1、Word參考資料，下載后可編輯電子檔案管理與利用措施 簡(jiǎn)介：隨著我國(guó)科技的高速開展，計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描錄入技術(shù)也在不斷開展和升級(jí)。近幾年，電子檔案逐漸成為檔案檢索利用的主要載體，進(jìn)入人們的生活，為人們的工作提供極大便利。電子檔案的普及，也給電子檔案管理工作帶來(lái)挑戰(zhàn)。為加強(qiáng)電子檔案的管理，完善電子檔案利用方法，本文分析目前電子檔案利用的主要途徑，提出增強(qiáng)電子檔案管理的具體措施。 關(guān)鍵詞：電子檔案；管理；利用；具體措施 電子檔案是時(shí)代的產(chǎn)物。在云計(jì)算時(shí)代，電子檔案大局部采納云存儲(chǔ)方式，這樣，電子檔案文件既可以存儲(chǔ)在磁盤、光盤等介質(zhì)中，也可以存儲(chǔ)在云端的網(wǎng)絡(luò)空間。從本質(zhì)上講，電子檔案就是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)版

2、檔案中的內(nèi)容通過(guò)計(jì)算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行儲(chǔ)存。隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的開展，檔案管理電子化趨勢(shì)越來(lái)越顯著，雖然電子檔案已經(jīng)運(yùn)用在我國(guó)的各行各業(yè)之中，但是由于管理方式、制度的滯后，導(dǎo)致電子檔案管理和利用方面依舊存在一些問(wèn)題，因此，怎樣提高電子檔案的利用率，加強(qiáng)電子檔案的管理是目前急需解決的一個(gè)問(wèn)題。 1實(shí)施電子檔案管理的重要意義 1.1節(jié)約人力物力，保證資源利用最大化 傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，會(huì)出現(xiàn)檔案混雜、梳理不清、紙質(zhì)檔案損壞等情況。因此，需要聘用大量的人力來(lái)整理和保管檔案，這在一定程度上白費(fèi)了人力、財(cái)力和時(shí)間。隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)，電子檔案逐漸進(jìn)入人們的視野。這種新型的檔案管理手段，為人們提供更加快捷的

3、檔案儲(chǔ)存和查找方式，免除傳統(tǒng)的立卷歸檔、檢索查找的困難，大大減輕工作人員的難度，提高檔案檢索的效率，減少人力財(cái)力的投入。 1.2提高服務(wù)質(zhì)量，增強(qiáng)管理效率 檔案管理最終目標(biāo)就是提高服務(wù)效率，實(shí)施電子檔案的管理能夠有效地提升服務(wù)質(zhì)量，增強(qiáng)服務(wù)效率。電子檔案能夠?qū)⒓堎|(zhì)版的信息電子化，將大量的信息資料儲(chǔ)存于電腦之中，經(jīng)過(guò)互聯(lián)網(wǎng)廣泛傳播，這就在很大程度上關(guān)心了人們對(duì)大量的信息進(jìn)行快速篩選。因此，為了提升讀者的閱讀質(zhì)量，檔案管理人員必須加強(qiáng)自身素養(yǎng)，廣泛應(yīng)用新技術(shù)，讓檔案管理發(fā)揮出應(yīng)有的社會(huì)效益。 1.3滿足人們?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)的多樣化需求 隨著我國(guó)社會(huì)的不斷開展，人們對(duì)于檔案的使用提出更加多樣化的要求。利用者

4、不僅僅要閱讀原始的檔案材料，還要看原始圖像、視頻等，而傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無(wú)法滿足人們?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)的需求。電子檔案能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行多樣化存儲(chǔ)，無(wú)論是圖片還是視頻，都能夠通過(guò)電子文檔的形式保存在電腦中，因此能夠很好地滿足人們的需求。檔案利用的多樣性和社會(huì)開展情況息息相關(guān)，隨著科技的進(jìn)步，檔案管理人員對(duì)于檔案的要求時(shí)刻都發(fā)生著變化，加強(qiáng)電子檔案管理能夠很好地滿足人們的需求。 2電子檔案的利用途徑 2.1向利用者提供檔案信息拷貝 電子檔案使用的主要途徑就是提供拷貝，因?yàn)榭截惸軌驅(qū)n案最原始的狀態(tài)原封不動(dòng)地提供應(yīng)借閱者，以此來(lái)保證檔案的準(zhǔn)確性和完整性。檔案部門在向借閱者拷貝檔案時(shí)，應(yīng)該注意將電子文件轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)

5、的儲(chǔ)存格式，以方便借閱者的利用。假如借閱者沒(méi)有可以讀檔的設(shè)備，檔案管理部門還可以將電子檔案的復(fù)印件或縮微品提供應(yīng)他們。 2.2方便檔案信息的通信傳輸 電子檔案的一大優(yōu)勢(shì)就是可以將檔案的內(nèi)容遠(yuǎn)程傳輸給需要者，解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案?jìng)鬏旊y的問(wèn)題，節(jié)約了大量的時(shí)間和財(cái)力，這是電子檔案使用的巨大優(yōu)勢(shì)。顧名思義，通信傳輸就是以網(wǎng)絡(luò)為載體，將電子檔案中的信息在短時(shí)間內(nèi)傳輸?shù)讲煌牡胤?，以方便檔案資源的分享和利用，對(duì)于一些比較偏僻的企業(yè)和單位來(lái)說(shuō)，電子檔案無(wú)疑為他們解決了檔案借閱時(shí)間長(zhǎng)的問(wèn)題。 2.3檔案的直接利用更加便捷 人們?cè)诶眉堎|(zhì)檔案時(shí)，需要逐步查找自己需要的資源。電子檔案卻可以通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行關(guān)鍵字檢索

