1、PAGE 96 PAGE 35 會計(jì)檔案分類整理編目方法講義目錄第一章 會計(jì)檔案管理法規(guī)第一節(jié) 會計(jì)檔案管理辦法 3附表一：企業(yè)和其他組織會計(jì)檔案保管期限表 8附表二：財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計(jì)檔案保管期限表 9第二節(jié) 會計(jì)檔案歸檔制度 10一、歸檔范圍 10二、歸檔時(shí)間 10三、歸檔份數(shù) 10四、歸檔手續(xù) 10五、歸檔要求 10第二章 會計(jì)檔案的收集與整理第一節(jié) 會計(jì)檔案的收集 11一、會計(jì)檔案的收集范圍 11二、會計(jì)檔案，要特別注意收集 11第二節(jié) 會計(jì)檔案的整理工作 12一、會計(jì)檔案的分類 12二、會計(jì)檔案的整理 12（一）財(cái)務(wù)報(bào)告的整理 13（二）會計(jì)賬簿的整理 14（三

2、）會計(jì)憑證的整理 16（四）其他會計(jì)核算專業(yè)材料整理 18（五）加蓋檔號章 19第三節(jié) 會計(jì)檔案的編號與排列 19一、會計(jì)檔案的編號19二、會計(jì)檔案的分類排列 211、會計(jì)文件形式分類排列法212、年度類別保管期限分類排列法233、年度組織機(jī)構(gòu)類別保管期限分類排列法 244、年度會計(jì)類型類別保管期限分類排列法 25第四節(jié) 會計(jì)檔案案卷目錄的編制 261、綜合編制法262、分類編制法263、分保管期限編制法 26第五節(jié) 會計(jì)檔案的歸檔與交接 29一、會計(jì)檔案的歸檔時(shí)間與形式 29二、會計(jì)檔案的交接30第三章 XX省檔案局有關(guān)會計(jì)檔案的業(yè)務(wù)口徑第一節(jié) 關(guān)于統(tǒng)一若干檔案業(yè)務(wù)口徑的意見（X檔發(fā)1999

3、30號，XX省檔案局1999年5月31日印發(fā)） 35第二節(jié) 二年統(tǒng)一若干檔案業(yè)務(wù)口徑的意見（X檔發(fā)200036號，XX省檔案局2000年6月22日印發(fā)） 36第四章 第一節(jié) 會計(jì)檔案立卷方法操作流程圖 37 第二節(jié) 會計(jì)檔案目錄盒脊背填蓋樣式 37一、會計(jì)檔案目錄填寫樣式 37會計(jì)檔案案卷目錄的填寫方法 42二、檔案盒脊背填蓋樣式 421、（會計(jì)報(bào)表、會計(jì)帳簿、會計(jì)其他）檔案盒脊背填蓋樣式 422、（會計(jì)憑證）檔案盒脊背填蓋樣式 44三、檔案目錄封面標(biāo)簽、背脊標(biāo)簽式樣（會計(jì)立卷適用） 45四、會計(jì)檔案盒式樣（會計(jì)立卷適用） 47第一章 會計(jì)檔案管理法規(guī)第一節(jié) 會計(jì)檔案管理辦法會 計(jì) 檔 案 管

4、 理 辦 法（財(cái)政部、國家檔案局1998年8月21日印發(fā)）第一條 為了加強(qiáng)會計(jì)檔案管理，統(tǒng)一檔案管理制度，更好地為發(fā)展社會主義市場經(jīng)濟(jì)服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國會計(jì)法和中華人民共和國檔案法的規(guī)定，制定本辦法。第二條 國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位、按規(guī)定應(yīng)當(dāng)建賬的個(gè)體工商戶和其他組織（以下簡稱各單位），應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會計(jì)檔案。第三條 各級人民政府財(cái)政部門和檔案行政管理部門共同負(fù)責(zé)會計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。第四條 各單位必須加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。第五條 會計(jì)檔

5、案是指會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：（一） 會計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計(jì)憑證。（二） 會計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計(jì)賬簿。（三） 財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。（四） 其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料，會計(jì)檔案移交清冊，會計(jì)檔案保管清冊，會計(jì)檔案銷毀清冊。第六條 各單位每年形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計(jì)檔案保管清冊。當(dāng)年形成的會

6、計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，可暫由會計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計(jì)檔案。移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)XX會計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。第七條 各單位保存的會計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度。第八條 會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類

7、。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計(jì)檔案的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天算起。第九條 本辦法規(guī)定的會計(jì)檔案保管期限為最低保管期限，各類會計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。各單位會計(jì)檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理。第十條 保管期滿的會計(jì)檔案，除本辦法第十一條規(guī)定的情形外，可以按照以下程序銷毀：（一） 由本單位檔案機(jī)構(gòu)XX會計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。（二） 單位負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署

8、意見。（三）銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。（四） 監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。第十一條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計(jì)檔案

9、不得銷毀。第十二條 采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計(jì)檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計(jì)檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國家檔案局備案。第十三條 單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。第十四條 單位分立后原單位存續(xù)的，其會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分產(chǎn)后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)有關(guān)的會計(jì)檔案；單位分立后原單位解散的，其會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代

10、管，各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案。單位分立中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案，對其中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。第十五條 單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計(jì)檔案仍應(yīng)由原各單位保管。第十六條 建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項(xiàng)目的接受單位，并

11、按規(guī)定辦理交接手續(xù)。第十七條 單位之間交接會計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計(jì)檔案交接手續(xù)。移交會計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會計(jì)檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。交接會計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案移交清冊上簽名或者蓋章。第十八條 我國境內(nèi)所有單位的會計(jì)檔案不得攜帶出境。駐外機(jī)構(gòu)和境內(nèi)單位在境外設(shè)立的企業(yè)（簡稱境外單位）的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照本辦法和國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。第十九條 預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案

