公司機密文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司機密文件的管理，確保公司機密信息的安全，防止機密文件的泄露、丟失或不當使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、臨時工、實習生、外包人員等，以及涉及公司機密文件的外部合作伙伴。（三）定義1.機密文件：指公司在經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生或獲取的，涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務信息、客戶信息等，一旦泄露可能對公司造成經(jīng)濟損失、聲譽損害或其他不利影響的文件。2.密級劃分：根據(jù)機密文件的重要性和保密程度，將其劃分為絕密、機密、秘密三個等級。絕密：最重要的機密文件，泄露后會使公司遭受極其嚴重的經(jīng)濟損失或聲譽損害，如公司核心技術(shù)資料、重大投資決策文件等。機密：重要的機密文件，泄露后會使公司遭受較大的經(jīng)濟損失或聲譽損害，如公司財務報表、客戶關(guān)鍵信息等。秘密：一般的機密文件，泄露后會使公司遭受一定的經(jīng)濟損失或聲譽損害，如公司一般性業(yè)務文件、內(nèi)部規(guī)章制度等。二、機密文件的產(chǎn)生與標識（一）產(chǎn)生1.各部門在工作過程中，凡涉及公司機密信息的文件，應按照本制度的規(guī)定進行管理。2.員工在起草、制作、整理機密文件時，應明確文件的密級，并采取相應的保密措施。（二）標識1.機密文件應在文件首頁的左上角加蓋“絕密”、“機密”或“秘密”字樣的印章，并注明保密期限。2.對于電子文檔形式的機密文件，應在文件名前加上相應的密級標識，如“[絕密]項目計劃書”。3.機密文件的密級標識應清晰、醒目，與文件內(nèi)容相匹配。三、機密文件的流轉(zhuǎn)與傳遞（一）內(nèi)部流轉(zhuǎn)1.機密文件在公司內(nèi)部流轉(zhuǎn)時，應通過專門的文件傳遞渠道進行，如機要文件柜、內(nèi)部網(wǎng)絡加密傳輸?shù)取?.各部門應指定專人負責機密文件的收發(fā)、登記、保管和傳遞工作，確保文件流轉(zhuǎn)過程中的安全。3.員工在接收機密文件時，應進行簽字確認，并及時將文件傳遞給相關(guān)人員。嚴禁私自留存、復印或傳播機密文件。4.機密文件在流轉(zhuǎn)過程中，如需借閱或查閱，應按照本制度的規(guī)定辦理相應的手續(xù)。（二）外部傳遞1.公司與外部合作伙伴之間傳遞機密文件時，應采取加密傳輸、專人遞送等安全措施，確保文件在傳遞過程中的保密性。2.對于涉及公司機密信息的外部郵件、傳真等，應進行加密處理，并在郵件主題或傳真封面注明密級。3.外部合作伙伴在接收公司機密文件時，應簽署保密協(xié)議，并按照公司的要求進行保管和使用。四、機密文件的借閱與查閱（一）借閱1.因工作需要借閱機密文件的，應填寫《機密文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、密級、借閱期限、借閱用途等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報公司保密管理部門審批。2.公司保密管理部門在審批借閱申請時，應根據(jù)文件的密級和借閱人的工作需要，嚴格控制借閱范圍和期限。對于絕密級文件，一般不予借閱，確因工作需要借閱的，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準。3.借閱人在借閱機密文件時，應向文件保管人員當面點清文件數(shù)量和內(nèi)容，并在《機密文件借閱登記薄》上簽字確認。4.借閱人應妥善保管所借閱的機密文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復印或傳播。如需延長借閱期限，應提前向公司保密管理部門提出申請。5.借閱人在借閱期滿后，應及時將所借閱的機密文件歸還文件保管人員，并在《機密文件借閱登記薄》上注明歸還日期。文件保管人員應認真核對歸還文件的數(shù)量和內(nèi)容，確保文件完整無損。（二）查閱1.因工作需要查閱機密文件的，應填寫《機密文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、密級、查閱期限、查閱用途等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報公司保密管理部門審批。2.公司保密管理部門在審批查閱申請時，應根據(jù)文件的密級和查閱人的工作需要，嚴格控制查閱范圍和期限。