采購管理規(guī)定1范圍本規(guī)定明確了采購物料價格的確定、采購合同的簽訂、儲備物資的采購和監(jiān)控、采購履行及貨款結(jié)算等工作要求。本規(guī)定適用于中美合資公司。2引用標(biāo)準(zhǔn)（無）3定義本規(guī)定采用下列定義。期貨類物料指銅管、漆包線、鋁錠等價格與期貨市場直接相關(guān)聯(lián)的物料以及用外匯結(jié)算的進(jìn)口物料。儲備物資3.2.1采購周期較長、市場供應(yīng)緊俏或受生產(chǎn)能力所限無適量儲備將無法滿足生產(chǎn)需求的長線物資，包括壓縮機、塑料原料、冷板、硅鋼片、芯片、進(jìn)口物料等。3.2.2根據(jù)可靠的市場預(yù)測，適度囤積將化解后期材料漲價風(fēng)險的物資。3.2.3儲備計劃指為了滿足生產(chǎn)需求或化解材料漲價風(fēng)險而對儲備物資進(jìn)行非常規(guī)儲備的計劃。管理內(nèi)容4.1流程圖供方供應(yīng)鏈供方供應(yīng)鏈管理部各采購業(yè)務(wù)部門財務(wù)部物料報價否定否定轉(zhuǎn)物料招標(biāo)流程核價轉(zhuǎn)物料招標(biāo)流程核價供貨比例分配否定肯定供貨比例分配否定肯定按審批權(quán)限報批按審批權(quán)限報批生產(chǎn)計劃生產(chǎn)計劃采購計劃/需求采購計劃/需求采購訂單/合同編制采購訂單/合同編制訂單/合同批準(zhǔn)（按審批權(quán)限）訂單/合同跟蹤與維護(hù)訂單/合同履行完畢訂單/合同批準(zhǔn)（按審批權(quán)限）訂單/合同跟蹤與維護(hù)訂單/合同履行完畢訂單/合同下達(dá)貨款結(jié)算與支付貨款結(jié)算與支付錄入系統(tǒng)錄入系統(tǒng)物料報價有下列情況時，供應(yīng)鏈管理部可向供方提出物料報價要求：首次確定采購價格（包括大宗原材料簽訂合同之前）；采購價格進(jìn)行調(diào)整；期貨類物料本期采購價格的確定；物料更改后需重新確定采購價格或其它；侯選供方轉(zhuǎn)為正式供方對其進(jìn)行物料成本管理能力評估。對配套件，供方報價單的格式須參照“供方物料報價審批表”（大宗原材料不必按此格式）填寫。供方必須填寫相關(guān)欄目并簽字蓋單位章。價格核定供應(yīng)鏈管理部分別從材料成本、費用、工資、利潤和稅金等項目審核供方價格的合理性并與目標(biāo)采購價格進(jìn)行比較（期貨類物料和儲備物資可采取比價方式）。當(dāng)認(rèn)為供方價格構(gòu)成不合理或未達(dá)到目標(biāo)采購價格時，可要求供方重新報價。當(dāng)供方重新報價后仍未達(dá)到目標(biāo)采購價格且供方拒絕下調(diào)價格時，可采取招標(biāo)等方式確定采購價格。價格批準(zhǔn)采購價格經(jīng)初步確定后，供應(yīng)鏈管理部把填寫好的“供方物料報價審批表”/“供方物料報價審批匯總表”（期貨類物料和儲備物資可直接提供采購合同）按公司審批權(quán)限的相關(guān)規(guī)定報批。未通過價格批準(zhǔn)時要求供方重新報價。經(jīng)批準(zhǔn)的“供方物料報價審批表”及價格執(zhí)行日期復(fù)印一份發(fā)供方。經(jīng)批準(zhǔn)的“供方物料報價審批匯總表”及價格執(zhí)行日期及時通知工廠采購部和財務(wù)部；4.4.4.1財務(wù)部負(fù)責(zé)按要求及時將核定好的價格錄入CERP系統(tǒng)（無CERP系統(tǒng)的工廠匯總成文件保存），并負(fù)責(zé)監(jiān)控價格的執(zhí)行；4.4.4.2新產(chǎn)品試裝最少一周前，研究院將新配件及供方資料清單發(fā)放至供應(yīng)鏈管理部、工廠采購業(yè)務(wù)部、工廠技術(shù)工藝部門和質(zhì)量部門。供應(yīng)鏈管理部在一周內(nèi)，且在新配件通過CERP系統(tǒng)采購入庫前核定好價格。4.4.4.3更改物料的成本發(fā)生變化時、以及其它原因?qū)е挛锪蟽r格發(fā)生變動時，供應(yīng)鏈管理部重新核定價格，填寫“物料采購價格調(diào)整表”，按公司審批權(quán)限的相關(guān)規(guī)定報批，執(zhí)行新的價格。對采購物料分類一覽表中規(guī)定由工廠負(fù)責(zé)簽訂合同的物料，其價格由工廠采購部負(fù)責(zé)組織核定并按公司審批權(quán)限的相關(guān)規(guī)定報批。采購合同的簽訂按采購物料分類一覽表規(guī)定，供應(yīng)鏈管理部是大宗原材料和配套件合同簽訂的責(zé)任部門，工廠采購業(yè)務(wù)部門是零星輔材合同簽訂的責(zé)任部門。合同由相關(guān)業(yè)務(wù)主管和經(jīng)理擬制。采購履行按采購物料分類一覽表的規(guī)定，供應(yīng)鏈管理部和工廠采購業(yè)務(wù)部門分別履行采購業(yè)務(wù)；4.6.1.1工廠采購業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)根據(jù)生產(chǎn)計劃/采購需求和供貨比例編制配套件和零星輔材的采購訂單；4.6.1.2供應(yīng)鏈管理部負(fù)責(zé)根據(jù)年度、三個月滾動和月度生產(chǎn)計劃及變動調(diào)整計劃編制大宗原材料的月度采購計劃，必要時編制儲備計劃，并與供方簽訂采購合同。