12、管理規(guī)定，不適用本辦法。第二十條 各省、自治區(qū)、直轄市人民政府財(cái)政部門、檔案管理部門，國務(wù)院各業(yè)務(wù)主管部門，中國人民解放軍總后勤部，可以根據(jù)本辦法的規(guī)定，結(jié)合本地區(qū)、本部門的具體情況，制定實(shí)施辦法，報(bào)財(cái)政部和國家檔案局備案。第二十一條 本辦法由財(cái)政部負(fù)責(zé)解釋，自1999年1月1日起執(zhí)行。1984年6月1日財(cái)政部、國家檔案局發(fā)布的會計(jì)檔案管理辦法自本辦法執(zhí)行之日起廢止。附表一：企業(yè)和其他組織會計(jì)檔案保管期限表附表二：財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計(jì)檔案保管期限表會計(jì)檔案保管期限表附表一: 企業(yè)和其他組織會計(jì)檔案保管期限表序號檔 案 名 稱保管期限備 注一會計(jì)憑證類1原始憑證15年2記賬憑

13、證15年3匯總憑證15年二會計(jì)賬簿類4總賬15年包括日記總賬5明細(xì)賬15年6日記賬15年現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年7固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年8輔助賬簿15年三財(cái)務(wù)報(bào)告類包括各級主管部門匯總財(cái)務(wù)報(bào)告9月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告3年包括文字分析10年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）永久包括文字分析四其他類11會計(jì)移交清冊15年12會計(jì)檔案保管清冊永久13會計(jì)檔案銷毀清冊永久14銀行余額調(diào)節(jié)表5年15銀行對賬單5年附表二: 財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計(jì)檔案保管期限表序號檔 案 名 稱保 管 期 限備 注財(cái) 政總預(yù)算行政單位事業(yè)單位稅收會計(jì)一會計(jì)憑證類1國家金庫編送的各種報(bào)表及繳庫退庫憑證10年

14、10年2各收入機(jī)關(guān)編送的報(bào)表10年3行政單位和事業(yè)單位的各種會計(jì)憑證15年包括:原始憑證、記賬憑證和傳票匯總表。4各種完稅憑證和繳、退庫憑證15年繳款書存根聯(lián)在銷號后保管2年5財(cái)政總預(yù)算撥款憑證及其他會計(jì)憑證15年包括：撥款憑證和其他會計(jì)憑證。6農(nóng)牧業(yè)稅結(jié)算憑證15年二會計(jì)賬簿類7日記賬15年15年8總賬15年15年15年9稅收日記賬（總賬）和稅收票證分類出納賬25年10明細(xì)分類、分戶賬或登記簿15年15年15年11現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬25年25年12行政單位和事業(yè)單位固定資產(chǎn)明細(xì)賬（卡片）行政單位和事業(yè)單位固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年三財(cái)務(wù)報(bào)告類13財(cái)政總預(yù)算永久14行政單位和事業(yè)單位決算1

15、0年永久15稅收年報(bào)（決算）10年永久16國家金庫年報(bào)（決算）10年17基本建設(shè)撥、貸款年報(bào)（決算）10年18財(cái)政總預(yù)算會計(jì)旬報(bào)3年所屬單位報(bào)送的保管2年19財(cái)政總預(yù)算會計(jì)月、季度報(bào)表5年所屬單位報(bào)送的保管2年20行政單位和事業(yè)單位會計(jì)月、季度報(bào)表5年所屬單位報(bào)送的保管2年21稅收會計(jì)報(bào)表（包括票證報(bào)表10年電報(bào)保管1年，所屬稅務(wù)機(jī)關(guān)報(bào)送的保管3年四其他類22會計(jì)移交清冊15年15年15年23會計(jì)檔案保管清冊永久永久永久24會計(jì)檔案銷毀清冊永久永久永久注：稅務(wù)機(jī)關(guān)的稅務(wù)經(jīng)費(fèi)會計(jì)檔案保管期限，按行政單位會計(jì)檔案保管期限規(guī)定辦理。第二節(jié) 會計(jì)檔案歸檔制度一、歸檔范圍：凡是本單位的會計(jì)報(bào)表、會計(jì)帳簿

16、、會計(jì)憑證、干部工資表、個(gè)人所得稅匯總表、保險(xiǎn)單等均屬歸檔范圍。注：實(shí)行會計(jì)電算化的單位，有關(guān)的電子數(shù)據(jù)和相應(yīng)軟件資料也應(yīng)歸檔。二、歸檔時(shí)間：在翌年月底前完成上年會計(jì)檔案的立卷歸檔任務(wù)。 三、歸檔份數(shù)：原則上歸檔一份，重要的報(bào)表可歸檔兩份，一份作重份提供日常查找利用。四、歸檔手續(xù)：由會計(jì)工作人員在翌年月底前按照歸檔要求完成立卷歸檔工作。五、歸檔要求：1、案卷裝釘除帳簿外，其余都要裝釘。2、歸檔由會計(jì)工作人員按照歸檔時(shí)間完成立卷歸檔后，放在會計(jì)檔案室保存年方便查找利用，以后向單位綜合檔案室移交。第二章 會計(jì)檔案的收集與整理第一節(jié) 會計(jì)檔案的收集會計(jì)檔案的收集工作就是把分散在機(jī)關(guān)辦公室、財(cái)務(wù)處（科

17、）、行政處（科）、以及有關(guān)財(cái)會人員手中的會計(jì)核算專業(yè)材料，集中到檔案室或會計(jì)檔案室，保證會計(jì)檔案的齊全完整。一、會計(jì)檔案的收集范圍會計(jì)檔案收集的范圍主要有：會計(jì)核算中形成的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他會計(jì)核算專業(yè)材料。1、會計(jì)憑證：包括原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計(jì)憑證。2、會計(jì)賬簿：包括總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計(jì)賬簿。3、財(cái)務(wù)報(bào)告：包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。4、其他：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，會計(jì)檔案移交清冊，會計(jì)檔案保管清冊，會計(jì)檔案銷毀清冊，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)材料。至于財(cái)會部門經(jīng)

