如何做時(shí)間的管理

楊洪美馬虎先生的故事

某天清晨，馬虎在上班途中，信誓旦旦地下定決心，一到辦公室即著手草擬下年度的部門預(yù)算。他準(zhǔn)時(shí)于九點(diǎn)整走進(jìn)辦公室。但他并沒有立刻開始預(yù)算草擬工作，因?yàn)樗蝗幌氲讲蝗缦葘⑥k公桌及辦公室整理一下，以便在進(jìn)行重要的工作之前為自己提供一個(gè)干凈與舒適的環(huán)境。他總共花了三十分鐘的時(shí)間，使辦公環(huán)境變得有條不紊。他雖然未能按原定計(jì)劃在九點(diǎn)鐘開始工作，但他絲毫不感到后悔，因?yàn)槿昼姷那謇砉ぷ鞑坏勋@得顯然可見的成就，而且它還有利于以后工作效率的提高。他面露得意神色隨手點(diǎn)了一支香煙，稍作休息。此時(shí)，他無意中發(fā)現(xiàn)報(bào)紙上的彩圖照片是自己喜歡的一位明星，于是情不自禁地拿起報(bào)紙來。等他把報(bào)紙放回報(bào)架，時(shí)間又過了十分鐘。這是他略感不自在，因?yàn)樗炎允持Z言。不過報(bào)紙畢竟是精神食糧，也是重要的溝通媒體，身為企業(yè)的部門主管怎能不看報(bào)，何況上午不看報(bào)，下午或晚上也一樣要看。這樣一開脫，心也就放寬了。

馬虎先生的故事于是他正襟危坐地準(zhǔn)備埋頭工作。就在這個(gè)時(shí)候，電話聲響了，那是一位顧客的投訴電話。他連解釋帶賠罪地花了二十分鐘的時(shí)間才說服對方平息怒氣。掛上了電話，他去了洗手間。在回辦公室途中，他聞到咖啡的香味。原來另一部門的同事正在享受“上午茶”，他們邀他加入。他心里想，剛費(fèi)心思處理了投訴電話，一時(shí)也進(jìn)入不了狀態(tài)，而且預(yù)算的草擬是一件頗費(fèi)心思的工作，若頭腦不清醒，則難以完成，于是他毫不猶豫地應(yīng)邀加入，便在那前言不搭后語地聊了一陣?；氐睫k公室后，他果然感到精神奕奕，滿以為可以開始“正式工作了”——擬定預(yù)算。可是，一看表，乖乖，已經(jīng)十點(diǎn)四十五了！距離十一點(diǎn)的部門例會只剩下十五分鐘。他想，反正在這么短的時(shí)間內(nèi)也不太適合做比較龐大耗時(shí)的工作，干脆把草擬預(yù)算的工作留待明天算了。

第二天，在上班的路上……馬虎先生的故事點(diǎn)睛

馬虎身上有許多時(shí)間管理者的影子，養(yǎng)成這樣拖延的惡習(xí)，終將一事無成。拖延的代價(jià)實(shí)在是太大了。莎士比亞有句名言：“放棄時(shí)間的人，時(shí)間也會放棄他?！比羰菚r(shí)間放棄了你，等待你的將是無限制的惡性循環(huán)，如果不及時(shí)醒悟，后果將不堪設(shè)想。

企業(yè)的主管和員工隨時(shí)都要提醒自己“凡事拒絕拖延，現(xiàn)在開始行動”這句話，如果有一件事情終究得你去做的話，就不要反復(fù)問自己：“我要做它嗎？”因?yàn)檫@個(gè)問題的答案已經(jīng)是確定，你應(yīng)該做的只是：將你決定要完成的期限寫在筆記薄上，然后準(zhǔn)時(shí)去做，如果等到最后一分種才去做，不但會讓自己變得很焦慮，而且在處理過程中會經(jīng)常犯錯(cuò)或者得到的結(jié)果不盡如人意。

拖延帶來的危害拖延使你陷入煩躁的情緒。一件事久辦未完，在心里沉沉甸甸地壓著，就像勃子里掛著一塊石頭，又好像陷入了不可自拔的泥坑，這怎么不使你焦慮煩躁，寢食難安呢？

