1、標(biāo)準(zhǔn)圖書(shū)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng) 演講者：李 晨 在線(xiàn)(MSN)： Email：lichenmount-（深圳市茂騰科技有限公司）簡(jiǎn) 介主題： 圖書(shū)行業(yè)發(fā)行的工作流程目的： 通過(guò)本次交流，能使大家對(duì)圖書(shū)發(fā)行的事件過(guò)程有個(gè)清晰的概念，從而達(dá)到提升企業(yè)的管理，提高工作效率。幫助客戶(hù) 成就未來(lái)培訓(xùn)大綱第一部分：前言管理的概念，企業(yè)為什么要管理以及能給企業(yè)帶來(lái)什么？良好的管理標(biāo)準(zhǔn)是什么？第二部分：圖書(shū)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)管理的模型目前圖書(shū)行業(yè)管理現(xiàn)狀，介紹歐美的先進(jìn)管理模式，第三部分：標(biāo)準(zhǔn)管理的模型的實(shí)施圖書(shū)訂單的實(shí)現(xiàn)，銷(xiāo)售流程、采購(gòu)流程、財(cái)務(wù)收付款流程第四部分：業(yè)務(wù)全程電腦管理的實(shí)施以茂騰圖書(shū)軟件為例介紹實(shí)施過(guò)程幫助客戶(hù)

2、成就未來(lái)第一部分 前言管理的定義：管理是指一定組織中的管理者，通過(guò)實(shí)施計(jì)劃、組織、人員配備、指導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)、控制等職能來(lái)協(xié)調(diào)他人的活動(dòng)，使別人同自己一起實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)的活動(dòng)過(guò)程。管理的必要性：企業(yè)的目的是追求利潤(rùn)企業(yè)要獲取更大的利潤(rùn)就只提高勞動(dòng)生產(chǎn)率找到適合企業(yè)本身的管理方法，充分利用自身的資源、優(yōu)勢(shì)，組織本企業(yè)的員工實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)要實(shí)現(xiàn)最高工作效率的手段，只有用科學(xué)的管理代替?zhèn)鹘y(tǒng)的管理幫助客戶(hù) 成就未來(lái)良好的管理標(biāo)準(zhǔn)：完整性：權(quán)責(zé)分明，任何事務(wù)不存在權(quán)責(zé)不清現(xiàn)象，不存在潛在的財(cái)務(wù)安全漏洞和其他安全漏洞。完整是管理的第一層次要求，也是最低層次的要求。完整性要求企業(yè)的管理能夠做到：幫助客戶(hù) 成就未

3、來(lái)達(dá)到管理的完整性要求，就可以說(shuō)是管理規(guī)范的企業(yè)。 內(nèi)部各部門(mén)崗位職責(zé)分工明晰，全面，不存在事務(wù)找不到責(zé)任人的現(xiàn)象，所有事務(wù)均有確定的事務(wù)處理流程應(yīng)對(duì)。業(yè)務(wù)流程的各環(huán)節(jié)得到比較好的監(jiān)控，不存在潛在的安全漏洞（比如：財(cái)務(wù)安全，火災(zāi)安全、盜竊安全等）。財(cái)務(wù)信息和客戶(hù)信息的完整，不存在財(cái)務(wù)信息和客戶(hù)信息的缺失。效率性：效率是管理的第二層次要求，一般說(shuō)來(lái)，管理達(dá)到完整性的要求之后，就可以進(jìn)一步達(dá)到效率要求，提高企業(yè)運(yùn)行效率，降低單位運(yùn)行成本，從而提高企業(yè)在市場(chǎng)上的競(jìng)爭(zhēng)力。管理的高效性要求企業(yè)做到各個(gè)業(yè)務(wù)流程的設(shè)計(jì)科學(xué)合理，流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)配合協(xié)調(diào)，運(yùn)作效率高，各環(huán)節(jié)之間存在內(nèi)在的互相監(jiān)控機(jī)制，不存在因

