國開?？啤掇k公室管理》期末紙質(zhì)考試總題庫

一、單項選擇題庫

A

按規(guī)定，我國機關(guān)事業(yè)單位公章的印文字體是(A)。A.宋體

按照美國人類學家愛德華?霍爾博士對交往空間距離的劃分理論，45cM?

120CM,應(yīng)該是(A)。A.個人區(qū)

B

辦公室，顧名思義，是辦公的場所。下列諸項中(A)應(yīng)不屬于辦公室范疇。

A.醫(yī)療室

辦公室，顧名思義，是辦公的場所。下列諸項中(B)應(yīng)不屬于辦公室范疇。

B.實驗室

辦公室的本質(zhì)屬性是(C).C.服務(wù)性

辦公室的核心功能是(C)。C.塑造出組織文化及價值觀

辦公室工作的本質(zhì)屬性是(0。C.服務(wù)性

辦公室管理的第一要義是(A)。A.服務(wù)

辦公室人員輔助領(lǐng)導(dǎo)進行決策，意味著(B)。B.只能充當領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手

辦公室人員在社交活動中應(yīng)選擇下列哪項合適的話題(A)oA.有共同利益的

話題

辦公室調(diào)查研究的選題原則不包括(A)。A.易出成果原則

辦公室調(diào)查研究的選題原則不包括下列哪一項(A)。A.易出成果原則

辦公室信息工作的要求不包括(0。C.信息量越大越好

辦公室在做調(diào)查研究工作時不能(D)。D.調(diào)查時，要牢記領(lǐng)導(dǎo)對問題的預(yù)判

來篩選一手材料

辦公室職能中的“三辦”不包括(D)。D.辦宴

辦公用品庫存管理中的再訂貨量是指(C)。C.判定需要訂購新的辦公用品的

庫存余額

C

常用辦公用品中屬于辦公文具的是(A)。A.中性筆

傳真機最好用來傳送以下(A)類郵件？A.一般的圖紙

傳真機最好用來傳送以下哪種郵件？(A)A.一般的圖紙

D

當文員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應(yīng)(D)。D.查證消息的可靠性

當文員獲知業(yè)務(wù)相關(guān)單位或人員婚喪喜慶的消息后，首先應(yīng)(D)。D.查證消

息的可靠性

電話是現(xiàn)代社會中不可或缺的通訊工具，文秘人員在打業(yè)務(wù)電話時不應(yīng)該

(D)oD.在工作時間同久未打電話來的朋友閑聊

電子公文的處理(D)。D.可以印制成紙質(zhì)文件分發(fā)處理

電子公文的屬性是(C)。C.具有規(guī)范格式

電子文件歸檔要做到真實、完整，達到檔案的功能價值。歸檔的電子應(yīng)該按

“件”進行管理，下列項目中，以“件”為單位，(A)項是不適宜的。A.多份電

子文件

督查工作部門的基本任務(wù)不包括(D)。D.在督查中就有關(guān)重大問題作出重新

決策

督查工作的原則不包括(B)。B.督查與代辦相結(jié)合

督查工作的原則不包括(D)。D.督查與代辦相結(jié)合

對新情況、新問題，無章可循時，上司又沒有明確的指示，文員可參照有關(guān)

政策，作出合乎情理的處理。這是采用的(C)方法。C.變通

F

發(fā)放辦公用品的人員要求是(D)。D.發(fā)放人員要提醒使用部門和人員節(jié)約辦

公用品

G

根據(jù)1990年9月19日國家保密局發(fā)布的《國家秘密保密期限的規(guī)定》，國

家秘密的保密期限，除有特殊規(guī)定外，絕密事項不超過(A)。A.三卜年

公共關(guān)系工作的特點不包括(C)。C.以惠己為原則

公文寫作的規(guī)范要求(C)。C.具有規(guī)范體式，符合公文格式標準

公章的尺寸，地、市、州、縣機關(guān)的直徑為：B)。B.4.5厘米

關(guān)于握手的禮儀，下面說法錯誤的是(D)。D.為了表示親切，男士和女士握

手時，可以雙手相握

H

行政辦公費用中的“三項經(jīng)費”不包括(D)。D.業(yè)務(wù)招待費

行政事業(yè)單位壓縮辦公經(jīng)費開支的途徑不包括(D)。D.把事權(quán)盡量分給下屬

機構(gòu)，單位本身做事越少越好

會議的直接成本不包括(D)。D.會議工時成本

會議的直接成本不包括(D)。D.時間成本

會議過程可劃分為不同的基本階段，這些階段不包括(0。C.茶歇

J

級別高的辦公室一般稱為(B)。B.辦公廳

加強對辦公用品的庫存控制與監(jiān)督，要求保證進貨卡、庫存卡和出貨卡的關(guān)

系狀態(tài)是(A)。A.一致

接受忠告的反應(yīng)應(yīng)該是⑴八D.切勿感情用事

介紹禮儀中，一般不說出被介紹者的(0。C.年齡

K

客人乘坐火車返程時，辦公室人員把客人送至車站進站口的時間應(yīng)比火車發(fā)

車時間(B)。B.提前50分鐘

Q

請示是文員工作上有疑難，無法處理時，向上司請求指示，或無權(quán)處理時，

向上詞請求批準。下面請求中(C)是不當?shù)摹.越級請示

S

上司參加各種應(yīng)酬和會議，有時需要更換服裝，文員應(yīng)(A)。A.通知上司家

人把衣服送達

上司決定參加某個會議時，文員不應(yīng)該(D)。D.只在便箋上寫好會議名稱

社交場合很講究次序禮儀，一般(B)。B.以右為尊

四分四注意”立卷方法不包括(D)。D.分紙型

省、部級政府機關(guān)的公章，直徑為(C)。C.5厘米

握手持續(xù)時間的適宜標準是(C)。C.3至5秒

握手持續(xù)時間的適宜標準是(A)。A.3至5秒

危機的特點不包括(D)。D.經(jīng)常性

危機管理的原則不包括(A)。A.轉(zhuǎn)移焦點原則

為了防止辦公室出現(xiàn)“瓶頸現(xiàn)象”，下列做法中，哪項工作應(yīng)該改進(A)。

A.工作人員工作盡可能專門化、單一化

為了能保證質(zhì)量、有效率地工作，文員應(yīng)有一定的工作指導(dǎo)思想，應(yīng)圍繞著

(C)這樣一個滾動的過程。C.實施一計劃一檢查

文秘人員要關(guān)心上司的健康，如果上司生病初愈后，文員的行為中哪一項是

恰當?shù)模?D)D.注意安排好上司的飲食

文秘人員在差旅結(jié)束后，應(yīng)該(B)。B.整理好出差過程中的單據(jù)、憑證，及

時辦理報銷、結(jié)算事宜

文書立卷的歸檔制度包括三方面：歸檔范圍、(A)和歸檔要求。A.歸檔時間

文員必須管理好金錢，學會節(jié)約開支，以下行為中哪一項是不恰當?shù)模?A)A.

最好到價格便宜的商店去購買辦公用品，質(zhì)量并不重要

文員必須管理好自己的時間，以下利用時間的行為中哪一項是不適宜的？

(C)C.每天把工作安排得超出工作時間，給自己壓力

文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項是不適宜的？(B)B.應(yīng)該有

自己的個性，盡可能使別人服從自己

文員傳達上司的指示時，哪一項做法是不適宜的？(A)A.傳達可以根據(jù)上司

主要意思，夾進自己的意見

文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是?°C.姓名、

部門、地址、國名

文員對自己的工作要做到有計劃地事先予以安排，要有科學的、明確的工作

計劃。工作計劃應(yīng)該(D),是錯誤的選項。D.不留余地

文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時，以下哪個做法是錯誤的？(D)D.如

果上司出差，可以在他回來的當天安排約會

文員進行會議的計劃和準備時，不應(yīng)該做的是(C)。C.什么日期、時間召開

會議應(yīng)考慮議題的緊急程度

文員如果誤拆了非本公司的信，應(yīng)該(D)。D.在信封上注明“誤拆”，寫上

自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去

文員協(xié)助舉行宴會時，不用考慮(B)。B.有無休息室

文員在處理信訪工作時，由收信人(單位)復(fù)信的情況是以下哪一種？(A)A.