拖延使你要處理的問題越積越多，每天對著桌面上堆積如山的未處理的工作，卻不知從何下手，結(jié)果往往是丟了這件忘了那件，一件不成又半途而廢，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，結(jié)果問題是越來越多。

拖延使你一再地遭受心理挫折，它會使你對自己越來越失去信心，你開始懷疑自己的能力，或者遷怒于所處的工作環(huán)境，產(chǎn)生怨氣，抱怨自己的才能得不到發(fā)揮或者老是有這樣那樣的事來阻礙你的工作。

拖延還會使你前途黯淡，與晉升無緣。一個(gè)上司絕不會一而再，再而三地容忍部下辦事拖拉，不講求實(shí)效，做不出什么業(yè)績來。上司需要的是強(qiáng)有力的輔助者，而不是優(yōu)柔寡斷的跟隨者

選項(xiàng)：：A：我不不會或或極少少這樣樣；B：我很很少這這樣；；C：我有有時(shí)這這樣；；D：我時(shí)時(shí)常這這樣；；E：我就就是或或總是是這樣樣；1、我將將任務(wù)務(wù)推遲遲到了了不合合理的的程度度。2、不管管什么么事情情，只只要我我覺得得需要要做就就會立立即去去做。。3、我經(jīng)經(jīng)常為為沒有有早些些著手手面后后悔。。4、我在在生活活中的的某些些方面面經(jīng)常常拖延延，明明知道道不應(yīng)應(yīng)該這這么做做。5、如果果有我我應(yīng)該該做的的事情情，我我就會會先做做完它它，再再去做做那些些次要要的。。6、我拖拖得太太久，，這令令我的的健康康和效效率都都受到到了不不必要要的影影響。。7、總是是到了了最后后，我我才發(fā)發(fā)現(xiàn)我我其實(shí)實(shí)可以以把時(shí)時(shí)間用用在更更好的的地方方。8、我很很妥善善地安安排我我的時(shí)時(shí)間；；9、在本本該做做某件件事的的時(shí)候候，我我卻會會去做做別的的事情情。重要性性緊迫程程度二：重重要但但不緊緊急一：重重要而而且緊緊急四：不不重要要且不不緊急急三：不不重要要但緊緊急重要性性緊迫程程度二：重重要但但不緊緊急1、準(zhǔn)備工工作、、編制制計(jì)劃劃、維維持關(guān)關(guān)系。。2、去拜拜訪VIP客戶。。3、計(jì)劃劃給員員工進(jìn)進(jìn)行培培訓(xùn)。。4、回訪訪客戶戶。一：重重要而而且緊緊急1、緊急狀狀況、、迫切問問題、、限期期完成成。2、一會會兒要要參加加重要要會議議。3、與客客戶溝溝通要要做合合同。。4、準(zhǔn)備備事項(xiàng)項(xiàng)。四：不不重要要且不不緊急急1、處理一一般性性文件件。2、看電電視消消磨時(shí)時(shí)光。。3、歸檔檔本周周所有有文件件。三：不不重要要但緊緊急1、造成干干擾的的緊急急事件件。2、打若若干個(gè)個(gè)溝通通的電電話。。3、幫助助客戶戶解決決一個(gè)個(gè)難題題。第一象象限：：沒什么么好說說的，，立即即去做做！我們工工作中中的主主要壓壓力來來自于于第一一象限限，其其實(shí)第第一象象限80%的事務(wù)務(wù)來自自于第第二象象限（（重要要但不不緊急急）沒沒有被處理理好的的事情情，也也就是是說這這個(gè)壓壓力和和危機(jī)機(jī)是自自己給給自己的的。所所以關(guān)關(guān)鍵是是盡可可能解解決多多的來來自第第二象象限的的事情才才能能是的的壓力力減緩緩。很多重重要的的事都都是因因?yàn)橐灰煌显僭偻匣蚧蚴虑扒皽?zhǔn)備備不足足，而而變成成迫在在眉睫睫。該該象象限的的本質(zhì)質(zhì)是缺缺乏有有效的的工作作計(jì)劃劃導(dǎo)致致本處處于““重要要但不不緊急急”第第二象象限的的事情情轉(zhuǎn)變變過來來的，，這也也是傳傳統(tǒng)思思維狀狀態(tài)下下的管管理者者的通通常狀狀況，，就是是“忙忙”。。第二象象限：：有計(jì)劃劃去做做！不能因因?yàn)椴徊痪o急急就不不去解解決它它。