18、辦的有關(guān)財(cái)會工作的方針、政策、制度、預(yù)算、計(jì)劃、工作總結(jié)、報(bào)告以及來往文書，按照會計(jì)檔案管理辦法第十九條規(guī)定（第十九條 預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。），應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定。二、會計(jì)檔案，要特別注意收集1、會計(jì)報(bào)表（年報(bào)、季報(bào)、月報(bào)、日報(bào)）；2、會計(jì)帳簿（總帳、明細(xì)帳、日記帳、現(xiàn)金出納帳、銀行存款帳、分類明細(xì)帳、住房公積金明細(xì)賬）；3、其它方面（清產(chǎn)核資材料、工資匯總表、審計(jì)、保險(xiǎn)、稅務(wù)等材料）。注：實(shí)行會計(jì)電算化的單位，有關(guān)的電子數(shù)據(jù)和相應(yīng)軟件資料也應(yīng)歸檔。第二節(jié) 會計(jì)檔案的整理工作一、會計(jì)檔案的分類會計(jì)檔案的分類，就是根據(jù)會計(jì)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)和特

19、點(diǎn)以及相互關(guān)系，制訂出科學(xué)適用的分類方案，并根據(jù)分類方案將歸檔的會計(jì)檔案，歸入相應(yīng)類別的一項(xiàng)工作。會計(jì)檔案可分為如下四大類：1、財(cái)務(wù)報(bào)告類：包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，會計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。2、會計(jì)賬簿類：包括總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計(jì)賬簿。3、會計(jì)憑證類：包括原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計(jì)憑證。4、其他類：主要包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，會計(jì)檔案移交清冊，會計(jì)檔案保管清冊，會計(jì)檔案銷毀清冊，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)材料。以及其它方面（清產(chǎn)核資材料、工資匯總表、審計(jì)、保險(xiǎn)、稅務(wù)等材料）。二、會計(jì)檔案的整理由于會計(jì)文件材料專

20、業(yè)性強(qiáng)，一般應(yīng)由會計(jì)人員整理立卷，然后向機(jī)關(guān)檔案部門移交。把會計(jì)文件的立卷歸檔作為會計(jì)人員的職責(zé)之一，是有效地保證全部會計(jì)檔案能夠系統(tǒng)完整地按時(shí)歸檔的重要前提。（一）財(cái)務(wù)報(bào)告的整理財(cái)務(wù)報(bào)告是以會計(jì)賬簿資料為主要依據(jù)，按規(guī)定的表格形式和指標(biāo)體系，總括反映機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在一定時(shí)期內(nèi)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過程和結(jié)果的一種報(bào)告文件。財(cái)務(wù)報(bào)告按保管期限整理立卷，一般應(yīng)將本單位的報(bào)表與下級單位的報(bào)表分開立卷。本單位的年度財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)單獨(dú)整理組成一卷，財(cái)務(wù)分析排列在前，會計(jì)報(bào)表排列在后。月、季財(cái)務(wù)報(bào)告可整理成一卷或分別立卷。財(cái)務(wù)報(bào)告比較多時(shí)，可按報(bào)表的名稱或所反映的地區(qū)、行業(yè)立卷。由于財(cái)務(wù)報(bào)告的格式、要求、用途比較

21、專一、嚴(yán)格，所以，這類案卷的封面、標(biāo)題也比較規(guī)范。財(cái)務(wù)報(bào)告案卷的一般構(gòu)成是：1、財(cái)務(wù)報(bào)告封面。印有編號、密級、年度、季度、或月份會計(jì)報(bào)表，編制單位、單位負(fù)責(zé)人（蓋章）、填表人（蓋章）、審核人（蓋章）和上報(bào)日期等。2、財(cái)務(wù)報(bào)告編制說明。3、各種財(cái)務(wù)報(bào)告按會計(jì)報(bào)表的編號順序排列。4、財(cái)務(wù)報(bào)告的必要文字說明材料。5、財(cái)務(wù)報(bào)告的封底。另外將財(cái)務(wù)報(bào)告封皮上的內(nèi)容填寫完整，報(bào)表左側(cè)的脊背上，要標(biāo)明財(cái)務(wù)報(bào)告的年度、總頁數(shù)、檔案號碼、保管期限等。也有的單位，由于月份報(bào)表頁數(shù)較少，在年終決算結(jié)束后，將112月份的財(cái)務(wù)報(bào)告，按月份順序排列整齊，加封面裝訂。但要注意在保管期限上要標(biāo)明“永久”保管。（二）會計(jì)賬簿的整

22、理會計(jì)賬簿是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的一種科學(xué)記載。它是以會計(jì)憑證為依據(jù)，全面地、系統(tǒng)地、連續(xù)地記錄和監(jiān)督經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的各種賬簿的總稱。會計(jì)賬簿可在年終結(jié)賬決算以后按賬簿的種類進(jìn)行整理立卷。整理時(shí)要做到以下幾點(diǎn)：1、為了保證會計(jì)賬簿記錄的合法性和賬簿資料的完整性，在整理會計(jì)賬簿時(shí)，應(yīng)檢查賬簿的扉頁，有無填寫“賬簿啟用表”，“經(jīng)管人員一覽表”及“賬戶目錄”。對漏填的應(yīng)逐項(xiàng)補(bǔ)填，詳細(xì)載明，以便明確記賬責(zé)任，便于查閱。“賬簿啟用表”、“經(jīng)管人員一覽表”及“賬戶目錄”格式如圖1和圖2。圖1： 賬 簿 啟 用 表單位名稱負(fù)責(zé)人職務(wù)姓名賬簿名稱賬簿第 冊單位領(lǐng)導(dǎo)賬簿號碼第 號啟用日期會計(jì)主管賬簿頁數(shù) 本賬簿共計(jì) 頁主辦會計(jì)經(jīng)

