1.駕駛員應(yīng)選擇正規(guī)的加油站進(jìn)行加油，優(yōu)先選擇與單位簽訂合作協(xié)議的加油站。2.在加油前，駕駛員應(yīng)確認(rèn)車輛的油箱位置及油量情況，避免加油過(guò)量或不足。3.加油時(shí)，駕駛員應(yīng)主動(dòng)出示燃油卡，配合加油站工作人員進(jìn)行操作，確保加油信息準(zhǔn)確無(wú)誤。加油完畢后，駕駛員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)加油金額、加油量等信息，并在加油站提供的加油憑證上簽字確認(rèn)。（三）保管要求1.燃油卡由車輛使用部門指定專人負(fù)責(zé)保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。如因工作需要臨時(shí)交接燃油卡，應(yīng)辦理交接手續(xù)，并做好記錄。2.保管人員應(yīng)妥善保管燃油卡，防止丟失、被盜或損壞。如發(fā)現(xiàn)燃油卡丟失或被盜，應(yīng)立即掛失，并及時(shí)向綜合管理部門報(bào)告。3.燃油卡應(yīng)存放在安全可靠的地方，避免與磁性物品、高溫物品等接觸，以免影響燃油卡的正常使用。（四）使用記錄1.駕駛員每次加油后，應(yīng)及時(shí)在車輛加油記錄簿上記錄加油時(shí)間、加油站名稱、加油量、加油金額等信息。2.車輛使用部門應(yīng)定期對(duì)加油記錄進(jìn)行整理和統(tǒng)計(jì)，與綜合管理部門核對(duì)燃油消耗情況，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。（五）異常情況處理1.如發(fā)現(xiàn)燃油卡出現(xiàn)異常使用情況，如加油金額與實(shí)際加油量不符、加油地點(diǎn)異常等，駕駛員應(yīng)立即停止使用燃油卡，并及時(shí)向車輛使用部門負(fù)責(zé)人報(bào)告。2.車輛使用部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)核實(shí)情況，并向綜合管理部門報(bào)告。綜合管理部門應(yīng)與加油站及相關(guān)部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，查明原因，采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。3.對(duì)于因燃油卡異常使用導(dǎo)致的經(jīng)濟(jì)損失，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.綜合管理部門定期對(duì)燃油卡的使用情況進(jìn)行檢查，包括加油記錄的真實(shí)性、燃油卡的保管情況等。2.財(cái)務(wù)部門定期對(duì)燃油卡充值費(fèi)用及報(bào)銷情況進(jìn)行審計(jì)，確保資金使用合規(guī)。3.車輛使用部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門燃油卡使用情況的自查自糾，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、審計(jì)部門等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，如實(shí)提供燃油卡使用的相關(guān)資料。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況報(bào)告給相關(guān)部門。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.將燃油卡轉(zhuǎn)借他人使用的。2.利用燃油卡謀取私利，如套取現(xiàn)金、虛開(kāi)發(fā)票等。3.未按規(guī)定用途使用燃油卡，如用于非車輛加油支出的。4.加油記錄弄虛作假，虛報(bào)加油量或加油金額的。5.因保管不善導(dǎo)致燃油卡丟失、被盜或損壞，給單位造成經(jīng)濟(jì)損失的。（二）處理措施1.對(duì)于首次發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為的人員，給予警告批評(píng)，并責(zé)令其立即改正。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的人員，除責(zé)令其退還違規(guī)所得外，還將