技術(shù)文檔收發(fā)管理制度總則一、目的為規(guī)范公司技術(shù)文檔的收發(fā)管理，確保技術(shù)文檔的安全、準(zhǔn)確、及時傳遞與使用，提高工作效率，促進(jìn)公司技術(shù)研發(fā)和業(yè)務(wù)發(fā)展，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門及員工，包括技術(shù)研發(fā)部門、生產(chǎn)部門、銷售部門、售后服務(wù)部門等與技術(shù)文檔相關(guān)的各個環(huán)節(jié)。三、管理職責(zé)1.人事總監(jiān)負(fù)責(zé)組織制定和修訂技術(shù)文檔收發(fā)管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.技術(shù)部門負(fù)責(zé)技術(shù)文檔的編制、審核、歸檔和保管工作，確保技術(shù)文檔的準(zhǔn)確性和完整性。3.行政部門負(fù)責(zé)技術(shù)文檔的收發(fā)、登記、傳遞和保管工作，建立技術(shù)文檔收發(fā)臺賬，確保技術(shù)文檔的安全和及時傳遞。4.各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門員工對技術(shù)文檔收發(fā)管理制度的學(xué)習(xí)和執(zhí)行，督促員工按照制度要求進(jìn)行技術(shù)文檔的收發(fā)和使用。四、技術(shù)文檔的定義技術(shù)文檔是指公司在技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、售后服務(wù)等過程中形成的各種技術(shù)資料、圖紙、說明書、操作規(guī)程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等文件，包括但不限于以下類型：1.技術(shù)方案：包括新產(chǎn)品研發(fā)方案、技術(shù)改造方案、工藝改進(jìn)方案等。2.技術(shù)圖紙：包括產(chǎn)品圖紙、零部件圖紙、裝配圖紙等。3.技術(shù)說明書：包括產(chǎn)品說明書、零部件說明書、設(shè)備說明書等。4.操作規(guī)程：包括生產(chǎn)操作規(guī)程、設(shè)備操作規(guī)程、檢驗操作規(guī)程等。5.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：包括產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、原材料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、零部件質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。五、技術(shù)文檔的分類1.內(nèi)部技術(shù)文檔：指公司內(nèi)部編制和使用的技術(shù)文檔，僅供公司內(nèi)部人員參考和使用。2.外部技術(shù)文檔：指公司從外部獲取的技術(shù)文檔，如供應(yīng)商提供的技術(shù)資料、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等，僅供公司內(nèi)部人員參考和使用。六、技術(shù)文檔的編號規(guī)則1.內(nèi)部技術(shù)文檔編號規(guī)則：采用“部門代碼+年份+流水號”的方式進(jìn)行編號，如“RD2023001”表示技術(shù)研發(fā)部門2023年編制的第1份技術(shù)文檔。2.外部技術(shù)文檔編號規(guī)則：采用“來源單位+年份+流水號”的方式進(jìn)行編號，如“Supplier2023001”表示供應(yīng)商2023年提供的第1份技術(shù)文檔。技術(shù)文檔的編制與審核一、技術(shù)文檔的編制1.技術(shù)文檔的編制由技術(shù)部門負(fù)責(zé)，編制人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，確保技術(shù)文檔的準(zhǔn)確性和完整性。2.技術(shù)文檔的編制應(yīng)按照公司的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，采用統(tǒng)一的格式和模板，確保技術(shù)文檔的規(guī)范性和可讀性。3.技術(shù)文檔的編制應(yīng)及時、準(zhǔn)確地反映公司的技術(shù)研發(fā)和生產(chǎn)情況，為公司的技術(shù)管理和決策提供支持。二、技術(shù)文檔的審核1.技術(shù)文檔的審核由技術(shù)部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，審核人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，確保技術(shù)文檔的準(zhǔn)確性和完整性。2.技術(shù)文檔的審核應(yīng)按照公司的審核流程進(jìn)行，包括初審、復(fù)審和終審等環(huán)節(jié)，確保技術(shù)文檔的質(zhì)量和合規(guī)性。3.技術(shù)文檔的審核應(yīng)及時、準(zhǔn)確地反饋審核意見，編制人員應(yīng)根據(jù)審核意見進(jìn)行修改和完善，確保技術(shù)文檔的質(zhì)量和合規(guī)性。技術(shù)文檔的收發(fā)與登記一、技術(shù)文檔的收發(fā)1.