23、 管 本 賬 簿 人 員 一 覽 表記 賬 人 員接 管 日 期移交日期監(jiān)交人員備注職務(wù)姓名蓋章年月日年月日職務(wù)姓名圖2： 賬 戶 目 錄賬戶名稱頁號賬戶名稱頁號賬戶名稱頁號賬戶名稱頁號2、對固定賬簿：如總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬等，在會計(jì)年度結(jié)束后，要及時(shí)加工整理。為了保持會計(jì)賬簿的原來面貌，不拆去空白頁，但需要在記錄賬頁的最末一行的上下分別劃一條紅線，以示結(jié)束使用，并在會計(jì)檔案案卷備考表中，詳細(xì)記明使用賬頁的頁數(shù)和空白賬頁的頁數(shù)。3、對活頁賬簿：如材料明細(xì)賬、內(nèi)部往來賬、固定資產(chǎn)分戶賬等，在會計(jì)年度結(jié)束后，應(yīng)將賬簿內(nèi)的空白頁抽出，分別在會計(jì)科目賬頁的右上方編上總頁數(shù)和分頁數(shù)；裝訂時(shí)要加封

24、面、封底。加蓋檔號章，填上全宗號、目錄號、案卷號。整理裝訂賬簿一般是一個(gè)會計(jì)科目裝訂一卷。如果一個(gè)會計(jì)科目的總頁數(shù)比較少，也可以把幾個(gè)會計(jì)科目合并裝訂成一卷，總頁數(shù)在150頁左右，最多不要超過200頁。（三）會計(jì)憑證的整理會計(jì)憑證既是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的憑據(jù)，又是登記賬簿的依據(jù)。為了保證憑證的齊全、完整，防止憑證的散失，主管制證的會計(jì)人員在月份結(jié)賬后，對各類憑證進(jìn)行認(rèn)真檢查并分類按順序號排列，必須及時(shí)整理立卷，整理裝訂會計(jì)憑證時(shí)，要做到以下幾點(diǎn)：1、折疊要規(guī)范，附件要齊全、整齊。原始憑證和附件要折疊成略小于記賬憑證的長寬度。特別是左上角的兩條邊，線要直，無毛邊，呈直角。2、拆除金屬物，

25、虛線票據(jù)要裁開，破損要修補(bǔ)。憑證上的大頭針、釘書釘、回形針要拆除掉，防止時(shí)間長了生銹隆起，腐蝕紙張，影響憑證的美觀、查閱和保管。破損的票據(jù)附件要修補(bǔ)貼好，有重要內(nèi)容的殘缺處，要嚴(yán)格查清內(nèi)容，及時(shí)補(bǔ)齊，或在空白處說明情況，指明責(zé)任者，以防時(shí)間長了難以查對。3、憑證號碼要復(fù)查，裝訂要結(jié)實(shí)。裝訂前要將憑證編號號碼檢查一遍，防止在記賬、匯總、審核等傳遞環(huán)節(jié)中顛倒號碼或借閱憑證缺號等。并要檢查記賬憑證中該附的原始憑證或文件是否齊全。裝訂一冊憑證厚薄要均勻，太厚了不便裝訂、翻閱和保管，過薄了裝訂的冊數(shù)太多，不便管理和統(tǒng)計(jì)。裝訂的厚度，一般為2.5公分，最厚不得超過3.5公分。4、封面內(nèi)容要標(biāo)明。憑證封面上

26、的內(nèi)容：憑證名稱、憑證編號、起訖號碼、附件張數(shù)、起止時(shí)間、立卷人、會計(jì)主管等項(xiàng)目，要填寫齊全，蓋全印章，以示責(zé)任。憑證案卷如下圖：封面（圖3）和脊背（圖4）。圖3：憑證案卷封面會計(jì)檔案記賬憑證單位名稱：核銷時(shí)間：時(shí) 間年度 月份 日至 日卷 數(shù)本月共 冊 本卷是第 卷記賬憑證張數(shù)本月自 字第 號至 字第 號共 張會計(jì)主管： 經(jīng)辦人：全宗號： 目錄號： 案卷號：圖4：憑證案卷脊背會計(jì)憑證全 宗 號目 錄 號年 度案 卷 號會計(jì)憑證一般按記賬順序裝訂。一個(gè)月內(nèi)會計(jì)憑證裝訂數(shù)冊時(shí)，每冊都要加編冊號，注明本月共冊號，本冊是第冊，以便查找。（四）其他會計(jì)核算專業(yè)材料整理銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，會

27、計(jì)檔案移交清冊，會計(jì)檔案保管清冊，會計(jì)檔案銷毀清冊等，以及其它方面（清產(chǎn)核資材料、工資匯總表、審計(jì)、保險(xiǎn)、稅務(wù)等材料），應(yīng)按其保管期限分別立卷。（五）加蓋檔號章會計(jì)檔案整理立卷后，應(yīng)在財(cái)務(wù)報(bào)告、會計(jì)賬簿、會計(jì)憑證的每一卷冊封面上加蓋檔號章，裝盒后與會計(jì)檔案盒上的全宗號、目錄號、案卷號保持一致。檔號章樣式如圖5。圖5：會計(jì)檔案檔號章樣式樣式一：全宗號目錄號案卷號90D1.11第三節(jié) 會計(jì)檔案的編號與排列一、會計(jì)檔案的編號由于會計(jì)檔案形式復(fù)雜，數(shù)量龐大，保管期限多樣，為了最后固定會計(jì)檔案案卷分類排列的順序位置，并且便于檔案的統(tǒng)計(jì)、保管和查找利用，必須對所有的案卷進(jìn)行編號。因此，在案卷的排列編號上要

