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文檔簡介
建筑勞務(wù)資料管理制度一、總則(一)目的為加強(qiáng)公司建筑勞務(wù)資料管理,規(guī)范資料的收集、整理、歸檔、保管及使用,確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性,為公司的經(jīng)營管理、項(xiàng)目決策及相關(guān)工作提供有力支持,特制定本制度。(二)適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及建筑勞務(wù)業(yè)務(wù)的所有部門、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)以及相關(guān)工作人員。(三)基本原則1.真實(shí)性原則:資料應(yīng)如實(shí)反映建筑勞務(wù)業(yè)務(wù)的實(shí)際情況,不得偽造、篡改。2.完整性原則:涵蓋建筑勞務(wù)業(yè)務(wù)全過程的各類資料,確保無遺漏。3.準(zhǔn)確性原則:資料內(nèi)容準(zhǔn)確無誤,數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。4.及時(shí)性原則:及時(shí)收集、整理、歸檔資料,保證資料的時(shí)效性。5.保密性原則:對涉及公司機(jī)密和敏感信息的資料,嚴(yán)格保密,防止泄露。二、資料分類及內(nèi)容(一)人員資料1.員工基本信息個(gè)人簡歷,包括教育背景、工作經(jīng)歷等。身份證、學(xué)歷證書、資格證書等復(fù)印件。入職申請表、勞動(dòng)合同等。2.員工培訓(xùn)與考核資料培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)總結(jié)。考核成績、考核報(bào)告。3.員工考勤資料考勤記錄,包括出勤、請假、加班等情況。考勤報(bào)表。(二)勞務(wù)合同資料1.勞務(wù)合同文本與勞務(wù)人員簽訂的各類勞務(wù)合同。合同變更、續(xù)簽、解除等相關(guān)協(xié)議。2.合同執(zhí)行資料勞務(wù)人員工作任務(wù)分配記錄。勞務(wù)費(fèi)用結(jié)算清單、支付憑證。(三)項(xiàng)目資料1.項(xiàng)目基本資料項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告。項(xiàng)目招投標(biāo)文件,包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。2.施工過程資料施工組織設(shè)計(jì)、施工方案。工程進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)表。工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、驗(yàn)收記錄。安全檢查記錄、安全事故報(bào)告及處理資料。技術(shù)交底記錄。3.項(xiàng)目成本資料成本預(yù)算文件。成本核算報(bào)表,包括勞務(wù)成本、材料成本、機(jī)械成本等。成本分析報(bào)告。(四)供應(yīng)商資料1.供應(yīng)商基本信息營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等復(fù)印件。供應(yīng)商簡介、聯(lián)系方式。2.合作協(xié)議資料采購合同、租賃合同等。合作過程中的往來函件、結(jié)算資料。(五)其他資料1.會(huì)議資料勞務(wù)業(yè)務(wù)相關(guān)會(huì)議的通知、議程、紀(jì)要。會(huì)議決議及執(zhí)行情況記錄。2.投訴與糾紛處理資料勞務(wù)人員投訴記錄。糾紛處理過程中的相關(guān)文件、協(xié)商記錄、調(diào)解或仲裁文書等。3.政策法規(guī)資料國家及地方有關(guān)建筑勞務(wù)的法律法規(guī)、政策文件。行業(yè)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。三、資料收集(一)收集責(zé)任1.各部門、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)指定專人負(fù)責(zé)本部門相關(guān)資料的收集工作,確保資料的及時(shí)、準(zhǔn)確。2.涉及多個(gè)部門的資料,由牽頭部門負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門共同收集。(二)收集要求1.明確資料收集的范圍、內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn),確保收集的資料全面、完整。2.收集過程中,對資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性進(jìn)行初步審核,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)核實(shí)、糾正。3.對于重要資料,應(yīng)收集原件;如無法收集原件,需收集經(jīng)核對無誤的復(fù)印件,并注明原件存放處。(三)收集時(shí)間1.日常工作中產(chǎn)生的資料,應(yīng)及時(shí)收集,確保資料的時(shí)效性。2.項(xiàng)目結(jié)束后,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成項(xiàng)目資料的收集工作,并移交至公司相關(guān)部門。四、資料整理(一)整理原則1.按照資料的類別、時(shí)間順序、項(xiàng)目階段等進(jìn)行分類整理,確保資料條理清晰。2.