監(jiān)理部資料管理制度一、總則（一）目的為加強監(jiān)理部資料管理，確保監(jiān)理資料的真實、完整、有效和及時歸檔，為監(jiān)理工作提供有力支持，同時滿足工程竣工驗收及后期維護等相關(guān)要求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本監(jiān)理部在承擔各類工程項目監(jiān)理過程中所形成的資料管理工作，包括但不限于監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理日志、旁站記錄、檢驗批驗收記錄、分項分部工程驗收記錄、工程質(zhì)量評估報告等各類文件、記錄和報表。（三）基本原則1.真實性原則：資料應(yīng)如實反映工程建設(shè)實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋監(jiān)理工作全過程的各項資料，確保無遺漏。3.準確性原則：數(shù)據(jù)準確、表述清晰、邏輯嚴謹。4.及時性原則：隨工程進度同步整理、及時歸檔，不得拖延積壓。5.規(guī)范性原則：嚴格按照相關(guān)標準、規(guī)范和公司要求進行編制、整理和歸檔。二、資料管理職責(zé)分工（一）總監(jiān)理工程師1.全面負責(zé)監(jiān)理部資料管理工作，確保資料管理工作符合本制度及相關(guān)法規(guī)要求。2.審核重要資料，如監(jiān)理規(guī)劃、工程質(zhì)量評估報告等，對資料的真實性、完整性和準確性負責(zé)。（二）專業(yè)監(jiān)理工程師1.負責(zé)本專業(yè)范圍內(nèi)監(jiān)理資料的收集、整理和初步審核工作。2.按照工程進度及時填寫監(jiān)理日志、旁站記錄等，并對記錄內(nèi)容的真實性負責(zé)。3.審核施工單位報送的本專業(yè)相關(guān)資料，簽署審核意見。（三）監(jiān)理員1.協(xié)助專業(yè)監(jiān)理工程師做好資料收集工作，如實記錄施工現(xiàn)場情況。2.負責(zé)填寫與自身工作相關(guān)的原始記錄，如檢驗批驗收實測實量數(shù)據(jù)等。（四）資料員1.負責(zé)監(jiān)理部資料的統(tǒng)一收集、分類、歸檔、保管和借閱登記等具體工作。2.定期對資料進行整理、裝訂，確保資料整齊規(guī)范。3.協(xié)助其他人員做好資料的編制和審核工作，提供必要的技術(shù)支持。三、資料分類與歸檔（一）監(jiān)理前期資料1.監(jiān)理中標通知書：記錄監(jiān)理項目中標相關(guān)信息。2.監(jiān)理合同：明確監(jiān)理雙方權(quán)利義務(wù)。3.監(jiān)理大綱：闡述監(jiān)理工作總體設(shè)想和方案。4.項目監(jiān)理機構(gòu)組建文件：包括人員任命文件、組織機構(gòu)圖等。（二）工程開工資料1.工程開工報審表：施工單位申請開工，監(jiān)理審核簽署意見。2.施工許可證：證明工程具備合法開工條件。3.施工組織設(shè)計/（專項）施工方案報審表：施工單位報送，監(jiān)理審核批準。（三）施工過程資料1.監(jiān)理規(guī)劃：指導(dǎo)監(jiān)理工作的綱領(lǐng)性文件。2.監(jiān)理實施細則：針對各專業(yè)工程制定的具體監(jiān)理措施。3.監(jiān)理月報：每月向建設(shè)單位匯報工程進展、質(zhì)量、安全等情況。4.監(jiān)理日志：由監(jiān)理人員每日記錄施工現(xiàn)場情況。5.旁站記錄：對關(guān)鍵部位、關(guān)鍵工序施工進行旁站監(jiān)督的記錄。6.見證取樣和送檢記錄：記錄材料、試件等見證取樣送檢過程。7.施工單位報審、報驗文件：包括工程材料/構(gòu)配件/設(shè)備報審表、檢驗批、分項分部工程報驗表等，監(jiān)理審核簽署意見。8.工程質(zhì)量問題及處理記錄：記錄施工過程中出現(xiàn)的質(zhì)量問題及處理情況。9.工程安全問題及處理記錄：記錄施工現(xiàn)場安全問題及整改情況。（四）工程驗收資料1.檢驗批質(zhì)量驗收記錄：分項工程中各檢驗批質(zhì)量驗收情況。2.分項工程質(zhì)量驗收記錄：各分項工程質(zhì)量驗收匯總。3.分部工程質(zhì)量驗收記錄：分部工程質(zhì)量驗收情況。4.單位工程質(zhì)量竣工驗收記錄：單位工程整體質(zhì)量驗收情況。5.工程質(zhì)量評估報告：監(jiān)理單位對工程質(zhì)量的總體評估意見。（五）工程竣工資料1.監(jiān)理工作總結(jié)：對監(jiān)理工作全過程進行總結(jié)。2.監(jiān)理資料歸檔清單：詳細列出歸檔資料目錄。3.其他竣工相關(guān)資料：如工程照片、影像資料等。四、資料編制要求（一）格式規(guī)范1.資料應(yīng)采用A4紙張打印或書寫，頁面整潔，字跡清晰。2.標題、正文、表格等排版應(yīng)符合規(guī)范，層次分明。3.簽字蓋章應(yīng)齊全、清晰，符合規(guī)定要求。