電廠技術(shù)部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)電廠技術(shù)部檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在技術(shù)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于電廠技術(shù)部在生產(chǎn)、技術(shù)研發(fā)、設(shè)備維護(hù)等各項(xiàng)工作中形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：技術(shù)部檔案由專(zhuān)人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映技術(shù)工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢(xún)、借閱和使用。二、檔案管理職責(zé)（一）技術(shù)部檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)技術(shù)部檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。2.對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目，建立檔案檢索工具，方便檔案查詢(xún)。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，辦理檔案借閱、歸還手續(xù)，確保檔案安全。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，保持庫(kù)房整潔、通風(fēng)良好，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作。6.按照規(guī)定做好檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作。（二）技術(shù)部各崗位人員職責(zé)1.在工作過(guò)程中及時(shí)形成并整理相關(guān)檔案資料，確保檔案的真實(shí)性和完整性。2.主動(dòng)配合檔案管理員做好檔案的收集、歸檔工作，按照要求提交各類(lèi)檔案材料。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。4.根據(jù)工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)后可借閱相關(guān)檔案，并按時(shí)歸還。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.生產(chǎn)運(yùn)行記錄：包括運(yùn)行日志、操作記錄、設(shè)備運(yùn)行參數(shù)記錄等。2.技術(shù)研發(fā)資料：項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)總結(jié)等。3.設(shè)備維護(hù)檔案：設(shè)備臺(tái)賬、維修記錄、保養(yǎng)計(jì)劃及記錄、設(shè)備技術(shù)資料等。4.技術(shù)改造文件：改造方案、施工圖紙、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范：國(guó)家及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)內(nèi)部技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。6.對(duì)外技術(shù)交流資料：與其他單位的技術(shù)合作協(xié)議、交流會(huì)議資料等。7.其他與技術(shù)工作有關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各崗位人員應(yīng)在工作完成后及時(shí)將形成的檔案資料移交檔案管理員，確保檔案的時(shí)效性。2.檔案資料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，格式規(guī)范。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其存儲(chǔ)格式通用、易于讀取，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類(lèi)，如分為生產(chǎn)運(yùn)行類(lèi)、技術(shù)研發(fā)類(lèi)、設(shè)備維護(hù)類(lèi)等。2.編號(hào)：為每一類(lèi)檔案編制唯一的編號(hào)，便于管理和查詢(xún)。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，具有系統(tǒng)性和邏輯性。3.編目：對(duì)每份檔案編制詳細(xì)的目錄，包括檔案名稱(chēng)、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整齊裝訂，去除金屬物，確保檔案的牢固和美觀。四、檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.日常形成的檔案資料應(yīng)在每月底前集中歸檔。2.重大項(xiàng)目、技術(shù)改造等完成后，相關(guān)檔案應(yīng)在項(xiàng)目驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)歸檔。（二）歸檔流程1.檔案形成部門(mén)或人員將整理好的檔案資料移交檔案管理員。2.檔案管理員對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、檢查，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸檔手續(xù)，并在檔案目錄中登記。3.將歸檔后的檔案按照分類(lèi)順序存放于檔案庫(kù)房。五、檔案的保管（一）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥等。（二）檔案存放1.按照檔案分類(lèi)編號(hào)順序排列檔案，便于查找和管理。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)安全。3.對(duì)于重要的紙質(zhì)檔案，可采取復(fù)印、掃描等方式進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子副本，同時(shí)保留紙質(zhì)原件。（三）檔案清查1.檔案管理員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)記錄并報(bào)告處理。3.對(duì)清查結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄，形成檔案清查報(bào)告，歸檔保存。六、檔案的借閱與利用（一）借閱范圍1.因工作需要，技術(shù)部?jī)?nèi)部人員可借閱相關(guān)檔案。2.外單位因工作需要查閱檔案的，須經(jīng)技術(shù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）借閱手續(xù)1.借閱人填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案名稱(chēng)、編號(hào)、借閱時(shí)間、用途等信息。2.經(jīng)檔案管理員審核，技術(shù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人憑借閱申請(qǐng)表到檔案管理員處領(lǐng)取檔案，并在借閱登記簿上簽字確認(rèn)。（三）借閱期限1.一般檔案借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，確需長(zhǎng)期使用的，須經(jīng)技術(shù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（四）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。2.檔案必須在規(guī)定期限內(nèi)歸還，如需延期應(yīng)提前辦理手續(xù)。3.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和保密性，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。（五）檔案利用1.鼓勵(lì)技術(shù)人員利用檔案開(kāi)展技術(shù)研究、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等工作，充分發(fā)揮檔案的作用。2.檔案管理員應(yīng)積極為檔案利用提供便利條件，協(xié)助查閱、復(fù)制相關(guān)檔案資料。3.對(duì)于利用檔案形成的成果，如技術(shù)報(bào)告、論文等，應(yīng)注明檔案資料的出處。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用情況，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由技術(shù)部負(fù)責(zé)人、檔案管理員及相關(guān)技術(shù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.檔案的保存價(jià)值，包括歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和科研價(jià)值等。3.檔案的密級(jí)和保密期限。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，判斷其保存價(jià)值。2.綜合分析法：結(jié)合檔案形成的背景、來(lái)源、利用情況等進(jìn)行綜合分析，確定其保存價(jià)值。（五）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷(xiāo)毀的檔案，編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)技術(shù)部負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由兩人以上監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案徹底銷(xiāo)毀。4.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的電廠技術(shù)部檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和網(wǎng)絡(luò)化查詢(xún)。2.提高檔案管理工作效率，方便檔案的利用和共享。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息錄入：將檔案目錄及相關(guān)信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立檔案檢索數(shù)據(jù)庫(kù)。3.系統(tǒng)功能開(kāi)發(fā)：檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢(xún)、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷(xiāo)毀等功能，滿足檔案管理工作的需要。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案