企業(yè)辦公室管理制度?一、總則（一）目的為加強公司辦公室管理，規(guī)范辦公秩序，提高工作效率，確保各項工作順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.高效原則：優(yōu)化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，提高工作效率。2.規(guī)范原則：明確各項工作標準和流程，確保工作的規(guī)范化和標準化。3.服務原則：辦公室人員要樹立服務意識，為公司各部門和員工提供優(yōu)質(zhì)服務。二、辦公環(huán)境管理（一）辦公區(qū)域布置1.各部門根據(jù)工作需要，合理安排辦公桌椅、文件柜等辦公設備的擺放，確保辦公區(qū)域整潔、有序。2.辦公區(qū)域應保持通風良好，光線充足，溫度適宜。（二）環(huán)境衛(wèi)生1.實行值日制度，各部門輪流負責當天辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生清掃，包括地面、桌面、門窗等。2.嚴禁在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、亂扔垃圾，保持辦公環(huán)境的清潔衛(wèi)生。3.定期對辦公區(qū)域進行大掃除，徹底清理衛(wèi)生死角。（三）物品擺放1.辦公用品應擺放整齊，常用物品放在易于取用的位置。2.文件資料應分類存放，并標注清晰，便于查找。3.個人物品應放在指定的位置，不得隨意堆放。三、辦公用品管理（一）采購1.各部門根據(jù)工作需要，每月初提交辦公用品采購計劃，經(jīng)部門負責人審核后報辦公室。2.辦公室匯總各部門采購計劃，統(tǒng)一進行采購。采購時應選擇質(zhì)量可靠、價格合理的供應商。3.特殊辦公用品的采購，需經(jīng)公司領導批準。（二）領用1.辦公用品由辦公室統(tǒng)一發(fā)放，員工憑領用登記表領取。2.員工應按需領用辦公用品，不得浪費。對于價值較高的辦公用品，應嚴格控制領用數(shù)量。3.新員工入職時，由辦公室發(fā)放基本辦公用品。（三）保管1.辦公室設立辦公用品倉庫，指定專人負責保管。2.辦公用品應分類存放，建立臺賬，定期盤點，確保賬物相符。3.對于易損、易耗的辦公用品，應及時補充庫存。四、文件管理（一）文件分類1.公司文件分為行政文件、業(yè)務文件、財務文件等。2.行政文件包括公司規(guī)章制度、通知、報告等；業(yè)務文件包括項目方案、合同、技術資料等；財務文件包括財務報表、預算、審計報告等。（二）文件起草與審核1.文件起草由相關部門負責，起草人應確保文件內(nèi)容準確、清晰、完整。2.文件起草后，需經(jīng)部門負責人審核，重要文件還需經(jīng)公司領導審批。（三）文件編號與登記1.辦公室對公司文件進行統(tǒng)一編號和登記，建立文件管理臺賬。2.文件編號應遵循一定的規(guī)則，便于查詢和管理。（四）文件印發(fā)與存檔1.經(jīng)審核批準的文件，由辦公室負責印發(fā)。印發(fā)時應確保文件格式規(guī)范、印刷清晰。2.文件印發(fā)后，辦公室應及時將文件存檔，并將電子文檔上傳至公司文件管理系統(tǒng)。（五）文件借閱與使用1.因工作需要借閱文件的，需填寫文件借閱登記表，經(jīng)部門負責人批準后到辦公室借閱。2.借閱人應妥善保管文件，不得轉借他人，不得擅自復印、涂改文件內(nèi)容。3.文件使用完畢后，應及時歸還辦公室。（六）文件銷毀1.對于已失去保存價值的文件，由辦公室定期進行清理銷毀。2.文件銷毀前，應填寫文件銷毀登記表，經(jīng)部門負責人審核后報公司領導批準。3.文件銷毀應采用適當?shù)姆绞剑_保文件信息的安全。五、會議管理（一）會議分類1.公司會議分為總經(jīng)理辦公會、部門例會、專題會議等。2.總經(jīng)理辦公會由公司總經(jīng)理主持，各部門負責人參加，主要研究公司重大決策、發(fā)展戰(zhàn)略等事項。3.部門例會由各部門負責人主持，部門員工參加，主要總結工作進展，安排下一階段工作任務。4.專題會議根據(jù)工作需要召開，由相關部門負責人或公司領導主持，針對特定問題進行討論和決策。（二）會議組織1.會議組織部門應提前確定會議主題、時間、地點、參會人員等，并通知相關人員。2.會議組織部門應準備好會議資料，如會議議程、匯報材料等。3.會議組織部門應安排專人負責會議記錄，記錄會議內(nèi)容、決議等。（三）會議紀律1.參會人員應提前到達會議地點，不得遲到、早退。2.參會人員應遵守會議紀律，關閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得隨意走動、交頭接耳。3.