初次寫信，或有過激言行的

文員在進行辦公室布置時，以下哪一項行為是不適宜的？(C)C.較大的物品

放在稍高于眼光平行的層面上，用標簽貼在各種物品的下方

文員在為上司篩選電話時，以下做法不正確的是(A)文員在說了迎接詞，

對方發(fā)出聲音之后，要多次確認，方可辨昕出對方

文員在為上司篩選電話時，以下做法不正確的是⑴)。D.來電者尋找你的上

司，應(yīng)弄清對方的身份再通報上司

文員做會議記錄時，可以在會議記錄中(C)。C.與發(fā)言者用詞不一致但意思

完全一致

無紙化辦公過程中,應(yīng)該(A).A.對電子文件采取嚴格的安保措施，保證其

不被非正常改動

X

下列不屬于按照傳遞方式劃分的會議信息類型的是(C)。C.公開性會議信息

下列電話禮儀中錯誤的是(D)。D.與女士通電話，男士先掛

下列關(guān)于經(jīng)濟合同的說法錯誤的是(D)°D.合同中約首部分要使用相關(guān)單位

或個人的簡稱或代稱

下列接受名片時唯一正確的做法是(A)oA.接受名片時要用雙手

下列情況中，(B)適宜用傳真機發(fā)送。B.一般文件或圖像資料

下列屬于辦公用品的是(A)。A.辦公家具

下面屬于辦公室用語禁忌的是(D)oD.領(lǐng)導(dǎo)交代的工作超出自己一般職責時,

立刻說“NO”

下面屬丁文書的是(A)。A.書信

向上級行文就有關(guān)問題進行請示時，下面哪個做法不妥(C)。C.地級市玫府

經(jīng)常越過省政府直接向國務(wù)院行文請示

向上級做請示時，下面哪個做法不妥？(C)C.地級市政府經(jīng)常越過省政附直

接向國務(wù)院行文請示

宴會期間的祝酒，常規(guī)順序應(yīng)該(A)。A.由主人和主賓先碰杯

一般而言，在辦公室里，（A）的位置是上座。A.離入口最遠

以下餐巾的使用方法正確的是（B）。B.用來擦嘴唇嘴角

以下關(guān)于辦公室職能的說法，哪一種是正確的？（C）C.辦公室管理具有集中

性和整體性

以下關(guān)于辦公室職能的說法，哪一種是正確的？（C）C.辦公室事務(wù)管理不僅

有被動性，體現(xiàn)出來更多的是主動性

以下關(guān)于交互式電話會議的功能中，哪一項是不具備的？（A）A.審查功能

以下關(guān)于文員管理好時間的說法，哪一個是不正確的？（D）D.把零散工作安

排在安靜、有效的時間段里去做

以下關(guān)于文員在差旅預(yù)訂工作中的行為，哪一項是不適宜的？（D）D.不一定

要弄到確認旅館預(yù)訂的傳真或其他書面形式的證明

以下哪個標準不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的？（C）C.按私人公務(wù)標準分凍

以下哪些不是文員在準備辦公用品時的職責？（B）B.制造

以下哪些接打電話的行為是不正確的？（A）A.受到通話對方極大的責難，應(yīng)

針鋒相對回擊

以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會議。（C）C.圓桌型

以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中，明E一頂是不適宜的？（B）B.打出電話，而對

方無人接聽，等鈴聲響了二、三下就掛電話

意向書的特點不包括（0。C.約束性

郵件的寄發(fā)不要考慮以下因素（D）。D.愛好

有權(quán)對政府采購合同進行監(jiān)督和管理的是（B3B.國家級或省部級財政部門

有時應(yīng)上司要求，文員參與會見或會談，以下哪些內(nèi)容不是文員的任務(wù)（B）。

有時應(yīng)上司要求，文員參與會見或會談，以下那些內(nèi)容不是文員的任務(wù)？（B）B.

發(fā)表意見

與外國人見面問候招呼時，最好使用國際間比較通用的問候語，下列哪個選

項較合適（B）0B.Howdoyoudo?

Z

在辦公室的布置方面，（A）的位置是上座。A.離人口最遠

在辦理發(fā)文時，經(jīng)復(fù)核，對于不符合要求的公文應(yīng)該(B)。B.退交起草部門

補充或修正

在公文行文中，下級向上級行文時，錯誤的是(C)。C.抄送下級機關(guān)

在公務(wù)專用信件書寫禮儀方面，一般在收函單位或個人稱呼后習慣用(D)o

D.“臺安”、“鈞安”

在會議開始前和送行過程中，文員的以下哪項活動是不恰當?shù)模?C)C.離開

會議室接聽電話

在接待準備過程中，下列選項中被視為辦公室接待禮儀基本要素的是(0。

C.要有“誠心”

在來信來訪業(yè)務(wù)中，下列情況的信件，(A)仍需繼續(xù)承辦。A.問題復(fù)雜，調(diào)

查處理的時間較長的信件

在某些情況下，文員在安排F1程計劃表時可能獲得上司的完全信任，取決于

兩點：一是掌握足夠的知識，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有(B),了解要求

約會者的心理。B.說話的技巧

在收文過程中，可以由辦公室人員啟封的信件是⑴)。D.公開出版的雜志的

贈閱信件

在文員工作以及辦公環(huán)境等方面，下面選項中哪種行為不合適宜？(B)B.較

大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標簽貼在各種物品的下方

在組織中當一個人工作量不多的時候，個體行為符合柏金森時間底線定律的

是(B)。B.他會故作忙碌狀

在組織中當一個人工作量不多的時候，其行為符合柏金森時間底線定律的是

(D)oD.他會故作忙碌狀

正確選擇辦公設(shè)備和易耗品供應(yīng)商不必考慮的因素是(B)。B.名牌和高檔

值班人員不應(yīng)該做以下哪類事情(A)。A.簽發(fā)文件

制定會議策劃方案時，要明確6個W,其中“Who”是指的(C)。C.會議參加

人員

中型規(guī)模的會議人數(shù)一般是(B)。B.百人上下至數(shù)百人

中型規(guī)模的會議人數(shù)一般是(B)。B.數(shù)百人

中央機關(guān)分別采用分理制和綜理制設(shè)置下屬機構(gòu)，其辦公廳(室)屬于分理制

的是（D）oD.國務(wù)院

二、判斷題題庫

A

辦公電話應(yīng)定期檢查并核對電話賬單以控制開銷。［答案］對

辦公設(shè)備使用權(quán)的獲取只能通過購買。［答案］錯

辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。［答案］錯

辦公室的工作具有綜合性特點。［答案］對

辦公室工作的兩大職能是政務(wù)（或業(yè)務(wù)）服務(wù)和事務(wù)管理，政務(wù)服務(wù)（業(yè)務(wù)）就

是為確保有效、快捷的事務(wù)管理而開展的輔助性工作。［答案］錯

辦公室工作人員市工作認真負責的主要表現(xiàn)就是“樣樣事必躬親”。［答案］

錯

辦公室T作人員輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，是指在決策前收集整理信息的活動.［答案］

錯

辦公室工作人員要具備自律的職業(yè)素質(zhì)，講規(guī)矩要達到拘謹?shù)某潭?。［答案?/p>

錯

辦公室公共關(guān)系溝通，主要是指與組織的服務(wù)對象的溝通。［答案］錯

辦公室管理要嚴格按既定條條框框辦事，不能引用彈性原理。［答案］錯

辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。［答案］對

辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了有利予保密工作。［答案］對

辦公室是組織內(nèi)部辦文、辦公、辦事、辦會的主要平臺。［答案］對

辦公室信息整理過程中要把原始信息中的虛假、失效和無效信息進行易1除，

挑選出有價值的信息變換成為便于使用的信息、。［答案］對

辦公室桌、椅，特別是客人的椅子應(yīng)放在直［答案］對光源的地方。［答案］錯

辦公用品的庫存管理和監(jiān)督中，要求保持進貨卜、出貨k和庫存k的三卜一

致。［答案］對

辦公用品的最大庫存量是指倉庫最多能容納的數(shù)量。［答案］錯

辦文能力就是指寫文能力。［答案］錯

部門行文規(guī)則：黨委、政府的相關(guān)部門依據(jù)職權(quán)可以相互行文。部門內(nèi)設(shè)機

構(gòu)除辦公廳（室）外皆可對外正式行文。［答案］錯

D

調(diào)查和研究是一回事。［答案］錯

調(diào)查研究是指通過各種途徑，運用科學方法，有.計劃、有目的地對特定的社

會現(xiàn)象進行實地考察，了解其發(fā)生的各種原因和相關(guān)聯(lián)系，從而提出解決社會問

題對策的活動。［答案］對

督察工作不得對原有決策做出任何改變。［答案］錯

大辦公室一般隔成3-4平方米的個人工作室，隔板高約5米。［答案］定

大型會議的主持人宣布會議閉幕，通常對會議舉辦者而言會議的基本流程即

告終結(jié)。［答案］錯

大型會議應(yīng)設(shè)立會務(wù)組、秘書組、接待組等籌備組織機構(gòu)。［答案］對

代表會議依法定期召開，與會代表必須達到法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng)

