第三章會計(jì)電算化的基本要求

第一節(jié)會計(jì)電算化法規(guī)制度

管理既有微觀的，又有宏觀的。一、中華人民共和國會計(jì)法1999年10月31日通過的《會計(jì)法》以法律的形式規(guī)定：第十三條會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告和其他會計(jì)資料，必須符合國家統(tǒng)一的會計(jì)制度的規(guī)定。

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第一節(jié)會計(jì)電算化法規(guī)制度

使用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的，其軟件及其生成的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告和其他會計(jì)資料，也必須符合國家統(tǒng)一的會計(jì)制度的規(guī)定。

第十五條使用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的，其會計(jì)賬簿的登記、更正，應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一的會計(jì)制度的規(guī)定。

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第一節(jié)會計(jì)電算化法規(guī)制度

二、會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范

1996年6月17日由財(cái)政部發(fā)布的《會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》三、會計(jì)檔案管理辦法

1998年8月21日財(cái)政部制訂的《會計(jì)檔案管理辦法》

第十二條、采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計(jì)檔案。

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第一節(jié)會計(jì)電算化法規(guī)制度

三、會計(jì)檔案管理辦法

具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計(jì)檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國家檔案局備案。

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第一節(jié)會計(jì)電算化法規(guī)制度

四、有關(guān)會計(jì)電算化的專門法規(guī)

財(cái)政部還于94年制定發(fā)布了《會計(jì)電算化管理辦法》、《會計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》、于96年制定發(fā)布了《會計(jì)電算化工作規(guī)范》的專門制度。

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第二節(jié)會計(jì)核算軟件的基本要求

一、會計(jì)核算軟件的基本要求---會計(jì)法

1.會計(jì)核算軟件設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)符合我國法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，保證會計(jì)數(shù)據(jù)合法、真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，有利于提高會計(jì)核算工作效率。

2.會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)按照國家統(tǒng)一的會計(jì)制度的規(guī)定劃分會計(jì)期間，分期結(jié)算賬目和編制會計(jì)報(bào)表。

3.會計(jì)核算軟件中的文字輸入、屏幕提示和打印輸出必須采用中文，可以同時(shí)提供少數(shù)民族文字或者外國文字對照。

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第二節(jié)會計(jì)核算軟件的基本要求

4.會計(jì)核算軟件必須提供人員崗位及操作權(quán)限設(shè)置的功能。

5.會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)符合GB/T19581—2004《信息技術(shù)會計(jì)核算軟件數(shù)據(jù)接口》國家標(biāo)準(zhǔn)的要求。

6.會計(jì)核算軟件在設(shè)計(jì)性能允許使用范圍內(nèi)，不得出現(xiàn)由于自身原因造成死機(jī)或者非正常退出等情況。

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第二節(jié)會計(jì)核算軟件的基本要求

7.會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)具備在機(jī)內(nèi)會計(jì)數(shù)據(jù)被破壞的情況下利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能。

8.單位修改、升級正在使用的會計(jì)核算軟件，改變會計(jì)核算軟件運(yùn)行環(huán)境，應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的審批手續(xù)。

9.會計(jì)核算軟件開發(fā)銷售單位必須為使用單位提供會計(jì)核算軟件操作人員培訓(xùn)、會計(jì)核算軟件維護(hù)、版本更新等方面的服務(wù)。

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第二節(jié)會計(jì)核算軟件的基本要求

二、會計(jì)數(shù)據(jù)輸入功能的基本要求---會計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范

（一）初始數(shù)據(jù)輸入

在會計(jì)賬套啟用之前，會計(jì)核算軟件必須進(jìn)行初始化設(shè)置。

（二）輸入原始憑證

1.輸入記賬憑證的同時(shí)，輸入相應(yīng)原始憑證；

輸入的有關(guān)原始憑證匯總金額與輸入的記賬憑證相應(yīng)金額不等時(shí)，軟件應(yīng)當(dāng)給予提示并拒絕通過；

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第二節(jié)會計(jì)核算軟件的基本要求

在對已經(jīng)輸入的記賬憑證進(jìn)行審核的同時(shí)，應(yīng)對輸入的所附原始憑證進(jìn)行審核；

輸入的記賬憑證通過審核或登賬后，對輸入的相應(yīng)原始憑證不能直接進(jìn)行修改。

2.記賬憑證未輸入前，直接輸入原始憑證，由會計(jì)核算軟件自動生成記賬憑證；

會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供對已經(jīng)輸入但未予審核的原始憑證進(jìn)行修改和審核的功能，審核通過后，即可生成相應(yīng)的記賬憑證；

記賬憑證審核通過或者登賬后，對輸入的相應(yīng)原始憑證不能直接進(jìn)行修改。

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第二節(jié)會計(jì)核算軟件的基本要求

3.在已經(jīng)輸入的原始憑證審核通過或者相應(yīng)記賬憑證審核通過或者登賬后，若原始憑證確需修改，會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)在留有痕跡的前提下，提供修改和對修改后的機(jī)內(nèi)原始憑證與相應(yīng)記賬憑證是否相符進(jìn)行校驗(yàn)的功能。

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第二節(jié)會計(jì)核算軟件的基本要求

（三）會計(jì)核算軟件輸入記賬憑證的相關(guān)要求

1.會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供輸入記賬憑證的功能。

2.在輸入記賬憑證過程中，會計(jì)核算軟件必須提供以下提示功能：

（1）正在輸入的記賬憑證編號是否與已輸入的機(jī)內(nèi)記賬憑證編號重復(fù)；

（2）以編號形式輸入會計(jì)科目的，應(yīng)當(dāng)提示該編號所對應(yīng)的會計(jì)科目名稱；

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第二節(jié)會計(jì)核算軟件的基本要求

（3）正在輸入的記賬憑證中的會計(jì)科目，當(dāng)借貸雙方金額不平衡，或沒有輸入金額時(shí)，應(yīng)予以提示并拒絕執(zhí)行；

（4）正在輸入的記賬憑證有借方會計(jì)科目而無貸方會計(jì)科目，或者有貸方會計(jì)科目而無借方會計(jì)科目的，應(yīng)提示并拒絕執(zhí)行；

（5）正在輸入的收款憑證借方科目不是“庫存現(xiàn)金”或“銀行存款”科目、付款憑證貸方科目不是“庫存現(xiàn)金”或“銀行存款”科目的，應(yīng)提示并拒絕執(zhí)行；

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第二節(jié)會計(jì)核算軟件的基本要求

（6）會計(jì)核算軟件應(yīng)提供對已經(jīng)輸入尚未記賬的記賬憑證進(jìn)行修改和審核的功能；

（7）對同一張記賬憑證，應(yīng)當(dāng)具有權(quán)限控制功能。

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第二節(jié)會計(jì)核算軟件的基本要求

（四）會計(jì)核算軟件審核、修改記賬憑證的相關(guān)要求

1.采用直接輸入原始憑證由會計(jì)核算軟件自動生成記賬憑證的，在生成正式機(jī)內(nèi)記賬憑證前，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核確認(rèn)。

2.由賬務(wù)處理模塊以外的其他業(yè)務(wù)子系統(tǒng)生成會計(jì)憑證數(shù)據(jù)的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)審核確認(rèn)后生成記賬憑證。

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第二節(jié)會計(jì)核算軟件的基本要求

3.發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)采用紅字憑證沖銷法或者補(bǔ)充憑證法進(jìn)行更正，紅字可用負(fù)號“－”表示。

4.會計(jì)