淺議機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中存在的主要問題及應(yīng)對策略

Summary：隨著社會主義現(xiàn)代化進(jìn)程的加快，各級政府向服務(wù)型政府的轉(zhuǎn)型，各部門機(jī)構(gòu)的工作也隨之發(fā)生了變化。隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理手段已不能適應(yīng)現(xiàn)代工作的需要，必須對檔案管理進(jìn)行調(diào)整與改革。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案內(nèi)容，包括社會公共事務(wù)、工作人員的經(jīng)驗等方面，目前，各機(jī)關(guān)事業(yè)單位正以嶄新的面貌迎接新的時代，為改善一系列不合理、不科學(xué)、不先進(jìn)的工作方式和形式而努力。Keys：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；問題；對策1機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要性1.1確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展對機(jī)關(guān)事業(yè)單位來說，檔案記錄的不僅僅是客觀的資料，更是一個機(jī)構(gòu)長期發(fā)展的證明。對各部門的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行深入的研究，有助于我們更好地把握其發(fā)展規(guī)律，為今后的工作決策提供一定的參考。同時，檔案材料也是機(jī)關(guān)事業(yè)單位改革的一個重要基礎(chǔ)。加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理，對維護(hù)職工權(quán)益、處理產(chǎn)權(quán)糾紛等具有重要意義。同時，它也為機(jī)關(guān)事業(yè)單位今后的發(fā)展方向提供了重要的依據(jù)。1.2展現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的軟實力在我國，檔案管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位軟實力建設(shè)的重要組成部分。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案，不但記載了每個部門的決策、項目、人員的資料，而且還能完整地記載各部門的發(fā)展過程，為其營造良好的工作氛圍打下堅實的基礎(chǔ)。檔案既反映了一個機(jī)構(gòu)的發(fā)展歷程，也反映了它的前途，它的歷史價值、現(xiàn)實價值和未來價值是不容忽視的。1.3便于文書資料管理工作高效有序地開展文書工作在機(jī)關(guān)工作中占有舉足輕重的地位，其工作的效率和質(zhì)量與檔案的管理密切相關(guān)。工作人員將各部門的工作開展情況、工作成效等相關(guān)信息進(jìn)行整理、歸納，形成條理清晰、邏輯明確的文件，對單位內(nèi)部的各種數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行全面化、集中化管理。這不僅可以推動各部門的工作有條不紊地進(jìn)行，而且還可以為推動單位的內(nèi)部改革提供有力的信息支撐，使改革更加規(guī)范、有序地進(jìn)行，從而取得較好的效果。2機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理中存在的問題2.1檔案管理意識不強(qiáng)在當(dāng)前的形勢下，很多工作人員對檔案管理的認(rèn)識和管理方式不夠科學(xué)，管理觀念也不強(qiáng)，這直接導(dǎo)致了檔案管理工作的質(zhì)量低下。首先，由于各業(yè)務(wù)單位職工對檔案工作的認(rèn)識存在誤區(qū)，有相當(dāng)數(shù)量的職工將檔案管理視為一種單純的工作，每天的工作就是整理、擺放、寫文件，既不重視檔案管理，也不配合工作。其次，由于管理人員的管理意識不夠科學(xué)，在具體的管理工作中，往往忽視了檔案的管理；檔案是“活資源”，但沒有充分利用，這對單位的長期發(fā)展是不利的。此外，由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作缺乏宣傳，缺乏全員參與的基本工作態(tài)度，缺乏良好的工作氛圍，給單位的管理工作造成了不利影響。2.2檔案管理工作制度不健全目前，一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位還沒有建立完善的檔案管理工作制度，致使檔案管理工作出現(xiàn)流程比較混亂、責(zé)任無法落實等問題。