仔細核［答案］對出席人數(shù).［答案］對

當上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時，就把它當作是上司利用文員下屬同事的關(guān)

系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。［答案］對

當與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面，或因事中途離坐時，都要招呼一

聲。［答案］對

檔案保管期限就是對檔案劃定的存留年限，它與檔案本身的價值大小無關(guān)。

［答案］錯

檔案保管期限與檔案本身的內(nèi)容重要與否無關(guān)。［答案］錯

檔案庫房要堅固、安全、專用，適宜保管檔案，和閱覽室、辦公室實行三分

開。［答案］對

檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價值的文書。

［答案］對

電子文檔不存在銷毀問題。［答案］錯

電子文件歸檔的鑒定，主要是歸檔前由領(lǐng)導(dǎo)在檔案部門的協(xié)助下，對歸檔的

電子文件內(nèi)容進行鑒定。［答案］錯

電子文件歸檔的做法是，將確定要歸檔的電子文件在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進行一次操

作，然后將其存放在磁、光介質(zhì)上。［答案］對

F

發(fā)放辦公用品的時候，不需要對用品庫存進行記錄。［答案］錯

凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位。［答案］錯

G

感謝信、祝賀信或吊唁信最好不用傳真機發(fā)送。［答案］對

公文的作者是法定的組織或其法定代表人，公文以規(guī)范的體式和文字為信息

表達方式，是國家進行管理的一種重要工具。［答案］對

公文行文時越級行文是普遍現(xiàn)象。［答案］錯

公務(wù)文書中所指的“主送機關(guān)”，是指收受、辦理公文的單位。［答案］對

H

合適的話題可以是雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和

夸耀自己的話題。［答案］錯

會議的主辦者就是會議的主持者.［答案］錯

會議記錄就是有言必錄。［答案］錯

會議是實施組織領(lǐng)導(dǎo)和管理的重要手段和工具。［答案］對

J

吉普車無論主人駕駛還是司機駕駛，都應(yīng)以前排右座為尊。［答案］對

接電話時，一般應(yīng)在電話鈴響第二下后再接聽。［答案］錯

接待禮儀中，送別規(guī)格與迎接規(guī)格要一致。［答案］對

接待規(guī)格有三種，即高規(guī)格接待、低規(guī)格接待和對等接待。［答案］對

即使是上司私人的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)該積吸、樂意地去協(xié)助。［答案］對