4、個(gè)別環(huán)節(jié)人為的忽疏和遺漏而造成的業(yè)務(wù)的延時(shí)和遺漏。幫助客戶(hù) 成就未來(lái)達(dá)到管理的各項(xiàng)事務(wù)運(yùn)作順暢、高效，不存在遺漏和延時(shí)。透明性：各項(xiàng)事務(wù)的信息透明，管理者任何時(shí)候都可以方便了解各個(gè)環(huán)節(jié)的工作狀況。管理的透明性是管理的第三層次的要求。信息透明既是對(duì)完整和效率要求的補(bǔ)充支持，也是更為高層次的要求，也是管理中最困難的要求。一般說(shuō)來(lái)，企業(yè)在達(dá)到管理的效率要求之后，就應(yīng)該進(jìn)一步要求達(dá)到信息透明性的要求。達(dá)到管理的信息透明性要求的企業(yè)要做到：幫助客戶(hù) 成就未來(lái)所有的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的信息都得到完整的記錄。各種業(yè)務(wù)信息都按照企業(yè)的發(fā)展需要進(jìn)行了完整的分析和整理。各崗位人員，可以輕松獲得職能允許接觸的統(tǒng)計(jì)信息，可以方

5、便地進(jìn)行職能允許的相關(guān)信息查詢(xún)。管理人員隨時(shí)獲得管理上需要的多角度統(tǒng)計(jì)信息，方便做出管理決策。總經(jīng)理可以方便獲得各項(xiàng)業(yè)務(wù)指標(biāo)和各種反映業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢(shì)的數(shù)據(jù)，更好做出運(yùn)營(yíng)決策和戰(zhàn)略決策。達(dá)到管理信息透明的企業(yè)，可以獲得更多的信息，運(yùn)營(yíng)策略更能跟隨市場(chǎng)發(fā)展的趨勢(shì)，長(zhǎng)期成長(zhǎng)的能力將大為增強(qiáng)。業(yè)務(wù)員采購(gòu)入庫(kù)倉(cāng)庫(kù)提交訂單要求發(fā)貨會(huì)計(jì)采購(gòu)員倉(cāng)管員銷(xiāo)售部財(cái)務(wù)部倉(cāng)庫(kù)管理部采購(gòu)部供應(yīng)商/內(nèi)部印廠采購(gòu)單提交采購(gòu)意向發(fā)貨運(yùn)輸公司客戶(hù)支付貨款支付貨款查詢(xún)庫(kù)存信息支付申請(qǐng)收款查詢(xún)公司管理人員入庫(kù)信息庫(kù)存信息業(yè)績(jī)統(tǒng)計(jì)監(jiān)督發(fā)貨要求采購(gòu)采購(gòu)信息查詢(xún)庫(kù)存信息國(guó)內(nèi)圖書(shū)企業(yè)常用管理模型提交訂單分配庫(kù)存提交發(fā)貨單缺貨信息表采購(gòu)入庫(kù)收付

6、款信息表入庫(kù)通知采購(gòu)?fù)素浲ㄖ素浫霂?kù)通知發(fā)貨運(yùn)輸信息采購(gòu)單提交采購(gòu)意向發(fā)貨支付貨款支付貨款付款申請(qǐng)通知發(fā)貨預(yù)采購(gòu)月盤(pán)點(diǎn) 庫(kù)存統(tǒng)計(jì)表 圖書(shū)購(gòu)銷(xiāo)臺(tái)賬 訂單隊(duì)列 客戶(hù)購(gòu)銷(xiāo)臺(tái)賬業(yè)務(wù)員倉(cāng)庫(kù)會(huì)計(jì)采購(gòu)員倉(cāng)管員銷(xiāo)售部業(yè)務(wù)管理部財(cái)務(wù)部倉(cāng)庫(kù)管理部采購(gòu)部業(yè)務(wù)管理員公司管理人員各類(lèi)報(bào)表供應(yīng)商/內(nèi)部印廠運(yùn)輸公司客戶(hù)收款查詢(xún)歐美圖書(shū)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)管理模型訂單的確認(rèn) 庫(kù)存統(tǒng)計(jì)表 圖書(shū)購(gòu)銷(xiāo)臺(tái)賬 訂單隊(duì)列 客戶(hù)購(gòu)銷(xiāo)臺(tái)賬業(yè)務(wù)員倉(cāng)庫(kù)會(huì)計(jì)采購(gòu)員倉(cāng)管員銷(xiāo)售部業(yè)務(wù)管理部財(cái)務(wù)部倉(cāng)庫(kù)管理部采購(gòu)部業(yè)務(wù)管理員公司管理人員供應(yīng)商/內(nèi)部印廠運(yùn)輸公司客戶(hù)歐美圖書(shū)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)管理模型提交訂單缺貨信息表預(yù)采購(gòu)采購(gòu)單采購(gòu)入庫(kù)入庫(kù)通知分配庫(kù)存提交發(fā)貨單通知發(fā)貨發(fā)貨收回