我我們應(yīng)應(yīng)該第第一時(shí)時(shí)間將將任務(wù)務(wù)進(jìn)行行分解，然然后一一個(gè)一一個(gè)解解決，，并制制定時(shí)時(shí)間表表，在在規(guī)定定的時(shí)時(shí)間內(nèi)內(nèi)完成成就不不會讓第第二象象限的的事情情偷溜溜到第第一象象限中中去。?；膹U這這個(gè)領(lǐng)領(lǐng)域?qū)⑹沟诘谝幌笙笙奕杖找鏀U(kuò)擴(kuò)大，，使我我們陷陷入更更大的的壓力力，在在危機(jī)機(jī)中疲疲于應(yīng)應(yīng)付。。反之之，多多投入入一些些時(shí)間間在這這個(gè)領(lǐng)領(lǐng)域有有利于于提高高實(shí)踐踐能力力，縮縮小第第一象象限的的范圍圍。做做好好事先先的規(guī)規(guī)劃、、準(zhǔn)備備與預(yù)預(yù)防措措施，，很多多急事事將無無從產(chǎn)產(chǎn)生。。這個(gè)個(gè)領(lǐng)域域的事事情不不會對對我們們造成成催促促力量量，所所以必必須主主動去去做，，這是是發(fā)揮揮個(gè)人人領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)力的的領(lǐng)域域。這這更更是傳傳統(tǒng)低低效管管理者者與高高效卓卓越管管理者者的重重要區(qū)區(qū)別標(biāo)標(biāo)志，，建議議管理理者要要把80%的精力投入入到該象限限的工作，，以使第一一象限的““急”事無無限變少，，不再瞎““忙”。第三象限：：盡量別做！！當(dāng)你疲憊的的時(shí)候，可可以通過一一些不重要要的而且不不緊急的事情來調(diào)整整戲臺和身身體，但是是不要在這這個(gè)象限中中投入過多的盡力，，否則就是是浪費(fèi)生命命了。但我們往往往在忙得焦焦頭爛額，，不得不到到第四象限限去療養(yǎng)一一番再出發(fā)發(fā)。這部分分范圍倒倒不見得都都是休閑活活動，因?yàn)闉檎嬲袆?chuàng)創(chuàng)造意義的的休閑活動動是很有價(jià)價(jià)值的。然然而像閱讀讀令人上癮癮的無聊小小說、毫無無內(nèi)容的電電視節(jié)目、、辦公室聊聊天等。這這樣的休息息不但不不是為了走走更長的路路，反而是是對身心的的毀損，剛剛開始時(shí)也也許有滋有有味，到后后來你就會會發(fā)現(xiàn)其實(shí)實(shí)是很空虛虛的。第四象限：：交給他人去去做！第四象限的的事情是我我們忙碌而而且盲目的的源頭。最最好的方法是放權(quán)交交給別人去去做，或者者通過委婉婉的拒絕以以減少此類事務(wù)的發(fā)發(fā)生。表面看似第第一象限，，因?yàn)槠惹星械暮袈晻屛覀儺a(chǎn)產(chǎn)生“這件件事很重要要”的錯(cuò)覺覺——實(shí)際上就算算重要也是是對別人而而言。我們們花很多時(shí)時(shí)間在這個(gè)個(gè)里面打轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)，自以為為是在第一一象限，其其實(shí)不過是是在滿足別別人的期望望與標(biāo)準(zhǔn)。。重要性緊迫程度二：重要但但不緊急65%－80%一：重要而而且緊急20%－25%四：不重要要且不緊急急<1%三：不重要要而且緊急急15%成功的時(shí)間間分配管理理案例：某人一周的的事務(wù)清單單：臨時(shí)參加各各部門協(xié)調(diào)調(diào)會。（（不重要但但緊急）解決客人投投訴。（（重要而且且緊急）編寫下個(gè)月月部門員工工排班。（（重要但但不緊急））歸檔大堂副副理本周所所有文件。。（不重重要也緊急急）去拜訪VIP客人。（（重要但不不緊急）計(jì)劃給前廳廳員工及其其領(lǐng)班進(jìn)行行關(guān)于發(fā)票票登記的培培訓(xùn)。（（重要但不不緊急）陪朋友買手手機(jī)。（（不重要也也不緊急））向上次聯(lián)系系的客戶詢詢問產(chǎn)品使使用情況，，搜集反饋饋資料。（（重要但但不緊急））核查下午客客人信用額額度報(bào)表。。