中小企業(yè)檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)本中小企業(yè)檔案工作，統(tǒng)一檔案管理，建立科學(xué)的檔案管理制度，有效地保護(hù)和利用檔案，提高中小企業(yè)工作效率和經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。

（二）適用范圍本制度適用于本中小企業(yè)各部門(mén)及全體員工。

（三）檔案定義本制度所稱檔案是指本中小企業(yè)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)立專門(mén)的檔案管理室，負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理本中小企業(yè)的檔案。

（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。2.制定檔案保管期限表，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，定期銷毀無(wú)保存價(jià)值的檔案。3.建立健全檔案借閱、利用制度，為中小企業(yè)各部門(mén)及員工提供檔案查閱、借閱服務(wù)。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作，確保檔案的安全。5.積極開(kāi)展檔案編研工作，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為中小企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。6.對(duì)各部門(mén)的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，確保檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：包括中小企業(yè)設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，行政會(huì)議紀(jì)要、決議，工作計(jì)劃、總結(jié)，規(guī)章制度，人事任免、獎(jiǎng)懲等文件。2.財(cái)務(wù)審計(jì)類：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告，稅務(wù)資料等。3.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類：包括市場(chǎng)營(yíng)銷方案、合同協(xié)議、訂單、客戶資料，產(chǎn)品研發(fā)資料，生產(chǎn)計(jì)劃、報(bào)表等。4.項(xiàng)目管理類：包括項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)、可行性研究報(bào)告，項(xiàng)目計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)表，項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.技術(shù)研發(fā)類：包括技術(shù)方案、設(shè)計(jì)圖紙、實(shí)驗(yàn)報(bào)告，技術(shù)成果鑒定文件等。6.教育培訓(xùn)類：包括員工培訓(xùn)計(jì)劃、教材、記錄等。7.企業(yè)文化類：包括企業(yè)宣傳資料、活動(dòng)記錄，員工文化作品等。

（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集歸檔。2.歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署完備，制成材料符合檔案保護(hù)要求。3.電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)，并確保其可讀性和完整性。

（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。

（四）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為若干類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙張破損、字跡褪色等不符合保管要求的文件材料進(jìn)行修復(fù)和裝訂。

四、檔案的保管（一）庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠的房間。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并保持整潔、有序。3.庫(kù)房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防盜報(bào)警設(shè)備等，確保檔案的安全保管。

（二）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案是指反映中小企業(yè)主要職能活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)中小企業(yè)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。3.長(zhǎng)期保管的檔案是指在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)中小企業(yè)工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)中小企業(yè)工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為1年至15年。

（三）檔案鑒定1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定其存毀。2.鑒定工作由檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫(xiě)檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)中小企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。

（四）檔案統(tǒng)計(jì)1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案管理人員應(yīng)定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門(mén)和中小企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告檔案工作情況。

五、檔案的利用（一）借閱制度1.本中小企業(yè)員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照借閱申請(qǐng)表上的內(nèi)容進(jìn)行登記，注明借閱日期、借閱人、檔案名稱、數(shù)量等信息。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，不得在檔案上圈劃、批注、污損。5.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容和完整性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

（二）查閱制度1.外單位人員查閱本中小企業(yè)檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)中小企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員只能在指定的地點(diǎn)查閱，不得將檔案帶出檔案庫(kù)房。3.查閱人員如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在復(fù)印件或摘抄件上加蓋檔案管理部門(mén)印章。

（三）利用效果反饋1.檔案利用部門(mén)或人員在利用檔案后，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)反饋利用效果，填寫(xiě)檔案利用效果登記表。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)利用效果反饋情況，對(duì)檔案工作進(jìn)行總結(jié)和分析，不斷改進(jìn)檔案管理工作，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。

六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為中小企業(yè)提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。

（二）數(shù)字化掃描1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，確保圖像清晰可讀。2.掃描后的電子文件應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，統(tǒng)一存儲(chǔ)為PDF格式。3.對(duì)掃描后的電子文件進(jìn)行命名和分類，確保其與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，便于查找和利用。

（三）數(shù)據(jù)錄入與掛接1.將檔案目錄信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.將掃描后的電子文件與檔案目錄信息進(jìn)行掛接，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索。

（四）系統(tǒng)維護(hù)與安全管理1.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問(wèn)。3.定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。

七、附則（一）制度修訂本制度如有未盡事宜或與國(guó)家法律法規(guī)、政策規(guī)定相抵觸的，按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)、政策規(guī)定執(zhí)行，并