內(nèi)控采購流程管理制度一、總則（一）目的為加強公司采購流程的內(nèi)部控制，規(guī)范采購行為，確保采購活動合法、合規(guī)、高效，保障公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購活動，包括但不限于原材料采購、辦公用品采購、設(shè)備采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定。2.效益性原則：在滿足公司業(yè)務(wù)需求的前提下，追求采購成本的最小化和效益的最大化。3.公正性原則：采購過程應(yīng)公平、公正、公開，杜絕不正當(dāng)競爭和利益輸送。4.職責(zé)分離原則：采購業(yè)務(wù)的審批、執(zhí)行、驗收等環(huán)節(jié)應(yīng)相互分離，形成有效的制衡機制。二、采購流程（一）采購需求提出1.使用部門申請：各使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)說明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)算等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.需求審核：采購部門收到《采購申請表》后，對需求的合理性、必要性進行審核。對于超出預(yù)算或不符合公司規(guī)定的需求，采購部門應(yīng)與使用部門溝通協(xié)商，提出調(diào)整建議。如遇重大采購需求，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門進行聯(lián)合評審。（二）采購計劃制定1.采購專員編制：采購部門根據(jù)審核通過的采購需求，安排采購專員制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購時間、采購預(yù)算等內(nèi)容。2.計劃審批：采購計劃經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于金額較大或重要的采購計劃，需經(jīng)總經(jīng)理審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選：采購專員通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。根據(jù)采購需求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中篩選出符合要求的潛在供應(yīng)商，并對其進行初步評估，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面。2.供應(yīng)商實地考察：對于重要或金額較大的采購項目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員對潛在供應(yīng)商進行實地考察。實地考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)設(shè)備、人員情況等。考察結(jié)束后，考察人員應(yīng)填寫《供應(yīng)商實地考察報告》，對供應(yīng)商進行綜合評價。3.供應(yīng)商確定：采購部門根據(jù)供應(yīng)商評估和實地考察結(jié)果，確定最終供應(yīng)商。對于單一來源采購項目，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批程序進行審批，并在采購文件中說明理由。4.供應(yīng)商管理：采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、采購交易情況、評價結(jié)果等。定期對供應(yīng)商進行評估和考核，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于不符合要求的供應(yīng)商及時淘汰。（四）采購合同簽訂1.合同起草：采購部門根據(jù)采購需求和與供應(yīng)商協(xié)商的結(jié)果，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.合同審核：采購合同起草完成后，由法務(wù)部門對合同的合法性、合規(guī)性進行審核。同時，采購部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門對合同的條款進行審核，重點審核合同的風(fēng)險防范、付款方式、價格條款等內(nèi)容。審核通過后，合同方可簽訂。3.合同簽訂：采購合同經(jīng)雙方授權(quán)代表簽字蓋章后生效。合同簽訂后，采購部門應(yīng)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，作為執(zhí)行和監(jiān)督的依據(jù)。（五）采購訂單下達1.訂單生成：采購部門根據(jù)采購合同，生成采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點等信息，并發(fā)送給供應(yīng)商。2.訂單確認(rèn)：供應(yīng)商收到采購訂單后，應(yīng)及時確認(rèn)訂單內(nèi)容。如對訂單有任何疑問或異議，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)與采購部門溝通協(xié)商。（六）采購執(zhí)行與跟蹤1.采購執(zhí)行：供應(yīng)商按照采購訂單的要求組織生產(chǎn)或提供服務(wù)，并按時將貨物或服務(wù)交付給公司。采購部門應(yīng)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.到貨驗收：采購物品或服務(wù)到貨后，采購部門應(yīng)及時通知質(zhì)量檢驗部門進行驗收。質(zhì)量檢驗部門按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對貨物進行檢驗，出具《驗收報告》。對于驗收合格的貨物，辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的貨物，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取補貨、換貨、退貨等措施。3.付款管理：財務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗收報告，按照公司規(guī)定的付款方式和時間安排付款。付款前，財務(wù)部門應(yīng)審核采購業(yè)務(wù)的相關(guān)憑證，確保付款的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。（七）采購后評估1.采購績效評估：采購部門定期對采購項目的績效進行評估，評估指標(biāo)包括采購成本、采購質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面。