（二）內(nèi)容要求1.數(shù)據(jù)準確：各類數(shù)據(jù)應(yīng)真實可靠，計算準確，與實際情況相符。2.描述清晰：文字表述應(yīng)簡潔明了，邏輯嚴謹，能夠準確反映工程實際情況。3.簽字完整：所有資料涉及的簽字人員應(yīng)按照規(guī)定簽字，不得代簽。（三）編號規(guī)則1.監(jiān)理資料應(yīng)按照一定的編號規(guī)則進行編號，確保資料編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號應(yīng)包含項目名稱、資料類別、年份、月份、順序號等信息，便于查找和管理。五、資料收集與整理（一）收集要求1.各崗位監(jiān)理人員應(yīng)按照職責(zé)分工，及時收集各自工作范圍內(nèi)產(chǎn)生的資料。2.施工單位報送的資料應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)接收，并進行初步審核。3.資料收集過程中應(yīng)注意資料的完整性，如有缺失應(yīng)及時要求補齊。（二）整理要求1.資料員應(yīng)定期對收集到的資料進行整理，按照分類標準進行分類存放。2.對同一類資料應(yīng)按照時間順序或邏輯順序進行排列，便于查閱。3.資料應(yīng)保持整潔，對于破損、褪色等資料應(yīng)及時進行修復(fù)或更換。六、資料審核與審批（一）審核流程1.監(jiān)理員填寫的原始記錄由專業(yè)監(jiān)理工程師進行審核。2.專業(yè)監(jiān)理工程師編制的資料由總監(jiān)理工程師進行審核。3.重要資料如監(jiān)理規(guī)劃、工程質(zhì)量評估報告等應(yīng)經(jīng)過總監(jiān)理工程師審核后，報公司相關(guān)部門審批。（二）審核內(nèi)容1.真實性審核：檢查資料是否如實反映工程實際情況。2.完整性審核：查看資料是否齊全，有無遺漏。3.準確性審核：核對數(shù)據(jù)、表述等是否準確無誤。4.規(guī)范性審核：檢查資料格式、簽字蓋章等是否符合規(guī)范要求。（三）審批意見處理1.對于審核或?qū)徟刑岢龅囊庖?，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時進行整改，并將整改后的資料重新提交審核或?qū)徟?.審核或?qū)徟ㄟ^的資料應(yīng)及時歸檔保存。七、資料保管與借閱（一）保管要求1.資料員應(yīng)設(shè)立專門的資料室或資料柜，對監(jiān)理資料進行妥善保管。2.資料室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲等，確保資料安全。3.建立資料保管臺賬，詳細記錄資料的入庫、出庫、借閱等情況。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱資料的人員，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱資料名稱、借閱時間、歸還時間等信息。2.借閱申請表經(jīng)部門負責(zé)人批準后，方可到資料員處借閱資料。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失。如需復(fù)印，應(yīng)經(jīng)資料員同意，并登記復(fù)印內(nèi)容。4.借閱資料應(yīng)按時歸還，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。八、資料保密（一）保密范圍監(jiān)理部資料中涉及工程建設(shè)單位商業(yè)秘密、技術(shù)秘密以及其他不宜公開的信息均屬于保密范圍。（二）保密措施1.加強對監(jiān)理人員的保密教育，提高保密意識。2.資料室應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。3.對涉及保密內(nèi)容的資料應(yīng)進行加密存儲或單獨存放，并嚴格控制查閱權(quán)限。4.嚴禁在互聯(lián)網(wǎng)及其他公共網(wǎng)絡(luò)平臺上傳播或泄露保密資料。九、資料信息化管理（一）建立電子資料檔案庫1.將監(jiān)理資料進行電子化掃描或錄入，建立電子資料檔案庫。2.電子資料應(yīng)按照紙質(zhì)資料的分類和編號規(guī)則進行存儲，便于查詢和管理。（二）信息化管理系統(tǒng)應(yīng)用1.利用信息化管理系統(tǒng)對監(jiān)理資料的編制、審核、審批、借閱等流程進行管理，提高工作效率。2.通過信息化管理系統(tǒng)實現(xiàn)資料的在線查閱、統(tǒng)計分析等功能，為監(jiān)理工作提供決策支持。十、資料檢查與考核（一）定期檢查1.監(jiān)理部應(yīng)定期對資料管理工作進行檢查，每月至少進行一次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括資料的收集、整理、編制、審核、歸檔等情況