參會人員應認真聽取會議內(nèi)容，積極發(fā)言，不得打斷他人發(fā)言。（四）會議決議執(zhí)行1.會議結束后，會議組織部門應及時整理會議紀要，并發(fā)送給參會人員。2.會議決議由相關部門負責執(zhí)行，執(zhí)行情況應及時向會議組織部門反饋。3.辦公室負責對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤和督促。六、印章管理（一）印章種類公司印章包括公章、合同專用章、財務專用章、法人章等。（二）印章保管1.公章由辦公室主任保管，合同專用章由法務部門負責人保管，財務專用章由財務部門負責人保管，法人章由法定代表人或其授權人保管。2.印章保管人應妥善保管印章，不得隨意轉借他人或帶出公司。3.印章保管人應建立印章使用登記簿，詳細記錄印章使用情況。（三）印章使用1.印章使用應遵循審批制度，由使用部門填寫印章使用申請表，經(jīng)部門負責人審核后報相關領導批準。2.印章保管人應嚴格按照審批意見使用印章，不得擅自更改審批內(nèi)容。3.印章使用后，印章保管人應及時在印章使用登記簿上登記，并將申請表存檔。（四）印章停用與銷毀1.因公司機構調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要停用印章的，由辦公室提出申請，經(jīng)公司領導批準后辦理停用手續(xù)。2.停用的印章應及時銷毀，銷毀時應填寫印章銷毀登記表，經(jīng)部門負責人審核后報公司領導批準。3.印章銷毀應采用適當?shù)姆绞?，確保印章信息的安全。七、車輛管理（一）車輛調(diào)配1.公司車輛由辦公室統(tǒng)一調(diào)配，根據(jù)工作需要安排車輛使用。2.各部門如需使用車輛，應提前填寫車輛使用申請表，經(jīng)部門負責人審核后報辦公室。3.辦公室根據(jù)車輛使用情況和駕駛員工作安排，合理調(diào)配車輛。（二）車輛使用1.駕駛員應嚴格遵守交通規(guī)則，安全駕駛，確保車輛和人員安全。2.駕駛員應定期對車輛進行保養(yǎng)和維護，確保車輛性能良好。3.車輛使用完畢后，駕駛員應及時將車輛清洗干凈，并停放在指定地點。（三）車輛費用管理1.車輛費用包括燃油費、過路費、停車費、維修費等。2.車輛費用由辦公室統(tǒng)一核算，定期報銷。報銷時應提供正規(guī)發(fā)票，并填寫費用報銷單，經(jīng)部門負責人審核后報公司領導批準。3.辦公室應建立車輛費用臺賬，定期對車輛費用進行統(tǒng)計和分析。（四）駕駛員管理1.駕駛員應具備良好的職業(yè)道德和駕駛技能，嚴格遵守公司規(guī)章制度。2.駕駛員應按時上下班，不得擅自離崗。如有特殊情況需要請假，應提前向辦公室報告。3.辦公室定期對駕駛員進行安全教育和培訓，提高駕駛員的安全意識和業(yè)務水平。八、接待管理（一）接待原則1.熱情周到原則：以熱情、禮貌的態(tài)度接待來訪客人，提供優(yōu)質(zhì)的服務。2.對口接待原則：根據(jù)來訪客人的目的和性質(zhì)，安排相應的部門和人員進行接待。3.勤儉節(jié)約原則：合理控制接待費用，杜絕鋪張浪費。（二）接待流程1.辦公室接到來訪客人信息后，應及時與相關部門溝通，確定接待方案。2.接待人員應提前做好準備工作，如安排會議室、準備資料等。3.來訪客人到達后，接待人員應熱情迎接，并引導客人到指定地點就座。4.接待人員應向客人介紹公司基本情況、接待目的等，并安排專人負責陪同參觀公司。5.接待過程中，接待人員應注意與客人的溝通交流，解答客人的疑問。6.接待結束后，接待人員應向客人贈送紀念品，并送別客人。（三）接待費用管理1.接待費用包括餐飲費、住宿費、禮品費等。2.接待費用由辦公室統(tǒng)一核算，定期報銷。報銷時應提供正規(guī)發(fā)票，并填寫費用報銷單，經(jīng)部門負責人審核后報公司領導批準。3.辦公室應建立接待費用臺賬，定期對接待費用進行統(tǒng)計和分析。九、安全管理（一）安全制度1.公司建立健全安全管理制度，明確各部門和人員的安全職責。2.辦公室定期組織員工進行安全教育和培訓，提高員工的安全意識和應急處理能力。（二）安全檢查1.辦公室定期對辦公區(qū)域進行安全檢查，包括消防設施、電器設備、門窗等，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的安全問題，應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。（三）消防安全1.公司配備必要的消防設施和器材，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。2.員工應熟悉消防設施和器材的使用方法，掌握基本的消防安全知識。3.嚴禁在辦公區(qū)域內(nèi)私拉亂接電線、違規(guī)