機(jī)關(guān)單位公文收發(fā)與檔案管理制度第一章總則第一條為規(guī)范本單位公文收發(fā)與檔案管理工作，提高工作效率，確保公文處理的規(guī)范性、嚴(yán)肅性和檔案的完整與安全，更好地服務(wù)于單位各項(xiàng)工作，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及上級(jí)主管部門相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際，制定本制度。第二條本制度適用于本單位所有公文的收進(jìn)、發(fā)出處理以及各類檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定和銷毀等管理工作。單位各部門及全體工作人員均須嚴(yán)格遵守本制度。第三條公文收發(fā)與檔案管理工作遵循以下原則：（一）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)。堅(jiān)持單位主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)，辦公室（或指定專職部門）具體牽頭組織實(shí)施，各部門協(xié)同配合。（二）規(guī)范高效、安全保密。嚴(yán)格按照規(guī)定程序處理公文，確保公文流轉(zhuǎn)高效、準(zhǔn)確，檔案管理安全、保密，嚴(yán)防失泄密事件發(fā)生。（三）科學(xué)管理、服務(wù)利用。運(yùn)用科學(xué)方法整理和保管公文與檔案，便于日常工作查閱和歷史資料的開發(fā)利用，充分發(fā)揮其憑證和參考作用。第二章公文收發(fā)管理第四條收文辦理（二）登記。對(duì)簽收的公文，應(yīng)逐項(xiàng)在《收文登記簿》上進(jìn)行登記，內(nèi)容包括收文日期、來文單位、文號(hào)、標(biāo)題、附件、份數(shù)、處理情況等。電子公文應(yīng)建立相應(yīng)的電子登記臺(tái)賬。（三）擬辦。辦公室（或相關(guān)負(fù)責(zé)人）根據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)，提出初步的辦理意見，如分辦部門、擬辦時(shí)限等，報(bào)請(qǐng)單位領(lǐng)導(dǎo)閱批。（四）批辦。單位領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)擬辦意見，對(duì)公文的處理作出明確批示，確定承辦部門、承辦人和辦理要求。（五）承辦。承辦部門接到交辦的公文后，應(yīng)按照領(lǐng)導(dǎo)批示和辦理要求，及時(shí)組織辦理。對(duì)于緊急公文，應(yīng)優(yōu)先處理，確保在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成。承辦過程中如涉及多個(gè)部門，主辦部門應(yīng)主動(dòng)協(xié)調(diào)。（六）催辦。辦公室應(yīng)對(duì)公文的辦理情況進(jìn)行跟蹤催辦，及時(shí)了解辦理進(jìn)度，對(duì)拖延辦理的應(yīng)及時(shí)提醒和督促，確保公文得到及時(shí)處理。（七）傳閱。需要多位領(lǐng)導(dǎo)或多個(gè)部門閱知的公文，由辦公室負(fù)責(zé)組織傳閱。傳閱應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定范圍和順序進(jìn)行，做到不橫傳、不積壓、不遺失。（八）整理。公文辦理完畢后，承辦部門應(yīng)將公文及相關(guān)辦理材料整理齊全，及時(shí)退回辦公室，由辦公室統(tǒng)一歸檔。第五條發(fā)文辦理（一）擬稿。各部門根據(jù)工作需要擬制公文時(shí)，應(yīng)遵循國(guó)家公文處理相關(guān)規(guī)定，做到觀點(diǎn)明確、條理清晰、文字精煉、格式規(guī)范。擬稿人應(yīng)注明擬稿部門、聯(lián)系人及聯(lián)系方式。（二）審核。擬稿完成后，須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核。涉及其他部門業(yè)務(wù)的，應(yīng)事先征求相關(guān)部門意見。審核重點(diǎn)包括內(nèi)容的準(zhǔn)確性、政策的合規(guī)性、文字的規(guī)范性以及格式的正確性。（三）簽發(fā)。審核通過的公文，報(bào)請(qǐng)單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。重要公文須經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)時(shí)應(yīng)簽署明確意見、姓名和日期。（四）編號(hào)。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的公文，由辦公室統(tǒng)一編排文號(hào)，并加蓋單位印章（電子公文按相關(guān)規(guī)定處理）。（五）校對(duì)。公文正式印發(fā)前，擬稿部門或辦公室應(yīng)負(fù)責(zé)校對(duì)工作，確保無錯(cuò)漏。校對(duì)人員應(yīng)在校對(duì)稿上簽字。（六）用印。校對(duì)無誤的公文，由辦公室按照規(guī)定用印。用印須與簽發(fā)權(quán)限相符，印跡應(yīng)清晰、端正。（七）登記。發(fā)文前，辦公室應(yīng)對(duì)發(fā)出的公文進(jìn)行登記，內(nèi)容包括發(fā)文日期、文號(hào)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、份數(shù)等。（八）分發(fā)。公文印發(fā)后，由辦公室或相關(guān)部門按照發(fā)送范圍及時(shí)、準(zhǔn)確地進(jìn)行分發(fā)。