五分鐘讀懂財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)規(guī)則 西南交通大學(xué)財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)簡(jiǎn)易指南為加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理制度的宣傳，有效降低師生的學(xué)習(xí)成本，計(jì)劃財(cái)務(wù)處系統(tǒng)梳理了幾類(lèi)常見(jiàn)的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，對(duì)報(bào)賬過(guò)程中需提供的要件及重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題進(jìn)行了列舉，供學(xué)校師生員工參閱。第一部分 總體要求一、 經(jīng)費(fèi)種類(lèi)為明確報(bào)銷(xiāo)要求，學(xué)校經(jīng)費(fèi)分為科研經(jīng)費(fèi)與其他經(jīng)費(fèi)?？蒲薪?jīng)費(fèi)專(zhuān)指縱向科研經(jīng)費(fèi)（編碼以P、Q、VP、VQ、WP、WQ、VZ開(kāi)頭的科研項(xiàng)目）和橫向科研經(jīng)費(fèi)（編碼以R、VR、WR、LR、VH開(kāi)頭的科研項(xiàng)目）。其他經(jīng)費(fèi)是指除科研經(jīng)費(fèi)以外的經(jīng)費(fèi)。二、票據(jù)報(bào)銷(xiāo)的基本要求1、所有科研經(jīng)費(fèi)擬報(bào)銷(xiāo)票據(jù)及其相關(guān)附件請(qǐng)自行拍照并妥善保管，以備結(jié)題審計(jì)使用。2、擬報(bào)賬發(fā)票的抬頭必須是“西南交通大學(xué)”。3、持電子發(fā)票報(bào)銷(xiāo)時(shí)，需經(jīng)辦人員簽字承諾“該發(fā)票只報(bào)銷(xiāo)一次不重復(fù)報(bào)銷(xiāo)”并由經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人簽字后方可報(bào)銷(xiāo)。4、原則上所有需要辦理報(bào)銷(xiāo)的發(fā)票應(yīng)“當(dāng)年取得、當(dāng)年報(bào)銷(xiāo)”，即取得發(fā)票應(yīng)及時(shí)在開(kāi)票日期所屬會(huì)計(jì)年度內(nèi)報(bào)銷(xiāo)（會(huì)計(jì)年度為1月1日-12月31日），因特殊情況不能及時(shí)報(bào)銷(xiāo)的，期限可以適當(dāng)延長(zhǎng)，但最遲不得超過(guò)票據(jù)出具日期的次年4月30日?？紤]到科研項(xiàng)目周期性特點(diǎn)，對(duì)于科研經(jīng)費(fèi)（僅限縱向或橫向科研經(jīng)費(fèi)）中報(bào)銷(xiāo)的票據(jù)，期限可適當(dāng)延長(zhǎng)，但最遲不得超過(guò)票據(jù)出具日期的次年12月31日。三、資金支付的基本要求經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)應(yīng)選擇刷公務(wù)卡或者公對(duì)公轉(zhuǎn)賬的支付方式，應(yīng)刷公務(wù)卡但沒(méi)有公務(wù)卡的，可選擇刷其他銀行卡等非現(xiàn)金支付方式并保留相應(yīng)的支付記錄（如POS單等），除部分特殊業(yè)務(wù)（簽證費(fèi)、快遞費(fèi)、過(guò)路過(guò)橋費(fèi)、出租車(chē)費(fèi)用）外原則上不得使用現(xiàn)金支付。第二部分日常報(bào)賬一、日常辦公用品及低值易耗品報(bào)銷(xiāo)1、對(duì)于學(xué)校預(yù)算安排的日常運(yùn)轉(zhuǎn)事業(yè)經(jīng)費(fèi)（簡(jiǎn)稱(chēng)事業(yè)經(jīng)費(fèi)）按單位（機(jī)關(guān)、院系等）實(shí)行集中采購(gòu)的方式，由后勤保障處統(tǒng)一辦理財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。2、對(duì)于學(xué)校預(yù)算安排的各類(lèi)專(zhuān)項(xiàng)、國(guó)撥專(zhuān)項(xiàng)、科研經(jīng)費(fèi)中的縱向科研（簡(jiǎn)稱(chēng)專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)）按項(xiàng)目實(shí)行定點(diǎn)采購(gòu)的方式：由項(xiàng)目組根據(jù)自身需要定點(diǎn)在確定的供貨商（目前為京東）采購(gòu)，報(bào)銷(xiāo)時(shí)需提供（京東）發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容不具體的還需提供（京東）采購(gòu)訂單。