假如上司不準備參加某個會議，應(yīng)立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。

［答案］錯

交際應(yīng)酬要講求時效，若時機錯過再補救，不但無法表達誠意，還會破壞彼

此關(guān)系。［答案］對

介紹地位相同的人時，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進的職員；若同時到職，

就先介紹年紀較輕的人。［答案］對

介紹信的正本和存根必須一致，同時可以出具空白介紹信。［答案］錯

舉行開業(yè)典禮，要遵循熱烈、隆重、不計費用的原則。［答窠］錯

決策者督查工作職責主要是指領(lǐng)導(dǎo)班子成員相互督促檢查所負責領(lǐng)域的工

作進展情況。［答案］錯

K

口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同，對上司或長者說話，應(yīng)文

雅些；對一般同事或顧客說話，就可通俗。［答案］對

L

列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時，由制文機關(guān)確定密級和保密范圍，

密級和保密期限的變更和解密。［答案］對

M

沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對文員的日志與

上司的日志的事項是否一致則是典型的工作。［答案］對

名片遞送應(yīng)選擇初識之際，而不可選擇分別之際。［答案］錯

N

男女之間，男士先伸手了，女士才能與之相握。［答案］錯

女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅背有一個拳頭大小

距離。［答案］對

Q

簽字儀式中應(yīng)使用簽字筆，不能使用圓珠筆。［答案］對

請人勿送的常用禮貌用語是說“留步"。［答案］對

請示與報告可以合并使用，如“關(guān)于xxxx問題的請示報告”。［答案］錯

R

日常交往中的上下級角色關(guān)系不應(yīng)淡化。［答案］錯

如果辦公設(shè)備丟失或損壞屬于過失人責任的，過失人應(yīng)承擔相應(yīng)的經(jīng)濟責任。

［答案］對

如果不小心發(fā)生「程安排訂劃重復(fù)的情形，就耍排定能夠動用的空擋，文員

應(yīng)自己決定優(yōu)先順序。［答案］錯

如果兩位來訪者均未預(yù)約，應(yīng)該按照先來后到的原則引見給上司。［答案］錯

如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長，你跟對方的文員說完之

后就應(yīng)該叫上司接過電話，告訴上司要找的人馬上就會來聽電話，讓上司直接與

對方通話。［答案］對

如果需要與來訪者確定會面時間，應(yīng)先征求來訪者方便的時間，查看上司的

時間表，如果這一時間有空，就可答應(yīng)下來。［答案］錯

如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方

法，以避免因為拒絕而發(fā)生不必要的困擾。［答案］對

S

上行發(fā)文的主送機關(guān)必須為上級機關(guān)，而不是上級領(lǐng)導(dǎo)個人。［答案］雙

上司和文秘人員必須在周末核對下周的行動計劃，或是每天早上核［答案］對

當天的行動計劃。［答案］對

上下級之間握手，下級先伸手后，上級才能相握。［答案］錯

社交交談中，一般忌諱談對方的個人私生活話題。［答案］對

涉外禮儀中以右為尊。［答案］對

省政府的辦公廳比其他廳的行政級別要高C［答案］錯

收文時應(yīng)逐件清點，并以簽字或蓋章的方式簽收。［答案］對

收文時應(yīng)逐件清點，核對無誤后以簽字或蓋章的方式簽收，并注明簽收時間。

［答案］對

受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響

到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。［答

案］對

受意是領(lǐng)導(dǎo)接納文員的意見和建議。［答案］錯

T

同時介紹很多人時，可從右至左，按順序介紹。［答案］對

W

危機的誘致因素是組織外部環(huán)境變化，組織內(nèi)部管理都是預(yù)防危機的。［答

案］錯

危機管理是指當組織發(fā)生了危機組織和公眾利益的各種矛盾、糾紛、重大突

發(fā)性事件時，及時采取有效手段，以最快的速度、最大的努力，降低損失、重塑

形象的過程。［答案］走

為了提高會議效率，即使遠超過1個小時的會議，也不應(yīng)安排中場休息C［答

案］錯

文本文件是沒有格式控制的純字符文件，在使用時不受計算機軟硬件類型的

控制，兼容性好。［答案］對

文秘人員對上司支票往來管理要謹慎小心，支票簿與印章應(yīng)該一起收臧，以

避免被盜用冒領(lǐng)。［答案］錯

文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有

歸檔范圍要求，但沒有時間限制。［答案］錯

文員對報紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌

上，其他的放在報刊架上供大家閱讀。［答案］對

文員對上司進言，無論是關(guān)于什么事，都應(yīng)該在個別場合私下表達。［答案］

錯

文員對支票管理要謹慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。［答案］錯

文員第一次做一項T作時應(yīng)該快一些，如果可以再做一遍.［答案］錯

文員向下級機關(guān)傳達上司信息時，應(yīng)以上司口吻把話轉(zhuǎn)達。［答案］錯

文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來分批進行。

［答案］對

文員應(yīng)有效利用時間，可以把重要工作如寫報告等與其他工作安排在一起去

做。［答案］錯

文員在工作時間如需要補妝，應(yīng)隨時隨地進行。［答案］錯

文員在接聽投訴電話時，如果對方無端辱罵，可把他使用的字眼寫下來或使

用電話錄音，以做證據(jù)，再慢慢地向他解釋：“鄧先生，如果你一直說臟話，我

就沒有辦法再跟你談下去了?！保鄞鸢福輰?/p>

我國古代的謀士、諫官和幕僚，以及當今各國的智囊團、思想庫等，都是決

策的重要輔助力量。［答案］對

無論是什么樣的文本和圖表幾乎都能通過傳真發(fā)送，因而文員傳遞信息應(yīng)首

選傳真。［答案］錯

無限忠于祖國、忠于人民，把祖國的利益看得高于一切，自覺維護祖國的榮

譽、民族的尊嚴和人民的利益，這是對外事工作者的一項基本道德規(guī)范要求C［答

案］對

X

狹義的文件即指公文。［答案］對

小辦公室的配置，打字、復(fù)印間應(yīng)離上司辦公室稍遠一些。［答案］對

小辦公室的配置，上司的辦公室應(yīng)靠里面。［答案］對

協(xié)議書本身與合同的法律效力是完全一樣的。［答案］錯

協(xié)議書本身與合同的法律效力是一樣的。［答案］錯

信息調(diào)研是辦公室的一項具體職能。［答案］對

Y

宴會禮儀中以自然大方為好，吃東西發(fā)出聲音表示菜品可口，是有禮貌1勺表

現(xiàn)。［答案］錯

宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的

就不要補發(fā)請柬了。［答案］錯

要發(fā)問或有意見時，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法「

如果上司不加采用，應(yīng)說服上司。［答案］錯

一般而言，日本人和韓國人忌諱數(shù)字“四"。［答案］對

一般在社交禮儀中，戴著帽子的客人進入主人房間時，應(yīng)當脫帽。［答案］對

意向書簡單而言就是傳遞意向的文書。［答案］對

引導(dǎo)客人坐電梯時，按照社交禮儀，應(yīng)讓客人先進電梯。［答案］錯

印章必須有專人負責保管和使用，保管者就是使用者。［答案］對

英美國家習慣，文員接待來訪者，應(yīng)該站起來與來訪者講話。［答案］錯

迎賓時應(yīng)在門口或機場（車站）出口處停留寒暄，不應(yīng)立即引導(dǎo)客人進入汽車

或邊寒暄邊引導(dǎo)。［答案］錯

有效加強印象的說話要點中，應(yīng)包括先說出結(jié)論部分內(nèi)容。［答案］對

與外國人見面問候招呼時，最好使用國際間比較通用的問候語。例如，英語

應(yīng)用“Huwduyoudu?”（你好）等。［答案］對

Z

在西方，無論什么時候也不應(yīng)在街上去吻女性的手表示敬意。［答案］雙

在陽光明亮的教室和會議室內(nèi)使用投影機，效果不受影響。［答案］錯

正確的郵件信封拆封位置是在信封的右邊側(cè)。［答案］對

組織做好公共關(guān)系的目的是在優(yōu)先維護自身目標的基礎(chǔ)上促進社會和公眾

利益。［答案］對

三、簡答題題庫試題及答案

B01辦公室事務(wù)管理的服務(wù)性表現(xiàn)在哪三個方面？

答：一是為上司服務(wù)，使上司擺脫繁雜瑣事的壓力，把主要精力集中在重要

工作上；

二是為組織服務(wù)，為組織員工提供一個高效、舒適的工作生活環(huán)境；

三是為公眾服務(wù)，保證組織與外界的信息渠道通暢，密切與社會各界聯(lián)系。

H01核稿，是擬稿人員的上級負責人對初稿的審查和核實，要做到“六查”，

請簡述六查內(nèi)容。

答：(D查是否需要行文，以什么名義行文；

(2)查文稿內(nèi)容與法律、法規(guī)、政策及其它已有規(guī)定是否矛盾；

(3)查要求和措施是否明確具體，切實可行：

(4)杳涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)范圍的問題是否協(xié)商一致并經(jīng)過會簽；

(5)查行文是否規(guī)范，文件格式是否符合規(guī)定。

H02衡量會議質(zhì)置的會前基本標準有哪些？

答：會議是否確有召開的客觀必要；會議目的和會議風氣是否端正；會議時

機是否已經(jīng)成熟；會議的議題是否明確，會前的溝通是否到位；各項準備工作是

否已經(jīng)準備充分，包括軟件和硬件。

H03會見與會談的前期準備工作有哪些？

答：(1)確定議題和明確目標；

(2)收集信息和分析雙方材料；

(3)確定參加人員；

(4)雙方協(xié)商時間、地點；

(5)布置座位。

J01簡述辦公環(huán)境的含義并按照由遠及近的順序列舉環(huán)境類別。

答：(1)辦公環(huán)境或稱辦公室環(huán)境，是直接或者間接作用和影響辦公過程的

各種因素的綜合。

(2)按照由遠及近的順序?qū)⑥k公環(huán)境分為辦公活動社會環(huán)境、辦公活動職能

環(huán)境和辦公活動工作環(huán)境。

J02簡述辦公設(shè)各使用規(guī)范。

答：(1)必須明確每臺設(shè)備的具體用途，熟悉掌握其操作程序，嚴格按照使

用說明書的要求進行操作。

(2)必須明確專人專責專管制度，嚴禁任何人隨意使用，除非配置給個人專

用或指定公用的。

(3)注意安全，注意節(jié)電，注意衛(wèi)生，注意定期保養(yǎng)，注意每次使用的極限。

(4)未經(jīng)上司允準，任何人嚴禁私自使用辦公設(shè)備，尤其是用于處理私人事

務(wù)。

(5)辦公設(shè)備的使用環(huán)境溫度為5℃?35℃,相對濕度為20%至85%,過低需

用加濕器，過高需用除濕器，放在距設(shè)備5米左右有效影響距離。

(6)如果不處于工作狀態(tài)，使用完畢應(yīng)切斷電源。

J03簡述辦公室的基本概念及組成.

答：辦公室，英文為“office”，泛指處理特定事務(wù)或提供服務(wù)的地方。顧

名思義，辦公室泛指一切辦公場所，由辦公房間、辦公人員、公共事務(wù)和辦公設(shè)

施組成?！稗k公室”在《現(xiàn)代漢語詞典》中有兩種解釋：

(1)辦公的屋子；

(2)機關(guān)、學校、企業(yè)等單位內(nèi)辦理行政性事務(wù)的部門。級別高的稱為辦公

廳，一般的稱為辦公室。

J04簡述辦公室的基本職能。

答：辦公室的基本職能：三辦(辦文、辦會、辦事)，公文管理，事務(wù)管理,

綜合協(xié)調(diào)，督促檢查，信息調(diào)研，會議管理，接待信訪工作，為領(lǐng)導(dǎo)(政務(wù))服務(wù)，

工作機要保密工作，后勤保障，檔案管理，值班工作，“不管部”(指其他部門

沒有明確職責權(quán)限)功能。

J05簡述辦公室的四種含義。

答：(1)廣義的：泛指一切辦公場所，區(qū)別于教室、車間、醫(yī)療室、實驗室

等。

(2)狹義的：是指某一類職業(yè)人員或某一級職務(wù)人員的辦公場所，如廠長辦

公室等。

(3)特指的：黨和政府機關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)的綜合辦事機構(gòu)，級別高的又稱

辦公廳，如河北省政府辦公廳。

(4)專指的：某種專門的獨立的工作機構(gòu)，如國務(wù)院臺灣事務(wù)辦公室。

J06簡述辦公室的主要特點。

答：(1)輔助性；

(2)綜合性；

(3)服務(wù)性。

J07簡述辦公室督查工作的方式。

答：(1)現(xiàn)場督查；

(2)會議督查；

(3)書面督查;