儲備計劃的編制要求：儲備計劃必須詳細(xì)分析儲備的必要性，儲備占用的資金、場地及其他資源，并對儲備計劃存在的主要風(fēng)險和儲備計劃的投入產(chǎn)出情況進(jìn)行分析。配套件采購訂單/大宗原材料采購合同提交批準(zhǔn)前，須與供方進(jìn)行必要溝通，以確保其執(zhí)行率。訂單/合同批準(zhǔn)采購訂單/合同的批準(zhǔn)按公司審批權(quán)限的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。必要時，可授權(quán)批準(zhǔn)。儲備計劃由財務(wù)管理部會簽后，報公司常務(wù)副總裁批準(zhǔn)。儲備計劃保存期為兩年。未通過批準(zhǔn)的采購訂單/合同需重新編制。采購訂單/合同的下達(dá)經(jīng)批準(zhǔn)的采購訂單/合同由采購業(yè)務(wù)部門傳遞至供方。采購訂單/合同須經(jīng)供方評審確認(rèn)。訂單/合同跟蹤與例外信息維護(hù)采購業(yè)務(wù)部門檢查采購訂單/合同的履行情況，督促供方按質(zhì)、按量、按期供貨。采購訂單/合同履行過程若需調(diào)整供貨量和供貨期時，書面通知供方建議取消或延遲訂單/合同。供方不能按質(zhì)、按量、按期供貨時，按《合作協(xié)議》或合同條款執(zhí)行處罰。采購物資入庫及驗證供方按質(zhì)、按量、按期將采購物資送到本工廠后，各采購業(yè)務(wù)部門依據(jù)采購訂單/合同開具到貨通知單，由倉庫管理部門根據(jù)到貨通知單驗收貨物數(shù)量及外包裝，無誤后，開出到貨報檢單，通知質(zhì)量處檢驗貨物。檢驗合格或雖不合格但同意使用，則由倉庫管理部門出具“驗收合格單”（若實行裝機付款，則裝機后再開具驗收合格單）。檢驗不合格需退貨時，對配套件按《合作協(xié)議》規(guī)定執(zhí)行處罰；對大宗原材料，按合同相應(yīng)條款進(jìn)行處理。供方物料在使用過程中出現(xiàn)質(zhì)量問題，按《合作協(xié)議》規(guī)定執(zhí)行處罰（指配套件）。采購貨款結(jié)算與支付對正常采購物料，各采購業(yè)務(wù)部門根據(jù)“驗收合格單”上的合格數(shù)通知供方開出銷售發(fā)票，發(fā)票報帳按公司相關(guān)審批權(quán)限執(zhí)行。采購貨款的結(jié)算與支付按有關(guān)規(guī)執(zhí)行。儲備物資管理內(nèi)容儲備物資計劃異常情況處理國內(nèi)營銷部、海外營銷部需求訂單有較大的調(diào)整時，生產(chǎn)部門在收到產(chǎn)品需求訂單調(diào)減通知后迅速作出反應(yīng)，并及時通知供應(yīng)鏈管理部和工廠采購部，儲備物資計劃部門以此為依據(jù)對戰(zhàn)略儲備物資采購計劃進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。需求計劃作出調(diào)整而不及時向相關(guān)部門反饋，或收到反饋而不調(diào)整儲備計劃并通報相關(guān)部門而給公司造成損失的，對直接責(zé)任人和直接主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行通報批評并處罰金。儲備物資儲備動態(tài)監(jiān)控物資管理倉庫要做好儲備物資的防塵、防銹蝕、防霉變工作，對儲備物資的消耗情況進(jìn)行動態(tài)監(jiān)控，對一個月以內(nèi)90%未動的儲備物資要進(jìn)行資產(chǎn)預(yù)警，以簡報的形式定期每月通報。儲備物資計劃部門負(fù)責(zé)每月對儲備物資的使用動態(tài)和預(yù)計消化時間等情況以《儲備物資動態(tài)》的形式通報給財務(wù)管理部、各工廠等相關(guān)單位。儲備物資的處理原則上，儲備物資的儲備期最長不超過半年。生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)采取積極措施消化儲備物資，原則上必須優(yōu)先消化儲備物資，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)不按儲備物資優(yōu)先原則使用的將予以通報批評。對因工廠儲備計劃編制和動態(tài)調(diào)整不力而形成呆滯不良物料的，將對相關(guān)責(zé)任人和直接領(lǐng)導(dǎo)予以通報批評并處罰金。對因計劃調(diào)整、工藝更改，根本無機會使用或超出儲備期的儲備物資，根據(jù)實際情況采取排產(chǎn)消化、改制、退廠、折價變賣、調(diào)讓、置換、報廢等方式處理，相關(guān)責(zé)任部門承擔(dān)處理損失。在對此部分物料的處理上本著損失最小化原則，盡可能減少對經(jīng)營造成的影響。超過儲備期的儲備物資即可視為呆滯物料，物資管理倉庫負(fù)責(zé)督促研究院及各工廠技術(shù)部門對超過儲存期限的儲備物資的性能進(jìn)行測試驗證，提供處理意見。對需退貨、調(diào)讓、置換、折價變賣的，由各工廠采購部及供應(yīng)鏈管理部負(fù)責(zé)聯(lián)系