3、捐贈(zèng)經(jīng)費(fèi)和科研經(jīng)費(fèi)中的橫向科研經(jīng)費(fèi)，可根據(jù)自身要求自行選擇供貨商采購(gòu)，報(bào)銷(xiāo)時(shí)需提供發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容不具體的還需提供加蓋出票單位鮮章的具體費(fèi)用明細(xì)清單。需要注意的是，低值易耗品報(bào)銷(xiāo)時(shí)應(yīng)先登錄資產(chǎn)管理部門(mén)資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)登記入賬后再辦理報(bào)銷(xiāo)。二、印刷費(fèi)報(bào)銷(xiāo)1、試卷、報(bào)紙、期刊、文件匯編的印制及單次批量?jī)r(jià)值在3萬(wàn)元以上的紙質(zhì)類(lèi)印刷品，需要在學(xué)校指定供應(yīng)商辦理的印刷。報(bào)銷(xiāo)時(shí)需提供指定供應(yīng)商發(fā)票、加蓋出票單位鮮章的具體費(fèi)用明細(xì)清單及合同，并按合同約定付款。2、上述范圍外的日常印刷服務(wù)可由各二級(jí)單位（或項(xiàng)目組）根據(jù)需求自行辦理，報(bào)銷(xiāo)時(shí)需提供發(fā)票、加蓋出票單位鮮章的具體費(fèi)用明細(xì)清單。三、出版費(fèi)、版面費(fèi)報(bào)銷(xiāo)1、“出版費(fèi)”報(bào)銷(xiāo)時(shí)需提供發(fā)票、出版合同，并按合同約定付款。2、“版面費(fèi)”報(bào)銷(xiāo)時(shí)需提供發(fā)票、用稿通知或文章名字。四、國(guó)內(nèi)差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)國(guó)內(nèi)差旅費(fèi)，是指因公臨時(shí)到常駐地以外地區(qū)出差所發(fā)生的國(guó)內(nèi)城市間交通費(fèi)，住宿費(fèi)，伙食費(fèi)補(bǔ)助費(fèi)和市內(nèi)交通費(fèi)。報(bào)銷(xiāo)時(shí)應(yīng)提供：成都出發(fā)和最終返回成都的形成完整往返閉環(huán)的交通票據(jù)（飛機(jī)票需附登機(jī)牌），出差期間住宿費(fèi)發(fā)票，POS單等相關(guān)的支付記錄和出差審批單。需要注意的是：經(jīng)辦人應(yīng)按行程（即時(shí)間順序）粘貼飛機(jī)票或火車(chē)票等行程單，并將POS單等相關(guān)的支付記錄粘貼在相應(yīng)的行程單后面；出差審批單上的“負(fù)責(zé)人審核簽字”處應(yīng)有經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人的簽字，當(dāng)僅有經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人單獨(dú)出差時(shí)，應(yīng)由所在單位其他領(lǐng)導(dǎo)（院長(zhǎng)、副院長(zhǎng)、書(shū)記、副書(shū)記、處長(zhǎng)、副處長(zhǎng)、辦公室主任中任意一人均可）審核簽字。差旅補(bǔ)助按出差自然（日歷）天數(shù)計(jì)算。往返駐地到機(jī)場(chǎng)（火車(chē)站，碼頭）的交通費(fèi)可選擇憑票據(jù)實(shí)列報(bào)（須在報(bào)銷(xiāo)單上注明），當(dāng)天不再領(lǐng)取市內(nèi)交通費(fèi)補(bǔ)助，由其他單位安排就餐的不再發(fā)放伙食補(bǔ)助。五、邀請(qǐng)校外專(zhuān)家發(fā)生的差旅費(fèi)用1、邀請(qǐng)來(lái)校開(kāi)會(huì)的可按學(xué)校差旅費(fèi)文件規(guī)定報(bào)銷(xiāo)受邀人員城市間交通費(fèi)，并按會(huì)議費(fèi)規(guī)定報(bào)銷(xiāo)住宿費(fèi)、伙食費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)等。2、邀請(qǐng)來(lái)校交流、訪(fǎng)問(wèn)的可按差旅費(fèi)規(guī)定報(bào)銷(xiāo)受邀人員城市間交通費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)，可在住宿費(fèi)定額標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)憑票報(bào)銷(xiāo)住宿費(fèi)。3、邀請(qǐng)赴外地參加調(diào)研的,可視同校內(nèi)人員出差。