公寓印章使用管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公寓印章的管理，規(guī)范印章使用流程，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有公寓相關(guān)印章的使用管理，包括但不限于公寓租賃合同章、公寓設(shè)施維修章、公寓鑰匙管理章等。（三）印章種類及保管1.公寓租賃合同章：用于簽訂公寓租賃合同及相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議等。由公寓管理部門指定專人保管。2.公寓設(shè)施維修章：用于確認(rèn)公寓設(shè)施維修情況及相關(guān)維修報(bào)告等。由維修部門負(fù)責(zé)人保管。3.公寓鑰匙管理章：用于公寓鑰匙的領(lǐng)用、歸還等記錄確認(rèn)。由公寓物業(yè)部門專人保管。（四）印章使用原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司各項(xiàng)規(guī)章制度，確保印章使用合法合規(guī)。2.印章使用必須基于真實(shí)、有效的業(yè)務(wù)需求，不得用于任何違法違規(guī)或損害公司利益的行為。3.實(shí)行專人專管、審批使用制度，未經(jīng)授權(quán)不得擅自使用印章。二、印章使用流程（一）申請(qǐng)1.使用人填寫《公寓印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用印事由、用印文件名稱及份數(shù)、用印時(shí)間等信息。2.將申請(qǐng)表及相關(guān)文件一并提交至印章保管部門或其上級(jí)主管部門。（二）審批1.印章保管人收到申請(qǐng)表后，首先對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審核，檢查申請(qǐng)事項(xiàng)是否符合印章使用范圍及公司相關(guān)規(guī)定。2.根據(jù)申請(qǐng)事項(xiàng)的重要程度和涉及金額大小，按照以下審批權(quán)限進(jìn)行審批：一般事項(xiàng)：由印章保管部門負(fù)責(zé)人審批。重要事項(xiàng)：涉及金額較大、合同簽訂等，需經(jīng)公寓管理部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重大事項(xiàng)：如涉及重大經(jīng)濟(jì)合同、重要法律文件等，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。（三）用印1.經(jīng)審批同意后，印章保管人在指定地點(diǎn)使用印章，并確保用印位置準(zhǔn)確、清晰。2.用印過(guò)程中，印章保管人應(yīng)嚴(yán)格監(jiān)督用印情況，防止出現(xiàn)違規(guī)用印行為。3.用印完成后，在《公寓印章使用登記表》上詳細(xì)記錄用印時(shí)間、用印文件名稱、用印份數(shù)、用印人等信息。（四）文件存檔1.用印完成后，用印人將用印文件的原件及復(fù)印件各一份交至公司檔案室存檔。2.檔案室按照檔案管理規(guī)定對(duì)文件進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等處理，確保文件保存完整、可查。三、公寓租賃合同章使用規(guī)定（一）簽訂租賃合同1.在簽訂公寓租賃合同前，業(yè)務(wù)人員應(yīng)仔細(xì)審核合同條款，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)、權(quán)利義務(wù)明確。2.將審核無(wú)誤的合同文本提交至公寓管理部門，由部門負(fù)責(zé)人審核后提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，業(yè)務(wù)人員攜帶合同文本及《公寓印章使用申請(qǐng)表》至印章保管人處，辦理用印手續(xù)。4.印章保管人在用印時(shí)，應(yīng)確保合同上的印章與預(yù)留印鑒一致，并檢查合同騎縫章是否完整。（二）合同變更與解除1.如因特殊原因需要對(duì)已簽訂的公寓租賃合同進(jìn)行變更或解除，業(yè)務(wù)人員應(yīng)填寫《公寓租賃合同變更/解除申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更或解除的原因及具體內(nèi)容。2.將申請(qǐng)表及相關(guān)證明材料一并提交至公寓管理部門，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，按照租賃合同簽訂時(shí)的用印流程辦理用印手續(xù)，確保變更或解除協(xié)議的有效性。（三）合同備案1.租賃合同簽訂后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)將合同原件一份交至公司檔案室備案。2.檔案室按照合同編號(hào)建立合同臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同簽訂時(shí)間、租賃期限、租金金額、承租人等信息，便于查詢和管理。四、公寓設(shè)施維修章使用規(guī)定（一）維修申請(qǐng)審批1.公寓住戶或物業(yè)人員發(fā)現(xiàn)公寓設(shè)施需要維修時(shí)，應(yīng)填寫《公寓設(shè)施維修申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明維修內(nèi)容、維修地點(diǎn)、預(yù)計(jì)維修費(fèi)用等信息。2.將申請(qǐng)表提交至維修部門，維修部門負(fù)責(zé)人對(duì)維修申請(qǐng)進(jìn)行審核，判斷是否屬于本部門維修范圍及維修的必要性。3.