7、銷(xiāo)售貨款支付購(gòu)貨款收付款信息表付款申請(qǐng)發(fā)貨運(yùn)輸信息采購(gòu)?fù)素浲ㄖ素浫霂?kù)通知月盤(pán)點(diǎn)各類(lèi)報(bào)表收款查詢(xún)業(yè)務(wù)員庫(kù)存情況提交訂單圖書(shū)分配情況表訂單隊(duì)列訂單排隊(duì)庫(kù)存不足庫(kù)存充足一旦入庫(kù)分配庫(kù)存銷(xiāo)售流程 歐美圖書(shū)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)管理模型幫助客戶(hù) 成就未來(lái)業(yè)務(wù)員發(fā)貨審核銷(xiāo)售單提交發(fā)貨單審核通過(guò)付給$圖書(shū)購(gòu)銷(xiāo)臺(tái)賬更新臺(tái)賬采購(gòu)/生產(chǎn)流程歐美圖書(shū)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)管理模型幫助客戶(hù) 成就未來(lái)業(yè)務(wù)管理部$采購(gòu)部定期提交缺貨信息表庫(kù)存信息表供應(yīng)商/內(nèi)部印廠安排采購(gòu)制定生產(chǎn)計(jì)劃入庫(kù)發(fā)貨入庫(kù)單采購(gòu)失敗信息表更新庫(kù)存表/圖書(shū)購(gòu)銷(xiāo)臺(tái)賬/采購(gòu)?fù)鶃?lái)臺(tái)賬財(cái)務(wù)流程 歐美圖書(shū)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)管理模型幫助客戶(hù) 成就未來(lái)業(yè)務(wù)員$MICROSOFT CORPORATIO

8、N財(cái)務(wù)客戶(hù)付款信息采購(gòu)員采購(gòu)付款申請(qǐng)銷(xiāo)售收款列表核實(shí)收款情況采購(gòu)付款采購(gòu)付款列表報(bào)表輸出 歐美圖書(shū)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)管理模型幫助客戶(hù) 成就未來(lái)庫(kù)存統(tǒng)計(jì)表每本的圖書(shū)購(gòu)銷(xiāo)臺(tái)賬每個(gè)客戶(hù)的購(gòu)銷(xiāo)臺(tái)賬業(yè)務(wù)管理部業(yè)務(wù)管理員每個(gè)供應(yīng)商的采購(gòu)?fù)鶃?lái)臺(tái)賬 庫(kù)存分配情況表 每個(gè)月份的銷(xiāo)售情況統(tǒng)計(jì)表 發(fā)貨發(fā)貨發(fā)貨提交訂單分配庫(kù)存提交發(fā)貨單缺貨信息表采購(gòu)入庫(kù)收付款信息表入庫(kù)通知采購(gòu)?fù)素浲ㄖ素浫霂?kù)通知發(fā)貨運(yùn)輸信息各類(lèi)報(bào)表采購(gòu)單生產(chǎn)計(jì)劃提交采購(gòu)意向支付貨款支付貨款收款查詢(xún)付款申請(qǐng)收款確認(rèn)付款確認(rèn)通知發(fā)貨月盤(pán)點(diǎn)庫(kù)存查詢(xún) 庫(kù)存統(tǒng)計(jì)表 圖書(shū)購(gòu)銷(xiāo)臺(tái)賬 訂單隊(duì)列 客戶(hù)購(gòu)銷(xiāo)臺(tái)賬業(yè)務(wù)員倉(cāng)庫(kù)會(huì)計(jì)采購(gòu)員倉(cāng)管員銷(xiāo)售部Mount系統(tǒng)財(cái)務(wù)部倉(cāng)庫(kù)管理部采購(gòu)部