涉密公文須通過機(jī)要渠道或符合保密要求的方式傳遞。第三章檔案管理第六條檔案收集與整理（一）收集范圍。本單位在各項(xiàng)工作中形成的具有查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄，均屬歸檔范圍。具體包括：上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的需貫徹執(zhí)行的文件；本單位制發(fā)的各類公文；本單位召開會(huì)議形成的材料；本單位在行政管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的報(bào)告、總結(jié)、計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同、協(xié)議等；其他有保存價(jià)值的材料。（二）歸檔要求。各部門應(yīng)在有關(guān)工作完成后，及時(shí)將應(yīng)歸檔的文件材料收集齊全、整理規(guī)范后，向單位檔案室（或指定檔案管理人員）移交。歸檔文件材料應(yīng)做到字跡清楚、紙張優(yōu)良、符合長(zhǎng)期保存要求。電子文件應(yīng)連同其元數(shù)據(jù)一并歸檔，并確保其真實(shí)性、完整性和可用性。（三）整理規(guī)范。檔案整理應(yīng)按照國(guó)家檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，做到分類準(zhǔn)確、組卷合理、排列有序、編目清晰。紙質(zhì)檔案應(yīng)編寫頁碼、填寫卷內(nèi)目錄和備考表，裝訂整齊。電子檔案應(yīng)按照規(guī)定格式存儲(chǔ)和管理。第七條檔案保管（一）庫(kù)房管理。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防塵等條件。配備必要的檔案裝具和防護(hù)設(shè)備，并保持庫(kù)房整潔、干燥。（二）保管措施。檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，專人負(fù)責(zé)。不同門類、不同保管期限的檔案應(yīng)分區(qū)存放，便于管理和查找。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。（三）保密管理。嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，涉密檔案應(yīng)單獨(dú)存放，嚴(yán)格控制接觸范圍。查閱、復(fù)制、傳遞涉密檔案須按保密規(guī)定辦理手續(xù)。第八條檔案利用（一）利用手續(xù)。單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意，到檔案室辦理查閱登記手續(xù)。外單位人員查閱本單位檔案，須持單位介紹信和有效身份證件，經(jīng)本單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）利用范圍。查閱檔案應(yīng)在指定的閱檔室進(jìn)行。查閱內(nèi)容一般不得超出申請(qǐng)范圍。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得查閱涉密檔案和未開放檔案。（三）查閱紀(jì)律。查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料。嚴(yán)禁私自復(fù)制、拍攝、摘錄涉密檔案內(nèi)容。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員。（四）檔案復(fù)制與借出。因工作確需復(fù)制檔案材料的，須經(jīng)檔案管理負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)制，復(fù)制件須加蓋檔案證明章。檔案一般不得借出，確因特殊情況需借出的，須經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，限期歸還。第九條檔案鑒定與銷毀（一）定期鑒定。對(duì)于已到保管期限的檔案，由檔案室會(huì)同相關(guān)部門組成鑒定小組，按照國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定進(jìn)行鑒定。（二）銷毀程序。經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，報(bào)請(qǐng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。嚴(yán)禁個(gè)人私自銷毀檔案材料。第四章責(zé)任與監(jiān)督第十條各部門負(fù)責(zé)人是本部門公文收發(fā)與檔案管理工作的第一責(zé)任人，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門相關(guān)工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理，確保制度的貫徹執(zhí)行。第十一條辦公室是公文收發(fā)與檔案管理工作的職能部門，負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)和監(jiān)督本單位的公文收發(fā)與檔案管理工作，定期對(duì)各部門執(zhí)行情況進(jìn)行檢查。第十二條對(duì)于在公文收發(fā)與檔案管理工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)、成績(jī)突出的部門和個(gè)人，單位予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。第十三條對(duì)違反本制度規(guī)定，造成公文積壓、延誤、丟失、泄密或檔案損壞、失泄密等不良后果的