首先，盡管參照《檔案法》制定了事業(yè)單位的檔案管理體系，具有一定的科學(xué)性，但是沒有考慮到單位的具體情況，造成了檔案管理工作的低質(zhì)量。一些單位雖然已建立了檔案工作制度，但由于工作人員的工作意識不強(qiáng)、制度缺乏靈活性，致使檔案管理工作的制度形同虛設(shè)，經(jīng)常發(fā)生檔案工作不規(guī)范、不合理的現(xiàn)象。其次，由于各部門借閱檔案的流程手續(xù)不夠細(xì)致，往往造成檔案失而復(fù)得或下落不明。此外，由于獎勵與懲罰機(jī)制不健全、檔案工作人員工作中存在疏忽，導(dǎo)致檔案管理工作中存在的問題未能及時處理。2.3檔案管理信息化水平低機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案工作信息化程度是當(dāng)前制約其工作質(zhì)量的重要因素之一，而其信息化程度低是當(dāng)前各部門普遍存在的問題，使傳統(tǒng)的檔案工作方式與時代發(fā)展脫節(jié)，嚴(yán)重影響了單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。首先，目前大部分單位還采用紙質(zhì)文件管理，雖然一些單位實行了“無紙化”的管理，但是這種新型的“檔案”管理模式還沒有被廣大職工所接受。一方面，一些檔案工作者的思想觀念比較古板、僵化，在日常工作中往往是死板的，對檔案的操作與執(zhí)行缺乏靈活性。另一方面，單位內(nèi)部的資金往往用于其他主要事業(yè)，用于信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)非常有限，而且所用的設(shè)備和儀器都很陳舊，沒有及時更新，變成了一種“閑置”的東西，既浪費(fèi)了經(jīng)費(fèi)，又沒有提高工作效率，也不能滿足機(jī)構(gòu)的長遠(yuǎn)發(fā)展需要。另外，由于一些職工對信息化管理的認(rèn)識存在偏頗，使得信息技術(shù)無法真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用。2.4檔案管理人員素質(zhì)較低檔案管理人員的文化素質(zhì)、專業(yè)能力、管理手段、價值觀等都會對檔案工作的成效產(chǎn)生一定的影響，這是制約檔案工作高效發(fā)揮作用的重要因素。首先，一些機(jī)關(guān)部門缺少專職的檔案管理人員，檔案管理人員往往還承擔(dān)了其他崗位的工作，有些沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，缺少對實際工作的專業(yè)理論知識，缺乏對工作的思考，工作方法不科學(xué)，經(jīng)常會出現(xiàn)失誤。其次，由于檔案工作人員對檔案數(shù)據(jù)的研究不夠深入化，不能充分發(fā)掘檔案的深層次價值，存在著效率和質(zhì)量雙重低下的問題，很多檔案管理人員只想完成上級交代的本職工作，不想“勤研究”，也不想“多做事”。再次，由于檔案管理人員的信息技術(shù)知識儲備不足，現(xiàn)有能力不能滿足檔案工作信息化的需要，工作效率低，缺乏一支具有較強(qiáng)專業(yè)素質(zhì)的檔案管理隊伍。3針對機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新性策略3.1提升工作人員的思想意識與管理態(tài)度提高思想意識在檔案管理的改革和創(chuàng)新中起到了很大的積極作用，而傳統(tǒng)觀念根深蒂固，要使其從根本上改變觀念，推動觀念的現(xiàn)代化。首先，由檔案管理專職人員牽頭，主要負(fù)責(zé)組織、策劃和開展宣傳工作，利用微信等新媒體進(jìn)行深入宣傳，并在公眾號上宣傳工作的必要性和重要性。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理要嚴(yán)格按照《檔案法》和有關(guān)的法律、法規(guī)進(jìn)行，同時還要經(jīng)常組織培訓(xùn)，加強(qiáng)職工對檔案管理的認(rèn)識，積極參與、配合檔案管理。其次，要消除其他業(yè)務(wù)部門職工之間的誤會。比如，一些職工誤以為檔案工作內(nèi)容簡單、形式單一，可以組織其到檔案局進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)，通過觀察專業(yè)人員的工作行為和工作內(nèi)容，從根本上轉(zhuǎn)變對檔案管理工作的認(rèn)知，使其在行動上更加配合工作。3.2制定科學(xué)的管理工作制度制度作為保證檔案工作質(zhì)量的準(zhǔn)則，具有規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化的基本特征，具有一定的制約功能。