(4)電話督查。

J08簡述辦公室輔助決策的任務(wù)「

答：在決策的不同階段，輔助決策的任務(wù)各不相同。

(1)在決策的準備階段：征詢?nèi)罕娨庖姡鸭瘺Q策信息。

(2)在決策的制定階段：提供決策依據(jù)，提出決策建議。

(3)在決策的審批階段：撰寫決策報告，編制實施計劃，落實行動措施。

(4)在決策的執(zhí)行階段：協(xié)助決策試驗，提供反饋信息。

(5)在決策的總結(jié)階段：撰寫總結(jié)報告，評估決策落熨情況。

J09簡述辦公室設(shè)備使用規(guī)范。

J09簡述常用辦公設(shè)備使用規(guī)范。

答：(1)必須明確每臺設(shè)備的具體用途，熟悉掌握其操作程序，嚴格按照使

用說明書的要求進行操作；

(2)必須明確專人專責專管制度，嚴禁任何人隨意使用，除非配置給個人專

用或指定公用的；

(3)注意安全，注意節(jié)點，注意衛(wèi)生，注意定期保養(yǎng)，注意每次使用的極限；

(4)未經(jīng)上司允許，任何人嚴禁私自使用辦公設(shè)備，尤其是用于處理私人事

務(wù)；

(5)辦公設(shè)備的使用環(huán)境溫度為5c至35℃,相對濕度為20%至85%,過低需

用加濕器，過高需用除濕器，放在距設(shè)備5米左右有效影響距離;

(6)如果不處于工作狀態(tài)，使用完畢應(yīng)切斷電源。

J10簡述辦公室調(diào)查研究的三個階段及其主要任務(wù)。

答：(1)準備階段，主要包括確定調(diào)研課題、成立調(diào)研小組、明確調(diào)研任務(wù)

及要求。

(2)實施階段，主要包括確定調(diào)查方法、搜集整理材料、分析材料和綜合提

煉調(diào)研成果。

(3)完成階段，主要是撰寫調(diào)研報告。

J11簡述辦公室調(diào)研的原則。

答：(1)尊重客觀事實原則：指調(diào)研中應(yīng)尊重客觀事實，在真實準確上下工

夫，一切從實際出發(fā)，實事求是，準確地反映客觀事實。

(2)結(jié)論后于調(diào)研原則：強調(diào)調(diào)研人員不要把領(lǐng)導(dǎo)的某種意見或書本上的東

西當作既定的結(jié)論，或在調(diào)研之前僅僅憑自己的經(jīng)驗和認識，形成一個主觀臆斷

的結(jié)論。要把調(diào)研的過程變成為證實結(jié)論而搜集、尋求依據(jù)的過程。

(3)實踐性原則：必須把調(diào)研同所要解決的問題緊密結(jié)合起來，預(yù)測事物發(fā)

展的可能傾向，把握發(fā)展趨勢。

(4)群眾性原則：是指進行調(diào)研，必須走群眾路線，相信人民群眾，依靠群

眾。

(5)綜合性原則：是指調(diào)研應(yīng)多方位、多角度、多層次地綜合進行。一種社

會現(xiàn)象，一個社會事實都不是孤立存在的，而是多層面、多方位的。

(6)辯證分析原則：必須始終采用正確的觀察和思維方法，做到全面、及時、

準確、深入地了解實際，并能發(fā)掘事物的本質(zhì)特征和基本規(guī)律。

(7)遵循八項規(guī)定原則：要改進調(diào)研方法；到基層調(diào)研要深入了解真實情況，

總結(jié)經(jīng)驗、研究問題、解決困難、指導(dǎo)工作；向群眾學習、向?qū)嵺`學習，多同群

眾座談，多同干部談心；多商量討論，多解剖典型；多到困難和矛盾集中、群眾

意見多的地方去；切忌走過場、搞形式主義；要輕車簡從、減少陪同；簡化接待，

不張貼懸掛標語橫幅，不安排群眾迎送，不鋪設(shè)迎賓地毯，不擺放花草，不安排

宴請。

J12簡述辦理辦公用品的進貨手續(xù)。

答：在收貨物時，要及時辦理進貨手續(xù)，保證辦公用品準確無誤地入庫、登

記、檢驗、核對。

(1)核對交貨單、訂貨單和通知單。在簽字之前，應(yīng)該檢查貨物數(shù)量和質(zhì)量。

(2)發(fā)現(xiàn)數(shù)量不對時，應(yīng)立即通知采購部門聯(lián)系供應(yīng)商。

(3)任何數(shù)量有出入都應(yīng)通知采購部門，確保支付給供應(yīng)商正確的款額。

(4)每一類貨物的檢索，都應(yīng)記入到庫存控制卡的接收列中。

(5)在余額列中注明的物品數(shù)量，需要按新收到的數(shù)量如實增加。

(6)物品應(yīng)正確存放，以使物晶不損壞、浪費或被盜，以及消除各種安全隱

患。

J13簡述黨政機關(guān)的公文適用范圍。

答：(1)決議，適用于會議討論通過的重大決策事項。

(2)決定，適用于對重要事項做出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更

或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項c

(3)命令(令)，適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、批

準授予和晉升銜級、嘉獎有關(guān)單位和個人。

(4)公報，適用于公布重要決定或者重大事項。

(5)公告，適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。

(6)通告，適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當遵守或者周知的事項。

(7)意見，適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

(8)通知，適用于發(fā)布、傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的

事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。

(9)通報，適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

(10)報告，適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，回復(fù)上級機關(guān)的詢問。

(11)請示，適用于向上級機關(guān)請求指示、批準事項。

(12)批復(fù)，適用丁答復(fù)下級機關(guān)請示事項。

(13)議案，適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民

代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。

(14)函，適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準和

答復(fù)審批事項。

(15)紀要，適用于記載會議主要情況和議定事項。

J14簡述第三代時間管理的ABCD法則及其內(nèi)容。

答：第三代時間優(yōu)先級管理，講求優(yōu)先順序的觀念，即把要做的事情區(qū)分輕

重緩急，又叫ABCD法則。

A.重要且緊急一一必須立刻做。

B.緊急但不重要(如有人因為打麻將“三缺一”而緊急約你，有人突然打電

話請你吃飯等)一一只有在優(yōu)先考慮了重要的事情后，再來考慮這類事。

C.重要但不緊急(如學習、做計劃、與人談心、體檢等)一一只要是沒有第一

類事的壓力，就應(yīng)該將其當成緊急的事去做，不要拖延。

D.既不緊急也不重要(如娛樂、消遣等)一一有閑工夫再說。

J15簡述電子公文處理過程的五個環(huán)節(jié)。

答：創(chuàng)建：根據(jù)一定的規(guī)則建立電子公文的過程。

辦理：通過計算機系統(tǒng)對電子公文進行收發(fā)、批閱等相關(guān)操作.

交換：按始發(fā)者意圖進行跨系統(tǒng)的公文傳遞。

歸檔：依據(jù)國家或本部門檔案管理規(guī)定對辦理完畢后的電子公文予以存儲。

銷毀：依據(jù)有關(guān)規(guī)定將電子公文從存儲介質(zhì)上物理刪除。

J16簡述公共關(guān)系的三大構(gòu)成要素及其原則。

答：(1)三大構(gòu)成要素是：①主體：社會組織；②客體：公眾；③手段：傳

播途徑。

(2)公共關(guān)系原則：公眾利益至上；實事求是；互惠互利；雙向溝通；始終

如一；開拓創(chuàng)新；整體統(tǒng)一。

J17簡述公文校對工作要求。

答：(1)校正、補充一切與定稿不符的文字、標點符號、圖表、格式等；

(2)解決統(tǒng)行、倒版等排版方面的問題和正文、注碼與注文之間銜接以及頁

碼編排問題；

(3)進一步審核定稿中的疏漏，發(fā)現(xiàn)問題及時提交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或者撰稿人處

理；

(4)需要使用標準校對符號；

(5)對于重要的或者大量印制的公文，應(yīng)實施三校、四校，以確保公文的正

本不出差錯。

J18簡述歸檔文件整理中的裝訂工作要求。

答：檔案裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，

復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前,

來文在后。

裝訂的對齊方式：左上角裝訂，則左、上邊對齊；左側(cè)裝訂，則左、下邊對

齊。

裝訂方式：線裝、粘接、穿孔、變形材料等。

裝訂材料：裝訂線、槌糊、熱封膠、訂書釘、不銹鋼夾、熱壓膠管等。

大部分省檔案局規(guī)定，用縫紉機在文件左側(cè)軋邊，文件較厚時，則用“三孔

一線”的方法裝訂檔案。

J19簡述行政事業(yè)單位壓縮辦公經(jīng)費開支的途徑。

答：⑴嚴格控制各種會議、外出考察及公務(wù)活動：

⑵加強對人員出國、出境的管理，壓縮出國、出境活動規(guī)模、團組和人員數(shù)