通過與預(yù)算目標(biāo)、歷史數(shù)據(jù)、同行業(yè)水平等進行對比分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進措施。2.供應(yīng)商評價：采購部門根據(jù)采購交易情況和供應(yīng)商的表現(xiàn)，對供應(yīng)商進行評價。評價結(jié)果作為供應(yīng)商管理的重要依據(jù)，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予更多的合作機會，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進行警告或淘汰。三、采購審批權(quán)限（一）采購預(yù)算審批1.年度采購預(yù)算：公司年度采購預(yù)算由各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求編制，經(jīng)財務(wù)部門匯總審核后，報總經(jīng)理辦公會審議通過。年度采購預(yù)算一經(jīng)批準(zhǔn)，各部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行。2.月度采購預(yù)算：各部門根據(jù)年度采購預(yù)算和實際業(yè)務(wù)需求，編制月度采購預(yù)算。月度采購預(yù)算經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報采購部門匯總。采購部門根據(jù)月度采購預(yù)算情況，安排采購計劃。對于超出月度采購預(yù)算的項目，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購合同審批1.一般采購合同：金額在[X]萬元以下的采購合同，由采購部門負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.重要采購合同：金額在[X]萬元以上至[X]萬元的采購合同，由采購部門負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報總經(jīng)理審批。3.重大采購合同：金額在[X]萬元以上的采購合同，由采購部門負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議通過。（三）緊急采購審批對于因生產(chǎn)經(jīng)營急需而無法按照正常采購流程進行的緊急采購項目，由使用部門填寫《緊急采購申請表》，詳細(xì)說明緊急采購的原因、采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計金額等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。緊急采購申請表經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。如遇特別緊急情況，可先電話請示分管領(lǐng)導(dǎo)同意后進行采購，但事后應(yīng)及時補辦審批手續(xù)。四、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購風(fēng)險識別：采購部門應(yīng)定期對采購業(yè)務(wù)進行風(fēng)險識別，重點關(guān)注采購過程中的市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、合同風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、付款風(fēng)險等方面。2.風(fēng)險評估：采購部門根據(jù)風(fēng)險識別結(jié)果，對采購風(fēng)險進行評估。評估指標(biāo)包括風(fēng)險發(fā)生的可能性、影響程度等。通過風(fēng)險評估，確定風(fēng)險等級，為制定風(fēng)險應(yīng)對措施提供依據(jù)。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對：關(guān)注市場動態(tài)，加強市場調(diào)研，及時掌握市場價格波動情況。對于價格波動較大的物資，可采用套期保值、簽訂長期合同等方式降低市場風(fēng)險。2.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對：加強供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商評估和考核機制。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的合同條款，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。同時，尋找多個供應(yīng)商，避免過度依賴單一供應(yīng)商。3.合同風(fēng)險應(yīng)對：加強合同審核，確保合同條款合法、合規(guī)、完整。在合同執(zhí)行過程中，嚴(yán)格按照合同約定履行雙方的義務(wù)，及時處理合同變更、糾紛等問題。4.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對：加強質(zhì)量檢驗，嚴(yán)格按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對采購物品進行檢驗。對于重要物資，可增加檢驗頻次或委托第三方檢驗機構(gòu)進行檢驗。同時，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾，對質(zhì)量問題承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.付款風(fēng)險應(yīng)對：加強付款管理，嚴(yán)格按照合同約定的付款方式和時間安排付款。在付款前，對采購業(yè)務(wù)的相關(guān)憑證進行審核，確保付款的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。同時，關(guān)注供應(yīng)商的財務(wù)狀況，避免因供應(yīng)商財務(wù)問題導(dǎo)致付款風(fēng)險。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對采購業(yè)務(wù)進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）財務(wù)監(jiān)督財務(wù)部門對采購業(yè)務(wù)進行財務(wù)監(jiān)督，審核采購發(fā)票的真實性、合法性、完整性，確保采購資金的合理使用。同時，定期對采購業(yè)務(wù)的財務(wù)數(shù)據(jù)進行分析，為公司決策提供支持。（三）采購部門自查采購部門應(yīng)定期對本部門的采購業(yè)務(wù)進行