光大采購管理制度一、總則1.目的為了規(guī)范公司采購管理工作，確保采購活動的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證所采購物資和服務(wù)的質(zhì)量，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需要，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及所屬子公司的采購活動，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等各類物資和服務(wù)的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。效益原則：在滿足公司需求的前提下，追求采購效益最大化，降低采購成本。質(zhì)量原則：確保所采購物資和服務(wù)符合規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。誠信原則：采購人員應(yīng)誠實守信，維護公司利益和形象。公開公平公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，公平對待所有供應(yīng)商，確保公正選擇。二、采購組織與職責(zé)1.采購決策機構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負責(zé)人等組成。采購決策委員會負責(zé)審議重大采購項目，制定采購戰(zhàn)略和政策，監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況。2.采購執(zhí)行部門公司設(shè)立采購部門，負責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實施。采購部門應(yīng)根據(jù)公司需求，制定采購計劃，選擇供應(yīng)商，組織采購談判，簽訂采購合同，跟蹤采購進度，驗收采購物資等。3.其他相關(guān)部門職責(zé)需求部門：負責(zé)提出采購需求，明確采購物資和服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求，并參與采購過程中的技術(shù)評審、驗收等工作。財務(wù)部門：負責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用，參與采購合同的審核，辦理采購款項的支付等。質(zhì)量部門：負責(zé)對采購物資和服務(wù)的質(zhì)量進行檢驗和監(jiān)督，確保符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。三、采購流程1.采購需求提出需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃、項目進度等，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間等內(nèi)容，并提交部門負責(zé)人審核。部門負責(zé)人對采購需求的合理性、必要性進行審核，審核通過后提交采購部門。2.采購計劃制定采購部門收到采購申請表后，進行匯總分析，結(jié)合庫存情況、市場供應(yīng)情況等，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、采購方式等內(nèi)容，并提交采購決策委員會審批。3.供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商篩選：采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。根據(jù)采購物資和服務(wù)的要求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中篩選出潛在供應(yīng)商，并進行初步評估。供應(yīng)商評估：采購部門組織相關(guān)部門對潛在供應(yīng)商進行實地考察和評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制能力、價格水平、售后服務(wù)等。根據(jù)評估結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單。供應(yīng)商管理：采購部門對合格供應(yīng)商進行動態(tài)管理，定期對供應(yīng)商的業(yè)績進行評價，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在問題，及時采取措施進行整改或淘汰。4.采購實施采購方式選擇：根據(jù)采購物資和服務(wù)的特點、金額大小等因素，選擇合適的采購方式，如招標(biāo)采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等。采購文件編制：采購部門根據(jù)采購方式的要求，編制采購文件，如招標(biāo)文件、詢價文件、談判文件等。采購文件應(yīng)明確采購物資和服務(wù)的要求、采購程序、評審標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。采購評審：采購部門組織相關(guān)部門對采購文件進行評審，確定中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商。評審過程應(yīng)嚴格按照采購文件規(guī)定的評審標(biāo)準(zhǔn)進行，確保評審結(jié)果的公正、公平。采購合同簽訂：采購部門與中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等內(nèi)容。5.采購驗收驗收準(zhǔn)備：采購部門在采購合同約定的交貨時間前，通知需求部門和質(zhì)量部門做好驗收準(zhǔn)備工作。需求部門和質(zhì)量部門應(yīng)制定驗收方案，明確驗收標(biāo)準(zhǔn)和方法。驗收實施：采購物資和服務(wù)到貨后，采購部門組織需求部門和質(zhì)量部門按照驗收方案進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資和服務(wù)的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。