9、公司管理人員供應(yīng)商/內(nèi)部印廠運(yùn)輸公司客戶(hù)倉(cāng)庫(kù)倉(cāng)庫(kù)倉(cāng)管員倉(cāng)管員茂騰科技標(biāo)準(zhǔn)圖書(shū)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)管理模型幫助客戶(hù) 成就未來(lái)注意事項(xiàng)服務(wù)器管理：這是軟件專(zhuān)用電腦，必須由專(zhuān)人管理，開(kāi)機(jī)密碼不得外泄，服務(wù)器的日期時(shí)間不能隨意更改，嚴(yán)禁在電腦上做其他操作，特別是上網(wǎng)聊天、玩游戲等；編碼：軟件中對(duì)圖書(shū)、客戶(hù)、員工、庫(kù)位號(hào)等管理都是編碼來(lái)進(jìn)行管理，用編碼可以方便、準(zhǔn)確、快速查找的所需要的資料，提高工作效率，也不容易出差錯(cuò)；注意事項(xiàng)客戶(hù)資料：1、嚴(yán)格按照公司制定的信息編碼規(guī)則，正確對(duì)客戶(hù)進(jìn)行編號(hào)；2、客戶(hù)信息的完整性：客戶(hù)編號(hào)、客戶(hù)名稱(chēng)、聯(lián)系人、電話(huà)、手機(jī)、郵政編碼、地址、傳真、Email、省份、城市、 貨物到站、

10、開(kāi)戶(hù)名稱(chēng)、開(kāi)戶(hù)銀行、開(kāi)戶(hù)賬號(hào)、稅號(hào)、工商登記號(hào)、法人代表，必須提供的信息包括：客戶(hù)編號(hào)、客戶(hù)名稱(chēng)、聯(lián)系人、電話(huà)、手機(jī)、郵政編碼、地址；3、編號(hào)的唯一性：客戶(hù)信息發(fā)生了變化可以修改，但禁止把己使用的客戶(hù)改成另一客戶(hù)；注意事項(xiàng)圖書(shū)信息：1、完整性：對(duì)圖書(shū)信息資料應(yīng)提供資料的完整性，可以在網(wǎng)上查找相關(guān)資料，2、唯一性：是指通過(guò)圖書(shū)信息能找到唯一的書(shū)名。3、歷史性：對(duì)于有過(guò)交易的圖書(shū)不能隨意改變其信息；4、新增圖書(shū)時(shí)，一定要進(jìn)行查重工作，如數(shù)據(jù)庫(kù)里有圖書(shū)的，就不能再增加了；注意事項(xiàng)填寫(xiě)訂單：1、訂單的確認(rèn)：要求與客戶(hù)確認(rèn)后，再填寫(xiě)訂單，因一提交訂單，下一環(huán)節(jié)將會(huì)進(jìn)行采購(gòu)或生產(chǎn)的操作，避免造成損失；2、

11、書(shū)名的確認(rèn)：書(shū)名必須提供可確認(rèn)的條件，圖書(shū)編號(hào)、ISBN、出版社、書(shū)名、作者、單價(jià)等，特別是書(shū)名不能以簡(jiǎn)稱(chēng)；3、訂單的修改：系統(tǒng)接受訂單后，如進(jìn)行了下一環(huán)節(jié)的處理，就不能進(jìn)行訂單的修改，要修改的話(huà)只有向系統(tǒng)管理員提出申請(qǐng)修改；收貨單位的概念：是指購(gòu)貨單位委托把貨發(fā)往另一單位，一切結(jié)算都是與購(gòu)貨單發(fā)生；注意事項(xiàng)生成發(fā)貨單：生成發(fā)貨單就意味向客戶(hù)發(fā)貨，一定要認(rèn)真審核無(wú)誤時(shí)提交發(fā)貨單；在此特別說(shuō)明一點(diǎn)：改變你們以前的工作習(xí)慣，不必要部分書(shū)回來(lái)就先提交發(fā)貨單叫庫(kù)房打包，一定要決定發(fā)貨時(shí)才生成發(fā)貨單；申請(qǐng)撤銷(xiāo)發(fā)貨單：生成發(fā)貨單后，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題需要作廢此單，應(yīng)向系統(tǒng)管理員申請(qǐng)撤單處理，嚴(yán)禁用銷(xiāo)售退貨來(lái)沖單，這