28、盡量適應(yīng)本單位會計(jì)檔案形成的特點(diǎn)。按XX省機(jī)關(guān)檔案分類辦法的規(guī)定，會計(jì)檔案的一級屬類按報(bào)表、賬簿、憑證、工資單及其他設(shè)置。會計(jì)檔案按屬類編案卷順序號，其結(jié)構(gòu)模式為：大類代號+分類號+目錄號+案卷順序號 如圖6： D 1. 1 1 案卷順序號（第1卷） 目錄順序號（第1本目錄） 分類號大類代號（會計(jì)檔案）會計(jì)檔案作為單位檔案的一個(gè)重要組成部分，其檔號應(yīng)納入單位檔案的整個(gè)編號系統(tǒng).檔號一般包括：全宗號、分類號、目錄號、案卷號等。1、全宗號：是立檔單位的代號。全宗號設(shè)立與變更，應(yīng)以當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門的有關(guān)規(guī)定或檔案館編出的號為準(zhǔn)。此號單位會計(jì)部門和檔案部門都可暫不填寫。2、分類號：是指單位檔案分類

29、序列中的類別順序號。一般有大類代號和屬類代號。大類代號用英文字母表示，如：會計(jì)類D。屬類代號用數(shù)字表示，如：1代表財(cái)務(wù)報(bào)告，2代表會計(jì)賬簿，3代表會計(jì)憑證，4代表其他。大類代號和屬類代號是上下從屬關(guān)系。3、目錄號：是案卷目錄的代號。會計(jì)檔案按會計(jì)檔案類別分別設(shè)置案卷目錄。為便于會計(jì)檔案的查找和管理，案卷目錄一般按類一年或若干年編一本案卷目錄。一本案卷目錄一個(gè)目錄號，不能重復(fù)。4、案卷號：是案卷在其所在目錄的順序號。報(bào)表、賬簿、憑證，應(yīng)以本、冊為單位，一本或一冊編一個(gè)案卷號。案卷號按登入案卷目錄的先后排列，與目錄內(nèi)的順序號一致，每個(gè)目錄內(nèi)的案卷號不能重復(fù)。5、頁號：即每本（冊）會計(jì)檔案內(nèi)每一頁核

30、算材料編碼，一般在立卷時(shí)已經(jīng)編定。每本會計(jì)檔案內(nèi)的頁號不能重復(fù)。二、會計(jì)檔案的分類排列會計(jì)檔案的分類排列，由于各單位的規(guī)模、性質(zhì)不同、經(jīng)費(fèi)來源和職能范圍不同，其財(cái)務(wù)部門多寡有別，形成會計(jì)檔案的類別也不相同，因此，會計(jì)檔案的保管分類、排列也不盡一樣。各立檔單位應(yīng)在統(tǒng)一、規(guī)范前提下，從實(shí)際出發(fā)，選擇制定適用、科學(xué)的分類排列方法。會計(jì)檔案的分類排列方法一經(jīng)確定，就不要隨便更改。會計(jì)檔案可以按以下幾種分類排列法提供參考。1、會計(jì)文件形式分類排列法。即在會計(jì)檔案大類內(nèi)先分別按財(cái)務(wù)報(bào)告、會計(jì)賬簿、會計(jì)憑證和其他會計(jì)資料四個(gè)屬類順序排列，每個(gè)屬類內(nèi)再分別按年度順序排列，年度內(nèi)可再區(qū)分不同科目排列。案卷排列按

31、大類屬類年度案卷排架，不區(qū)別保管期限。案卷順序號按屬類流水編號，不區(qū)分年度特征，屬類內(nèi)各年度形成整理的案卷順序編號。案卷分類目錄按屬類建立，流水順序號編到“999”號時(shí)，再重新建立一本目錄從“1”開始流水編號，一個(gè)屬類內(nèi)相同的案卷順序號用目錄號加以區(qū)別。這樣排列的優(yōu)點(diǎn)是：方便管理，分類清楚，便于查找。若干年后，對應(yīng)銷毀的會計(jì)檔案，按類銷毀，并不影響其它類別案卷的排列順序，且分類目錄可做為銷毀清冊，無需重新編制。這種方法適用于機(jī)關(guān)、團(tuán)體和中小型企業(yè)的會計(jì)檔案。如圖7。圖7：會計(jì)文件形式分類排列法財(cái)務(wù)報(bào)告年 永久定期（10年、5年、3年）會計(jì)賬簿年永久定期（25年、15年）會計(jì)憑證年 永久定期（1

32、5年、10年）會計(jì)其它年 永久定期（長期、15年）2、年度類別保管期限分類排列法。即把一個(gè)年度形成的會計(jì)檔案，分為會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他會計(jì)資料四大類，然后再按不同保管期限的會計(jì)檔案分別排列編號，一年編一個(gè)流水號。其優(yōu)點(diǎn)是：方法簡便，容易掌握，保管和分類統(tǒng)一，便于查找利用。這種方法適用于只有一種會計(jì)類型的單位預(yù)算會計(jì)檔案。如圖8。圖8：年度類別保管期限分類排列法 年 財(cái)務(wù)報(bào)告 永久定期（10年、5年、3年） 會計(jì)賬簿永久定期（25年、15年）會計(jì)憑證永久定期（15年、10年）3、年度組織機(jī)構(gòu)類別保管期限分類排列法。即先把一個(gè)會計(jì)年度內(nèi)形成的會計(jì)檔案按組織機(jī)構(gòu)分開，然后在組織機(jī)構(gòu)內(nèi)再