行政部門負(fù)責(zé)技術(shù)文檔的收發(fā)工作，接收技術(shù)文檔時應(yīng)進(jìn)行登記，填寫《技術(shù)文檔收發(fā)登記表》，并及時通知技術(shù)部門。2.技術(shù)部門負(fù)責(zé)技術(shù)文檔的發(fā)放工作，發(fā)放技術(shù)文檔時應(yīng)進(jìn)行登記，填寫《技術(shù)文檔發(fā)放登記表》，并及時通知接收部門。3.技術(shù)文檔的收發(fā)應(yīng)遵循“誰接收誰負(fù)責(zé)、誰發(fā)放誰負(fù)責(zé)”的原則，確保技術(shù)文檔的安全和及時傳遞。二、技術(shù)文檔的登記1.行政部門應(yīng)建立技術(shù)文檔收發(fā)臺賬，對技術(shù)文檔的收發(fā)情況進(jìn)行登記和管理，包括技術(shù)文檔的編號、名稱、來源、接收日期、發(fā)放日期、接收部門、發(fā)放部門等信息。2.技術(shù)部門應(yīng)建立技術(shù)文檔檔案，對技術(shù)文檔的編制、審核、歸檔等情況進(jìn)行登記和管理，包括技術(shù)文檔的編號、名稱、編制人員、審核人員、歸檔日期等信息。技術(shù)文檔的保管與使用一、技術(shù)文檔的保管1.技術(shù)文檔的保管由技術(shù)部門負(fù)責(zé)，技術(shù)部門應(yīng)建立技術(shù)文檔檔案室，對技術(shù)文檔進(jìn)行集中保管，確保技術(shù)文檔的安全和完整。2.技術(shù)文檔的保管應(yīng)符合公司的保密要求，采取必要的保密措施，如設(shè)置密碼、限制訪問權(quán)限等，防止技術(shù)文檔的泄露和丟失。3.技術(shù)文檔的保管應(yīng)定期進(jìn)行清理和整理，淘汰過期或無用的技術(shù)文檔，確保技術(shù)文檔的有效性和實用性。二、技術(shù)文檔的使用1.技術(shù)文檔的使用應(yīng)遵循“誰使用誰負(fù)責(zé)”的原則，使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照技術(shù)文檔的規(guī)定進(jìn)行使用，不得擅自修改、復(fù)制或傳播技術(shù)文檔。2.技術(shù)文檔的使用應(yīng)符合公司的安全要求，使用人員應(yīng)采取必要的安全措施，如佩戴防護(hù)用品、遵守操作規(guī)程等，防止發(fā)生安全事故。3.技術(shù)文檔的使用應(yīng)定期進(jìn)行評估和更新，根據(jù)公司的技術(shù)發(fā)展和業(yè)務(wù)需求，及時對技術(shù)文檔進(jìn)行修訂和完善，確保技術(shù)文檔的準(zhǔn)確性和實用性。技術(shù)文檔的借閱與復(fù)制一、技術(shù)文檔的借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱技術(shù)文檔時，應(yīng)填寫《技術(shù)文檔借閱登記表》，經(jīng)技術(shù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.技術(shù)文檔的借閱期限一般為15天，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.技術(shù)文檔的借閱人員應(yīng)妥善保管技術(shù)文檔，不得遺失、損壞或擅自涂改技術(shù)文檔。4.技術(shù)文檔的借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還技術(shù)文檔，逾期未歸還的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。二、技術(shù)文檔的復(fù)制1.公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制技術(shù)文檔時，應(yīng)填寫《技術(shù)文檔復(fù)制申請表》，經(jīng)技術(shù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。2.技術(shù)文檔的復(fù)制應(yīng)符合公司的保密要求，采取必要的保密措施，如設(shè)置密碼、限制訪問權(quán)限等，防止技術(shù)文檔的泄露和丟失。3.技術(shù)文檔的復(fù)制數(shù)量應(yīng)根據(jù)工作需要確定，不得擅自復(fù)制過多的技術(shù)文檔。4.技術(shù)文檔的復(fù)制人員應(yīng)妥善保管復(fù)制的技術(shù)文檔，不得遺失、損壞或擅自涂改技術(shù)文檔。技術(shù)文檔的銷毀與歸檔一、技術(shù)文檔的銷毀1.技術(shù)文檔的銷毀應(yīng)由技術(shù)部門負(fù)責(zé)人提出申請，經(jīng)人事總監(jiān)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.技術(shù)文檔的銷毀應(yīng)按照公司的保密要求進(jìn)行，采取必要的保密措施，如粉碎、焚燒等，防止技術(shù)文檔的泄露和丟失。3.技術(shù)文檔的銷毀應(yīng)建立銷毀記錄，記錄銷毀的技術(shù)文檔的編號、名稱、銷毀日期等信息。二、技術(shù)文檔的歸檔1.技術(shù)文檔的歸檔應(yīng)由技術(shù)部門負(fù)責(zé)，技術(shù)文檔編制完成后，應(yīng)及時進(jìn)行歸檔。2.技術(shù)文檔的歸檔應(yīng)按照公司的檔案管理要求進(jìn)行，采用