第7章書(shū)面商務(wù)文件外部溝通文件學(xué)習(xí)內(nèi)容：致意便條商務(wù)信函商業(yè)計(jì)劃年度報(bào)告?zhèn)髡婧碗娮余]件短信服務(wù)（SMS)學(xué)習(xí)目標(biāo)：區(qū)分內(nèi)部和外部書(shū)面溝通理解外部溝通文件的主要形式能夠使用這些溝通形式外部溝通文件指組織內(nèi)部的人員與其組織外部的利益相關(guān)者進(jìn)行溝通時(shí)所采用的書(shū)面形式。這些利益相關(guān)者可能包括銀行、供應(yīng)商、客戶等。7.1致意便條沒(méi)必要寫信時(shí)用；只包含公司名稱及一條禮節(jié)性短信；具體經(jīng)辦人還會(huì)加上他的名字和一條短信（手寫）7.2商務(wù)信函信函：外部溝通文件最常見(jiàn)的形式。用途：1、安排會(huì)議2、確認(rèn)已安排的會(huì)議的日期和時(shí)間3、申請(qǐng)工作4、回復(fù)申請(qǐng)信5、廣告或推銷函件6、核查潛在客戶的信用7、投訴有缺陷的商品或其他問(wèn)題8、回復(fù)客戶投訴9、提供成本或合同標(biāo)的核算10、詢價(jià)11、提交訂單發(fā)送商務(wù)信函的原因提供或?qū)で笮畔⒋_保一些事情已經(jīng)完成與客戶及供應(yīng)商保持或者發(fā)展良好的關(guān)系商務(wù)信函的標(biāo)準(zhǔn)清楚簡(jiǎn)潔、句子段落簡(jiǎn)短對(duì)讀者應(yīng)該是具體和特定的必須準(zhǔn)確和完整禮貌而得體信函應(yīng)當(dāng)及時(shí)處理信函應(yīng)包含具有企業(yè)風(fēng)格的信息公司名稱、地址、電話；可能有公司標(biāo)志；有便于識(shí)別和存檔的歸檔號(hào)；收件人的姓名和地址；日期；對(duì)收件人的問(wèn)候；使用標(biāo)題以表明這封信的主題；8、內(nèi)容應(yīng)仔細(xì)編排；9、應(yīng)以恭敬的方式結(jié)尾；10、應(yīng)有寫信人簽名；11、簽名下面應(yīng)印有其姓名的印刷體，以防讀者無(wú)法讀懂其簽名；12、如果將來(lái)會(huì)有作者之外的其他人來(lái)處理該信，應(yīng)清楚說(shuō)明；13、若有附件，也應(yīng)清楚說(shuō)明。

P113課堂練習(xí)1寫一份商務(wù)信函7.3商業(yè)計(jì)劃公司制定商業(yè)計(jì)劃的原因：闡明他們的想法及目標(biāo)支持資金申請(qǐng)通過(guò)將進(jìn)展與計(jì)劃作對(duì)比，來(lái)監(jiān)測(cè)公司的業(yè)績(jī)?cè)O(shè)定銷售及利潤(rùn)目標(biāo)明確所需資源以及涉及的成本商業(yè)計(jì)劃包含的要件解釋你的商業(yè)構(gòu)想概述能夠被滿足的潛在市場(chǎng)列出有關(guān)競(jìng)爭(zhēng)者及其優(yōu)勢(shì)劣勢(shì)，進(jìn)行分析說(shuō)明你將如何營(yíng)銷產(chǎn)品或服務(wù)及其涉及的成本多少有關(guān)房屋和附屬場(chǎng)地及所需資本方面計(jì)劃6、提供有關(guān)個(gè)人背景、資質(zhì)和業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)的詳細(xì)信息7、說(shuō)明你需要投入資金的多少8、說(shuō)明你需要資助資金的數(shù)量及償還計(jì)劃9、概述你所能提出的貸款抵押10、列出詳盡的財(cái)政預(yù)算，其中包括月現(xiàn)金流及第1年的利潤(rùn)預(yù)算。商業(yè)計(jì)劃通常包含的五部分經(jīng)營(yíng)目標(biāo)銷售與市場(chǎng)預(yù)測(cè)生產(chǎn)資源需求資金支持方面的數(shù)據(jù)7.4年度報(bào)告◆大多數(shù)國(guó)家都要求公司提供年度財(cái)務(wù)報(bào)表。◆1985年，英國(guó)的《公司法》規(guī)定：每個(gè)公司必須提供其年度賬目，其中包括利潤(rùn)表、資產(chǎn)負(fù)債表，連同相關(guān)的賬目附注以及包含董事會(huì)報(bào)告和審計(jì)報(bào)告在內(nèi)的年度報(bào)告。它是董事會(huì)的職責(zé)。7.5傳真和電子郵件

◆傳真能通過(guò)電話線路以電子方式傳送書(shū)面信息。

◆發(fā)送完后幾分鐘之內(nèi)送達(dá)收件人。使用傳真機(jī)的禮儀利用的先后問(wèn)題忌發(fā)私人傳真稿件檢查設(shè)備問(wèn)題并處理完畢后勿落東西電子郵件好的電子郵件不僅是個(gè)人職業(yè)素養(yǎng)的體現(xiàn)，更是保障正常商務(wù)交流的前提。那么發(fā)電子郵件時(shí)應(yīng)該注意哪些問(wèn)題呢？搞清發(fā)送郵件對(duì)象、郵箱地址發(fā)送郵件之前，必須搞清楚發(fā)送郵件的對(duì)象、職位(以便稱呼對(duì)方)以及郵箱地址。2、明確郵件目的一般來(lái)講，商務(wù)電子郵件分為以下幾種：表達(dá)感謝、答復(fù)消息、表達(dá)歉意、通知、提醒、確認(rèn)信息、提出要求、詢問(wèn)原因、提出建議等。3、正文內(nèi)容直奔主題4、注意語(yǔ)氣和措辭5、檢查無(wú)誤后發(fā)送發(fā)送禮儀注意事項(xiàng)總結(jié)主題明確內(nèi)容簡(jiǎn)潔多