33、將憑證、賬簿、報(bào)表、其他四大類按保管期限分別排列和編號，一年編一個(gè)流水號。這種分類排列方法的優(yōu)點(diǎn)是：年代清楚，能夠體現(xiàn)一個(gè)單位會計(jì)檔案的完整性，查找利用方便。這種方法適用于財(cái)政機(jī)構(gòu)和所屬幾個(gè)組織機(jī)構(gòu)形成會計(jì)檔案的專業(yè)主管單位。如圖9。圖9：年度組織機(jī)構(gòu)類別保管期限分類排列法年 預(yù)算科財(cái)務(wù)報(bào)告永久定期（10年、5年、3年）會計(jì)賬簿永久定期（25年、15年）年 財(cái)務(wù)科財(cái)務(wù)報(bào)告永久定期（10年、5年、3年）會計(jì)賬簿永久定期（25年、15年）會計(jì)憑證永久定期（15年、10年）4、年度會計(jì)類型類別保管期限分類排列法。即按年度設(shè)大類，大類中按稅收計(jì)劃、稅收會計(jì)、經(jīng)費(fèi)會計(jì)等會計(jì)類型分屬類，然后將同一屬類內(nèi)的

34、會計(jì)檔案按四類排列。它的優(yōu)點(diǎn)是：能反映會計(jì)活動(dòng)的不同階段和性質(zhì)，保持檔案材料的內(nèi)在聯(lián)系，能體現(xiàn)全宗內(nèi)會計(jì)檔案的系統(tǒng)性，既便于會計(jì)人員隨時(shí)查閱，也便于今后使用。這種方法適用于稅務(wù)機(jī)關(guān)和有兩種以上會計(jì)類型的專業(yè)單位。如圖10。圖10：年度會計(jì)類型類別保管期限分類排列法 稅務(wù)機(jī)關(guān)年 稅收計(jì)劃財(cái)務(wù)報(bào)告 永久 定期（10年、5年、3年）會計(jì)賬簿 永久 定期（25年、15年）會計(jì)憑證 永久 定期（15年、10年）年 稅收會計(jì)財(cái)務(wù)報(bào)告 永久 定期（10年、5年、3年）會計(jì)賬簿 永久 定期（25年、15年）會計(jì)憑證 永久 定期（15年、10年）會計(jì)檔案排列包括會計(jì)檔案的卷內(nèi)排列和案卷排列。卷內(nèi)排列：主要指財(cái)務(wù)

35、報(bào)告的排列，財(cái)務(wù)報(bào)告內(nèi)的文字材料應(yīng)該排列在前面，會計(jì)報(bào)表按序號排列在后，所屬單位與本單位報(bào)表應(yīng)分開排列。案卷排列：一般按報(bào)表、賬簿、憑證及其他四個(gè)屬類順序排列（其中會計(jì)憑證按年度、月份排列，會計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告按年度排列）；財(cái)政綜合部門可以再按總預(yù)算會計(jì)、建設(shè)銀行會計(jì)、單位預(yù)算會計(jì)排列。第四節(jié) 會計(jì)檔案案卷目錄的編制編制會計(jì)檔案的案卷目錄，通常的做法一般有三種：1、綜合編制法，即將會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告統(tǒng)一編制一本會計(jì)檔案案卷目錄。2、分類編制法，即將一個(gè)單位若干年度形成的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和其它會計(jì)文件材料四大類各編一本目錄。3、分保管期限編制法，即按案卷的不同保管期限分別編制

36、。但是案卷目錄的編制必須與會計(jì)檔案的分類方法相一致，這樣，既有利于保管，又便于移交和銷毀。會計(jì)檔案案卷目錄主要由封面、案卷目錄表組成。會計(jì)檔案案卷目錄表的主要項(xiàng)目有：目錄號、案卷順序號、類別、案卷標(biāo)題、起止時(shí)間、保管期限、卷內(nèi)張數(shù)、備注等。如圖11。圖11： 會 計(jì) 檔 案 目 錄 目錄號：順序號類 別卷（冊、袋）標(biāo)題起 止 時(shí) 間保管期限卷內(nèi)張數(shù)備考自 年 月至 年 月自 年 月至 年 月自 年 月至 年 月自 年 月至 年 月自 年 月至 年 月自 年 月至 年 月自 年 月至 年 月自 年 月至 年 月自 年 月至 年 月自 年 月至 年 月會計(jì)檔案案卷目錄的填寫方法如下：1、順序號：指

37、會計(jì)檔案案卷在本冊案卷目錄中順次排列的序號。用阿拉伯?dāng)?shù)碼填寫，從1、2、3、4。2、類別：主要指會計(jì)檔案的種類。如：財(cái)務(wù)報(bào)告、會計(jì)賬簿、會計(jì)憑證、其他。3、案卷標(biāo)題：指案卷封面上的標(biāo)題。如：銀行轉(zhuǎn)賬憑證，現(xiàn)金日記賬等。目錄中的標(biāo)題必須與案卷封面上的標(biāo)題一致，不能隨意改動(dòng)或縮減。4、起止時(shí)間：指案卷內(nèi)最開始啟用的時(shí)間到最后終止使用的時(shí)間。如：1996.1.1996.12.。5、保管期限：指案卷封面上注明的保管期限。會計(jì)檔案的保管期限一般有：永久、長期、25年、15年、10年、5年、3年等。6、卷內(nèi)張數(shù)：主要指綜合后憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告的頁數(shù)。7、備考：指用來說明個(gè)別案卷的某些特殊情況的記錄。如：

38、卷內(nèi)某頁文件不清楚、殘破，某號憑證是涉外憑證需要永久保存等，以示查閱或鑒定時(shí)要特別注意。會計(jì)檔案的案卷目錄一般財(cái)務(wù)報(bào)告編制一式四份，憑證、賬簿編制一式三份，其中一份由會計(jì)部門保管供日常使用。其他幾份的案卷目錄，一年后連同會計(jì)檔案一同移交檔案室。第五節(jié) 會計(jì)檔案的歸檔與交接一、會計(jì)檔案的歸檔時(shí)間與形式按照會計(jì)檔案管理辦法規(guī)定，各單位每年形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計(jì)檔案保管清冊。當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，可暫由會計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保

