公車油費報銷管理制度一、總則1.目的為了加強公司公車油費的管理，規(guī)范公車油費報銷流程，合理控制公車使用成本，確保公司公車使用的高效、節(jié)約與合規(guī)，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有配備公車的部門及員工。3.基本原則據(jù)實報銷原則：公車油費報銷應根據(jù)實際發(fā)生的加油費用進行，確保報銷金額真實、準確。審批規(guī)范原則：嚴格按照規(guī)定的審批流程進行油費報銷審批，確保報銷手續(xù)完備、合規(guī)。成本控制原則：在保障公車正常使用的前提下，合理控制油費支出，提高資金使用效益。監(jiān)督考核原則：加強對公車油費報銷情況的監(jiān)督檢查，對違規(guī)行為進行嚴肅處理，并將油費控制情況納入相關考核體系。二、公車管理1.公車配置標準根據(jù)公司業(yè)務需求和實際情況，合理配置公車數(shù)量和車型。公車配置應遵循經(jīng)濟實用、節(jié)能環(huán)保的原則，優(yōu)先選用新能源汽車或低油耗車輛。明確不同級別員工或不同業(yè)務場景下的公車使用標準，如普通員工因公外出可使用經(jīng)濟車型，部門負責人因業(yè)務需要可使用稍高一級車型等。2.公車使用登記建立公車使用登記制度，駕駛員每次使用公車前應填寫《公車使用登記表》，詳細記錄出車時間、地點、事由、里程數(shù)等信息。《公車使用登記表》應妥善保存，作為公車使用情況統(tǒng)計和油費核算的依據(jù)。3.公車維修與保養(yǎng)制定公車維修與保養(yǎng)計劃，定期對公車進行維護保養(yǎng)，確保車輛性能良好，降低故障發(fā)生率，減少不必要的油耗增加。公車維修與保養(yǎng)應選擇正規(guī)的維修廠家，維修費用報銷應按照公司相關規(guī)定執(zhí)行，嚴格審批流程。維修保養(yǎng)記錄應詳細記錄維修項目、更換零部件、維修時間、維修費用等信息，并存檔備查。三、油費報銷規(guī)定1.加油方式公司公車統(tǒng)一采用[指定加油方式，如加油卡加油或現(xiàn)金加油]。若采用加油卡加油，應辦理公司統(tǒng)一的加油卡，并由專人負責管理。加油卡充值金額應根據(jù)公車使用情況合理確定，避免加油卡閑置或過度充值。若采用現(xiàn)金加油，駕駛員應在加油后及時取得正規(guī)發(fā)票，并在發(fā)票上注明加油車輛車牌號、加油時間、加油金額等信息。2.報銷憑證要求油費報銷必須提供正規(guī)的加油發(fā)票，發(fā)票應清晰顯示加油日期、加油金額、加油站名稱、發(fā)票代碼及號碼等信息。發(fā)票內(nèi)容應與公車使用情況相符，不得開具虛假發(fā)票。除加油發(fā)票外，還應附上《公車使用登記表》，作為油費報銷的輔助證明材料。登記表中的出車信息應與加油時間、地點等相互印證。對于通過加油卡加油的，還需提供加油卡消費記錄清單，清單應詳細列出每次加油的時間、金額、加油站等信息。3.報銷流程駕駛員填寫《公車油費報銷申請表》，在申請表中詳細填寫加油日期、加油金額、出車事由、行駛里程等信息，并附上加油發(fā)票及《公車使用登記表》。將《公車油費報銷申請表》提交給部門負責人審核。部門負責人應根據(jù)公車使用的實際情況，對申請表中的信息進行核實，確認無誤后簽署審核意見。部門負責人審核通過后，將申請表提交給財務部門。財務部門對報銷憑證的真實性、合法性、完整性進行審核，核對加油發(fā)票與加油卡消費記錄清單（如有）是否一致，以及申請表中的信息與相關記錄是否相符。審核無誤后，按照公司財務制度進行報銷支付。對于金額較大的油費報銷（可根據(jù)公司實際情況設定金額標準，如單次報銷金額超過[X]元），還需經(jīng)過公司分管領導審批。