六、自駕車(chē)出差1、國(guó)內(nèi)科研出差由科研經(jīng)費(fèi)支持的，確因工作需要必須自駕車(chē)前往的國(guó)內(nèi)科研出差，報(bào)銷(xiāo)的汽油費(fèi)和往返過(guò)路過(guò)橋費(fèi)須填寫(xiě)西南交通大學(xué)科研自駕出差車(chē)輛行駛登記表，憑住宿費(fèi)和過(guò)橋過(guò)路費(fèi)發(fā)票等有效出行證明，并由經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人審批同意后，可發(fā)放伙食補(bǔ)助，但不再發(fā)放市內(nèi)交通費(fèi)。對(duì)于無(wú)過(guò)路費(fèi)發(fā)票的，僅報(bào)銷(xiāo)其他差旅票據(jù)，不發(fā)放差旅補(bǔ)助。2、國(guó)內(nèi)其他出差對(duì)于其他經(jīng)費(fèi)支持的，確實(shí)因公要報(bào)銷(xiāo)用于城市間交通的自駕車(chē)汽油費(fèi)和過(guò)路過(guò)橋費(fèi)的，根據(jù)國(guó)家差旅費(fèi)文件的要求，按城市間最低交通費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)核報(bào)。七、會(huì)議費(fèi)報(bào)銷(xiāo)會(huì)議費(fèi)是指本單位舉辦會(huì)議發(fā)生的支出，為核定定額標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)議費(fèi)應(yīng)一次性報(bào)銷(xiāo)完畢，即不允許“一次會(huì)議，分次報(bào)銷(xiāo)”。會(huì)議費(fèi)報(bào)銷(xiāo)需提供以下資料：會(huì)議審批表、會(huì)議通知、會(huì)議簽到表原件（校內(nèi)、校外人員分開(kāi)簽到）、發(fā)票（發(fā)票內(nèi)容不具體的還需提供加蓋出票單位鮮章的具體費(fèi)用明細(xì)清單）、委托其他單位辦會(huì)的還應(yīng)提供相關(guān)合同原件。會(huì)議費(fèi)報(bào)銷(xiāo)時(shí)還需要注意以下事項(xiàng)：時(shí)間：科研經(jīng)費(fèi)支持的國(guó)內(nèi)科研業(yè)務(wù)會(huì)議（以下簡(jiǎn)稱(chēng)科研會(huì)議）會(huì)期根據(jù)科研工作實(shí)際需要確定，其他經(jīng)費(fèi)支持的國(guó)內(nèi)其他會(huì)議（以下簡(jiǎn)稱(chēng)其他會(huì)議）“會(huì)期一般不超過(guò)2天、報(bào)到和離開(kāi)時(shí)間合計(jì)不超過(guò)2天”；人數(shù)：科研會(huì)議參會(huì)人數(shù)根據(jù)科研工作實(shí)際需要確定，其他會(huì)議要求“校外代表不低于會(huì)議代表的30%”；“會(huì)議服務(wù)的工作人員控制在會(huì)議代表的10%以?xún)?nèi)”，所有類(lèi)型會(huì)議，凡參會(huì)人數(shù)100人以上的會(huì)議（包括科研會(huì)議）須由分管校領(lǐng)導(dǎo)或聯(lián)系校領(lǐng)導(dǎo)審批；地點(diǎn)：“原則上在學(xué)校內(nèi)部場(chǎng)所召開(kāi)”、“不得到黨中央、國(guó)務(wù)院明令禁止的風(fēng)景名勝區(qū)召開(kāi)會(huì)議”；開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn)：科研會(huì)議，綜合定額每人每天750元（其中住宿500、伙食150、其他100，可調(diào)劑使用）；其他會(huì)議，綜合定額每人每天550元（其中住宿340、伙食130、其他80，可調(diào)劑使用）。若以上各類(lèi)會(huì)議沒(méi)有發(fā)生住宿費(fèi)，綜合定額應(yīng)扣除住宿定額部分，若沒(méi)有發(fā)生伙食費(fèi)，綜合定額應(yīng)扣除伙食定額部分。如果會(huì)議中有外籍人士參會(huì)的，會(huì)議需先由國(guó)際處審核，以確定是否需按在華舉辦國(guó)際會(huì)議經(jīng)費(fèi)管理辦法要求處理。八、因公出國(guó)（境）差旅票據(jù)報(bào)銷(xiāo)因公出國(guó)（境）報(bào)銷(xiāo)需提供以下資料：因公出國(guó)（境）財(cái)務(wù)材料審核會(huì)簽單（國(guó)際處辦理）、外文票據(jù)財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)確認(rèn)單（國(guó)際處辦理）、四川省人民政府出國(guó)/赴港澳任務(wù)批件（出國(guó)前國(guó)際處辦理，學(xué)生出國(guó)無(wú)此項(xiàng)）、因公出國(guó)（境）任務(wù)和預(yù)算審批意見(jiàn)表、西南交通大學(xué)因公出國(guó)（境）預(yù)審表、西南交通大學(xué)因公出國(guó)（境）費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)清單（經(jīng)辦人填寫(xiě)）、護(hù)照（通行證）、簽證（簽注）和出入境記錄復(fù)印件、各種費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)憑證及支付記錄、報(bào)銷(xiāo)當(dāng)日的中國(guó)銀行匯率單（網(wǎng)上打?。?