39、管。這是因?yàn)楦鲉挝幻磕隂Q算報(bào)表的編制都在次年的年初，編制時(shí)往往需要與上年度的決算報(bào)表進(jìn)行對比分析，因而對上年度的會計(jì)檔案查利用比較頻繁。為適應(yīng)這一規(guī)定，會計(jì)部門年終在辦理決算后，將所有的會計(jì)文件材料收集齊全、分類立卷歸檔，統(tǒng)一保存，以備查詢。對會計(jì)檔案的歸檔，通常有三種形式可供選擇。1、本年度形成的各類會計(jì)檔案，由本單位會計(jì)部門保管，但在年終決算報(bào)上級批準(zhǔn)后，會計(jì)部門編造清冊，移交本單位的檔案室統(tǒng)一保管。這種方式在機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位較適宜。2、本年度形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，由會計(jì)部門分類整理、立卷、編目，為適應(yīng)查找利用的需要，可在會計(jì)部門內(nèi)自行保管一年（也有兩年或三年的）。期滿后，

40、由會計(jì)部門按照歸檔制度的要求，將應(yīng)歸檔的該年度全部會計(jì)檔案按照會計(jì)檔案案卷目錄全部移交給本單位的檔案部門，并認(rèn)真清點(diǎn)、嚴(yán)格辦理交接手續(xù)，妥善管理。這種方式在中小型企業(yè)較適合。3、本年度形成的各類會計(jì)檔案，可由會計(jì)人員按各自的專業(yè)工作自己負(fù)責(zé)保管各自形成的案卷，但在年終決算后，會計(jì)人員按其分工，把自己所保管的會計(jì)檔案，按規(guī)范要求整理立卷，交會計(jì)部門的檔案室統(tǒng)一保管，并指派專人專管此項(xiàng)工作。這種方式在大型、特大型以及聯(lián)合企業(yè)集團(tuán)中適用。不管采取上述哪種形式歸檔，都必須做到如下要求：1、歸檔的會計(jì)文件材料必須保證齊全、完整，決不允許借工作之便，擅自封包保存。2、歸檔的會計(jì)文件材料必須保持它們之間的自

41、然聯(lián)系，確保完整、科學(xué)的會計(jì)檔案體系的建立。3、認(rèn)真清點(diǎn)，嚴(yán)格交接手續(xù)，確保會計(jì)檔案保密與安全。二、會計(jì)檔案的交接會計(jì)檔案的交接，指的是會計(jì)文件材料及檔案保管者發(fā)生變化時(shí)的移交和接收。這是會計(jì)工作中一項(xiàng)十分重要的工作。辦理好會計(jì)檔案的交接，有利于明確責(zé)任，便于查找利用。通常，會計(jì)檔案材料的交接有以下幾種情況：1、會計(jì)工作人員因調(diào)動(dòng)或者其它原因需要長期離職的，要辦理會計(jì)檔案移交手續(xù)。辦理交接手續(xù)時(shí)，要由會計(jì)主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)監(jiān)交，移交人應(yīng)整理應(yīng)該移交的各項(xiàng)資料，編造會計(jì)檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、現(xiàn)金、有價(jià)證券、印章等，對未了事項(xiàng)寫出書面說明。不能把會計(jì)檔案“包

42、扎成捆，自負(fù)其責(zé)”；接替人也不能“另起爐灶，重新立賬”。應(yīng)根據(jù)移交人所造清冊逐一清點(diǎn)核對，交接雙方認(rèn)為確無問題時(shí)，方可在交接清單上簽名或蓋章。交接清單一般一式三份，分別由移交人、接辦人和財(cái)會部門保管。2、會計(jì)部門向本單位檔案室移交會計(jì)檔案，按照會計(jì)檔案管理辦法規(guī)定，當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，可暫由會計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)XX會計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。檔案部門應(yīng)按照會計(jì)案卷目錄或移交清冊一一核對后，交接雙方經(jīng)辦

43、人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案移交清冊上簽名蓋章。會計(jì)檔案移交清冊一式三份，交接雙方及單位各存一份。3、單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，按其規(guī)定辦理。4、單位分立后原單位存續(xù)的，其會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案；單位分立后原單位解散的，其會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案。單位分立中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并

44、按規(guī)定辦理交接手續(xù)。單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案，對其中尚未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。5、單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原單位仍存續(xù)的，其會計(jì)檔案仍由原各單位保管。6、建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交建設(shè)項(xiàng)目的接受單位并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。以上各種情況的會計(jì)檔案移交，交接雙方都必須辦理會計(jì)檔案交接手續(xù)。交接時(shí)，移交單位應(yīng)當(dāng)編制會計(jì)檔案移交清冊，列明移交的會

45、計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、保管期限、已保管期限等內(nèi)容。交接雙方按照會計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案移交清冊上簽名蓋章。會計(jì)檔案移交清冊一式三份，交接雙方及單位各存一份。會計(jì)檔案移交清冊格式如圖12。圖12： 會 計(jì) 檔 案 移 交 清 冊順序號類別案卷題名起止日期憑證編號卷內(nèi)張數(shù)冊數(shù)保管期限已保管期限備注會計(jì)檔案移交清冊填寫說明：1、順序號：指會計(jì)檔案案卷在本冊案卷目錄中順次排列的序號。2、類別：主要指會計(jì)檔案的種類。如：會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告及其他。3、案卷題名：指會計(jì)檔案案卷的具體名

46、稱。如：會計(jì)賬簿類的總賬、現(xiàn)金日記賬等。4、起止日期：指案卷卷內(nèi)最開始啟用的時(shí)間到最后終止使用的時(shí)間。如：1996.1.11996.12.31。5、憑證編號：填寫記賬憑證的編號。6、卷內(nèi)張數(shù)：主要指綜合后憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告的頁數(shù)。7、保管期限：指案卷封面上注明的保管期限。會計(jì)檔案的保管期限一般有：永久、長期、25年、15年、10年、5年等。8、已保管期限：指會計(jì)檔案形成至移交時(shí)，已保管的期限。9、備注：指用來說明個(gè)別案卷的某些特殊情況的記錄。如：卷內(nèi)某頁文件不清楚、殘破、缺頁漏張等，以示查閱或鑒定時(shí)特別注意。第三章 XX省檔案局有關(guān)會計(jì)檔案的業(yè)務(wù)口徑第一節(jié) 關(guān)于統(tǒng)一若干檔案業(yè)務(wù)口徑的意見（X