6、，方便個(gè)人或單位的直接利用。不僅如此，電子檔案的直接利用還可以實(shí)現(xiàn)多人同時(shí)查閱同一份檔案的功能，改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案檢索困難、資源單一的情況，提升了檔案檢索效率。 3實(shí)施電子檔案管理和利用具體措施 電子檔案管理是一個(gè)復(fù)雜的工作。電子檔案管理需要利用到許多科技手段，這就對(duì)電子檔案管理人員提出更高的要求。因此實(shí)施電子檔案管理是十分重要且急迫的，需要從多角度開展工作。 3.1建立健全檔案利用制度，加強(qiáng)檔案整合體系 依據(jù)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，采納流程化方式對(duì)電子檔案實(shí)施統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)管理，包括登記、歸檔、整理、移交、接收、保管、遷移、鑒定銷毀、查詢借閱、備份恢復(fù)等覆蓋案卷整個(gè)生命周期的各環(huán)節(jié)管理，建立健全相關(guān)

7、的檔案利用制度。比方，相關(guān)人員在借閱檔案時(shí)，需要先向管理部門提交申請(qǐng)，隨后要通過(guò)嚴(yán)格的審批制度，才能獲得閱讀權(quán)限。還要建立電子檔案管理制度，檔案管理部門要依據(jù)自身情況，運(yùn)用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)豐富檔案內(nèi)容，保證檔案內(nèi)容的及時(shí)更新，這樣才能更好地滿足人們?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)的需求，提升服務(wù)效率。 3.2標(biāo)準(zhǔn)利用檔案信息，做好備份與保存工作 在無(wú)紙化辦公的大背景下，電子檔案逐漸變成檔案管理的主流。但是電子檔案的利用一定要遵循一定的原則，對(duì)電子檔案的不同內(nèi)容要依據(jù)密級(jí)進(jìn)行有效管理。為防止電子檔案遺失，還要做好備份與保存工作。眾所周知，電子檔案存在很明顯的缺點(diǎn)就是假如機(jī)器和設(shè)備受到外力的沖擊，很容易出現(xiàn)故障，而且目前的

8、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境瞬息萬(wàn)變，病毒活動(dòng)猖獗，極容易對(duì)電子檔案的管理產(chǎn)生侵?jǐn)_。因此在電子檔案的管理中，要重點(diǎn)做好以下工作：第一，做好電子檔案的備份工作，這樣能夠應(yīng)對(duì)由于突發(fā)事件導(dǎo)致的檔案遺失，減少損失；第二，開發(fā)電子檔案的“云”系統(tǒng)儲(chǔ)存空間，在對(duì)檔案進(jìn)行錄入時(shí)，將數(shù)據(jù)同步錄入到“云”空間中進(jìn)行保存，這樣能有效保證電子檔案信息的安全性。 3.3建立“雙套制”模式，保證檔案信息完整性 “雙套制”從本質(zhì)上講就是將電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)保存起來(lái)，不過(guò)這種新的管理模式也使得檔案管理人員的工作難度增加了。檔案管理人員要掌握新技術(shù)，廣泛運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)資源，否則就無(wú)法對(duì)電子檔案進(jìn)行有效管理。除此之外，“雙套制”管理體系也存在一

9、些問(wèn)題，比方有些檔案不適合運(yùn)用“雙套制”，所以在檔案管理方面要有所選擇，不能一概而論，這樣才能防止人力財(cái)力的白費(fèi)，保證檔案信息的完整性。 3.4提高檔案管理人員安全意識(shí) 電子檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，因此，必須加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，提升安全意識(shí)，保證電子檔案的完整性和準(zhǔn)確性。提升電子檔案管理人員安全意識(shí)的有效方法有以下兩點(diǎn)：第一，加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)。通過(guò)開展培訓(xùn)課程來(lái)提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，通過(guò)實(shí)際操作讓他們了解殺毒軟件的使用，有效防止黑客、病毒等不利因素入侵計(jì)算機(jī)，造成檔案遺失。第二，加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)隱藏危險(xiǎn)的預(yù)警能力?？梢酝ㄟ^(guò)邀請(qǐng)專家開展講座的方式，提升檔案管理人員的安全防范意識(shí)，防患于未然，有效做好電子檔案安全管理工作。電子檔案由于利用方式的多樣化，導(dǎo)致利用的復(fù)雜化，正因如此，檔案管理人員必須加強(qiáng)管理，從思想上意識(shí)到檔案管理的重要性，提升自身專業(yè)素養(yǎng)，運(yùn)用新技術(shù)保證電子檔案的安全性，使電子檔案在最大程度上被利用?？偠灾?，電子檔案管理人員需要肩負(fù)自己責(zé)任，忠于