對(duì)于復(fù)雜或金額較大的維修項(xiàng)目，維修部門負(fù)責(zé)人應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)勘查，制定維修方案，并提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）維修記錄確認(rèn)1.維修工作完成后，維修人員應(yīng)填寫《公寓設(shè)施維修報(bào)告》，詳細(xì)記錄維修內(nèi)容、維修過(guò)程、更換的零部件等信息。2.維修報(bào)告經(jīng)維修部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至公寓管理部門。公寓管理部門安排專人對(duì)維修情況進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)核實(shí)，確認(rèn)維修工作已按要求完成。3.核實(shí)無(wú)誤后，在維修報(bào)告上加蓋公寓設(shè)施維修章，并將維修報(bào)告原件一份交至檔案室存檔，復(fù)印件一份交至財(cái)務(wù)部門作為費(fèi)用結(jié)算依據(jù)。（三）維修費(fèi)用結(jié)算1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)維修報(bào)告及相關(guān)發(fā)票等憑證，對(duì)維修費(fèi)用進(jìn)行審核和結(jié)算。2.對(duì)于維修費(fèi)用超出預(yù)算的情況，需經(jīng)公寓管理部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行結(jié)算。五、公寓鑰匙管理章使用規(guī)定（一）鑰匙領(lǐng)用1.公寓住戶因搬家、遺失鑰匙等原因需要領(lǐng)用新鑰匙時(shí)，應(yīng)填寫《公寓鑰匙領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明房號(hào)、領(lǐng)用原因等信息。2.將申請(qǐng)表提交至公寓物業(yè)部門，物業(yè)部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)領(lǐng)用鑰匙的必要性和合理性。3.審核通過(guò)后，物業(yè)人員在申請(qǐng)表上加蓋公寓鑰匙管理章，并按照規(guī)定收取相應(yīng)的鑰匙工本費(fèi)。4.物業(yè)人員為住戶發(fā)放新鑰匙，并在《公寓鑰匙領(lǐng)用登記表》上詳細(xì)記錄領(lǐng)用時(shí)間、房號(hào)、領(lǐng)用人等信息。（二）鑰匙歸還1.公寓住戶在退房或不再需要使用公寓鑰匙時(shí)，應(yīng)將鑰匙歸還至公寓物業(yè)部門。2.物業(yè)人員對(duì)歸還的鑰匙進(jìn)行檢查，確認(rèn)鑰匙完好無(wú)損后，在《公寓鑰匙歸還登記表》上加蓋公寓鑰匙管理章，并注明歸還時(shí)間、房號(hào)、歸還人等信息。3.如發(fā)現(xiàn)鑰匙遺失或損壞，住戶應(yīng)按照規(guī)定賠償相應(yīng)的鑰匙費(fèi)用。（三）鑰匙盤點(diǎn)1.公寓物業(yè)部門應(yīng)定期對(duì)公寓鑰匙進(jìn)行盤點(diǎn)，確保鑰匙數(shù)量準(zhǔn)確、狀態(tài)良好。2.在每次盤點(diǎn)結(jié)束后，填寫《公寓鑰匙盤點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)時(shí)間、房號(hào)、鑰匙數(shù)量、鑰匙狀態(tài)等信息。3.如發(fā)現(xiàn)鑰匙數(shù)量與登記記錄不符或鑰匙存在損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。六、印章保管與安全（一）保管要求1.印章保管人應(yīng)妥善保管印章，確保印章存放安全，防止印章被盜、遺失或損壞。2.印章應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或抽屜內(nèi)，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。3.印章保管人不得擅自將印章轉(zhuǎn)借他人使用，如因工作需要臨時(shí)交接印章，應(yīng)辦理交接手續(xù)，并在交接記錄上簽字確認(rèn)。（二）安全措施1.定期對(duì)印章保管場(chǎng)所進(jìn)行安全檢查，確保安全設(shè)施完好有效。2.安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)印章保管場(chǎng)所進(jìn)行24小時(shí)監(jiān)控，防止發(fā)生安全事故。3.如發(fā)現(xiàn)印章保管場(chǎng)所存在安全隱患，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改，確保印章安全。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)公寓印章使用情況進(jìn)行審計(jì)，檢查印章使用是否符合規(guī)定流程、審批手續(xù)是否齊全、用印文件是否真實(shí)有效等。（二）日常檢查1.公寓管理部門、維修部門、物業(yè)部門等應(yīng)定期對(duì)本部門印章使用情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.公司行政部門不定期對(duì)各部門印章使用情況進(jìn)行抽查，對(duì)違規(guī)使用印章的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（三）責(zé)任追究1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相關(guān)責(zé)任人批評(píng)教育、警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等處罰。2.如因印章使用不當(dāng)給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。八、附則（一）解