（重要要而且緊急急）發(fā)傳真取消消客人預(yù)授授權(quán)。（重重要而且緊緊急）打若干個(gè)溝溝通的電話話。（不重重要但緊急急）核查當(dāng)日所所有掛賬賬賬單及其消消費(fèi)小單是是否準(zhǔn)備齊齊全。（重重要而且緊緊急）保安員報(bào)告告有兩客人人在停車場場打架斗毆?dú)＃ㄖ匾揖o急急）去當(dāng)當(dāng)網(wǎng)購購買最近很很火的一本本書《杜拉拉升職職記》。（不重要要也不緊急急）幫助一名新新同事解決決系統(tǒng)中一一個(gè)遇到的的難題。（（不重要但但是緊急））謝謝！9、靜夜四無鄰鄰，荒居舊業(yè)業(yè)貧。。12月-2212月-22Saturday,December24,202210、雨中黃葉樹樹，燈下白頭頭人。。07:38:4307:38:4307:3812/24/20227:38:43AM11、以我獨(dú)沈沈久，愧君君相見頻。。。12月-2207:38:4307:38Dec-2224-Dec-2212、故人江海海別，幾度度隔山川。。。07:38:4307:38:4307:38Saturday,December24,202213、乍乍見見翻翻疑疑夢夢，，相相悲悲各各問問年年。。。。12月月-2212月月-2207:38:4307:38:43December24,202214、他他鄉(xiāng)鄉(xiāng)生生白白發(fā)發(fā)，，舊舊國國見見青青山山。。。。24十十二二月月20227:38:43上上午午07:38:4312月月-2215、比不了了得就不不比，得得不到的的就不要要。。。十二月227:38上午午12月-2207:38December24,202216、行動出出成果，，工作出出財(cái)富。。。2022/12/247:38:4307:38:4324December202217、做前前，能能夠環(huán)環(huán)視四四周；；做時(shí)時(shí)，你你只能能或者者最好好沿著著以腳腳為起起點(diǎn)的的射線線向前前。。。7:38:43上上午7:38上上午午07:38:4312月月-229、沒有有失敗敗，只只有暫暫時(shí)停停止成成功?。?。12月月-2212月月-22Saturday,December24,202210、很多事情情努力了未未必有結(jié)果果，但是不不努力卻什什么改變也也沒有。。。07:38:4307:38:4307:3812/24/20227:38:43AM11、成功就是是日復(fù)一日日那一點(diǎn)點(diǎn)點(diǎn)小小努力力的積累。。。12月-2207:38:4307:38Dec-2224-Dec-2212、世間成成事，不不求其絕絕對圓滿滿，留一一份不足足，可得得無限完完美。。。07:38:4307:38:4307:38Saturday,December24,202213、不知香香積寺，，數(shù)里入入云峰。。。12月-2212月-2207:38:4307:38:43December24,202214、意志堅(jiān)強(qiáng)的的人能把世界界放在手中像像泥塊一樣任任意揉捏。24十二月月20227:38:43上午07:38:4312月-2215、楚塞三湘接接，荊門九派派通。。。十二月227:38上上午12月月-2207:38December24,202216、少年年十五五二十十時(shí)，，步行行奪得得胡馬馬騎。。。2022/12/247:38:4307:38:4324December202217、空山山新雨雨后，，天氣氣晚來來秋。。。7:38:43上上午7:38上上午午07:38:4312月月-229、楊楊柳柳散散和和風(fēng)風(fēng)，，青青山山澹澹吾吾慮慮。。。。12月月-2212月月-22Saturday,December24,202210、閱讀一一切好書書如同和和過去最最杰出的的人談話話。07:38:4307:38:4407:3812/24/20227:38:44AM11、越是沒有有本領(lǐng)的就就越加自命命不凡。1