分管領導應從公司整體利益出發(fā)，對油費支出的合理性進行審查，確保符合公司成本控制要求。四、特殊情況處理1.長途出車因長途出車需要在外地加油的，駕駛員應選擇正規(guī)加油站加油，并及時取得當?shù)卣?guī)發(fā)票。加油發(fā)票應注明加油車輛車牌號、加油時間、加油金額、加油站詳細地址等信息。長途出車結束后，駕駛員應在[規(guī)定時間，如一周內(nèi)]將油費報銷憑證及相關材料按照正常報銷流程提交審批。2.車輛故障導致額外加油若公車因故障在途中需要額外加油，駕駛員應及時向部門負責人報告，并說明故障原因及額外加油的必要性。車輛維修完成后，駕駛員應取得維修廠家出具的故障說明及維修發(fā)票，連同額外加油的發(fā)票及相關材料一并按照報銷流程提交審批。部門負責人及財務部門應重點審核故障原因及額外加油的合理性。3.臨時租車替代公車在公車無法正常使用的特殊情況下，經(jīng)公司領導批準，可以臨時租車替代公車出行。租車費用應按照公司相關規(guī)定執(zhí)行報銷流程，同時應提供租車合同、租車發(fā)票等相關憑證。租車期間產(chǎn)生的油費（若租車合同中約定包含油費，則按合同執(zhí)行；若未約定，需單獨報銷油費的，參照本制度油費報銷規(guī)定執(zhí)行），應在報銷時注明租車事項及相關情況，以便財務部門審核。五、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對公車油費報銷情況進行審計檢查，審查報銷憑證的真實性、合法性、完整性，以及報銷流程是否符合規(guī)定。審計部門應重點關注是否存在虛假報銷、超標準報銷、違規(guī)使用加油卡等問題，并對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，督促相關部門和人員進行整改。2.財務部門日常監(jiān)督財務部門在日常報銷審核過程中，應嚴格把關，對油費報銷憑證進行仔細核對。如發(fā)現(xiàn)異常情況，應及時與駕駛員或相關部門溝通核實，確保報銷費用的合理性。財務部門應定期對公車油費支出情況進行統(tǒng)計分析，對比不同時期、不同車輛的油費消耗情況，發(fā)現(xiàn)異常波動及時查找原因，并向公司領導匯報。3.舉報與投訴處理設立舉報郵箱和舉報電話，接受公司員工對公車油費報銷違規(guī)行為的舉報與投訴。對舉報和投訴內(nèi)容進行認真調(diào)查核實，如情況屬實，按照公司相關規(guī)定對違規(guī)人員進行嚴肅處理。保護舉報人權益，對舉報人信息嚴格保密。對于惡意舉報的，將依法追究舉報人責任。六、違規(guī)處理1.虛假報銷處理若發(fā)現(xiàn)駕駛員或其他人員存在虛假報銷公車油費的行為，一經(jīng)查實，除追回已報銷的油費外，還將按照報銷金額的[X]倍處以罰款。對虛假報銷行為情節(jié)嚴重的，給予警告、記過、降職等行政處分；如構成犯罪的，將依法移交司法機關追究刑事責任。2.超標準報銷處理對于超標準報銷公車油費的情況，超出部分不予報銷，并對相關責任人進行批評教育。若多次出現(xiàn)超標準報銷且情節(jié)較為嚴重的，將視情況扣減責任人當月績效獎金或給予相應的紀律處分。3.違規(guī)使用加油卡處理禁止將公車加油卡用于私人加油或其他非公務用途。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用加油卡的行為，除追回違規(guī)使用的油費外，對責任人處以加油卡充值金額[X]%的罰款。對違規(guī)使用加油卡情節(jié)嚴重的，取消責任人的公車使用資格，并給予相應的行政處分。七、附則1.制度解釋權本制度由公司人力資源部負責解釋。如有未盡事宜或需對制