對資料進(jìn)行編號(hào)、編目,便于查找和管理。(二)整理方法1.對收集到的資料進(jìn)行分類,去除重復(fù)、無效的資料。2.對每份資料進(jìn)行編號(hào),編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編制資料目錄,注明資料名稱、編號(hào)、日期、來源等信息。4.對資料進(jìn)行裝訂、歸檔,確保資料整齊、美觀。(三)整理流程1.資料收集人員對收集到的資料進(jìn)行初步整理,去除無關(guān)信息,分類存放。2.部門負(fù)責(zé)人對整理后的資料進(jìn)行審核,確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。3.將審核通過的資料移交至公司檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一整理、歸檔。五、資料歸檔(一)歸檔責(zé)任公司檔案管理部門負(fù)責(zé)建筑勞務(wù)資料的歸檔工作,確保資料妥善保管。(二)歸檔要求1.按照資料的分類,建立相應(yīng)的檔案目錄和索引,便于查找和利用。2.對歸檔資料進(jìn)行數(shù)字化處理,建立電子檔案庫,實(shí)現(xiàn)資料的信息化管理。3.歸檔資料應(yīng)存放于專門的檔案柜或存儲(chǔ)設(shè)備中,確保檔案的安全。(三)歸檔流程1.資料整理完成后,由部門負(fù)責(zé)人填寫《檔案移交清單》,注明資料名稱、數(shù)量、移交日期等信息。2.檔案管理部門對移交的資料進(jìn)行核對、驗(yàn)收,無誤后辦理簽收手續(xù)。3.將歸檔資料按照檔案管理要求進(jìn)行分類存放,并更新檔案目錄和索引。六、資料保管(一)保管責(zé)任檔案管理部門負(fù)責(zé)建筑勞務(wù)資料的日常保管工作,確保資料的安全、完整。(二)保管要求1.檔案存放地點(diǎn)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件,確保檔案安全。2.定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn),發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份,防止數(shù)據(jù)丟失。(三)保管期限1.建筑勞務(wù)資料的保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)定及公司實(shí)際情況確定。2.一般資料的保管期限為[X]年,重要資料的保管期限為[X]年或長期保存。七、資料查閱與借閱(一)查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱建筑勞務(wù)資料,應(yīng)填寫《資料查閱申請表》,注明查閱目的、資料名稱等信息。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后,交檔案管理部門查閱。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱資料,不得擅自將資料帶出。4.查閱過程中,不得在資料上涂改、標(biāo)記、污損。(二)借閱規(guī)定1.因工作需要借閱建筑勞務(wù)資料的,應(yīng)填寫《資料借閱申請表》,注明借閱期限、用途等信息。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后,方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還資料,如需延期,應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱期間,借閱人員應(yīng)妥善保管資料,不得轉(zhuǎn)借他人,如發(fā)生丟失、損壞等情況,應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。八、資料銷毀(一)銷毀條件1.資料保管期限已滿,且無繼續(xù)保存價(jià)值的。2.因政策法規(guī)變更、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因,需要銷毀的資料。(二)銷毀程序1.由檔案管理部門提出資料銷毀申請,填寫《資料銷毀申請表》,注明銷毀資料的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請表經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后,方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄,包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等,參與銷毀的人員應(yīng)簽字確認(rèn)。4.對電子檔案的銷毀,應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)清除,確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。九、監(jiān)督與考核(一)監(jiān)督檢查1.公司定期對建筑勞務(wù)資料管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查,確保制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱與借閱、銷毀等環(huán)節(jié)。(二)考核機(jī)制1.建立建筑勞務(wù)資料管理考核機(jī)制,對資料管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)
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