47、檔發(fā)199930號，XX省檔案局1999年5月31日印發(fā)）一、會計(jì)憑證可規(guī)范整理近五年的材料，會計(jì)憑證盒只須填寫脊背即可。二、省檔案局1992年制定的XX省機(jī)關(guān)檔案分類辦法中對“會計(jì)檔案”的檔號構(gòu)成示范，沒有列舉目錄號，應(yīng)當(dāng)設(shè)置會計(jì)檔案的目錄號。做法是：憑證每年一本目錄（案卷少的單位可以若干年一本目錄），按順序編檔案號，例：D3.510（D代表會計(jì)檔案，3代表憑證，5表示第5本目錄，10代表第10卷憑證）；賬簿、報(bào)表各排一條龍，若干年一斷，每年的賬簿先排25年，再排15年，依次排完，下一年又循環(huán)排列；報(bào)表也是一樣。第二節(jié) 二年統(tǒng)一若干檔案業(yè)務(wù)口徑的意見 （X檔發(fā)200036號XX省檔案局200

48、0年6月22日印發(fā)）各單位在基建項(xiàng)目形成的會計(jì)檔案，其編號、排列方法，可分兩種情況：在較長一段時(shí)間中，均有基建項(xiàng)目或有大型基建項(xiàng)目者，可在會計(jì)檔案類的各種形式之后，目錄號之前，增設(shè)屬類，例：D 1.1.11 案卷號 目錄號 屬類號（1行政財(cái)務(wù)、2基建） 形式代號（報(bào)表） 大類代字（會計(jì)）第四章 會計(jì)檔案立卷方法操作流程圖 及檔案目錄與盒脊填蓋樣式第一節(jié) 會計(jì)檔案立卷方法操作流程圖12、案卷的歸檔與交接12、案卷的歸檔與交接1、收集11、編制檢索工具2、歸檔判斷11、編制檢索工具2、歸檔判斷10、入盒排架3、選擇分類方法10、入盒排架3、選擇分類方法9、著錄和打印4、分類及前處理9、著錄和打印4

49、、分類及前處理8、抄寫會計(jì)檔案目錄5、會計(jì)案卷編號8、抄寫會計(jì)檔案目錄5、會計(jì)案卷編號7、編寫頁號6、會計(jì)案卷排列7、編寫頁號6、會計(jì)案卷排列第二節(jié) 會計(jì)檔案目錄與盒脊填蓋樣式一、會計(jì)檔案目錄填寫樣式會 計(jì) 檔 案 目 錄目錄號：D1.1順序號類 別卷（冊、袋）標(biāo)題起 止 時(shí) 間保管期限卷內(nèi)張數(shù)備考001會計(jì)報(bào)表XX區(qū)人民醫(yī)院1997年會計(jì)年報(bào)表 自1997年01月至1997年12月永久7002會計(jì)報(bào)表XX區(qū)人民醫(yī)院1998年會計(jì)年報(bào)表 自1998年01月至1998年12月永久7003會計(jì)報(bào)表XX區(qū)人民醫(yī)院1999年會計(jì)年報(bào)表 自1999年01月至1999年12月永久6004會計(jì)報(bào)表XX區(qū)人民

50、醫(yī)院2000年會計(jì)年報(bào)表 自2000年01月至2000年12月永久7005會計(jì)報(bào)表XX區(qū)人民醫(yī)院2001年會計(jì)年報(bào)表 自2001年01月至2001年12月永久6006會計(jì)報(bào)表XX區(qū)人民醫(yī)院2002年會計(jì)年報(bào)表 自2002年01月至2002年12月永久8自 年 月至 年 月自 年 月至 年 月會 計(jì) 檔 案 目 錄目錄號：D2.1順序號類 別卷（冊、袋）標(biāo)題起 止 時(shí) 間保管期限卷內(nèi)張數(shù)備考001會計(jì)帳簿XX區(qū)人民醫(yī)院現(xiàn)金出納帳自1997年01月至1997年12月25年66002會計(jì)帳簿XX區(qū)人民醫(yī)院現(xiàn)金出納帳自1998年01月至1998年12月25年65003會計(jì)帳簿XX區(qū)人民醫(yī)院現(xiàn)金出納帳自

51、1999年01月至1999 年12月25年50004會計(jì)帳簿XX區(qū)人民醫(yī)院現(xiàn)金出納帳自2000年01月至2000年12月25年49005會計(jì)帳簿XX區(qū)人民醫(yī)院現(xiàn)金出納帳自2001年01月至2001年12月25年89006會計(jì)帳簿XX區(qū)人民醫(yī)院總分類帳自2002年01月至2002年12月15年66自 年 月至 年 月自 年 月至 年 月自 年 月至 年 月自 年 月至 年 月會 計(jì) 檔 案 目 錄目錄號：D3.1順序號類 別卷（冊、袋）標(biāo)題起 止 時(shí) 間保管期限卷內(nèi)張數(shù)備考001會計(jì)憑證XX區(qū)人民醫(yī)院記帳憑單自1997年01月至1997年01月15年8002會計(jì)憑證XX區(qū)人民醫(yī)院記帳憑單自1997年02月至1997年02月15年18003會計(jì)憑證XX區(qū)人民醫(yī)院記帳憑單自1997年03月至1997年03月15年12004會計(jì)憑證XX區(qū)人民醫(yī)院記帳憑單自1997年04月至1997年04月15年2