宣傳物料制作管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司宣傳物料的制作流程，確保宣傳物料的質(zhì)量和效果，提高公司品牌形象和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門制作的各類宣傳物料，包括但不限于海報(bào)、宣傳單頁、宣傳冊(cè)、視頻、PPT等。3.基本原則準(zhǔn)確性原則：宣傳物料內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確傳達(dá)公司信息，符合公司品牌形象和宣傳策略。規(guī)范性原則：宣傳物料的設(shè)計(jì)、制作應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范，遵循公司統(tǒng)一的視覺識(shí)別系統(tǒng)（VIS）。高效性原則：優(yōu)化宣傳物料制作流程，提高工作效率，確保按時(shí)完成宣傳任務(wù)。成本控制原則：在保證宣傳效果的前提下，合理控制制作成本，節(jié)約資源。二、職責(zé)分工1.需求部門負(fù)責(zé)提出宣傳物料的制作需求，明確宣傳目的、內(nèi)容要求、使用場(chǎng)景、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。對(duì)宣傳物料的初稿進(jìn)行審核，提出修改意見，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、符合需求。配合制作部門完成宣傳物料的制作工作，提供必要的資料和信息。2.制作部門根據(jù)需求部門的要求，制定宣傳物料的制作方案，包括設(shè)計(jì)風(fēng)格、表現(xiàn)形式、制作工藝等。負(fù)責(zé)宣傳物料的設(shè)計(jì)、制作工作，確保制作質(zhì)量和進(jìn)度。對(duì)制作過程中出現(xiàn)的問題及時(shí)與需求部門溝通協(xié)調(diào)，提出解決方案。按照公司規(guī)定的格式和要求，提交宣傳物料的成品及相關(guān)文件。3.審核部門負(fù)責(zé)對(duì)宣傳物料的內(nèi)容、設(shè)計(jì)、制作等進(jìn)行全面審核，確保符合公司要求和相關(guān)規(guī)定。對(duì)審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題提出修改意見，要求制作部門進(jìn)行整改。審核通過后，在相關(guān)審批文件上簽字確認(rèn)。4.審批部門根據(jù)公司規(guī)定和宣傳物料的重要性、涉及范圍等，對(duì)宣傳物料進(jìn)行審批。審批通過后，宣傳物料方可進(jìn)入制作或發(fā)布環(huán)節(jié)。對(duì)審批過程中提出的意見和建議，制作部門應(yīng)認(rèn)真落實(shí)。5.其他部門財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)宣傳物料制作費(fèi)用的預(yù)算審核、報(bào)銷等工作。行政部門負(fù)責(zé)宣傳物料的印刷、采購、保管、發(fā)放等工作。三、制作流程1.需求提報(bào)需求部門填寫《宣傳物料制作申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明宣傳物料的名稱、類型、用途、內(nèi)容要求、使用時(shí)間、預(yù)算等信息，并附上相關(guān)資料。將申請(qǐng)表提交至部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)至制作部門。2.方案制定制作部門收到申請(qǐng)表后，組織相關(guān)人員對(duì)需求進(jìn)行分析，制定制作方案。制作方案應(yīng)包括設(shè)計(jì)思路、表現(xiàn)形式、制作工藝、時(shí)間進(jìn)度安排、費(fèi)用預(yù)算等內(nèi)容。將制作方案提交至需求部門和審核部門征求意見，根據(jù)反饋意見進(jìn)行修改完善。3.設(shè)計(jì)制作制作部門按照確定的制作方案進(jìn)行宣傳物料的設(shè)計(jì)制作工作。設(shè)計(jì)人員應(yīng)根據(jù)公司VIS規(guī)范和宣傳需求，進(jìn)行創(chuàng)意設(shè)計(jì)，確保宣傳物料的視覺效果和品牌形象。制作人員應(yīng)嚴(yán)格按照設(shè)計(jì)要求和制作工藝進(jìn)行制作，保證宣傳物料的質(zhì)量。在制作過程中，制作部門應(yīng)及時(shí)與需求部門溝通，匯報(bào)制作進(jìn)度和遇到的問題，根據(jù)需求部門的意見進(jìn)行調(diào)整。4.審核校對(duì)制作完成后，制作部門將宣傳物料的初稿提交至需求部門進(jìn)行內(nèi)容審核。需求部門應(yīng)認(rèn)真審核宣傳物料的內(nèi)容，確保準(zhǔn)確無誤、符合需求。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)提出修改意見，返回制作部門進(jìn)行修改。制作部門根據(jù)需求部門的修改意見進(jìn)行修改后，提交至審核部門進(jìn)行全面審核。審核部門應(yīng)從內(nèi)容、設(shè)計(jì)、制作等方面進(jìn)行審核，重點(diǎn)檢查是否符合公司要求、法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范，是否存在錯(cuò)別字、語病、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等問題。如發(fā)現(xiàn)問題，提出詳細(xì)的修改意見，返回制作部門進(jìn)行整改。制作部門完成整改后，再次提交審核部門進(jìn)行校對(duì)，直至審核通過。5.審批發(fā)布審核通過的宣傳物料，制作部門填寫《宣傳物料審批表》，附上宣傳物料的電子文件、樣稿等資料，提交至審批部門進(jìn)行審批。審批部門根據(jù)公司規(guī)定和宣傳物料的重要性、涉及范圍等進(jìn)行審批。審批通過后，在審批表上簽字確認(rèn)。行政部門根據(jù)審批意見，安排宣傳物料的印刷、采購、發(fā)放等工作。對(duì)于需要發(fā)布的宣傳物料，按照規(guī)定的渠道和方式進(jìn)行發(fā)布。四、質(zhì)量控制1.內(nèi)容審核宣傳物料的內(nèi)容應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格審核，確保準(zhǔn)確、完整、合法、合規(guī)。審核內(nèi)容包括宣傳信息是否符合公司品牌形象和宣傳策略，是否存在虛假宣傳、誤導(dǎo)消費(fèi)者等問題。涉及公司重要信息、產(chǎn)品信息、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等內(nèi)容，應(yīng)確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，并經(jīng)過相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)的審核確認(rèn)。