小貸公司合同管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)本小貸公司合同管理，規(guī)范合同的簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司與自然人、法人及其他組織簽訂的各類合同，包括但不限于貸款合同、擔(dān)保合同、委托貸款合同、咨詢服務(wù)合同等。3.基本原則合同管理應(yīng)遵循依法合規(guī)、平等自愿、公平公正、誠實(shí)守信的原則。確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)要求，保障公司及合同相對方的合法權(quán)益。二、合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.合同管理委員會成立合同管理委員會，由公司總經(jīng)理擔(dān)任主任，各部門負(fù)責(zé)人為成員。負(fù)責(zé)審議重大合同事項(xiàng)，對合同簽訂、履行過程中的重大問題進(jìn)行決策。2.風(fēng)險(xiǎn)管理部門負(fù)責(zé)合同風(fēng)險(xiǎn)的識別、評估和監(jiān)控，參與合同條款的審核，提出風(fēng)險(xiǎn)管理建議。對合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并預(yù)警風(fēng)險(xiǎn)。3.法務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的合法性審查，提供法律意見和咨詢服務(wù)。參與合同糾紛的處理，維護(hù)公司合法權(quán)益。4.業(yè)務(wù)部門作為合同的承辦部門，負(fù)責(zé)合同的洽談、起草、簽訂、履行等具體工作。對合同的真實(shí)性、完整性、可行性負(fù)責(zé)，并及時(shí)向相關(guān)部門反饋合同履行情況。三、合同簽訂管理1.合同洽談業(yè)務(wù)部門在開展業(yè)務(wù)過程中，與合同相對方進(jìn)行洽談，明確合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任等主要條款。洽談過程中應(yīng)做好記錄，形成洽談紀(jì)要。2.合同起草業(yè)務(wù)部門根據(jù)洽談結(jié)果起草合同文本。合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一制定的格式和模板，確保條款完整、表述準(zhǔn)確、邏輯清晰。對于特殊業(yè)務(wù)的合同，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行個(gè)性化起草，但應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門審核。3.合同審核合同起草完成后，應(yīng)提交至風(fēng)險(xiǎn)管理部門和法務(wù)部門進(jìn)行審核。風(fēng)險(xiǎn)管理部門重點(diǎn)審核合同的風(fēng)險(xiǎn)狀況，提出風(fēng)險(xiǎn)防控建議；法務(wù)部門主要審查合同的合法性，確保合同符合法律法規(guī)要求。審核部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審核，并出具審核意見。業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核意見對合同文本進(jìn)行修改完善。4.合同審批經(jīng)審核修改后的合同，按照公司審批流程進(jìn)行審批。一般合同由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、風(fēng)險(xiǎn)管理部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大合同需經(jīng)合同管理委員會審議通過后，由總經(jīng)理審批。審批通過后的合同方可簽訂。5.合同簽訂合同簽訂應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并由法定代表人或其授權(quán)代表簽字。授權(quán)代表簽訂合同的，應(yīng)出具法定代表人的授權(quán)委托書。合同簽訂過程中，應(yīng)確保合同雙方當(dāng)事人的身份真實(shí)、有效，合同條款與審批內(nèi)容一致。簽訂后的合同應(yīng)及時(shí)加蓋騎縫章，并由專人負(fù)責(zé)保管。四、合同履行管理1.履行計(jì)劃制定業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定，制定詳細(xì)的合同履行計(jì)劃，明確各階段的工作任務(wù)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人。履行計(jì)劃應(yīng)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)備案。2.履行跟蹤與監(jiān)控業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的具體履行工作，應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)掌握合同相對方的履行情況。如發(fā)現(xiàn)合同履行過程中出現(xiàn)問題或風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)向風(fēng)險(xiǎn)管理部門和分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。風(fēng)險(xiǎn)管理部門應(yīng)對合同履行情況進(jìn)行監(jiān)控，對發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)發(fā)出預(yù)警。3.變更與解除管理合同履行過程中如需變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合同相對方協(xié)商，并簽訂書面的變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂的審核、審批流程進(jìn)行辦理。如因不可抗力或其他原因需要解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提出解除合同的申請，經(jīng)相關(guān)部門審核、審批后，與合同相對方簽訂解除協(xié)議。解除合同應(yīng)妥善處理善后事宜，避免給公司造成損失。4.