工程外包資料管理制度總則1.目的為加強(qiáng)公司工程外包項(xiàng)目資料管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，便于工程的順利進(jìn)行、驗(yàn)收及后期維護(hù)，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有工程外包項(xiàng)目，包括但不限于建筑工程、裝修工程、設(shè)備安裝工程等。3.職責(zé)分工工程管理部門負(fù)責(zé)制定工程外包項(xiàng)目資料管理計(jì)劃，并監(jiān)督實(shí)施。指導(dǎo)和督促外包單位按照要求整理、歸檔資料。審核外包單位提交的資料，確保資料符合規(guī)定和工程實(shí)際情況。外包單位負(fù)責(zé)按照合同要求和本制度規(guī)定，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集、整理、編制和歸檔工程資料。對(duì)所提供資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。配合工程管理部門及其他相關(guān)部門對(duì)資料的檢查、審核和驗(yàn)收工作。檔案管理部門負(fù)責(zé)接收、保管工程外包項(xiàng)目的歸檔資料，建立檔案目錄，確保資料的安全和可查性。按照檔案管理規(guī)定對(duì)資料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作。提供資料查閱、借閱服務(wù)，并做好記錄。資料內(nèi)容及要求1.項(xiàng)目前期資料項(xiàng)目立項(xiàng)文件：包括項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)等，證明項(xiàng)目的合法合規(guī)性。工程招投標(biāo)文件：如招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等，明確工程承包范圍、合同價(jià)款、工期等關(guān)鍵信息。工程承包合同：詳細(xì)規(guī)定雙方的權(quán)利義務(wù)、工程內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.施工過程資料施工組織設(shè)計(jì)：外包單位應(yīng)根據(jù)工程特點(diǎn)和要求編制，包括工程概況、施工部署、施工方法及技術(shù)措施、質(zhì)量保證措施、安全保證措施等內(nèi)容。施工進(jìn)度計(jì)劃：明確各階段的施工任務(wù)、開始時(shí)間、完成時(shí)間及進(jìn)度安排，以圖表形式呈現(xiàn)，并根據(jù)實(shí)際進(jìn)度及時(shí)調(diào)整。技術(shù)交底記錄：施工前，外包單位技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)向施工人員進(jìn)行技術(shù)交底，交底內(nèi)容包括工程概況、施工工藝、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、安全注意事項(xiàng)等，并形成記錄，雙方簽字確認(rèn)。材料設(shè)備資料原材料及構(gòu)配件質(zhì)量證明文件：如產(chǎn)品合格證、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量保證書等，證明材料設(shè)備符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。材料設(shè)備進(jìn)場(chǎng)檢驗(yàn)記錄：記錄材料設(shè)備的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、進(jìn)場(chǎng)日期、生產(chǎn)廠家等信息，并按規(guī)定進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后方可使用。材料設(shè)備臺(tái)賬：詳細(xì)記錄材料設(shè)備的收發(fā)存情況，包括名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、來源、去向、領(lǐng)用日期等。工程質(zhì)量檢驗(yàn)資料隱蔽工程驗(yàn)收記錄：在隱蔽工程施工完畢后，外包單位應(yīng)通知工程管理部門及相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后方可進(jìn)行下一道工序，并形成驗(yàn)收記錄，記錄內(nèi)容包括隱蔽工程部位、內(nèi)容、驗(yàn)收情況等，各方簽字確認(rèn)。分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄：按照工程質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范，對(duì)各分項(xiàng)工程進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收，記錄驗(yàn)收時(shí)間、部位、內(nèi)容、驗(yàn)收結(jié)論等，驗(yàn)收合格后各方簽字。分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄：在分項(xiàng)工程驗(yàn)收合格的基礎(chǔ)上，對(duì)分部工程進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收，記錄內(nèi)容包括分部工程名稱、所含分項(xiàng)工程名稱、驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收結(jié)論等，各方簽字。單位工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄：工程完工后，外包單位應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行單位工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收，記錄內(nèi)容包括工程概況、驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收結(jié)論等，各方簽字。工程安全資料安全生產(chǎn)許可證：外包單位應(yīng)具備有效的安全生產(chǎn)許可證，證明其具備安全生產(chǎn)條件。安全管理制度：包括安全生產(chǎn)責(zé)任制、安全教育培訓(xùn)制度、安全檢查制度、安全事故應(yīng)急預(yù)案等。安全檢查記錄：定期進(jìn)行安全檢查，記錄檢查時(shí)間、部位、內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題及整改情況等。安全教育培訓(xùn)記錄：對(duì)施工人員進(jìn)行安全教育培訓(xùn)，記錄培訓(xùn)時(shí)間、內(nèi)容、參加人員等。