，因出國(guó)（境）開(kāi)會(huì)、參加培訓(xùn)或受邀出國(guó)（境）的還需提供相應(yīng)會(huì)議通知、培訓(xùn)通知或邀請(qǐng)函。因公出國(guó)（境）報(bào)銷(xiāo)時(shí)需注意：認(rèn)真填寫(xiě)西南交通大學(xué)因公出國(guó)（境）預(yù)審表，包括出訪(fǎng)目的地、路線(xiàn)、時(shí)間、經(jīng)費(fèi)預(yù)算及公示等，審批通過(guò)后即為因公出國(guó)（境）報(bào)銷(xiāo)的依據(jù)，不得擅自更改和超預(yù)算支出；實(shí)際發(fā)生的出國(guó)時(shí)間（人數(shù)、地點(diǎn)等）應(yīng)與四川省人民政府出國(guó)/赴港澳任務(wù)批件、因公出國(guó)（境）任務(wù)和預(yù)算審批意見(jiàn)表、西南交通大學(xué)因公出國(guó)（境）預(yù)審表和對(duì)方單位邀請(qǐng)函、會(huì)議通知或培訓(xùn)通知上的時(shí)間一致；出國(guó)（境）經(jīng)費(fèi)嚴(yán)禁通過(guò)第三方中介機(jī)構(gòu)打包付費(fèi)；出國(guó)（境）在外期間前往其他城市或國(guó)家執(zhí)行其他公務(wù)的，需事前向國(guó)際處提出申請(qǐng)，計(jì)劃財(cái)務(wù)處憑國(guó)際處審批通過(guò)的備案表報(bào)銷(xiāo)相關(guān)城市間交通費(fèi)、住宿費(fèi)、注冊(cè)費(fèi)，但不再重復(fù)報(bào)銷(xiāo)相關(guān)補(bǔ)助。九、國(guó)內(nèi)接待費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)國(guó)內(nèi)接待費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)時(shí)需提供“三單一票”：即單位公函（商洽函、邀請(qǐng)函、訪(fǎng)問(wèn)函、回復(fù)函等證明公務(wù)活動(dòng)的官方正式書(shū)信）、接待審批單、接待清單和發(fā)票。國(guó)內(nèi)接待地點(diǎn)原則上安排在校內(nèi)餐廳。對(duì)同一批來(lái)訪(fǎng)對(duì)象，只能安排接待一次，標(biāo)準(zhǔn)為130元/人；有校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參加的，標(biāo)準(zhǔn)為150元/人。原則上來(lái)訪(fǎng)人數(shù)在10人以下的，陪餐人數(shù)不超過(guò)3人；來(lái)訪(fǎng)人數(shù)在10人以上的，陪餐人數(shù)不超過(guò)來(lái)訪(fǎng)人數(shù)的1/3。十、進(jìn)口設(shè)備報(bào)銷(xiāo)進(jìn)口設(shè)備報(bào)銷(xiāo)時(shí)需提供以下資料：外商或服務(wù)商開(kāi)具的貨款形式發(fā)票（INVOICE）、代理商開(kāi)具的代理費(fèi)發(fā)票、進(jìn)口貨物免稅或完稅證明、海關(guān)進(jìn)口貨物報(bào)關(guān)費(fèi)用票據(jù)、代理商提供的結(jié)算清單并加蓋公章、借記通知單、設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、購(gòu)貨合同、代理合同、技術(shù)服務(wù)協(xié)議。進(jìn)口設(shè)備報(bào)銷(xiāo)時(shí)需注意，以實(shí)際支付的全部款項(xiàng)合計(jì)金額先登錄資產(chǎn)管理部門(mén)資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)登記入賬后再辦理報(bào)銷(xiāo)。十一、測(cè)試化驗(yàn)加工費(fèi)票據(jù)報(bào)銷(xiāo)1、“測(cè)試化驗(yàn)加工費(fèi)”金額在三萬(wàn)以下（不含三萬(wàn)）的報(bào)銷(xiāo)時(shí)需提供：發(fā)票、加蓋開(kāi)票單位鮮章的清單。2、“測(cè)試化驗(yàn)加工費(fèi)”金額在三萬(wàn)及以上的報(bào)銷(xiāo)時(shí)需提供：發(fā)票、有效合同，科研院的審批表、對(duì)方單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組