量，做到“負增長”；

⑶嚴禁超預(yù)算申請各項專項經(jīng)費，尤其是辦公用房的建設(shè)、各種裝修、辦公

設(shè)備的購置；

(4)凡遇重點項目的開支，需經(jīng)牽頭部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)經(jīng)費申請及使用，防止出現(xiàn)

多頭申請經(jīng)費的現(xiàn)象；

⑸專業(yè)設(shè)備的更新，要嚴格按規(guī)定審批；

⑹實行分塊核定、管理和使用行政辦公經(jīng)費；

⑺經(jīng)費審批權(quán)屬執(zhí)行“一支筆”審批、核報原則。

J20簡述會務(wù)管理的要求。

J20簡述會務(wù)管理中對會務(wù)工作人員的要求。

答：(1)會前的最后檢查：工作認真負責、細心、耐心；

(2)組織簽到和登記：任勞任怨能連續(xù)作戰(zhàn)；

(3)做好聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)：溝通協(xié)調(diào)能力強；

(4)會議記錄與保密：業(yè)務(wù)素質(zhì)與原則性；

(5)會議后勤保障：服從分配協(xié)作意識好。

J21簡述會議的積極作用。

答：(1)交流信息，互通情報;

(2)發(fā)揚民主，科學決策；

(3)增強友誼，促進團結(jié)；

(4)統(tǒng)一認識，協(xié)調(diào)行動；

(5)帶動消費，促進經(jīng)濟。

J22簡述會議記錄的特點。

答：(1)原始性是指按會議發(fā)展順序，將發(fā)言人的講話內(nèi)容、研究認定的問

題，如實記錄下來，一般不許加工、整理內(nèi)容。

(2)憑據(jù)性是指會漢記錄為會議原始情況的真實記錄，是查對會議內(nèi)容的真

實憑據(jù)。

(3)會議記錄的重點內(nèi)容包括：會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)

活動：會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解:權(quán)威人十或代表人物的言論：

會議開始時的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；會議已議決的或議而未決的事

項；對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動。

J23簡述剪彩儀式需要準備的材料及其程序。

答：(1)剪彩的準備：紅色緞帶、新剪刀、白色薄紗手套、托盤、紅色地陵。

(2)剪彩的程序：請來賓就位一宣布儀式正式開始一奏國歌一進行發(fā)言一進

行剪彩一進行參觀。

J24簡述涉密文件復(fù)制管理規(guī)范。

答：⑴復(fù)制的涉密文件資料須加蓋專用戳記；

⑵復(fù)印文件被再復(fù)制時，仍需繼續(xù)加蓋戳記，使涉密文件的復(fù)制和流轉(zhuǎn)過程

始終受控；

⑶專用戳記應(yīng)包括標明復(fù)制單位、復(fù)印份數(shù)和頁數(shù)等相關(guān)信息。

J25簡述調(diào)查研究的三個階段及其主要任務(wù)。

答：(D準備階段，主要包括確定調(diào)研課題、成立調(diào)研小組、明確調(diào)研任務(wù)

及要求。

(2)實施階段，主要包括確定調(diào)查方法、搜集整理資料，分析材料和綜合提

煉調(diào)研成果。

(3)完成階段，主要撰寫調(diào)研報告。

J26簡述文員向上司做請示的注意事項。

答：(1)請示要對口。遵守按上級分工，對口請示的原則。避免多頭、越級

請示。對涉及多方面的綜合性工作，應(yīng)向主持全面工作的領(lǐng)導(dǎo)人請示，并將有關(guān)

情況通報其他分管上司。

(2)請示要單一。遵守一文一事的規(guī)則，避免將多項事務(wù)寫在一份請示內(nèi)，

造成上司批復(fù)的困難。

J27簡述信訪工作的原則。

答：⑴方便信訪人原則；

⑵屬地管理、分級負責、“誰主管、誰負責”原則；

⑶依法、及時、就地解決問題與疏導(dǎo)教育相結(jié)合原則；

⑷標本兼治、預(yù)防和化解矛盾相結(jié)合原則；

⑸行政執(zhí)法與監(jiān)測技術(shù)相結(jié)合原則：

(6)雙向規(guī)范原則(既要規(guī)范機關(guān)的受訪、受信行為，也要規(guī)范信訪人的信訪

行為)。

J28簡述信訪工作中網(wǎng)絡(luò)來信的處理要求。

答：(D定時打開信箱，及時處理電子郵件；

(2)重要信訪，及時報請；

(3)轉(zhuǎn)辦信訪，跟蹤督辦；

(4)網(wǎng)絡(luò)保密，脫機閱讀。

J29簡述飲酒禮儀。

答：通常白酒開瓶后直接飲用，但在有些地區(qū)，如我國東北地區(qū)則喜歡把白

酒加熱后飲用；紅葡萄酒應(yīng)該開瓶透氣放置一陣再飲用；如在盛夏，香檳酒和白

葡萄酒在飲用前應(yīng)該放入冰水或在冰箱里冷藏，或在泗杯在放入少許冰塊；啤泗

般也應(yīng)經(jīng)過冰鎮(zhèn)或加冰塊冷卻之后飲用。

飲酒的講究：確定酒品、擺好酒具、調(diào)好酒溫、適度酌酒、文明飲酒、巧妙

謝酒。

J30簡述印章的使用要求。

答：專人負責，確保安全，防止污損。

印章管理人員在使用印章時應(yīng)遵循以下規(guī)定：領(lǐng)導(dǎo)批準，審查內(nèi)容，用印登

記，蓋印，留存材料r不允許出現(xiàn)蓋有印章的空白憑證。

J31簡述在儲藏間存儲辦公用品時的注意事項。

答：(1)儲臧間或者物品柜要上鎖，保證安全；

(2)儲臧需要的面積取決于單位的大小；

(3)合理擺放。例如在柜中和儲藏室放置物品，必須清楚地加標簽，以迅速

找到物品和表明新物品應(yīng)放置的地方，新物品置于舊物品的下面或后面等；

(4)儲藏辦公用品應(yīng)有良好的照明，以便容易找到；

(5)辦公用品應(yīng)保存在干燥和通風良好的房間中。若存放在潮濕環(huán)境中，將

導(dǎo)致紙張不能正常的送人打印機或復(fù)印機中。

J32簡述制作會議證件的注意事項。

答：(1)重要的大中型會議，會議證件和姓名卡片要正規(guī)。內(nèi)容設(shè)計上要有

會議的名稱、與會者姓名、稱呼(先生、女十、小姐等)、身份(職務(wù)、職稱等)、

組織或公司的名稱；

(2)重要的、具有保密性質(zhì)的會議要在會議證件上貼上本人的相片，并加蓋

大會印章；

(3)會議證件的形式應(yīng)反映出會議的內(nèi)容，設(shè)計要盡量經(jīng)濟實用、美觀大方；

(4)大型會議應(yīng)區(qū)分正式代表、列席代表、新聞媒體、工作人員、服務(wù)人員

等不同身份參加者的會議證件的樣式；

(5)應(yīng)注意根據(jù)單位不同的文化理念設(shè)計會議證件和姓名卡片。

J33簡要回答公叉寫作的五部曲。

答：第一步，領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)意圖。要求：準確、全面、提煉、增加貼近度。

第二步，站在領(lǐng)導(dǎo)角度考慮問題。

第三步，把握常用思維方法：模式化思維，對象化思維，辯證思維，散點思

維，求同存異思維。

第四步，牢記擬寫公文要素及要求。

第五步，符合國家公文格式標準。

J34簡要回答起苴請示的“五步棋”。

答：因為什么請示：對于原因、目的的說明。

請示什么問題：提出請示的主題內(nèi)容。

怎樣解決問題：提出解決問題的建議與方案。

請求上級回復(fù)：結(jié)尾用語的使用。

有無附加需要說明：根據(jù)需要確定附件的使用與否。

J35簡要說明會議紀要的概念，會議紀要有什么作用？形式是怎樣的？

J35簡要說明會議紀要有什么作用？有哪兩種形式？

答：(1)會議紀要是用來記載、傳達會議情況和議定事項的一種正式公文。

它是在會議記錄的基礎(chǔ)上概括、提煉而成，擇要反映會議的精神和情況。

(2)會議紀要具有溝通情況、交流經(jīng)驗、統(tǒng)一認識、指導(dǎo)工作的作用；可以

用于向上級匯報會議情況；也可以分發(fā)給平級或下屬單位，以傳達會議精神和議

定事項，或要求與會單位共同遵守、執(zhí)行。

(3)有兩種形式：A.議決性會議紀要。是與會者經(jīng)過商議，對某些問題作出

一致決定，需要共同遵守、執(zhí)行時寫下的文字依據(jù).B.周知性會議紀要.用于傳

達會議情況，傳播信息、交流經(jīng)驗而作的紀實性文件。

J36簡要說明文秘人員隨上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作。

答：(1)整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務(wù)

