總經(jīng)理信箱管理規(guī)定一、目的本管理規(guī)定旨在規(guī)范公司總經(jīng)理信箱的管理、使用和處理流程，建立健全總經(jīng)理信箱管理制度，加強(qiáng)對(duì)來(lái)信來(lái)訪的管理，排除安全隱患，維護(hù)公司形象，保護(hù)公司利益，促進(jìn)公司良好發(fā)展。二、適用范圍本規(guī)定適用于公司總經(jīng)理信箱的管理和使用，適用于所有參與公司總經(jīng)理信箱管理的人員，包括但不限于總經(jīng)理辦公室、保衛(wèi)部等相關(guān)部門(mén)。三、管理原則1.秘密性原則公司總經(jīng)理信箱的來(lái)信來(lái)訪內(nèi)容均屬于重要機(jī)密，不得隨意泄露或外泄，保守秘密，嚴(yán)守機(jī)密。2.反饋原則對(duì)于來(lái)信來(lái)訪，必須進(jìn)行及時(shí)、全面、準(zhǔn)確的反饋，及時(shí)回答并解決來(lái)信來(lái)訪者的問(wèn)題。3.公開(kāi)原則對(duì)于需要公開(kāi)的信訪問(wèn)題，必須及時(shí)、準(zhǔn)確的發(fā)布通告或回復(fù)郵件或電話。4.敬業(yè)原則對(duì)于來(lái)信來(lái)訪，必須耐心細(xì)致的回答問(wèn)題，認(rèn)真對(duì)待，以解決問(wèn)題為主要目的，維護(hù)公司形象和利益。5.法制原則對(duì)于信訪有涉及法律問(wèn)題的，必須依法處理。6.誠(chéng)信原則對(duì)于來(lái)信來(lái)訪者的身份證明，應(yīng)認(rèn)真核實(shí)，若發(fā)現(xiàn)涉及詐騙、假冒等不正當(dāng)行為，應(yīng)立即報(bào)警處理。四、管理流程1.來(lái)信來(lái)訪登記接到來(lái)信來(lái)訪后，應(yīng)由接待人員在來(lái)信來(lái)訪登記簿上登記，標(biāo)明來(lái)訪者姓名、聯(lián)系方式、來(lái)訪事由、來(lái)訪時(shí)間、來(lái)訪人員、來(lái)信聯(lián)系方式、內(nèi)容等，保證流程可追溯。2.內(nèi)部審核經(jīng)總經(jīng)理、辦公室主任或上級(jí)主管部門(mén)審批同意進(jìn)行回復(fù)或處理后，按規(guī)定時(shí)間內(nèi)予以回復(fù)或處理。3.保密處理對(duì)于保密程度高的來(lái)信來(lái)訪，應(yīng)當(dāng)密級(jí)管理，嚴(yán)格限制閱讀范圍，保持機(jī)密性。4.轉(zhuǎn)交協(xié)調(diào)處理對(duì)于來(lái)信來(lái)訪問(wèn)題較為復(fù)雜的，應(yīng)當(dāng)盡快轉(zhuǎn)交相關(guān)部門(mén)或人員，做出妥善處理。5.回復(fù)處理對(duì)于一般性的來(lái)信來(lái)訪應(yīng)當(dāng)及時(shí)做出回復(fù)，表明公司對(duì)來(lái)信來(lái)訪的重視程度，做到公開(kāi)、公正、公開(kāi)回復(fù)社會(huì)大眾，提供真實(shí)信息、科學(xué)解釋?zhuān)鰪?qiáng)公司形象。6.及時(shí)反饋在處理來(lái)信來(lái)訪問(wèn)題時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)反饋來(lái)信來(lái)訪者的答復(fù)意見(jiàn)，表達(dá)對(duì)來(lái)訪者的尊重和關(guān)心，讓來(lái)訪者感受到公司的誠(chéng)意。7.留證保存應(yīng)當(dāng)將來(lái)信來(lái)訪的登記表及時(shí)整理分類(lèi)歸檔，留存相關(guān)證據(jù)以備后續(xù)需要。五、管理責(zé)任1.總經(jīng)理落實(shí)公司總經(jīng)理信箱管理制度，并組織實(shí)施，對(duì)信箱的管理和使用負(fù)責(zé)。2.辦公室主任協(xié)助總經(jīng)理管理公司總經(jīng)理信箱，并負(fù)責(zé)信箱的日常管理工作。3.接待人員負(fù)責(zé)管理公司總經(jīng)理信箱，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)的工作，及時(shí)收集、整理、反饋信息。4.保衛(wèi)部負(fù)責(zé)保護(hù)公司總經(jīng)理信箱信息安全，保障信箱系統(tǒng)的正常運(yùn)行。六、統(tǒng)計(jì)報(bào)告公司應(yīng)當(dāng)定期對(duì)總經(jīng)理信箱的情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，做出相關(guān)報(bào)告，并對(duì)總經(jīng)理信箱的管理流程、管理質(zhì)量等方面進(jìn)行評(píng)估和改進(jìn)。七、違規(guī)處理對(duì)于違反本公司總經(jīng)理信箱管理規(guī)定的行為，依據(jù)《公司內(nèi)部管理辦法》及公司規(guī)章制度進(jìn)行處理，輕則警告、嚴(yán)重者開(kāi)除。八、生效日期本規(guī)定自發(fā)布之日起生效。本規(guī)定的修改、解釋權(quán)由公司總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)。結(jié)束語(yǔ)公司總經(jīng)理信箱的管理規(guī)定是為了更好的服務(wù)公司以及回復(fù)社會(huì)大眾的訴求