12、樣造成銷(xiāo)售數(shù)的虛增虛減，從而統(tǒng)計(jì)資料失真；注意事項(xiàng)撤銷(xiāo)銷(xiāo)售單：在做撤單前應(yīng)先打印出發(fā)貨單據(jù)，再進(jìn)行撤銷(xiāo)，并做好登記，作為撤單申請(qǐng)的附件存放，登記好備查記錄；注意事項(xiàng)采購(gòu)分錄：在填寫(xiě)采購(gòu)分錄時(shí)，采購(gòu)數(shù)量必須大于等于需采購(gòu)數(shù)量，也可根據(jù)情況直接增加圖書(shū)品種及數(shù)量；采購(gòu)?fù)素浱幚恚簯?yīng)在全系統(tǒng)不在進(jìn)行訂單輸入的時(shí)間段進(jìn)行；注意事項(xiàng)采購(gòu)失敗處理：1、供應(yīng)商因臨時(shí)缺貨，并承諾待到貨后立即補(bǔ)送時(shí)，應(yīng)不作任何處理；2、當(dāng)供應(yīng)商缺貨，如將來(lái)備貨后也需重新進(jìn)行訂貨時(shí)，采購(gòu)部應(yīng)先回告業(yè)務(wù)員，業(yè)務(wù)員可以繼續(xù)等待，采購(gòu)部應(yīng)在采購(gòu)分錄或采購(gòu)失敗管理進(jìn)行重采購(gòu)處理，如業(yè)務(wù)員取消時(shí)，不作任何處理；注意事項(xiàng)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)出庫(kù)：不管有多忙

13、、情況有多特殊，必須做到見(jiàn)單進(jìn)倉(cāng)與出庫(kù)；庫(kù)位號(hào)管理：規(guī)則：一書(shū)一號(hào)，一號(hào)可以多書(shū)；注意事項(xiàng)財(cái)務(wù)收付款：1、收付款先由經(jīng)辦人提出；2、財(cái)務(wù)確認(rèn)；3、進(jìn)行核銷(xiāo)；注意事項(xiàng)系統(tǒng)安全性：1、登陸名及密碼的重要性以及重置密碼；2、在崗與不在崗的設(shè)置重要性；3、鎖定系統(tǒng)：在工作期間，可以讓全部用戶(hù)正常使用，而在非工作時(shí)間里，如果不想一般的用戶(hù)使用系統(tǒng)，可以將系統(tǒng)鎖定，為了不影響特別需要人員（包括加班人員）的正常工作， 可以在權(quán)限分配賦予突破鎖定這一功能，將不會(huì)影響特別需要的人員工作。注意事項(xiàng)權(quán)限管理：權(quán)限管理是為了實(shí)現(xiàn)公司事務(wù)和權(quán)限分級(jí)配置和控制而提供的功能，實(shí)現(xiàn)讓企業(yè)都能且只能執(zhí)行自己管理上應(yīng)該執(zhí)行的功能，有效規(guī)避企業(yè)管理中各種潛在的安全隱患。通過(guò)權(quán)限管理模塊可以根據(jù)公司實(shí)際管理需要，把任何系統(tǒng)功能配置給任何需要該功能的一個(gè)或多個(gè)工作人員?；靖拍睿?、角色：角色相當(dāng)于公司管理中的崗位，代表可以執(zhí)行相同管理職能的一類(lèi)人；2、角色成員：角色成員為擔(dān)當(dāng)某個(gè)角色的員工個(gè)人，相當(dāng)于某個(gè)崗位的在崗人員；3、角色功能：角色可以執(zhí)行的職能或功能；注：一個(gè)角色可以包含多個(gè)人，一個(gè)人也可以充當(dāng)多個(gè)角色，就好比一崗可以配置多個(gè)人，一個(gè)人也可以兼多個(gè)崗位一樣。注意事項(xiàng)權(quán)限管理的工作步驟：1、根據(jù)公司的管理需要，明確公司應(yīng)該設(shè)置什么崗位，每個(gè)崗位對(duì)應(yīng)一個(gè)角色；2、明確不同的崗位可以執(zhí)行什么功能；3、明確不同的