部門報銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費用。

(2)回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報。如果是與

上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準，然后存檔

備案。

(3)盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作。

(4)把在出差時結(jié)浜的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。

(5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表

示感謝。

L01旅行結(jié)束后，文員應(yīng)主要完成哪些工作，請予以設(shè)計。

答：(D會議名稱；

(2)會議記錄人的姓名、蓋章；

(3)時間(開始時間、結(jié)束時間)；

(4)會議地點；

(5)議題;

(6)主持人、主席；

(7)出席者名單；

(8)會議的經(jīng)過情形及結(jié)論；

(9)相關(guān)的資料；

(10)下次會議預(yù)定日期。

Q01請簡單說明提高會議效率的一些基本做法？

答：遵循法律法規(guī)；合理確定會議目標；確定必要的與會者；減少會議數(shù)量；

縮小會議規(guī)模；簡化會議程序；縮短會議時間控制會議經(jīng)費；分析會議成本。

S01什么是文員的擋駕方法？主要的擋駕法有哪幾種？一般應(yīng)怎樣做？

答：對于上司不必要接見的來訪者，不必要參加的邀請性活動，不想接聽的

電話，由文員出面阻擋或謝絕。文員沒有必要把真正原因告訴對方，只需要禮貌

地、委婉地達到阻擋或拒絕的目的即可.

(1)電話擋駕。上司不愿接的電話，文員要告訴對方，暫時不能接或上司不

在，將內(nèi)容記下，轉(zhuǎn)告上司。上司不能接的電話，要另約時間，或?qū)?nèi)容轉(zhuǎn)告；

(2)來訪擋駕。先問清來由，判斷有無必要引見給上司，或先作請示；

(3)會議、活動擋駕。對無必要的會議和活動文員要替上司委婉地謝絕。

S02使用電腦的注意事項。

答：使用電腦時要做到不要讓陽光直射電腦，以免機殼老化；不要隨意放置

茶水，以免碰翻杯子弄濕電腦，造成短路；不要在開機狀態(tài)下插拔各種電纜，以

免燒壞接口；不要在軟盤驅(qū)動器工作指示燈亮著的時候抽取其中的軟盤；不要在

運行程序還沒有回到DOS指示的情況下匆匆關(guān)機；不要使用來歷不明的軟件，防

止病毒侵入，并且要配備必要的殺毒軟件，定期或經(jīng)常地對電腦進行保護性殺毒；

不要在病毒入侵時使用電腦，除非有特殊的自我防護措施；不要自己隨意處理電

腦硬件故障；不要將電腦交給非專業(yè)人工修理，如有必要應(yīng)全程監(jiān)督。

T01談?wù)勀銓k公室人員應(yīng)具備的職業(yè)素質(zhì)中“善謀”的理解。

答：(1)辦公室人員“善謀”要求：能夠正確理解上司的意圖，替上司過濾

重要的事務(wù)；要“參”到點子上、“謀”到關(guān)鍵處、注重諫言技巧。

(2)辦公室工作人員“善謀”還必須謹防幾個誤區(qū)：一是“參政”意識過

“度”，把自己擺在“準領(lǐng)導(dǎo)”或副職的位置，把幕后工作放到臺前；二是輕易

拋出“夾生”想法，強加于領(lǐng)導(dǎo)，于公于己都不利；三是出“餒主意”，幫倒忙，

給工作帶來損失，造成被動。要避免以上誤區(qū)，就要求秘書人員用良好的職業(yè)道

德規(guī)范約束自己，踏踏實實地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悅、應(yīng)付領(lǐng)導(dǎo)。

W01文員進言是指什么？進言具有什么作用？方法和要求是什么？

答：(1)進言是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸；

(2)參謀作用；補缺作用；增進關(guān)系作用；

(3)適事、適時、適地、適度。

W02文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎

樣的？

答：有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)。

電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設(shè)置日程表、報警系統(tǒng)、一周計劃以及其他

提示事項，文員應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息.

人工提示系統(tǒng)的做法：設(shè)置基本辦公日程表、固定活動日期一覽表；使用提

示性備忘錄；準備約會表；準備特殊提示卡；準備交往提示文件。

W03文員所作的完整的會議記錄應(yīng)該包括哪些事項？

答：(1)會議名稱；

(2)會議記錄人的姓名、蓋章；

(3)時間

(開始時間、結(jié)束時間)；

(4)會議地點；

(5)議題；

(6)主持人、主席；

(7)出席者名單；

(8)會議的經(jīng)過情形及結(jié)論；

(9)相關(guān)的資料；

(10)下次會議預(yù)定日期。

W04文員在處理上司指派的工作時，首先要仔細制定計劃，簡要說明制定

計劃時應(yīng)注意的幾個要點。

答：(1)充分了解即將開始的工作內(nèi)容;

(2)思考以什么方法進行效率會最佳；

(3)上司分派兩項以上工作時，必須為工作排定優(yōu)先順序。

Z01制發(fā)文件時加蓋機關(guān)印章，稱為用印，具體要求有哪些？

答：(1)文件用印時，必須以機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或部門負責人簽發(fā)的文件原稿為依

據(jù)，經(jīng)核對無誤后始得用印；

(2)文件用印要端正、清晰，要端正地蓋在成文日期上方，上不壓正文，下

要騎年蓋月；

(3)文件用印一定要與制發(fā)文件的機關(guān)、部門或單位相一致；

(4)要核實用印份數(shù)，超過份數(shù)的不能蓋印。

四、設(shè)計題題庫及答案

B01辦公室的清理和清掃方法。

答：文員應(yīng)該參照以下標準做好辦公室的清理和清掃「作.

(1)辦公桌椅。只要用抹布擦拭即可，但木制家則應(yīng)打蠟，而金屬用品要用

清潔劑擦拭。

(2)辦公用品。電腦、打印機等不用時要用罩子蓋好，定期用干凈的抹布擦

拭。電話機聽筒兩端要用消毒液定期消毒。其他物品養(yǎng)成隨時清理，歸置整齊的

習慣。

(3)書架上的書籍、文件夾里的資料應(yīng)該找放整齊，沒有灰塵。

(4)地毯。每天打掃辦公室和會客室，用吸塵器吸去地毯、墻角的灰塵。

(5)整套沙發(fā)裝飾。要用毛刷子刷，椅套、桌巾一周要換一次，并拿去清洗。

(6)抽煙工具。來方者高去后立即檢查香煙是否用完？打火機還能點燃嗎？

煙火缸是否清洗干凈？檢查清楚并收拾妥當。

(7)掛畫、擺設(shè)。用彈子或毛刷子把灰塵拂掉，抹布容易使纖維污漬附在上

面，最好不用。

(8)廢物筒。每天清倒廢物筒。文員在清理上司字紙簍時要特別細心，因為

可能有上司隨手丟棄的機密文件或底稿，需要揀出來用碎紙機打碎，不可粗心大

意地一倒了之。

B02辦公室人員應(yīng)該如何準備和開好座談會。

答：(1)座談會邀請對象必須是對部門工作熟悉，能獨立思考、有主見又敢

于發(fā)表意見者;

（2）座談會以小型為主，人數(shù)以七、八人為宜；

（3）座談會上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；

（4）主持人負責引導(dǎo)、組織，可不做記錄；

（5）詳細的記錄應(yīng)由文秘人員在不引入注目的座位上去做；

（6）座談會的時間不必嚴格規(guī)定，可長可短；

（7）會場也可準備些飲料、茶點，邊吃邊談，可使氣氛輕松。

D01當來訪者自稱事先已和上司約好會面時，文員如何接待與應(yīng)對？

答：（D先向來訪者說：“是嗎？請稍等一下。”