為確保檔案管理工作有制度可依，機(jī)關(guān)要建立健全工作制度。首先，《檔案法》是機(jī)關(guān)檔案管理工作的重要依據(jù)和前提。各機(jī)關(guān)事業(yè)單位因業(yè)務(wù)性質(zhì)的不同，所管理的檔案內(nèi)容也不盡相同，各單位應(yīng)根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點和人員特點，制定出一套切實可行的檔案管理體系。在修訂和修改管理系統(tǒng)和規(guī)章時，應(yīng)征求有關(guān)工作人員的意見和建議，并在本單位內(nèi)部進(jìn)行試行，以檢驗制度的可行性。其次，文件的安全直接關(guān)系到每個人、每個單位，也會帶來社會問題。檔案在借出過程中應(yīng)妥善保存，其中既有電子文件，也有紙質(zhì)文件，并對其進(jìn)行定期檢查，對存在的問題及時進(jìn)行糾正和解決。3.3持續(xù)推進(jìn)全方位、立體化的檔案信息化建設(shè)信息化是時代的標(biāo)志，是發(fā)展的新方向，是工作手段，是機(jī)關(guān)信息化發(fā)展的重要工具，機(jī)關(guān)事業(yè)單位信息化建設(shè)面臨速度較慢的現(xiàn)實問題，要確保單位的信息化水平與時代發(fā)展同步，為檔案管理工作提供信息化支撐。首先，把檔案管理信息化工作融入到整個機(jī)構(gòu)的整體發(fā)展計劃中，并將其分為若干個小目標(biāo)，以實現(xiàn)其終極目標(biāo)。其次，經(jīng)費(fèi)是機(jī)關(guān)事業(yè)單位信息化的重要保證，為引進(jìn)設(shè)備和引進(jìn)技術(shù)提供了資金支持。要提高檔案管理工作的信息化程度，就必須努力構(gòu)建檔案綜合信息平臺，實現(xiàn)檔案的存儲、查閱、共享等多種功能。同時，要加強(qiáng)對檔案管理信息平臺的檢查、維護(hù)和更新，為檔案管理工作的順利開展創(chuàng)造有利條件，提供技術(shù)支撐。此外，各部門還可以通過加強(qiáng)協(xié)作，共享成功的檔案管理經(jīng)驗，探索一條嶄新的檔案管理信息化之路，使檔案的價值得到最大程度的發(fā)揮。3.4提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)職工的思想觀念、職業(yè)素養(yǎng)、專業(yè)能力是單位創(chuàng)造價值的重要保證，是實現(xiàn)檔案信息資源價值的重要保證，是提高職工綜合素質(zhì)的重要途徑。首先，提高工作人員入職門檻是一個硬性的要求，要建立一個專業(yè)主管部門，防止工作中存在隨意性、工作質(zhì)量差等問題。在聘用專業(yè)的檔案管理人員時，不僅要考察其專業(yè)技能，還要考察其責(zé)任心和對機(jī)關(guān)工作的理解程度。其次，要加大對檔案管理工作人員的培訓(xùn)力度，從技術(shù)、信息兩方面入手，聘請檔案管理方面的專家到單位進(jìn)行培訓(xùn)，同時借鑒國內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗，結(jié)合自身實際情況進(jìn)行改革。結(jié)語綜上所述，規(guī)范和有效地進(jìn)行檔案管理，是保證機(jī)關(guān)工作順利進(jìn)行的重要保證。機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部要突破傳統(tǒng)觀念的桎梏，正確認(rèn)識檔案管理工作的重要意義，完善檔案管理制度，推動檔案管理信息化建設(shè)，加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)，保證檔案管理工作高效優(yōu)質(zhì)開展，從而促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部各項工作穩(wěn)步推進(jìn)。Reference[1]王高航.機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理信息化路徑研究[J].蘭臺世界,2023(01):76-78.DOI:10.16565/ki.1006-7744.2023.01.17.[2]魏貴華.關(guān)于標(biāo)準(zhǔn)化助力機(jī)關(guān)事業(yè)單位基建檔案管理的思考[J].中國標(biāo)準(zhǔn)化,2023(01):138-140+150.[3]耿穎.機(jī)關(guān)事業(yè)單位財務(wù)檔案信息化管理問題及策略探討[J].商業(yè)觀察,2022(34):57-60.[4]齊宏.新時期機(jī)關(guān)事業(yè)單