安全事故報(bào)告及處理記錄：發(fā)生安全事故后，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并按照規(guī)定進(jìn)行處理，記錄事故發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、原因、經(jīng)過、處理結(jié)果等。3.工程變更資料工程變更通知：由工程管理部門或建設(shè)單位發(fā)出，明確變更的內(nèi)容、原因、范圍等。工程變更申請(qǐng)：外包單位根據(jù)工程變更通知提出變更申請(qǐng)，說明變更的具體內(nèi)容、對(duì)工程進(jìn)度和費(fèi)用的影響等。工程變更審批文件：包括變更審批表、相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)的審批意見等，記錄變更的批準(zhǔn)情況。變更后的施工圖紙及技術(shù)文件：如有變更后的施工圖紙或技術(shù)文件，應(yīng)及時(shí)整理歸檔，確保與變更內(nèi)容一致。4.工程竣工驗(yàn)收資料工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告：外包單位編制，總結(jié)工程建設(shè)情況、施工質(zhì)量、驗(yàn)收情況等，各方簽字確認(rèn)。工程竣工結(jié)算報(bào)告：包括工程結(jié)算書、工程量清單、費(fèi)用明細(xì)等，作為工程價(jià)款結(jié)算的依據(jù)。工程質(zhì)量保修書：明確工程質(zhì)量保修范圍、期限、責(zé)任等內(nèi)容，雙方簽字蓋章?？⒐D：真實(shí)反映工程實(shí)際完成情況的圖紙，由外包單位負(fù)責(zé)繪制或在原施工圖基礎(chǔ)上進(jìn)行修改完善，并加蓋竣工圖章。資料整理與歸檔1.資料整理要求及時(shí)性：外包單位應(yīng)隨工程進(jìn)度及時(shí)整理資料，確保資料與工程實(shí)際同步。準(zhǔn)確性：資料內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)計(jì)算正確，簽字蓋章齊全。完整性：按照本制度要求，全面收集整理各類資料，不得遺漏。規(guī)范性：資料格式、字體、編號(hào)等應(yīng)符合公司統(tǒng)一規(guī)定和檔案管理要求。2.資料分類與編號(hào)分類：按照資料內(nèi)容分為項(xiàng)目前期資料、施工過程資料、工程變更資料、工程竣工驗(yàn)收資料等類別。編號(hào)：為便于管理和查詢，對(duì)每一類資料進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，例如：項(xiàng)目前期資料編號(hào)為“QP年份序號(hào)”，施工過程資料編號(hào)為“SG年份分部工程名稱序號(hào)”等。3.資料裝訂與成冊(cè)資料應(yīng)采用A4紙張打印或復(fù)印，左側(cè)裝訂。每?jī)?cè)資料應(yīng)編制目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)與資料內(nèi)容相符，標(biāo)明頁(yè)碼。資料較多時(shí)，可分冊(cè)裝訂，并在封面上注明冊(cè)數(shù)及總冊(cè)數(shù)。4.資料歸檔流程外包單位在工程竣工后，應(yīng)按照檔案管理部門的要求，將整理好的資料移交檔案管理部門。檔案管理部門接收資料后，應(yīng)進(jìn)行核對(duì)，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)通知外包單位進(jìn)行整改。核對(duì)無誤后，檔案管理部門按照分類編號(hào)要求對(duì)資料進(jìn)行整理、上架，并建立檔案目錄，錄入檔案管理系統(tǒng)。資料查閱與借閱1.查閱規(guī)定公司內(nèi)部人員因工作需要查閱工程外包資料，應(yīng)填寫《資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱資料的名稱、內(nèi)容、目的等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱條件，并指定專人負(fù)責(zé)協(xié)助查閱，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將資料帶出檔案管理部門。查閱人員不得在資料上涂改、標(biāo)記、污損，如需摘錄或復(fù)制資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.借閱規(guī)定因特殊情況需要借閱工程外包資料的，應(yīng)填寫《資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱資料的名稱、內(nèi)容、借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得遺失、損壞。如發(fā)生遺失或損壞，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行賠償。借閱人員歸還資料時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行核對(duì)，檢查資料是否完整、有無損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求借閱人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。資料保密1.工程外包資料涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息，外包單位及公司相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。2.未經(jīng)公司書面同意，外包單位不得將資料泄露給任何第三方。3.在資料整理、歸檔、查閱、借閱等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止資料丟失、被盜或被篡改。4.如發(fā)現(xiàn)資料泄露或存在保密隱患，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。監(jiān)督與考核1.工程管理部門應(yīng)定期對(duì)工程外包資料的管理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促外包單位整改。2.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)歸檔資料的日常管理，確保資料的安全和可查性。3.公司將工程外包資料管理工作納入對(duì)外包單位的考核內(nèi)容，對(duì)資料管理工作不符合要求的外包單位，按照合同約定進(jìn)行處罰。處罰方式包括但不限于扣除工程款、暫停合作、解除合同等。具體考核指標(biāo)如下：資料完整性：檢查資料是否涵蓋本制度規(guī)定的所有內(nèi)容，每缺少一項(xiàng)重要資料扣[X]分。資料準(zhǔn)確性：對(duì)資料中的數(shù)據(jù)、信息等進(jìn)行核對(duì)，發(fā)現(xiàn)一處錯(cuò)誤扣[X]分。資料規(guī)范性：檢查資料的格式、編號(hào)、簽字蓋