資料歸檔業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同履行完畢后，及時(shí)將合同履行過程中的相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，包括合同文本、洽談紀(jì)要、履行記錄、變更協(xié)議、解除協(xié)議等。歸檔資料應(yīng)確保真實(shí)、完整、有效，以便日后查閱和審計(jì)。五、合同糾紛處理1.糾紛預(yù)警風(fēng)險(xiǎn)管理部門和業(yè)務(wù)部門在合同履行過程中應(yīng)密切關(guān)注合同履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)可能引發(fā)糾紛的潛在風(fēng)險(xiǎn)，并發(fā)出預(yù)警。對于已出現(xiàn)的糾紛跡象，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查分析，制定應(yīng)對措施。2.糾紛處理流程當(dāng)發(fā)生合同糾紛時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，分析糾紛原因，提出初步的處理意見，并向風(fēng)險(xiǎn)管理部門和法務(wù)部門報(bào)告。法務(wù)部門負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員對糾紛進(jìn)行研究，制定具體的處理方案。根據(jù)糾紛的性質(zhì)和情況，可通過協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等方式解決。在糾紛處理過程中，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)進(jìn)展情況，確保糾紛得到妥善處理。3.責(zé)任追究對于因合同簽訂、履行過程中的過錯(cuò)導(dǎo)致公司遭受損失的，應(yīng)依法追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。責(zé)任追究方式包括批評教育、經(jīng)濟(jì)賠償、行政處分等，構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)處理。六、合同文檔管理1.文檔分類與編號合同文檔應(yīng)按照合同類型、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類，并統(tǒng)一編號。編號應(yīng)具有唯一性，便于查詢和管理。2.文檔存儲合同文檔應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式進(jìn)行存儲。紙質(zhì)合同應(yīng)妥善保管在專門的檔案柜中，確保安全、完整；電子合同應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份。同時(shí)，應(yīng)建立合同文檔的索引目錄，方便查閱。3.查閱與借閱管理公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同文檔的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱過程中應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復(fù)印、抽取合同文檔。因工作需要借閱合同文檔的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的合同文檔，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露合同內(nèi)容。4.文檔銷毀對于已過保存期限或因其他原因需要銷毀的合同文檔，應(yīng)按照公司檔案銷毀制度進(jìn)行處理。銷毀前應(yīng)進(jìn)行登記造冊，經(jīng)相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)銷毀，并做好銷毀記錄。七、合同信息化管理1.合同管理系統(tǒng)建設(shè)建立合同管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同從起草、審核、審批、簽訂、履行到歸檔等全過程的信息化管理。合同管理系統(tǒng)應(yīng)具備合同模板管理、流程審批、文檔存儲、查詢統(tǒng)計(jì)、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警等功能，提高合同管理的效率和準(zhǔn)確性。2.數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同管理系統(tǒng)的要求，及時(shí)將合同相關(guān)信息錄入系統(tǒng)。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)確保真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。風(fēng)險(xiǎn)管理部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員應(yīng)通過系統(tǒng)對合同進(jìn)行審核、審批等操作，并及時(shí)更新合同狀態(tài)。同時(shí)，應(yīng)定期對合同管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.系統(tǒng)安全管理加強(qiáng)合同管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性和保密性。定期對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，及時(shí)修復(fù)系統(tǒng)漏洞，防止黑客攻擊和數(shù)據(jù)泄露等安全事件的發(fā)生。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對合同管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行的合規(guī)性、合同文檔管理的規(guī)范性等。對審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.日常檢查風(fēng)險(xiǎn)管理部門和法務(wù)部門應(yīng)定期對合同管理情況進(jìn)行日常檢查，重點(diǎn)檢查合同簽訂、履行過程中的風(fēng)險(xiǎn)防控措施落實(shí)情況、合同糾紛處理情況等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。3.考核評價(jià)將合同管理工作納入公司績效考核體系，對合同管理部門和相關(guān)責(zé)任人