驗收報告：驗收完成后，驗收人員應(yīng)填寫《采購驗收報告》，詳細記錄驗收情況，并簽字確認。驗收報告應(yīng)作為支付采購款項的依據(jù)之一。6.采購付款付款申請：采購部門根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫《采購付款申請表》，提交財務(wù)部門審核。《采購付款申請表》應(yīng)包括采購合同編號、供應(yīng)商名稱、采購物資和服務(wù)名稱、金額、付款方式、付款時間等內(nèi)容。付款審核：財務(wù)部門對采購付款申請表進行審核，審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、驗收報告的真實性、付款金額的準(zhǔn)確性等。審核通過后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。付款執(zhí)行：公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財務(wù)部門按照采購合同約定的付款方式和時間，辦理采購款項的支付手續(xù)。四、采購預(yù)算管理1.采購預(yù)算編制采購部門應(yīng)根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃和財務(wù)預(yù)算，結(jié)合市場價格走勢等因素，編制年度采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)明確采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購金額等內(nèi)容。采購預(yù)算編制完成后，提交財務(wù)部門審核。財務(wù)部門根據(jù)公司財務(wù)狀況和資金安排，對采購預(yù)算進行審核，審核通過后提交采購決策委員會審批。2.采購預(yù)算執(zhí)行采購部門應(yīng)嚴格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購活動，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批。財務(wù)部門應(yīng)加強對采購預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)督和控制，定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進行分析和通報，確保采購預(yù)算的嚴格執(zhí)行。五、采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估采購部門應(yīng)定期對采購活動進行風(fēng)險識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、價格波動、法律法規(guī)風(fēng)險等。根據(jù)風(fēng)險識別和評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，降低采購風(fēng)險。2.風(fēng)險應(yīng)對措施供應(yīng)商管理：加強對供應(yīng)商的管理，建立供應(yīng)商信用檔案，定期對供應(yīng)商進行評價和考核，確保供應(yīng)商的穩(wěn)定性和可靠性。合同管理：簽訂采購合同時，應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任和爭議解決方式，確保合同的有效性和可執(zhí)行性。質(zhì)量控制：加強對采購物資和服務(wù)的質(zhì)量控制，嚴格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進行驗收，確保所采購物資和服務(wù)符合要求。價格監(jiān)控：關(guān)注市場價格動態(tài)，定期對采購物資和服務(wù)的價格進行分析和比較，及時調(diào)整采購策略，降低采購成本。法律法規(guī)遵循：采購人員應(yīng)熟悉國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保采購活動合法合規(guī)。六、采購績效評估1.評估指標(biāo)設(shè)定采購部門應(yīng)建立采購績效評估指標(biāo)體系，包括采購成本、采購質(zhì)量、采購效率、供應(yīng)商滿意度等指標(biāo)。采購成本指標(biāo)應(yīng)包括采購價格、采購費用等；采購質(zhì)量指標(biāo)應(yīng)包括物資和服務(wù)的合格率、退貨率等；采購效率指標(biāo)應(yīng)包括采購周期、訂單處理時間等；供應(yīng)商滿意度指標(biāo)應(yīng)包括供應(yīng)商對公司采購政策、付款方式等方面的滿意度。2.評估方法與頻率采購績效評估采用定量與定性相結(jié)合的方法，定期對采購部門的績效進行評估。評估頻率為每季度一次。采購部門應(yīng)在每季度末提交采購績效評估報告，詳細說明本季度采購績效評估指標(biāo)的完成情況、存在的問題及改進措施。3.評估結(jié)果應(yīng)用采購績效評估結(jié)果作為采購部門績效考核的重要依據(jù)，與采購人員的薪酬、晉升等掛鉤。對于采購績效優(yōu)秀的采購人員，給予表彰和獎勵；對于采購績效較差的采購人員，進行批評教育，并要求其制定改進措施，限期整改。七、信息管理1.采購信息收集采購部門應(yīng)建立采購信息收集渠道，收集與采購活動相關(guān)的信息，如市場價格信息、供應(yīng)商信息、采購政策法規(guī)信息等。采購人員應(yīng)及時關(guān)注市場動態(tài)，收集和整理相關(guān)信息，并定期向部門負責(zé)人匯報。2.采購信息分析與利用采購部門應(yīng)定期對采購信息進行分析和研究，為采購決策提供依據(jù)。如通過分析市場價格走勢，制定合理的采購價格策略；通過分析供應(yīng)商信息，選擇合適的供應(yīng)商。采購部門應(yīng)建立采購信息數(shù)據(jù)庫，對采購信息進行分類管理，方便查詢和使用。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的