2.設(shè)計(jì)審核宣傳物料的設(shè)計(jì)應(yīng)符合公司VIS規(guī)范，體現(xiàn)公司品牌特色和文化內(nèi)涵。審核設(shè)計(jì)風(fēng)格是否與宣傳主題相符，色彩搭配是否協(xié)調(diào)，排版是否合理，視覺效果是否良好。對(duì)于重要的宣傳物料，可組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行設(shè)計(jì)評(píng)審，廣泛征求意見，確保設(shè)計(jì)方案的質(zhì)量。3.制作審核宣傳物料的制作應(yīng)嚴(yán)格按照設(shè)計(jì)要求和制作工藝進(jìn)行，確保制作質(zhì)量。審核制作材料的質(zhì)量、規(guī)格是否符合要求，制作工藝是否精細(xì)，印刷清晰度、色彩還原度是否達(dá)標(biāo)，裝訂是否牢固等。在制作過程中，制作部門應(yīng)進(jìn)行自檢，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題，確保宣傳物料的質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)。4.校對(duì)審核宣傳物料制作完成后，應(yīng)進(jìn)行多次校對(duì)審核，避免出現(xiàn)錯(cuò)別字、語病、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等問題。校對(duì)審核工作應(yīng)由不同人員負(fù)責(zé)，確保審核的全面性和準(zhǔn)確性。對(duì)于重要的宣傳物料，可采用交叉校對(duì)的方式，提高校對(duì)審核的質(zhì)量。五、費(fèi)用管理1.預(yù)算編制需求部門在提出宣傳物料制作需求時(shí)，應(yīng)同時(shí)編制費(fèi)用預(yù)算，明確各項(xiàng)費(fèi)用的明細(xì)和金額。費(fèi)用預(yù)算應(yīng)根據(jù)宣傳物料的類型、數(shù)量、制作工藝、印刷要求等因素進(jìn)行合理估算，確保預(yù)算的準(zhǔn)確性和合理性。制作部門根據(jù)需求部門的預(yù)算編制情況，結(jié)合制作方案，對(duì)費(fèi)用預(yù)算進(jìn)行審核和調(diào)整，確保費(fèi)用預(yù)算能夠滿足制作需求。2.費(fèi)用審批宣傳物料制作費(fèi)用預(yù)算應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)審批流程進(jìn)行審批。需求部門將填寫完整的《宣傳物料制作費(fèi)用預(yù)算審批表》提交至部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對(duì)費(fèi)用預(yù)算進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核預(yù)算的合理性、合規(guī)性以及與公司財(cái)務(wù)制度的符合情況。審核通過后，報(bào)至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司實(shí)際情況和宣傳需求，對(duì)費(fèi)用預(yù)算進(jìn)行審批。審批通過后，費(fèi)用預(yù)算方可生效。3.費(fèi)用報(bào)銷宣傳物料制作完成后，制作部門應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)費(fèi)用報(bào)銷憑證，按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷。報(bào)銷憑證應(yīng)包括發(fā)票、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、審批文件等，確保報(bào)銷憑證的真實(shí)性、合法性和完整性。財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，審核通過后予以報(bào)銷。對(duì)于不符合報(bào)銷規(guī)定的憑證，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕報(bào)銷。六、檔案管理1.檔案收集宣傳物料制作完成后，制作部門應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料整理歸檔，包括設(shè)計(jì)文件、制作文件、樣稿、審批文件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。行政部門負(fù)責(zé)宣傳物料檔案的統(tǒng)一收集和保管，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案分類宣傳物料檔案應(yīng)按照類別、時(shí)間、項(xiàng)目等進(jìn)行分類管理，便于查找和使用?？煞譃楹?bào)類、宣傳單頁類、宣傳冊(cè)類、視頻類、PPT類等，每類再按照時(shí)間順序進(jìn)行排列。3.檔案保管宣傳物料檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、干燥、通風(fēng)的場(chǎng)所，防止檔案資料損壞、丟失。對(duì)于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)于多種介質(zhì)上，確保數(shù)據(jù)的安全性。建立檔案借閱制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱流程，確保檔案資料的保密性。4.檔案銷毀對(duì)于過期、失效、不再使用的宣傳物料檔案，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀前，應(yīng)填寫《宣傳物料檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案資料無法恢復(fù)，防止信息泄露。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，定期對(duì)宣傳物料制作管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括需求提報(bào)的規(guī)范性、制作流程的執(zhí)行情況、質(zhì)量控制的落實(shí)情況、費(fèi)用管理的合規(guī)性、檔案管理的完整性等。對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況。2.考核評(píng)價(jià)建立宣傳物料制作工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)需求部門、制作部門、審核部門