會(huì)中組織與服務(wù)目錄Contents會(huì)議接待任務(wù)1任務(wù)2會(huì)議現(xiàn)場服務(wù)與管理任務(wù)3會(huì)議參觀與聯(lián)誼服務(wù)Part01項(xiàng)目描述會(huì)議組織與服務(wù)是秘書會(huì)務(wù)工作的中堅(jiān)環(huán)節(jié)，直接決定了會(huì)議的成功與否，加之會(huì)議舉行期間的工作頭緒繁雜、內(nèi)容甚多，會(huì)中組織與服務(wù)就顯得尤為重要。做好會(huì)中組織與服務(wù)，關(guān)鍵是做好會(huì)議接待、會(huì)議現(xiàn)場管理與服務(wù)、會(huì)議文件管理、會(huì)議后勤服務(wù)、會(huì)議參觀與聯(lián)誼服務(wù)以及會(huì)議的突發(fā)事件處理工作。Part02

學(xué)習(xí)目標(biāo)任務(wù)二

會(huì)議現(xiàn)場服務(wù)與管理了解會(huì)議現(xiàn)場服務(wù)的內(nèi)容1掌握會(huì)議現(xiàn)場服務(wù)與管理的程序與注意事項(xiàng)2Part03案例導(dǎo)入

H公司即將在香格里拉大酒店召開XX行業(yè)年度報(bào)告會(huì)，會(huì)議前期的工作已經(jīng)安排好，來自世界各地的嘉賓和與會(huì)人員也陸續(xù)抵達(dá)，老板交代你一定要做好會(huì)議現(xiàn)場服務(wù)與管理工作……思考會(huì)議現(xiàn)場有哪些工作需要會(huì)務(wù)人員去做？如何安排開幕式程序和會(huì)議發(fā)言？Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)

會(huì)議簽到是為了及時(shí)、準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)，便于安排會(huì)議工作。有些會(huì)議只有達(dá)到一定人數(shù)才能召開，否則會(huì)議通過的決議無效。因此，會(huì)議簽到是一項(xiàng)重要的會(huì)務(wù)工作。一、組織會(huì)議簽到（一）會(huì)議現(xiàn)場簽到Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)主要有：電腦簽到：常見于大型會(huì)議01簿式簽到：適合小型會(huì)議02證卡簽到：適合小型會(huì)議03會(huì)務(wù)工作人員代為簽到：適合小型會(huì)議和一些常規(guī)性會(huì)議04座次表簽到：參會(huì)人員在簽到時(shí)就知道了自己座位的排數(shù)和號(hào)碼，能起到引導(dǎo)的效果05會(huì)議簽到的方式1一、組織會(huì)議簽到（一）會(huì)議現(xiàn)場簽到Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)認(rèn)真準(zhǔn)備有序組織及時(shí)統(tǒng)計(jì)匯報(bào)耐心服務(wù)簽到應(yīng)注意的事項(xiàng)2一、組織會(huì)議簽到（一）會(huì)議現(xiàn)場簽到Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)01會(huì)務(wù)秘書應(yīng)熟悉會(huì)議旅游的安排，從而更好地解決臨時(shí)出現(xiàn)的問題。熟記參加旅游或活動(dòng)的參會(huì)人員所住酒店的名稱和房號(hào)，以便出現(xiàn)特殊情況時(shí)聯(lián)系他們。0203提供出團(tuán)時(shí)的集合信息和會(huì)議旅游時(shí)所用的標(biāo)志，如徽章、旅游帽和托運(yùn)行李的行李標(biāo)簽等。一、組織會(huì)議簽到（二）旅游和票證服務(wù)Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)

會(huì)議文件的發(fā)放是會(huì)議的一項(xiàng)最基本的工作，許多大型會(huì)議要發(fā)送的文件特別多，包括論文集、日程、參會(huì)須知、禮品和資料包等。會(huì)議文件的發(fā)放主要有三種形式：13會(huì)前發(fā)放會(huì)中發(fā)放憑票自由領(lǐng)取23二、發(fā)放會(huì)議文件Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)0102會(huì)務(wù)工作人員負(fù)責(zé)將參會(huì)者引導(dǎo)到相應(yīng)的座位，這樣既方便參會(huì)人員，又維持了會(huì)場秩序。采用印刷座次表的引導(dǎo)方式，即在會(huì)場上設(shè)立指示標(biāo)記、在簽到證或出席證上注明座次號(hào)碼等方式，能讓參會(huì)人員順利找到自己的座次，同時(shí)也可以減輕會(huì)務(wù)工作人員的負(fù)擔(dān)。三、引導(dǎo)參會(huì)人員入座①以致辭為主

可以安排在會(huì)議正式開始前一天的晚上，也可以安排在會(huì)議正式開始的第一天上午。②以文藝晚會(huì)為主Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)四、安排開幕式（一）開幕式的形式（二）開幕式的時(shí)間Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)地點(diǎn)的選擇取決于參加開幕式的人數(shù)四、安排開幕式（三）開幕式的地點(diǎn)（四）開幕式的程序Part05技能訓(xùn)練A市XX協(xié)會(huì)將于2016年5月16日在某酒店的多媒體廳舉辦成立大會(huì)，會(huì)期一天，屆時(shí)將有市民政局、市文聯(lián)的領(lǐng)導(dǎo)出席并講話，該協(xié)會(huì)會(huì)長將匯報(bào)協(xié)會(huì)申報(bào)過程并宣布大會(huì)成立。來自全國各地的十幾名專家學(xué)者將參加成立大會(huì)并由代表發(fā)言，該協(xié)會(huì)的本市會(huì)員以及室內(nèi)外百余名該專業(yè)的愛好者也將參加會(huì)議。另外，還有市晚報(bào)、市電視臺(tái)的記者將到會(huì)采訪。會(huì)前有一些協(xié)會(huì)及其主要會(huì)員的介紹資料、論文、大會(huì)具體議程安排表及餐券等需要分發(fā)。案例Part05技能訓(xùn)練訓(xùn)練3-4人為一小組，4個(gè)小組為一大組，每大組為該協(xié)會(huì)的成立大會(huì)擬定簽到表、成立儀式程序表，并布置簽到臺(tái)。以小組為單位模擬會(huì)務(wù)工作人員組織簽到及分發(fā)資料與餐券。一個(gè)小組模擬會(huì)務(wù)工作人員時(shí)，其余三個(gè)小組扮演參會(huì)人員，然后輪換。