（2）然后請來訪者稍坐，再聯(lián)系上司。

（3）向上司匯報：“您約好的某某單位某先生（女士），現(xiàn)在已經(jīng)來了”。

（4）如果上司確認已事先約好，文員就回來向來訪者說：“某先生（女十），

真抱歉，不知您己約好，讓您久等了，請往這邊走”。然后引導(dǎo)客人去會見上司。

G01給下面的情境設(shè)計禮貌用語。

（1）問人姓氏說（貴姓）（2）仰慕已久說（久仰）；3）長期未見說（久違）

（4）請人解答說（請教）（5）求人辦事說（拜托）；6）請改文章說（斧正）

（7）求人指點說（賜教）（8）身體不適說（欠安）：9）看望別人說（拜訪）

（10）請人接受說（笑納）（11）希望照顧說（關(guān)照）（12）贊人見解說（高見）

（13）歸還物品說（奉還）（14）請人赴約說（賞光）（15）需要考慮說（斟酌）

M01面對兩位領(lǐng)導(dǎo)幾乎同時布置的工作，請你為李助理設(shè)計一個合理的應(yīng)

對之策。

X市政府辦公室的李助理，在接受徐市長的一份緊急材料寫作任務(wù)之后，急

匆匆地趕往自己辦公室，在走廊被分管經(jīng)濟工作的楊副市長叫了過去。楊副市長

要李秘書趕緊為他查找有關(guān)市場經(jīng)濟的重要資料。李助理此時此刻一心只想著完

成徐市長布置的任務(wù)，對楊副市長說的什么心不在焉。楊副市長見他有些走神,

又重述了一遍自己的話。

面對兩位領(lǐng)導(dǎo)幾乎同時布置的工作，李助理陷入左右為難的境地。

請你為李助理設(shè)計一個合理的應(yīng)對之策。

答：（1）辦公室的一項基本職能是為領(lǐng)導(dǎo)（政務(wù)）服務(wù)，李助理對于徐市長和

楊副市長交辦的事情都不可回絕，而是應(yīng)當承擔下來。

（2）李助理接受任務(wù)后回到辦公室，向辦公室主任匯報，與其他助理協(xié)商，

由他人完成楊副市長交辦的事項。

（3）李助理自己全神貫注認認真真起草徐市長交代的緊急材料寫作任務(wù)。

（4）他人查找完楊副市長所要的材料后，李助理親自將材料送至楊副市長處,

如果可能，可以順帶把實際參與查找人員的名字講一下。

M02某次會議籌備工作中，為防萬一，進行應(yīng)急預(yù)案設(shè)計，會務(wù)人員列舉了

以下可能的意外事件：

1.人員問題。會議的發(fā)言人、演講人、主要領(lǐng)導(dǎo)、重要嘉賓不能到會；預(yù)先

登記的與會人員不能按時到會。

2.場地問題。原租用的會議室或會場與實際人數(shù)不相匹配，會議室或會場過

大或過?。喝绻亲臅h，原預(yù)訂的房間與實際人數(shù)不相匹配，預(yù)訂房間過

量或不足。

3.設(shè)備問題。會議室或會場的需用設(shè)備不足或出現(xiàn)故障，在會議組織過程中

辦公設(shè)備不足等。

4.資料問題。準備的宣傳資料不足，會議文件材料不足等。

5.與會人員的健康與安全問題。會議中出現(xiàn)意外事故，如火災(zāi)、食物中毒、

交通事故、傳染疾病等。

6.與會人員的情緒問題。與會人員對會議安排不滿意，對程序設(shè)置不滿意,

對演講人、發(fā)言人的演講或發(fā)言不滿意，對會議的議程或日程的安排不滿意等。

7.與會人員的返程問題。為與會人員預(yù)訂返程車票（機票）時，車票（機票）的

時間或車次（航班）同與會人員的要求不符。

8.與會人員的行為問題。發(fā)言人在發(fā)言過程中的語言、行為不當，與會人員

的語言、行為不當。

請你針對以上問題，設(shè)計應(yīng)對的方案。

答：（1）處理人員問題。根據(jù)會議的內(nèi)容和類型事先準備好備用的發(fā)言人選。

如發(fā)言人因車（飛機）遲到，可調(diào)整發(fā)言人的發(fā)言次序。實際到會的與會人員少于

原報名的與會人員時，可臨時調(diào)整會場、食宿等安排，盡量不要打亂原定的會議

議程。

(2)處理場地問題。根據(jù)現(xiàn)場情況，靈活處理。

(3)處理設(shè)備問題。根據(jù)現(xiàn)場情況，靈活處理。

(4)處理資料問題。要將所有的會議文件或資料的原件或移動存儲器隨身攜

帶。

(5)處理與會人員的健康與安全問題。要加強會前安全檢查，必要時可進行

如火災(zāi)等突發(fā)事件的演習，如果發(fā)生突發(fā)事件，工作人員要按照分工各負其責。

大中型會議可安排醫(yī)護人員值班，或掌握一些附近醫(yī)療機構(gòu)的情況，以便應(yīng)急。

(6)處理與會人員的情緒問題。廣泛征求與會人員的意見，對合理的要求和

建議應(yīng)給予采納。同時，在不影響會議整個過程的情況下對議程、日程可做適當

的調(diào)整。要注意做好與會人員的思想工作和解釋工作。

(7)處理與會人員的返程問題。一定要提前預(yù)訂與會人員的返程車票(機票)，

對時間、車次(航班)的變化要及時同與會人員協(xié)商，對因交通問題暫時不能離會

的人員要安排好食宿，確定準確的返程時間。

(8)處理與會人員的行為問題。會前對發(fā)言人的發(fā)言稿做好審核工作，了解

發(fā)言人的思想動態(tài)，做好發(fā)言前的溝通工作。

M03某中外合資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳

購買禮物贈送，小陳應(yīng)如何辦？要考慮哪些因素？

答：(1)清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習慣等；

(2)征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購禮物；

(3)比較合適的生日禮物是有中國特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品；

(4)贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標價，并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一

下；

(5)附上賀卡寫上中國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。

R01如何接受對方的名片？

答：(1)在接對方名片時，務(wù)必表現(xiàn)出尊重的態(tài)度。

(2)當對方遞出名片時，應(yīng)點頭致意，雙手在平行胸部的位置接過名片，最

好不要捏到名片上的字，以示尊重。

(3)雙手接過名片，再收回雙肘，扔輕捧名片，抬起頭，注視著對方，鄭重

地讀出名片上的名稱，以確認無誤。

(4)遇到名片上有不認識的字，不可輕率錯讀，可誠懇地請教對方：“很冒

昧，可否請問一下，這個字怎么念？”對方回答后，可按對方發(fā)音，重復(fù)一遍:

“您是某某單位某某，很抱歉！”并行禮致歉。

S01上司在與客人談話，這時有某公司張總經(jīng)理來找上司解決緊急事情，

文員如何向上司傳話？

答：(1)用便條把所要傳達的內(nèi)容逐項書寫：“某公司張總，為急事來訪，

請他等幾分鐘，還是請何人代為會見，要問他哪些事情？”然后將寫好的便條對

折折好。

(2)走入會客室，在上司背后說一聲：“對不起，打攪一下”。

(3)上司回頭時，遞上便條與鉛筆。

(4)退一步，等候指示。

S02設(shè)計大型會議會中進程服務(wù)的主要「作環(huán)節(jié)0

答：接站工作一報到及接待工作一組織簽到一做好會議記錄一做好會議值班

保衛(wèi)工作一做好會議信息搜集、傳遞工作一做好對外宣傳f編寫會議簡報或快報

一做好會議保密工作一做好后勤保障工作。

S03設(shè)計接待方案。

答：(1)接受任務(wù)；

(2)了解來賓；

(3)制訂計劃；

(4)預(yù)訂食宿；

(5)迎接來賓；

(6)商議日程；

(7)安排會談；

(8)陪同參觀；

(9)送別客人；

(10)接待小結(jié)。

S04設(shè)計一份A4白文件紙庫存記錄卡

庫存記錄卡庫存參考號B4

項目A4白文件紙最大庫存量100令

最小庫存量15令

單位數(shù)量（1令=500頁）再訂貨量25令

發(fā)放

發(fā)放數(shù)量