對于絕密級文件，一般不予查閱，確因工作需要查閱的，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準。3.查閱人在查閱機密文件時，應在指定的地點進行，并由文件保管人員在場監(jiān)督。查閱人不得擅自將文件帶出指定地點，不得擅自摘抄、復印或傳播文件內(nèi)容。4.查閱人在查閱期滿后，應及時將查閱情況告知文件保管人員，并在《機密文件查閱登記薄》上簽字確認。五、機密文件的保管與存儲（一）保管1.公司應設立專門的機密文件保管場所，如機要文件柜、保險柜等，并配備必要的安全防護設施，如防盜、防火、防潮、防蟲等設備。2.各部門應指定專人負責機密文件的保管工作，確保文件存放有序、安全可靠。3.機密文件保管人員應定期對所保管的文件進行清查、核對，確保文件的數(shù)量和內(nèi)容準確無誤。如發(fā)現(xiàn)文件丟失、損壞或泄露等情況，應及時報告公司保密管理部門，并采取相應的措施進行處理。4.機密文件保管人員應嚴格遵守保密制度，不得擅自將機密文件帶出保管場所，不得私自復制、傳播或銷毀機密文件。（二）存儲1.對于紙質(zhì)機密文件，應按照密級分類存放，并建立相應的索引目錄，便于查找和管理。2.對于電子機密文件，應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并進行加密處理。存儲設備應妥善保管，防止丟失或損壞。3.公司應定期對機密文件的存儲情況進行檢查和備份，確保文件數(shù)據(jù)的安全可靠。如發(fā)現(xiàn)存儲設備出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)丟失等情況，應及時采取措施進行恢復和處理。六、機密文件的銷毀（一）銷毀范圍1.已過保密期限且無保存價值的機密文件。2.因工作失誤或其他原因?qū)е虏辉傩枰臋C密文件。3.公司決定銷毀的其他機密文件。（二）銷毀方式1.對于紙質(zhì)機密文件，應采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀。銷毀過程應在公司保密管理部門的監(jiān)督下進行，并做好記錄。2.對于電子機密文件，應采用格式化、刪除等方式進行銷毀，并確保數(shù)據(jù)無法恢復。銷毀過程應在公司保密管理部門的監(jiān)督下進行，并做好記錄。（三）銷毀記錄公司保密管理部門應建立機密文件銷毀記錄檔案，記錄銷毀文件的名稱、密級、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息。銷毀記錄檔案應保存一定期限，以備查閱。七、保密培訓與教育（一）培訓計劃公司應制定年度保密培訓計劃，定期組織員工參加保密培訓，提高員工的保密意識和技能。（二）培訓內(nèi)容保密培訓內(nèi)容應包括國家保密法律法規(guī)、公司保密制度、保密技術(shù)知識、案例分析等。（三）培訓方式保密培訓可采用集中培訓、在線學習、專題講座等多種方式進行。（四）培訓考核公司應建立保密培訓考核制度，對員工的培訓效果進行考核。考核結(jié)果應作為員工績效考核、晉升、獎勵等的重要依據(jù)。八、保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制公司應建立健全保密監(jiān)督機制，定期對各部門的保密工作進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）檢查內(nèi)容保密監(jiān)督檢查內(nèi)容應包括機密文件的管理、保密制度的執(zhí)行、保密設施的配備、員工的保密意識等方面。（三）檢查方式保密監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查、專項檢查等多種方式進行。（四）問題處理對于保密監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司應及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。整改完成后，公司應進行復查，確保問題得到徹底解決。九、保密責任與獎懲（一）保密責任1.公司全體員工應嚴格遵守本制度的規(guī)定，履行保密義務，對公司機密文件的安全負責。2.各部門負責人應加強對本部門保密工作的管理，落實保密責任，確保本部門員工嚴格遵守保密制度。（二）獎勵對于在保密工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。獎勵方式包括榮譽證書、獎金、晉升等。（三）懲罰對于違反本制度規(guī)定，導致公司機密文件泄露、丟失或不當使用的部