廣告公司印章管理制度總則目的為加強(qiáng)廣告公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，維護(hù)公司利益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于廣告公司總部及各分支機(jī)構(gòu)，涵蓋公司所有部門及員工。印章種類1.公司公章：代表公司對(duì)外行使權(quán)利和承擔(dān)義務(wù)的正式印章。2.合同專用章：專門用于簽訂各類合同的印章。3.財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)等相關(guān)財(cái)務(wù)事務(wù)的印章。4.法人章：代表公司法定代表人的個(gè)人印章，用于特定財(cái)務(wù)或法律文件。5.部門章：各部門根據(jù)工作需要自行使用的印章，用于部門內(nèi)部文件、資料等。印章的刻制與啟用刻制1.公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)刻制，必須選擇具有公安機(jī)關(guān)指定資質(zhì)的印章刻制單位。2.部門章由各部門提出申請(qǐng)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部負(fù)責(zé)刻制。3.申請(qǐng)刻制印章時(shí)，需填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明印章名稱、規(guī)格、用途等信息，并附上相關(guān)證明文件。啟用1.新印章刻制完成后，行政部應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門和人員，并組織印章啟用儀式。2.啟用印章時(shí)，需在《印章啟用登記表》上詳細(xì)記錄啟用日期、印章名稱、規(guī)格、啟用范圍等信息，并由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.印章啟用后，原印章如有需要廢止，應(yīng)及時(shí)辦理廢止手續(xù)，并將廢止印章交行政部妥善保管。印章的保管保管原則1.實(shí)行專人專管制度，確保印章安全。2.印章保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章管理制度。3.印章保管人員不得擅自將印章交他人代管。保管職責(zé)1.公司公章：由行政部經(jīng)理指定專人保管，保管人員應(yīng)妥善保管公章，不得隨意放置，確保公章在安全的環(huán)境下存放。2.合同專用章：由合同管理部門指定專人保管，保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照合同審批流程使用合同專用章，確保合同簽訂的合法性和有效性。3.財(cái)務(wù)專用章：由財(cái)務(wù)部經(jīng)理指定專人保管，保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守財(cái)務(wù)制度，正確使用財(cái)務(wù)專用章，確保財(cái)務(wù)結(jié)算的準(zhǔn)確性和安全性。4.法人章：由法定代表人或其授權(quán)人保管，保管人員應(yīng)按照公司規(guī)定使用法人章，確保法人章的使用符合公司利益。5.部門章：由各部門負(fù)責(zé)人指定專人保管，保管人員應(yīng)在部門內(nèi)部使用部門章，不得對(duì)外使用。保管要求1.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。2.印章保管人員應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，確保印章完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。3.印章保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要交接印章時(shí)，應(yīng)辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)，確保印章交接的準(zhǔn)確性和完整性。印章的使用使用原則1.嚴(yán)格按照規(guī)定的審批流程使用印章，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用。2.印章使用應(yīng)基于真實(shí)、合法、有效的業(yè)務(wù)需求，不得用于違法違規(guī)或損害公司利益的行為。3.印章使用應(yīng)確保印章與文件內(nèi)容一致，不得擅自更改或添加內(nèi)容。使用流程1.填寫申請(qǐng)表：使用印章時(shí)，需填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、用印日期等信息。2.審批：根據(jù)用印事項(xiàng)的性質(zhì)和金額，按照公司審批權(quán)限進(jìn)行審批。一般事項(xiàng)由部門負(fù)責(zé)人審批，重要事項(xiàng)由分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。3.用?。航?jīng)審批同意后，印章保管人員應(yīng)在《印章使用登記表》上登記用印情況，并在用印文件上加蓋印章。加蓋印章時(shí)應(yīng)確保印章清晰、端正，不得模糊或歪斜。4.留存文件：用印完成后，印章保管人員應(yīng)將《印章使用申請(qǐng)表》和用印文件原件留存歸檔，以備查閱。使用范圍1.公司公章：用于公司對(duì)外的重要文件、合同、協(xié)議、介紹信等。2.合同專用章：專門用于簽訂各類合同。3.財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)、報(bào)表等相關(guān)財(cái)務(wù)事務(wù)。4.法人章：用于特定財(cái)務(wù)或法律文件，如支票、匯票等。5.部門章：用于部門內(nèi)部文件、資料、通知等。印章的停用與銷毀停用1.因公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要停用印章時(shí)，由行政部提出申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理印章停用手續(xù)。2.印章停用后，保管人員應(yīng)及時(shí)將印章交行政部封存，并在《印章停用登記表》上記錄停用日期、印章名稱、規(guī)格等信息。銷毀1.對(duì)于已停用且無保留價(jià)值的印章，由行政部負(fù)責(zé)組織銷毀。2.銷毀印章時(shí)，應(yīng)填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部會(huì)同相關(guān)部門共同進(jìn)行銷毀。3.銷毀印章應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，如粉碎、熔化等，確保印章無法恢復(fù)使用。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由參與銷毀的人員簽字確認(rèn)。印章使用的監(jiān)督與檢查監(jiān)督職責(zé)1.行政部負(fù)責(zé)對(duì)公司印章的使用情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保印章使用符合規(guī)定。2.財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)財(cái)務(wù)專用章和法人章的使用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保財(cái)務(wù)結(jié)算的準(zhǔn)確性和安全性。3.審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)印章使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。檢查內(nèi)容1.印章使用是否符合審批流程，審批手續(xù)是否齊全。2.印章使用是否基于真實(shí)、合法、有效的業(yè)務(wù)需求，是否存在違規(guī)使用印章的情況。3.印章保管是否安全，是否存在印章遺失、被盜用等情況。4.印章使用記錄是否完整、準(zhǔn)確，是否及時(shí)歸檔。違規(guī)處理1.對(duì)于違反印章管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.因違規(guī)使用印章給公司造成損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)